스피드를 높이고 생산성을 향상하라

1등의 속도 - 업무 속도를 극한까지 올리는 스피드 사고의 힘
아카바 유지 지음, 이진원 옮김 / 다산북스 / 2016년 9월

'속도'는 일하는 스피드를 말한다. 영어로 말하면 'fast'에 속한다. 어느 정도의 속도로 과제를 파악하고 해결하여 성과를 낼 것인가 하는 시간당 생산성이다. 빠르면 빠를수록, 예컨대 서류를 작성하는 시간, 회의 시간, 무언가를 완수하는 시간을 단축할수록 성과를 낼 수 있다. 결과적으로는 그 이외의 하고 싶은 일, 좀 더 해야 할 일에 손을 댈 수 있어 선순환에 속도가 붙게 된다. 이런 이유로 나는 '속도'를 매우 중시해왔다. - '시작하며' 중에서

스피드 사고의 힘을 살펴본다

저자 아카바 유지는 세계적인 컨설팅 전문회사 맥킨지에 입사(1986년)한 이래, 경영 전략 입안과 실행 지원, 신규 조직 설계와 도입, 마케팅, 신규 사업 설립 등 다수의 프로젝트를 주도하였다. 1990년, 갓 설립된 맥킨지 서울 사무소에 발령받아서 120명 규모의 사무소로 성장시키는 데 주춧돌 역할을 했으며, 한국 기업, 특히 LG그룹의 혁신 활동을 지원했다.

2002년부터는 '세계적 벤처기업'을 하나라도 더 만들겠다는 사명을 갖고 벤처캐피털 회사인 브레이크스루 파트너스 주식회사를 공동 창업했으며, 최근에는 대기업 경영 혁신, 경영 인재 육성, 신규 사업 창출, 오픈 이노베이션 활동에 매진하고 있다. 저서로는 <0초 사고>, <속도가 모든 것을 해결한다>, <세계 기준의 상사>, <일주일 만에 완성하는 사업계획서> 등이 있는데, 14년 간의 맥킨지 근무 끝에 이제 최고의 컨설턴트가 된 그는 일이 늦어지는 이유를 다음과 같이 꼽는다.

바로 시작하지 못한다

해야 할 일에 집중하지 못한다

순서가 뒤죽박죽, 질질 끌려다닌다

우유부단하고 망설인다

서류와 자료 작성에 시간이 걸린다

이메일에 많은 시간을 빼앗긴다

회의가 많다, 진행 시간이 길다

사안의 반려, 수정이 많다

그는 업무의 속도를 빠르게 만들기 위해 연마한 각종 업무 기술을 모두 집약, 이제 어떤 일이든 큰 어려움 없이 침착하게 대응할 수 있는 경지에 올랐다. 자신의 첫 직장에서의 업무 스피드가 '1'이라면 맥킨지에서의 스피드는 '3~5' 일 정도로 빨랐고, 현재는 이보다 더욱 빨라졌다고 이 책에서 밝히고 있다. 

"업무처리속도가 빨라지면 사람들보다 앞서 나가게 된다.

정보 수집이 쉬워지고 신뢰를 얻고 리더 역할을 맡게 된다"

속도가 향상되면 실력을 발휘할 수 있다

일의 스피드를 올려나가다 보면 스트레스를 느낄 틈이 없다. 스트레스를 느낀다는 것은 대체로 조금은 여유가 있다는 뜻이다. 가장 빠른 속도로 PDCA를 실행할 때는 스트레스로 이런저런 고민할 시간적 여유가 없다. 고민할 틈이 없다. 계속해서 앞으로 나아갈 수밖에 없다. 이렇게 일하는 동안에는 스트레스를 느끼지 않으며 문득 정신을 차렸을 때는 실력이 향상되어 기량을 맘껏 발휘할 수 있다.

