A4 솔루션 (미키 다케누부)

A4 솔루션 - 프로들의 업무 파워
미키 다케노부 지음, 이동희 옮김 / 전나무숲 / 2009년 3월

A4 솔루션 (미키 다케누부)

일본의 베스트 셀러를 때때로 선보이는 전나무숲이 이번에도 꽤 괜찮은 책을 출간했다. 저자는 일본 최대 기업인 소프트뱅크(사장 손정의, 일본명 손마사요시)의 비서실장으로 일한 경력의 소유자다. 동경대를 나왔고 현재 기업 컨설팅을 주업으로 하고 있다. 주로 프로젝트 관리쪽에 탁월한 노하우를 갖고 있다.

이 책은 A4 솔루션이란 제목을 갖고 있다. A4는 복사용지의 규격을 말한다. 일반적으로 가장 많이 사용되는 용지로 저장의 설명에 따르면 한 눈에 들어올 수 있는 최적의 크기라고 한다. 그렇다면 왜 제목이 A4 솔루션인가? A4지 한 장으로 무슨 마법을 부려 문제를 해결하길래 이런 제목을 붙인 것일까?

사실 이 질문에 대한 답은 책의 끝부분에 나온다. 프로젝트 관리와 관련하여 저자가 다년간 활용한 문서 양식들이 보여진다. 즉, 이런 문서 양식들이 A4 솔루션인 것이다.

하지만, 이 책을 일독한 나로서는 제목이 썩 적절하다는 생각이 들지 않는다. 오히려 효과적인 “업무효율 증대방안” 같은 제목이 내용과 더 어울릴 것 같다. 하지만 좀더 생각해 보면 제목은 잘 지은 것 같다. 왜냐면 훨씨던 잘 기억되고 나름의 독창성이 느껴지기 때문이다.

저자는 12가지 업무 노하우를 알려준다. 각각의 노하우를 효과적으로 실행하기 위해 좀전에 이야기한 문서 양식들이 필요하다. 하지만 문서 양식들은 결코 정답이 아니다. 각자에 맞게 고쳐서 사용하는 것이 각자의 A4 솔루션이 되겠다.

그렇다면 과연 12가지 노하우는 어떤 것들일까?

1. 신규 상품이나 아이디어 창출을 위해 트렌드 키워드와 상품의 조합을 만들어 본다.

2. 독서시 책을 3개로 분류한다. (가까이 두고 계속 읽을 책, 필요한 부분을 필요할 때 읽을 책, 한번 읽으면 그것으로 충분한 책)

3. 인생⋅년⋅월간 계획을 구체적으로 기간을 정해서 계획한다. 팀내에서 활용한다면 의견 교환용으로도 가능하다.

4. 좋은 습관을 정착시키기 위해서 하루 일과에 대해서 업무를 효과적으로 배분한다. 업무 효율성이 떨어지는 점심 식사 이후의 시간들은 몸을 움직이고 사고가 덜 필요한 일들로 배정한다.

5. 스트레스 해소를 위해 망각의 메카니즘을 활용한다. 가급적 고민은 단 시간에 끝내고 해결책을 생각해서 오늘 할 일로 머리에 각인시킨다. 할 수 없는 일은 그냥 잊는다. 단 적어는 두자.

6. 효과적인 회의를 위해 회의 목적, 의제, 참석자 등을 기록하고 회람한다. 공통의 결론적 의견인지가 공유되지 않을 경우 발생하는 혼선을 없앨 수 있다.

7. 기회의 가능성을 높이기 위해 제비뽑기의 원리를 활용한다. 제비뽑기가 잘 되는 곳을 찾고 될 때까지 계속해서 뽑는다. 이때 시간과 비용이 최소가 되는 방법을 모색한다.

8. 히치하이크의 원리를 이용하자. 가고자 하는 목적지를 정하고 전체 행로를 설정한다. 상호 윈윈이 가능하도록 파트너를 효과적으로 교체하고 중간지점을 체크한다. 또한 히치하이커 답게 분위기를 만든다. 즉, 업무에 적합한 분위기를 만든다.

9. 인관관계 맵을 만들어 관계 유지에 노력한다. 3개월간 연락이 없을 경우 전화나 메일이라도 한다. 인맥은 중요하다. 언제 기회가 올지 모른다.

10. 경쟁 업무나 경쟁 상대와의 경쟁에서 이기기 위해 정확한 상황을 파악한다. 즉 해당 일이나 시장에서 경쟁자가 있는지 나의 목표와 일치하는 지를 검토한다. 이렇게 하여 블루오션을 찾거나 경쟁이 덜하고 기회가 올 때까지 대기할 만한 일들을 찾아 본다.

11. 10번과 연관되며 현재의 상황에서 좀더 나은 상황으로 전개될 수 있게 여유와 재치를 발휘한다. 나의 목표와 부합되지 않는 일이라도 장기적으로 볼 때 부합되면 일단 한다.

12. 기억의 메카니즘을 활용한다. 장기기억에 남도록 연상기억법을 활용한다.

이런 12가지 솔루션중에서 내게는 히치하이커 비유가 가장 마음에 와닿았다. 각자 자신에게 필요한 부분을 적절히 활용하였으면 한다.

저자도 서문에서 밝히듯이 이 책은 수시로 곁에 두고 참고해야 효과가 있는 책이다. 한번 보고 끝낸다면 남는 것도 없고 효과적인 솔루션으로 활용될 가능성도 없기 때문이다. 일단 뒤편에 나오는 12개의 솔루션 문서 양식들을 잘 활용하길 권해 본다.