하버드의 가장 큰 경쟁력은 1분이다

하버드 첫 강의 시간관리 수업 (특별판 리커버 에디션) - 하버드 첫 강의가 불안한 청춘들에게 들려주는 성공비법
쉬셴장 지음, 하정희 옮김 / 리드리드출판(한국능률협회) / 2023년 3월

성공한 사람들의 공통점이기도 한 철저한 시간관리는 하버드대학이 가장 많은 CEO와 세계적인 인재를 배출해 낸 비결이라고 할 수 있다. 시간관리가 성공과 밀접한 관련이 있는 이유는 바로 목표 의식 때문이다. - ‘프롤로그’ 중에서

발등에 불이 떨어진 것처럼 늘 시간이 부족하다고 느낀다면, 시간을 어떻게 사용하고 있는지 살펴볼 필요가 있다. 스트레스 해소에 많은 시간을 낭비하고 있는지, 메일 보내고 문서 작성하는 데 시간을 버리고 있는지, 완벽을 추구하느라 시간이 부족한 건 아닌지 등의 상황들은 시간관리를 못 하고 있다는 걸 말해준다.

수많은 명언 중에서 시간의 소중함에 대해 가장 많은 글을 남긴 벤저민 프랭클린, 그는 빈곤한 집안에서 태어난 탓에 정규 과정의 학업 혜택을 받지 못했다. 초등학교 2학년 학력이 전부이지만 미국 건국의 기초를 다진 위대한 인물이다. 그의 성공 비결은 무엇보다도 아래와 같이 철저한 시간 관리 덕분이었다고 평가받는다.

“모든 일은 시간을 정해 놓고 하라. 언제나 유용한 일을 하라”

총 7개 파트에 걸쳐 67 가지의 시간관리에 관한 소주제를 담고 있는 이 책은 하버드 시간관리 연구원들이 어느 곳에 시간을 가장 많이 쓰고 있는지, 또 성공할 수 없는 원인은 무엇인지 진단해준다.

업무위임과 권한부여의 효과

관리자가 적절하게 업무를 위임하거나 권한을 부여하는 일은 매우 중요하다. 그것이 회사나 자기 자신, 심지어 부하직원에게도 좋은 일임을 알면서도 대부분의 관리자들은 좀처럼 위임하지 못하고 있다.

업무위임이나 권한부여는 시간도 아끼고 부하직원의 능력도 향상시킬 수 있다. 관리자가 왜 진정한 의미의 권한부여를 할 수 없는지 알아본 다음, 자신은 부하직원에게 얼마나 많은 권한을 부여할 수 있는지 분석해보자.

목표를 정했다면 일단 행동으로 옮겨라

목표가 없는 사람은 마치 핸들이 없는 배와 같다. 정확한 방향이 없이 떠돌다 실망, 실패, 낙심의 해변에 닿을 것이다. 확실하고, 고정적이고, 분명한 목표가 없다면 내재되어 있는 거대한 잠재력을 발견하지 못한 채 평생 정처 없이 떠도는 평범한 사람 중에 한 명이 될 것이다.

목표 설정하는 방법

시간과 중요도에 따라 목표는 조금 달라진다. 단기적인 목표가 있는 반면 수개월, 수년이 지나야 달성할 수 있는 목표도 있다. 중요도에 따라 목표는 ‘개인, 팀, 회사’ 3가지로 분류된다. 어떠한 목표든 자신 혹은 회사의 실제 상황에 맞게 목표를 설정하고 성실하게 실행해야 한다.

적당히 어려운 목표를 기준 삼아라

현실에서 출발하고 최대한 원대하고 어려운 것을 목표로 삼아야 한다. 하루에 천리를 가는 사람과 하루에 십리를 가는 사람의 정신 상태가 다르고, 높은 산을 오르는 사람과 동산을 오르는 사람이 발휘하는 잠재력이 다른 것과 같다. 합리적이면서 어려운 목표는 자신의 행위에 대한 본보기가 되어 잠재력을 발휘할 수 있도록 도와준다. 어려운 목표는 나를 성장하게 하는 첫걸음이다.

