[출근 후 10분] 비서가 필요 없는 10분 보드 활용법

출근 후 10분 - 주 52시간 근무 시대에 하루의 시간, 업무, 성과를 장악하는
김철수 지음 / 새로운제안 / 2019년 11월

"나도 비서가 있었으면 좋겠다!" 이런 생각을 한 번이라도 해본 적이 있는 사람이라면 이 책을 읽어보는 건 어떨까. <생각경영법>, <팀장을 위한 보고서 검토 기술> 등 기업 경영 및 직장 생활에 도움이 되는 책을 주로 집필해 온 작가 김철수의 신간 <출근 후 10분>은 인공지능 시대에 '인간 비서'가 없어도 효율적이고 효과적으로 일할 수 있는 방법을 알려준다.

저자는 이 책을 집필하기 전에 '자기 자신의 비서실장'이 된 사람들의 사례를 조사하고 관찰했다. 그 결과 그런 사람들이 실제로 있었고, 그들 대부분이 공통적인 습관을 가지고 있었다. 첫째는 '투 두 리스트(To-do list, 할 일 목록)'을 작성하는 것이다. 그들은 출근하자마자 다이어리, 메모지, 스마트폰 애플리케이션 등에 그날 할 일을 적고 수시로 확인하면서 우선순위대로 업무를 처리했다. 다른 직원들이 모닝커피를 마시거나 스마트폰을 보면서 시간을 흘려보낼 때, 그들은 그날 할 일을 파악하면서 하루 일과를 계획하고 업무를 시작하기 전에 워밍업 하는 시간을 가졌다.

저자는 일반적인 투 두 리스트의 진화형이라고 할 수 있는 '10분 보드'를 고안했다. 10분 보드는 종이 한 장만 있으면 누구나 만들 수 있다. 저자의 홈페이지(http://www.vq42.com)에서 다운로드할 수도 있다. 1단계는 출근 후 2분 안에 오늘 할 일의 종류와 일을 적는 것이다. 2단계는 출근 후 4분 안에 오늘 할 일 중에 변경사항이 있는지 찾아 반영하는 것이다. 3단계는 출근 후 6분 안에 오늘 할 일의 우선순위를 정하는 것이다. 4단계는 출근 후 8분 안에 몰입할 일, 전념할 일, 실험할 일을 정하는 것이다. 5단계는 출근 후 10분 안에 일과 관련된 사람과 그 사람에게 할 말을 정하는 것이다. 마지막 6단계는 퇴근 전 10분 동안 계획을 평가하는 것이다.

10분 보드를 작성하면 좋은 점은 일의 효율이 높아진다는 것이다. 10분 보드를 적으면 비슷한 일을 묶어서 처리할 수 있다. 예를 들어 이메일 보내기, 세금계산서 발행 같은 일은 여러 건을 각각 따로 처리하는 것보다 한 번에 처리하는 것이 훨씬 효율적이다. 일을 합치는 것이 좋을 때가 있는 반면, 쪼개서 하는 것이 좋을 때도 있다. 예를 들어 프레젠테이션을 해야 하는 경우, 자료 조사, 원고 작성, PPT 제작, 발표 등으로 일을 나눠서 하면 훨씬 빠르고 수월하게 처리할 수 있다. 다른 직원들과 하나씩 따로 맡아서 하는 것도 좋다.

10분 보드를 작성할 때는 업무 외에 사람을 같이 기재하는 것이 좋다. 업무와 관련된 사람의 이름이나 직급 등을 알고 있으면 그 사람과 만났을 때 훨씬 여유 있게 대응할 수 있고 자연스럽게 스몰 토킹도 할 수 있다. 책의 마지막 장에는 출근 후 10분을 돕는 스마트 앱 이용법이 나온다. 10분 보드를 처음 쓰는 사람은 종이에 인쇄한 10분 보드를 사용하는 것이 좋지만, 익숙해지면 종이에 인쇄할 필요 없이 스마트폰 앱을 이용하는 것도 괜찮다.

학생 시절부터 오랫동안 투 두 리스트를 활용해 왔는데, 저자가 고안한 10분 보드는 단순히 할 일만 적는 게 아니라 할 일의 종류, 마감 시간, 예상 소요 시간, 계획 시간, 우선순위 등도 적게 되어 있어 훨씬 체계적이고 효율적일 것 같다. 생계를 위한 일뿐만 아니라 성과를 위한 일, 성장을 위한 일도 적게 되어 있어 훨씬 효과적으로 하루를 보낼 수 있고, 앞으로의 미래까지 설계할 수 있도록 도와줄 것 같다. 당장 시작해봐야겠다.