-
-
전략적 비즈니스 이메일
김용무.박은정 지음 / 팜파스 / 2009년 11월
평점 :
절판
나의 일과는 메일 확인으로 시작된다. 하루에 50여통이 쏟아지는 메일 속에서 열어보지도 않고 삭제버튼을 클릭하는 메일이 반 이상이다. 심지어는 스팸메일로 신고하는 메일도 부지기수다.
이렇게 나는 메일의 홍수속에서 귀중한 나의 시간을 뺏기고 있다니...
그동안 내가 보내왔던 많은 메일들이 얼마나 받는이의 소중한 시간을 빼앗았는지, 혹은 예의를 갖추어야할 분들에게 얼마나 실수를 했는지, 주소록 정리를 잘못하고 있었구나...
책을 덮는 순간 바로 주소록을 정리했다. 그동안 내가 보내왔던 메일함을 열어서 모두 발송 취소를 하고 싶었지만 이미 엎어진 물이라 얼굴만 붉히고 말았다.
저자는 인터넷과 프로그램 사용에 익숙하지만 '정확한 메시지 전달'이라는 커뮤니케이션의 핵심을 놓치는 일이 많은 신입사원과 정확한 내용 전달에는 충실하지만 기기 사용과 적절한 표현의 기술이 부족한 중견사원 및 간부사원 모두에게 유용한 정보를 제공하기 위해서 책을 펴냈다고 한다.
그렇다, 우린 너무나 대중화된 인터넷상의 넘쳐나는 정보를 상대에게 정확하게 전달하는데는 참으로 미숙하다. 우리의 국민 배우 최진실을 잃게 된 이유는 철 없는 20대 여성들의 메신저 내용이 와전되어서 이기도 하다.
우리가 메일을 보내는 이유는 정보 전달, 설득, 사교가 목적이다. 요즘 여러 소장님들과 교수님들과 준비하는 협회와 새로이 시작되는 학교 오픈 행사로 3가지 목적을 모두 가지고 보내야 하는 메일들이 수백여통이다. 만약 이걸 전화로 해야 한다면 어마어마한 전화요금이 부과되겠지만 메일이 있어서 이 얼마나 고마운 일인지~~~~~~~~
하지만, 이메일의 고마움에 이제는 다소 식상함이 느껴지는 것도 사실이다. 언젠가 코스모폴리탄 편집장이 쓴 책속에서도 그녀는 여성만이 가지고 있는 감성적 특권으로 이메일을 넘어서라고 말한다.
요는 정말 고마움을 전달할 일에는 자필로 쓴 카드를 보내 보라는 거다. 예전에는 난 참 많이도 핸드메이드 카드를 많이 보냈는데...올 겨울 크리스마스때 핸드메이드 카드의 진가를 한번 보여볼까나?
아래는 전략적 비즈니스 이메일 보내기 요령을 썸머리 해 보았다.
★ 이메일 작성의 기본문법
1. 수신인 정보
2. 제목
- 제목에서 용건이 드러나야 한다.
- 글머리 기호의 활용 ; [전달], [요청], [참조], [확인], [자료], [공지] 등등
- 주의해야할 제목(스팸메일로 오해받는 메일 제목) ; 광고, 홍보, CD, 섹시같은 단어는 금기 단어.
RE/RE/RE/RE/RE/RE형식의 메일 제목은 옳지 못함.
3. 호칭 및 도입부
- 메일의 첫부분은 상대의 이름을 쓰는 것이 좋다.
- 직급이 있으면 직급을 불러주고, 직급이 없다면 OOO님이라고 해주는게 좋다.
- 상대를 어떻게 알게 되었는지 나를 정확히 먼저 밝혀라.
- 기분 좋아지는 인사를 건네라 ; 남, 녀을 구분하여 잘 선택한다.
4. 본문
- 1분안에 핵심을 파악할 수 있도록 작성하라.
- 명확한 소제목 붙이기, 키워드 중심의 번호 및 기호 붙이기, 가조 사항 표시하기, 들여쓰기
- 짧고 간결하게, 한 눈에 다 보이게 하라 ; 한 페이지내에서 다 읽을수 있도록 작성할것.
- 3개 이내의 단락이 좋으며, 하나의 단락은 3문장 이내로 1문장은 1줄 이내로 쓰는 것이 좋다.
- 중요한 것부터 상대의 언어로 쓰라 ; 전문가 용어를 많이 쓰지 마라.
5. 끝인사 및 발신자 정보
- 도입부와 일관된 거리감 유지하라.
- 본인의 이름만 쓰는 끝인사는 무례하거나 거만해 보일 수 있으니 주의 하라.
- 상대가 미소를 지으며 메일을 닫도록 하라.
6. 발신자명
- 사적인 내용과 관심사로 인간미를 드러내라.
- 가벼운 개인사를 넣어도 좋다.
- 작은 열쇠가 큰 문을 여는 것처럼 정을 담아라.
※ 추신활용
- 발신자 정보 ; 회사명/부서명/이름/직위/직급 & 전화번호/팩스번호/휴대폰번호/우편번호/주소/MSN
- 여러개의 서명을 준비 ; 상대에 따라 맞는 서명으로 보내라.
- 자신을 최고의 명품처럼 광고하라.
※ 메일에 적합한 글씨체
- 비지니스 ; 명조체, 굴림체
- 예의를 갖추어야 할 경우 ; 견명조체, 궁서체
- 영어 ; Arial, Time New roman계열
- 글자 크기 ; 10~11포인트(8포인트 이하나 16포인트 이상은 삼가라)
※ 주소록 관리
- 상대가 기뻐할 이름으로 등록한다.
- 메일을 확인한 즉시 입력한다.
- 명함을 받은 즉시 입력하고 2~3일 이내에 메일로 인사를 한다.
- 바뀐 정보는 즉시 증정한다.