PDCA: Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Act(개선) 

'메모 쓰기'는 의사소통 능력을 향상시킨다

매일 10분 정도의 ‘메모 쓰기’를 3주간 계속하면 완전히 다른 사람처럼 두뇌가 회전하기 시작해 일의 스피드가 큰 폭으로 향상된다. 자신감도 생겨 선순환이 시작된다. 평소에도 아이디어가 꼬리에 꼬리를 물게 되고 아이디어에 대해 스스로 체계적으로 정리하고 심화하여 스스로 납득할 수 있게 된다. 잘 모르는 것에 관해 무엇을 조사하면 되는지, 누구에게 질문해야 할지, 질문할 수 있는 상대를 어떻게 찾을 것인지 등등 계속 앞으로 나아갈 수 있으므로 업무 속도가 크게 향상된다. 

가설사고의 정의

가설사고란 '이것은 이런 걸까?' 하고 자신의 사고를 갖는 것, 가지려고 하는 것을 말한다. 가설사고란 말이 낯선 사람도 있겠지만 어려워할 필요는 없다. 문제점이든 해결책이든 맨 처음부터 가설을 세우고 '이것이 문제점이라면', '이렇게 하면 좋지 않을까'하고 계속 생각한다.

예컨대 목적지의 주차장을 찾는 스마트폰 앱을 개발할 경우, '운전자가 정말로 곤란해하는 것은 무엇인지', '주차장만 안내하면 그것으로 충분한지', '만약 주차장 후보지가 여러 곳일 경우 어떤 기준으로 선별해 안내하면 좋을지' 등 운전자의 입장에서 계속 생각해보는 스타일이다.

프레임워크는 연습만이 열쇠

지금 이상으로 성장하고 크게 비약하고 싶은 사람에게는 프레임워크가 절대적으로 필요한 도구다. 따라서 계속 사용하여 익숙해질 필요가 있다. '좋아하는 음식'이나 '읽고 싶은 책' 등 사소한 일을 타이틀로 하고 이 2×2 프레임워크로 정리하면 연습하기가 쉽다. '좋아하는 음식'이라면 세로축을 '한식과 기타', 가로축을 '주식과 기타'로 또는 세로축을 '면류, 기타'로, 가로축을 '조리 방법'으로 분류해 본다.

전시회는 자주 참가한다

관심 분야의 동향, 최신 상황을 파악하기 위해 전시회에도 자주 참가하는 것이 좋다. 월 1회 정도를 기준으로 참가하면 아마도 그 분야에서 누구에게도 지지 않을 정도의 수준을 유지할 수 있을 것이다. 감도가 높아지고 지식이 늘며 네트워크가 가속도로 확대된다. 마음의 여유가 생기고 성장의욕도 강해지므로 지금 바로 업무와 직결되지 않더라도 상사나 동료에게 의지할 수 있는 존재가 된다. 물론 업무의 폭도 급속도로 확대된다. 

아웃풋 이미지 작성 방법

우리가 상사로서 부하직원에게 서류와 자료 작성을 지시할 때, 생산성이 매우 높은 방법이 있다. 처음에 아웃풋 이미지(업무 완료 시 어떤 이미지여야 하는지 제시한 것)를 가능한 한 자세하게 글로 제시하는 것이다. 익숙해지고 나면 이후에는 30분 정도만 할애해도 아웃풋 이미지를 글로 작성해 부하직원과 조정하고 작업을 맡길 수 있게 된다. 이렇게 하면 일이 다른 길로 빠지지 않고 가장 빠른 스피드로 진행되며 아웃풋의 질도 향상된다.

인터넷을 끊고 집중하여 작성하라

서류와 자료의 작성 시간을 최소화하는 것은 결국 얼마나 지붕하여 작성하느냐에 달렸다. 이때 가장 권장할 만한 방법은 인터넷을 끊고 집중하여 작성하는 것이다. 저자가 사용하는 PC는 LAN이나 WiMAX로 항상 인터넷과 연결되어 있다. 그로 인해 하루 20~30회 이메일을 체크할 수 있다. 미팅 시간 외에는 이메일이 쌓인 적이 거의 없다. 보통은 이렇게 하면 일의 스피드가 크게 향상되고 상대방도 빠른 답변에 놀라워하는 등 장점이 많지만 블로그나 책을 쓸 때는 치명적인 걸림돌이 된다. 전혀 작업을 할 수 없을 정도로 집중력을 계속 흐트러트린다.

