작성 목적과 결론이 처음에도 끝에도 선명하게 드러나야

비즈니스 문서 작성의 정석 - 일이 되게 하는 ‘문서 작성 3단계’
조현우 지음 / 지식과감성# / 2022년 12월

새해다. 모든 것이 같고도 다른 날들이지만 약속과 계약에 따라 살아가는 인간에게는 정해진 숫자가 중요하다. 일요일과 휴일이 겹치니 휴식이 아쉽지만 한국은 설날이 두 개라서 일월은 새로 시작한다는 부담과 긴 연휴로 미묘하게 어긋나는 시작이다.

공문서를 처음 작성하기 시작한 시기는 20세기였다. 조직과 상대에 따라 문서 형식이 달라지는 것이 당연하다고 생각했기 때문에 아쉽게도 변천사를 개인적 경험으로 기록해 두거나 사례를 남겨두지 않았다. 조금 아쉽다. 당시엔 작성, 결제, 실행에 힘이 들어 해치우고 싶은 업무였을 뿐이었다.

최근에도 이메일 업무 교환을 하다가 문득 이런 표현은 내게도 상당히 고풍스럽다 싶은 구절이나 단어들을 만나기도 했다. 내용 전달에 무리가 없으면 별 문제가 없지만, 새해이고 하니 핑계 삼아 문석 작성에 대해 공부해본다. 더 간결하고 단순한 표현으로 가능한 부분은 그렇게 고치고 싶다.

이럴 때 가장 좋은 책은 ‘바로 적용할 수 있는 구체적인 방법을 보여주는’ 책이다. 구체적인 내용을 살펴보기 전에 늙은이의 기우로 잔소리를 남기자면 읽고 쓰기는 학생 때보다 직장인일 때 더 필요하고 중요하다. ‘모든’ 업무는 이에 기반을 둔다. 문해력은 중요하다.

인터넷에서 모든 것을 다 찾아 배울 수 있다고도 생각하지 마시기를. 자신이 속한 조직마다 문서 작성법이 다르니 제대로 배워야 한다. 형식은 그렇고 안에 채울 내용은 작성자의 책임 하에 만들어진다. 매번 주제, 설명, 결론을 숙지하고 전달하지 못하면 업무는 불가능하다.

! 문서란

- 결론

- 결론을 뒷받침하는 내용

! 유일한 수단

- 문장

! 가장 큰 고민

- 무슨 내용을 써야 하나

! 결론

- 한 문장으로

- 결론을 가장 먼저 정리

! 이해불가 피드백을 받는 이유

- 결론이 부정확/불명확할 때

- 문장이 성립하지 않을 때

바로 전달되지 않는 업무 문서를 정성스럽게 해석/번역을 하거나 작성자의 뜻을 깊이 헤아려볼 만큼 여유 있는 직장인은 없고, 그럴 이유도 없다. 비즈니스 문서는 작성 목적과 결론이 처음에도 끝에도 선명하게 드러나야 한다.

배우고 싶었던 표현들은 따로 정리해두었다. 어휘를 몇 개 바꾸어보는 시도가 의외로 설레고 기대된다. 새해는 별 일 없는 심심한 매일을 보내면 좋겠다. 게으르고 느긋하고 편안하게 대충 살아도 문제없는 지루한 천국 같은 날들이길.