회의 잘하는 사람이 진짜 일 잘하는 사람이다. 흔히 농담삼아 회의 좋아하면 회의론자라고 하는데, 회의는 일을 위한 도구인 것이지 회의 자체가 목적이 아니다.
간혹 그것을 착각하는 사람들이 있다. 회의 잘하는 포인트에 대해 알아보자. 첫째, 회의는 `설득과 정보 교환의 자리`라는 것을 명심해야 한다.
회의의 목적에 충실해야 한다. 회의를 편하게 한다고 농담을 주고받거나 상대의 발표에 귀기울이지 않거나, 의견 개진에 적극적이지 못하거나, 혹은 자신의 얘기만 일방적으로 퍼붓고 오는 것이라면 곤란하다. 조직원들의 새로운 견해와 새로운 정보를 주고받는 정보 교환의 기능도 충족시켜야 한다.
둘째, 회의는 즐거워야 한다. 일방적인 회의, 꾸중이나 잔소리하는 듯한 회의라면 곤란하다. 회의에서의 설득과 정보 교환은 쌍방향이어야 한다. 엄숙하거나 보수적인 혹은 강압적인 분위기에서의 회의는 쌍방향성을 침해한다.
셋째, 회의 시작 시간은 반드시 준수해야 한다. 회의 참가자 개개인의 시간을 모두 허용해서는 안 된다. 정해진 회의 시간에는 회의 참석자 중에 일부가 아직 참가하지 않았다 하더라도 회의는 시작되어야 한다.
넷째, 회의 정보는 회의 전에 미리 공유해야 한다. 회의 시간에 처음 보는 자료가 많다는 것은 곤란하다. 회의는 새로운 의견이나 자료를 듣거나 읽어보는 자리가 아니다. 회의에 필요한 자료는 회의 전에 미리 공유되어 검토되어진 상태에서 회의에 참여해야 한다.
다섯째, 회의는 짧고 명확해야 한다. 회의는 일을 잘하기 위한 하나의 수단이지 그것이 목적이 아니다. 자칫 회의가 중심이 된 듯한 인상을 주는 경우가 생기는데, 대개가 길고 지루한 회의 때문이다. 회의 시간은 길어도 두시간을 넘지 않아야 한다.
여섯째, 회의의 끝은 합의와 결론 도출이어야 한다. 회의를 하는 목적은 정보 교환에 그치지 않는다. 늘 합의와 결론을 도출하는 회의 습관을 가지도록 해야 한다.
일곱째, '다음에'라는 말은 가급적 지양해야 한다. '그럼 자세한 것은 다음에…', '다음에 다시 준비해서…'라는 발상은 상당히 위험하다. 회의는 그날그날 단위로 이뤄져야 한다.
열덟째, 회의는 입으로만 하는게 아니다. 회의는 기록이 중요하다. 회의에서 주고받은 내용, 특히 의사 결정과 합의와 관련한 내용에 대해서는 기록이 필수적이다. 회의는 입과 귀만이 아니라, 손도 함께 하는 시간이다.
아홉째, 회의 참석자는 동등하다. 직급의 위계질서를 회의시간 만큼은 잊어도 된다. 위계질서에 의해 보수적으로 회의가 운용된다면 원활한 커뮤니케이션이란 것이 불가능해진다.
열째, 회의에도 에티켓이 있다. 회의 도중 핸드폰이 울린다거나, 담배를 피운다거나, 상대의 의견이나 발표에 집중하지 않는다거나, 졸고 있다거나, 딴 짓(뭔가를 만지작거리거나 낙서하거나 등등)한다거나 등 회의 매너에 어긋나는 행동은 금물이다. 회의는 조직간의 중요한 커뮤니케이션이고, 커뮤니케이션에서의 에티켓은 상당히 중요한 외부 요소로 작용한다. (www.digitalcreator.co.kr)
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