일상의 시간관리

시간을 어떻게 관리하는지 모른다면 아무것도 얻는 것 없이 시간만 낭비하게 된다. 어떻게 시간을 관리하고, 어떻게 시간관리 기준을 세워야 하는지, 어떻게 시간을 축적시키는지 알아야 한다. 시간을 관리하고, 축적시키는 과정을 반복하다 보면 자신의 인생목표가 실현될 것이다.

첫 번째, 뚜렷한 목표가 있어야 한다.

두 번째, 분명한 과정이 있어야 한다.

세 번째, 비효율적인 업무는 최대한 피한다.

효율적인 업무에 집중하라

중요한 일을 하느라 바쁜 사람들은 일을 처리하기 전에 그 일이 효율적인지 먼저 확인한 다음에 최선을 다해 일을 끝마친다. 모든 사람들은 자신의 시간을 적절하게 배치하고, 가장 중요하고, 가장 효과적인 업무를 처리하는 데 최대한의 체력을 투자한다.

업무에서 뛰어난 성과를 얻길 바라는 사람들이라면 더욱 그래야 한다. 최대치의 ㅎ힘으로 가장 효율적인 업무를 처리하고, 집중하려면 먼저 자신의 집중력이 가장 잘 발휘되는 시간을 찾아야 한다.

효율적인 업무위임

하버드대학의 교수들은 업무위임은 성공한 관리자들이 갖춰야 할 중요한 기술 중에 하나이며, 넘쳐나는 업무를 처리할 시간 없는 관리자들이 신경을 끌 수 있는 장치라고 말한다. 효율적으로 업무위임에 성공한 사람들은 짧은 시간 내에 업무를 끝마치고, 업무를 기획하고, 부하직원들에게 자원을 제공하고, 도움을 주는 데 많은 시간을 투자한다.

다른 사람 힘 빌리기

훌륭한 관리자나 똑똑한 사람은 한 사람의 능력이 한정되어 있다는 걸 인지하고 다른 사람의 힘을 빌려 자신의 일을 처리한다. 다른 사람의 도움을 받으면 자신의 시간에 여유가 생기고 인맥관리도 잘할 수 있게 된다. 효과적으로 다른 사람을 힘을 빌릴 줄 안다면 적은 노력으로 큰 성과를 올릴 수 있다.

1. 반드시 직접 처리해야 하는 일 파악하기

2. 다른 사람이 처리하기에 더 적합한 업무

3. 다른 사람의 시간관리 스타일 알기

4. 외주업체를 이용한 업무 성사

자투리시간 이용하기

시간을 효율적으로 이용하는 사람들은 자투리시간을 충분히 활용해 업무효율을 최대한으로 높인다. 자투리시간은 단기간에 효과를 볼 수 없지만 시간이 지나면 놀랄만한효과를 얻는다. 자투리시간을 장기적으로 이용한다면 업무와 일상생활은 훨씬 편안해질 것이다. 사업에서 성공을 거둔 사람들은 대부분 자투리시간을 효율적으로 잘 활용하였다.

직장과 일상 균형 맞추기

삶의 속도가 점점 빨라지고 있다. 직원들이 회사에서 보내는 시간은 이전과 같고 성실하게 업무에 임하지만, 업무효율은 이전보다 별로 오르지 않거나 오히려 더 떨어지고 잇는 걸 대부분의 사장들은 발견한다. 이렇게 된 원인은 한 가지다.

많은 사람들이 자신의 삶과 업무시간을 균형 있게 보내는 방법을 모르기 때문이다. 하버드대학 출신의 성공한 사람들의 업무시간과 일상생활을 자세히 살펴보면, 업무에 집중하면서도 자신의 삶을 즐기고 있다는 걸 알게 될 것이다.

신은 시간을 아끼는 사람을 맨 앞에 둔다

이 금언은 하버드대학의 도서관과 강의실, 그리고 새벽에도 깨어 있는 하버드 학생들의 머릿속에 고스란히 배어 있다. 이 책에 담긴 이야기는 보통 사람에게 그저 흘러가는 듯 보이는 시간이 성공을 가져다주는 신의 선물로 탈바꿈되는 소중한 경험을 가져다줄 것이다.