모든 회의 시간을 반으로 줄여라

2시간 회의는 1시간으로, 1시간 회의는 30분으로, 30분 회의는 15분으로 줄였다. 일단 해보면 아무 문제가 없다. 오히려 진행 속도가 빨라지고 발언이 늘어난다. 평소 발언하지 않던 사람도 과감하게 발언을 한다. 이를 실천해보면 꽤 즐거운 감정을 경험하게 될 것이다. 가장 좋은 것은 평소보다 훨씬 빨리 끝나므로 마음의 여유가 생긴다는 점이다. 

200~300개의 단어를 등록한다

이메일과 서류작성 속도를 크게 끌어올리려면 단어 등록이 열쇠다. 10개, 20개 수준의 단어가 아니라 200~300개 정도의 단어를 입력하면 놀라울 정도로 빨라지며 매우 기분 좋게 일을 진행할 수 있다.

단어 등록은 누구나 한번은 생각하고 시도했을 것이라 생각되지만, 핵심은 많은 수의 단어를 등록한 후에 어떻게 빨리 찾고 사용하는가에 달렸다. 그 방법을 다양하게 궁리한 결과 다음과 같은 방법으로 정리할 수 있었다. 자신이 선호하는 방법으로 계속 고민하길 바라며 규칙화가 자리 잡히면 망설이지 않고 등록하여 사용할 수 있게 된다.

전해야 할 내용을 솔직하게 전달한다

누군가가 프로젝트팀에서 조만간 빠져야 할 상황이 발생하거나 바쁜 일정 탓에 외주처의 변경이 필요하다는 등의 사실이 발생하면 빨리 이를 전달해야 함에도 불구하고 말할 기회를 놓쳐 업무 진행에 차질이 발생한다면 추후 수습을 하느라고 시간이 걸리므로 스피드 향상과는 정반대의 상황이 되고 만다.

이런 상황에 자주 놓이는 사람은 '솔직해진다', '말해야 할 것을 너무 많이 생각하지 않고 말한다', '나쁜 이야기는 특별히 더 정확하게 전달한다', '먼저 전달하는 편이 쉬워진다'라는 생각을 가지고 과감하게 전달해야 한다는 것을 항상 유념하자. 그러는 편이 훨씬 바람직하다.

솔직하게 전달했다가 무언가 안 좋은 일이 일어날 경우는 조심하는 것이 당연하다. 단, 대부분의 경우 안 좋은 일이 일어날 것 같기보다는 단순히 용기가 없어 말하지 않는 것뿐이다. 나쁜 말을 하는 역할을 맡고 싶지 않다거나 늘 좋은 얼굴을 하고 싶어서가 아닐까? 

철저하게 긍정적인 피드백을 한다

일을 빠르게 진행하는 사람은 긍정적 피드백에 뛰어나다. 긍정적 피드백이란 부하직원이나 팀 멤버가 좋은 결과를 냈을 때 칭찬하거나 감사하거나 치하하고 위로하는 것이다. 아무리 작은 일이라도 칭찬한다. 그 자리에서 칭찬한다.

과장되거나 교묘하게 조절하지 말고 진심으로 칭찬한다. 결과가 다소 부족해도 노력과 과정이 좋을 때는 "애를 많이 썼군!" "정말로 고생했네" "큰 도움이 되었어"라고 치하하고 위로한다. 상황이 안 좋을 때도 "이번에는 잘 안 되었지만 다음에는 이렇게 하자. 그렇게 하면 잘될 거야"라고 격려한다.

"창의적인 시도를 계속하면 아이디어가 아이디어를 부르고

업무 또한 점차 개선되어 간다. 스피드를 높이고 생산성을 향상하라"