업무의 질을 높이는 정리의 마법

서류.수첩.노트 정리술 - 실수하지 않는 사람들의 비즈니스 해법
김남진 지음 / 스펙트럼북스 / 2013년 10월

서류, 수첩, 노트 등을 잘 사용하는 사람은 스케줄을 효율적으로 관리하고 업무와 사생활의 질이 높아질 뿐 아니라, 주변 사람들이 보기에도 자기 관리를 제대로 하는 신뢰할 수 있는 사람, 업무에 적극적인 사람으로 비쳐 평판이 올라간다. 같이 읽은 <노트의 기술>이 노트 정리술만 다룬 책인데 반해 이 책은 서류와 수첩까지 범위를 넓혔다. 범위가 넓은만큼 내용의 깊이는 덜하지만, 서류와 수첩, 노트를 전천후로 활용하고 싶고, 필요한 기술만 간략하게 알고 싶은 직장인, 사회인들에게는 이 책이 더 유용할 듯 싶다. 

 

수십개의 조언이 있지만, 그 중 인상적이었던 것만 몇 가지 적어보자면 ㅡ 먼저 업무의 기본이 되는 책상부터 정리한다. 책상에는 물건의 위치마다 의미를 고려해서 최소한의 물건만 효과적으로 배치하는 것이 좋다. 가령 오른손잡이인 경우 전화는 오른쪽에 두고, 서랍에 보관하는 물건은 사용 빈도를 고려해서 윗칸에 넣을지 아랫칸에 넣을지를 정한다. 필기구를 꺼내서 바로 쓸 수 있도록 펜꽂이에 필기구는 손에 쥐는 부분이 위쪽에 오게 넣는 세심함도 도움이 된다. 책상은 그 사람의 머릿속을 보여준다는 말이 있다. 책상 위 정리가 안 되어서 늘 고민이던 나도 이 말을 듣고부터는 책상 위를 늘 말끔히 정리해두려고 노력하고 있다. 머릿속에 잡다한 생각이 많고 공부나 일이 잘 안 된다면 책상 정리를 해보자.

다이어리나 수첩, 스케줄러 등을 처음 구입하면 앞장에 앞으로 이루고 싶은 장기적인 꿈이나 목표를 적어둔다. 그런 다음에는 일 년 동안 할 일이나 목표를 구체적으로 적는다. 여기까지 하면 한 달, 일주일 단위의 계획은 그에 맞춰서 만들면 된다. 일정이 적어서 쓸 게 없다면 그때 하고 싶은 일을 적는다. 책과 영화 리뷰, 세미나와 강의 내용, 마음에 드는 가게에 대한 정보와 감상 등을 적어도 좋다. 하다 못해 그날 먹은 음식이라도 적어두면 건강 관리에 도움이 된다. 쓸데없어 보여도 이런 기록들이 축적되면 자기가 좋아하는 것, 부족한 면, 흥미있는 분야 등을 발견하는 데 큰 도움이 된다.

독서 후에는 반드시 노트에 기록을 한다. 조사에 따르면 독서 후에 노트를 적는 습관이 있는 직장인은 100명 중 18명에 불과하다고 한다(그만큼 독서 후 노트를 쓰면 비교우위가 생기고 경쟁력이 높아진다는 뜻이다!). 독후감 쓰듯 줄거리를 적는 게 아니라 책에서 배운 내용을 실제로 어떻게 응용할지를 위주로 쓰는 게 포인트다. 일기를 쓸 때도 마찬가지다. 하루에 일어난 일을 마구잡이로 적지 말고 일어난 일과 그에 따른 결과, 느낀 점 또는 배운 점, 이렇게 3단으로 쓰는 습관을 들인다. 이렇게 쓰면 자기성찰도 되고 학업과 업무의 질도 향상될 것이다.

이렇게 기록을 하는 목적은 자기 만족도 아니요, 남에게 보여주기 위함도 아니다. 학업과 업무 등 실생활에 도움이 되게끔 하는 게 가장 큰 목적이므로 예쁘게 꾸미는 데 몰두하거나 남의 시선을 의식해 거짓된 기록을 하는 것은 삼간다. 게다가 기록을 하면 현재의 내 생활을 성찰할 수도 있고, 예전에 쓰던 수첩을 살펴보면서 자신의 특기나 약점 등 생각지 못했던 점을 찾을 수도 있다. 그러므로 기왕이면 부정적인 일보다는 성공한 일, 칭찬받은 일 등 긍정적인 일을 기록하고, 부정적인 일을 쓰더라도 '다음에는 이렇게 하자'는 식으로 개선점을 적는 식으로 쓴다. 새해에는, 아니 오늘부터 실행해보아야 겠다.