간단명료하고 깔끔하게 업무 처리하는 방법

종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월

현장에서 주로 일을 하다가 내근 업무를 맡게 된 것은 그리 오래되지 않았다. 그 전부터 조금씩은 내근 업무를 하고 있었지만, 최근 들어 서류를 작성해야하는 일이 부쩍 늘었다. 아무래도 서류를 작성하는 것이 익숙하지 않아 처음에는 어떤 단어를 써야할지부터 막막했었는데, 요즘에는 조금 익숙해진 듯 하다. 그래도 나의 의견을 최대한 일목요연하게 보여주는 일은 그리 쉽지 않다. 그런데 이런 고민을 나만 하는 것은 아닌가보다. 서점에 가보면 좋은 기획서나 보고서를 쓰는 방법에 대한 책들이 잔뜩 나와있고, 또 그런 책 중에 몇 권은 베스트셀러 순위에도 들어있다. 

이 책도 그런 베스트셀러 중의 하나이다. 출간된지 얼마되지 않아서 서점 내 잘 보이는 곳에 전시되어 있었을 수도 있지만, 일본 내에서는 이미 15만부가 팔렸을 정도로 내용이 많은 독자들로부터 인정받았다고 한다. 세계 굴지의 기업인 토요타에서는 과연 어떤 방법으로 요약 기술을 쓰고 있는지 무척 궁금했다. 솔직히 나의 상사들은 보고받을 시간이 그리 많지 않다. 위로 올라갈수록 보고받을 일이 많아지고, 회의도 늘어난다. 그래서 밑에 있는 사람들은 시간이 있을 때 가능하면 짧고 간단하게 보고를 할 수 있도록 자료를 준비해야 내가 원하는 대로 방향을 이끌 수 있는 확률이 높아진다. 어떻게 하면 좀 더 업무 효율을 높일 수 있을지 고민하던 차에 이 책을 보게 되어 무척 반갑다. 

보고서나 기획서를 한 장으로 요약하려면 일단 기본 구조틀을 만들어야 한다. 이 책의 첫 장에서는 그 구조틀에 대한 정의와 기본 설명이 나온다. 물론 각 회사마다 이미 보고서 양식으로 쓰고 있는 틀이 있을 수도 있겠지만, 여기에 나와있는 틀을 보니 어디서나 무난하게 사용할 수 있는 내용이다. 이런 흐름으로 보고서를 만든다면 충분히 보고를 받는 사람이 추가 질문을 하지 않아도 의사결정을 내릴 수 있을 정도로 깔끔하다. 

그리고 여기서 저자가 '엑셀1'이라고 부르는 틀을 이용하면 왠만한 모든 업무를 일목요연하게 처리할 수 있다. 업무를 한창 진행하다가 막막하다거나 업무의 우선 순위를 정할 때도 무척 효율적으로 사용할 수 있는 방법이다. 물론 여기에 나와있는 방법이 무조건 절대적인 것은 아니다. 기존에 내가 해왔던 방식도 비슷하기는 하나, 이 책에서 말하는 것처럼 표로 그려보지는 않았다. 그러나 표를 사용해서 생각을 정리하는 방법을 습관화하면 나중에는 굳이 직접 그리지 않아도 머릿속에서 저절로 생각이 정리되는 놀라운 효과를 볼 수 있을 듯 하다. 거창한 방법은 아니지만, 확실히 능률을 올리는데는 많은 도움이 된다. 

대부분의 상사들은 최대한 간단하게 요점을 파악하면서도 의사결정을 할 수 있는 자료를 원한다. 이 책을 통해서 보다 간편하고 논리적인 전개가 가능한 서류들을 만든다면 회사 생활이 보다 재미있어질 것 같다. 쓸데없는 생각들이 많아서 어떻게 서류를 만들어야 할지 막막한 직장인이라면 꼭 이 책을 읽어보길 바란다. 한층 깔끔하게 정리된 스스로의 서류를 만날 수 있을 것이다.