업무 성과를 높여 주는 아웃룩 사용자 활용 팁
업무를 더 편하게 하기 위해 사용하는 메일 시스템이 때로는 업무의 흐름을 끊고 시간을 잡아 먹는 괴물로 변하기도 한다. 시간을 효율적으로 관리하는 훈련이 되어 있는 프랭클린 플래너 사용자라면 더욱 유용할 아웃룩 관리 팁을 알아보자.
1. E-mail 도착 알림 기능을 해제하라.
· [도구] 메뉴에서 [옵션]을 클릭하라.
· [기본 설정] 탭에서 [전자 메일 옵션]을 클릭하라.
· [새로운 메시지 도착 시 알림 메시지를 화면에 표시] 박스의 체크를 해제하라.
2. 필터 기능을 설정하라.
· 측정한 항목을 자동적으로 이동시키고 싶은 아웃룩 폴더를 연다.
· [도수] 메뉴에서 [구성]을 클릭하라.
· 드롭다운 목록에서 [사용할 폴더]를 선택하라.
· 문자 입력란에 [보낸 사람] 또는 [받는 사람]의 이름을 입력하라.
· 드롭다운 목록 박스에서 항목을 옮기고 싶은 대상 폴더를 선택하라.
· [규칙 작성] 버튼을 클릭하라.
· 보다 세부적인 규칙은 [규칙 마법사]를 이용해 작성할 수 있다. 좀 더 상세한 정보를 얻으려면 아웃룩 [도움말]을
참고하라.
3. 고객별로 메일 폴더를 생성하라.
→ 받은 메일을 각각 알맞은 폴더에 보관하거나 필요 없을 때 즉각 버릴 수 있다.
· 하위폴더를 생성하고 싶은 폴더를 연다.
· 파일 풀-다운 메뉴에서 [새 폴더]를 클릭하라.
· 새 하위 폴더의 이름을 입력하라.
· [확인]을 클릭하라.
4. 자동 삭제 기능을 이용하라
· 자동 삭제하고 싶은 항목을 갖고 있는 폴더나 아웃룩 바로 가기 메뉴에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤,
바로 기 메뉴 중 [등록정보(속성)]을 클릭하라.
· [자동 보관] 탭을 클릭하라.
· 이 폴더를 자동으로 보관하려면 [다음 기간이 지난 항목 지우기]를 선택하여 박스에서 체크를 하라.
· 항목들이 삭제되어야 하는 주기, 즉 날이나 주, 혹은 월 단위로 적절한 숫자를 결정하라.
· 항목들을 자동적으로 삭제하려면 [오래된 항목 영구 삭제]를 클릭하라.
· [확인]을 클릭하라.
5. 업무나 캘린더, 연락처에 이메일을 연동하라
· 연동시키고 싶은 이메일을 선택하라.
· 그 이메일을 드래그 앤 드롭 방식으로 끌어서 아웃룩 도구나 폴더 목록 안의 [업무] 아이콘 속으로 넣어라.
그 이메일 항목은 업무 리스트 안의 특정한 업무와 연동된다. 캘린더(일정) 아이콘에도 같은 순서에 따라 실행하여
아웃룩 캘린더 안의 예약 일정에 연동시킨다. 또한 같은 순서에 따라 연락처 아이콘을 연동시킴으로써 보낸 사람의
주소에 따라 아웃룩 연락처 목록 안에 새로운 연락처가 자동적으로 이전된다.
· 새롭게 생성된 업무나 약속, 또는 연락처를 수정하고 변경해보라.
· [저장 후 닫기]를 클릭하라.
- 출처 : www.eklc.co.kr 리더십웹진 27호(2005년 07월 27일자)