일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까 - 빠름빠름의 기술

일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까 - 일의 속도가 성과를 좌우한다
기베 도모유키 지음, 장인주 옮김 / 비즈니스북스 / 2017년 7월

일이 빠른 사람 vs 일이 느린 사람. 당신은 어느 쪽인가요.
누구나 쉽게 업무 속도를 향상할 수 있는 방법을 알려주는 책 <일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까>. 직장인을 위한 비즈니스 스킬뿐만 아니라 일상생활에서 활용할 수 있는 빠름빠름의 기술을 소개하고 있습니다.

기베 도모유키 저자는 일본 IBM에 IT 엔지니어로 입사 후 글로벌 경쟁에서 통하는 사람인가, 즉 어디서나 성과를 낼 수 있는가를 고민했습니다. 결국 그는 8년 만에 임원직으로 승격할 정도로 탁월한 업무 성과를 내고 팀 관리를 잘 해냈습니다. 그 과정에서 저자의 작업 방식이 남다르고 남들보다 엄청나게 빠르다는 사실을 깨달았다고 합니다. 도대체 어떻게 업무를 처리하길래. 어떤 비밀이 숨겨져 있는지 살펴볼까요.

엘리베이터에는 열림-닫힘 버튼과 층 버튼이 있습니다. 어느 것을 먼저 누르나요?
편의점에서 도시락, 음료수, 디저트를 살 때 계산을 가장 빨리 끝내고 식사할 수 있는 순서는 무엇일까요?

정답은 닫힘 버튼과 도시락입니다. 엘리베이터에서 가장 시간이 오래 걸리는 부분은 문이 닫히는 부분입니다. 편의점에서는 도시락 바코드를 먼저 찍고 전자레인지에 돌리는 동안 다른 상품을 계산해야 바로 식사를 할 수 있습니다.

공통점이 발견되나요. 가장 오래 걸리는 작업을 중심으로 계획 세워야 한다는 것을 보여주는 사례입니다. 빠르게 한다고 해봤자 겨우 초 단위 차이일 뿐입니다. 하지만 이런 사고가 습관화되면 반복, 장기간 작업에서 결국 큰 차이를 보입니다.

업무 속도는 신속성, 효율성, 정확성 이 세 가지가 두루 갖춰져야 합니다. 단축키를 사용해 말 그대로 빠른 시간 내 끝내는 습관, 20점짜리 업무를 80점짜리에 필요한 노력을 들이는 헛수고하지 말고, 한 방에 끝낸다는 신조로 일해야 합니다.

업무 속도를 높이는 다양한 실천 Tip이 소개됩니다. 마감은 절대 넘기면 안 됩니다. 100점을 위해 용쓰다 기한을 넘기는 것보다는 50점짜리 결과물이라도 내야 한다는 걸 보여주는 사례를 보여줍니다. 필기하기 좋고 내용 파악이 빠른 노트 선택법, 수첩 활용법, 메일 사용법 등 일상에서도 충분히 활용할 수 있는 팁이 많아요.

저자는 특히 단축키를 강조하는 편인데요. 마우스에 손대지 않고 일하는 습관을 길러야 한다고 합니다. 일 처리 빠른 사람은 거의 모든 작업에 단축키를 활용한다고 해요. 특히 Alt 키는 신의 키! 컴퓨터는 기본적으로 마우스 없이 키보드만으로도 조작할 수 있도록 만들어졌기 때문에 처음엔 고생하더라도 필수 단축키들은 꼭 외워 활용하라고 합니다.

그런데 회사에서는 나만 빨라서는 의미 없습니다. 팀워크가 중요하잖아요. 수신한 메일에 OK 한마디만 이어도 반드시 회신을 바로 보내는 습관의 중요성도 강조합니다. 사람과 사람 간의 대기시간이  모이게 되면 결국 많은 시간을 버리게 됩니다. 팀 업무에서는 무조건, 무슨 일이 있어도 즉시 결정하는 습관이 필요하다고 해요. 회의나 전달 사항에 그림으로 명확히 소통하는 방식도 꽤 흥미로워 보였어요.

유혹에 쉽게 빠진다는 저자는 유혹을 물리적으로 차단해버리기도 합니다. 스마트폰 대신 피처폰을 여전히 사용 중이라는군요. 이미 스마트폰 사용에 익숙한 이들은 비행기 모드를 이용해 습관적으로 켜서 시간 낭비하는 일을 막으라고 합니다.

한정된 24시간 안에서 시간 짜내는 기술은 자기계발을 위해 필요합니다. 가장 책 보기 좋은 지하철 꿀자리까지 소개하네요. 아이패드로 책을 읽거나, 영어공부, 생각, 휴식 등 그날 상태에 따라 자투리 시간을 어떻게 투자할지 결정하면 됩니다. 중요한 점은 어중간함 없이 쉴 때는 확실히 휴식을 취해야 한다는 겁니다.

사실 확인과 건전한 의심으로 문제를 정확히 인식한 후 생각하는 단계인 사고.
업무 속도에 가장 중요한 사고 속도는 후천적으로 습득되는 비즈니스 기술이라고 합니다. 시중에 다양한 프레임워크가 소개되어 있는데 그중 자신에게 맞는 방식을 사용하면 된다는군요.

저자는 중복, 누락 없이 전체를 파악하는 MECE 프레임워크를 활용합니다. 전체 파악한 다음엔 피라미드 구조로 단계적으로 분해해들어 갑니다. 그리고 과제 해결을 위해 문제 원인을 파고드는 방식을 사용한다는군요. <일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까>에서는 기본적인 사고 프레임만 다루지만, 이것부터 내 것으로 확실히 만들어보면 좋겠습니다.

가장 인상 깊었던 이야기는 "바쁘다는 말을 하지 않는다."라는 거예요. 유난히 바쁠 땐 저도 모르게 허덕이는데 바쁘다고 생각하면 마음의 여유가 없어집니다. 자신의 한계를 드러내는 말이기도 해서 비즈니스 상에서는 삼가라고 합니다. 저도 갑자기 일이 치고 들어올 땐 이렇게 하면 할 수 있다는 식으로 타진하는 편인데, 저자의 조언 역시 못한다는 말보다 이 일 대신 한 가지는 마감을 늦추겠다는 등 타진책을 사용하라고 합니다.

일의 속도 향상은 결국 업무 성과를 내기 위한 수단입니다. 티끌 모아 태산이라고 사소한 작업 속도 향상이 습관화되면 결과적으로 상당한 차이가 난다는 건 부정할 수 없겠어요. 남의 빠름 습관이 반드시 내 성향과 일치할 수는 없지만, 보편적으로 해당하는 업무 속도 팁은 분명 습관화해야 할 필요가 있어 보입니다.