매너는 경쟁력이다

비즈니스 매너 - 마음을 움직이는 성공 전략
니시데 히로코 지음, 정세환 옮김 / 팜파스 / 2009년 11월

카리스마 매너 강사로 TV와 잡지에 여러 차례 소개된 저자는 자신의 비서 업무 경험을 토대로 확립한 매너 커뮤니케이션론을 강의하는 인물이다. 저자는 이 책을 통해 예비 직장인은 비즈니스 매너의 기초와 기본을 몸에 익히라고 요구한다. 이미 사회에 진출한 사람이라면 다시 한 번 초심으로 돌아가 비즈니스의 기본을 확인하라고 주문한다. 나 자신은 후자의 경우이다.

 

"수염이 많이 나는 사람은 전기면도기를 휴대하고 다니면서 점심시간 등 짬을 내어 면도를 하라. 무엇보다 청결이 중요하다. 유행하는 헤어스타일도 좋고, 수염을 길러도 좋다. 어디까지나 상대방에게 불쾌감을 주지 않는 선에서 연출하되 자신에게 어울리는 스타일인지도 확인해야 한다" (27쪽)

 

정말 꼼꼼한 책이다. 이 책은 호감도를 상승시키는 기본적인 매너의 원칙, 직장에서 지켜야 할 매너와 업무 규칙, 사내외에서의 인간관계, 전화 응대와 타사 방문 매너, 비즈니스 문서 규칙과 매너, 품격 있는 식사 매너 등의 여섯 가지 테마로 구성되어 있다. 호감을 살 수 있는 복장과 태도, 충퇴근 규칙, 접대하기, 직장 회식 수칙, 전화 응대, 회의 진행 매너, 문서 작성과 발송, 그리고 올바른 식사 매너에 이르기까지 직장인이 갖추어야 할 기본 소양과 예절을 다루고 있는 입문서이다.

 

넥타이는 17세기 중반 루이 14세의 경호를 담당한 크로아티아 경비병들이 같은 무늬의 천을 목에 둘렀던 것에서 유래되었다. 그래서, 프랑스에선 넥타이를 "크라바트(크로아티아)"라 부른다. 현대식은 영국의 더비 경에 의해 경마장에서 시작되었다. 더비 경마장을 찾는 남성들이 가느다란 형태의 매듭을 늘어뜨린 넥타이를 착용하면서 "더비 타이"란 애칭이 유행했다고 한다.

그런데, 일류 레스토랑 중 양복을 입었더라도 노타이일 경우 입장을 금하는 곳도 있다. 이렇게 넥타이는 예의상 반드시 착용해야하는 필수 소품이다. 넥타이 선택시 제일 중요한 것이 색깔이다. 따라서, 가장 잘 어울리는 색상을 선택하자. 넥타이는 주 5일분 5개, 문상용 검은색 타이 등 총 6개를 준비해 두자. 주의할 점은 이틀 연속 같은 넥타이의 착용을 피해야 한다.

 

얼마나 비싼 구두인지 보다는 얼마나 깔끔한지가 관건이다. 매일 출근 전에 청결상태를 확인하자. 한 켤레로 꾸준히 신는 것보다 양복에 맞추어 두 세켤레 준비하면 더 오래 신을 수 있다. 색깔은 검은 색과 갈색이 무난하다. 끝이 뾰족하면 지나치게 화려해 보일 수 있으므로 비즈니스 스타일렌 부적합하다. 끈을 묶는 타입의 옥스퍼드 슈즈가 바람직히다. 지나치게 캐쥬얼하면 좋지 않다. 가능한 포멀한 타입을 선택하는 것이 좋다.

 

온화한 미소를 띤 표정은 상대방을 안심시키고 호감을 갖도록 유도한다. 거울 앞에서 웃는 인상을 만드는 훈련을 하자. 집을 나서는 순간, 업무는 시작된 것이다. 온화한 표정과 함께 힘차고 당당한 태도를 견지하자. 이는 매사 긍정적이고 의욕적인 행동으로 연결된다. 당연히 동료나 상사가 호감을 가질 것이다. 이런 태도가 표출되기 위해선 충실한 자기관리, 지속적인 자기계발 그리고 상대에 대한 따뜻한 배려 등이 몸에 베여야 할 것이다.

 

"말 한마디가 천냥 빚을 갚는다"란 속담이 있다. 상대방을 고려한 대화법은 듣는 이에게 좋은 느낌을 주게 된다. 애매한 단어 등 피해야 할 단어는 사용하지 말고 적합한 용어를 배워 구사하도록 하자.

 

정시보다 출근은 좀 더 일찍, 퇴근은 좀 더 늦게 하는 것이 바람직하다. 그러나, 특별한 일도 없이 만성적으로 늦게 퇴근하는 것도 좋은 태도가 아니다. 누구나 직장에서 좋은 인간관계를 갖고자 한다. 이를 위해 상하관계의 기본을 잘 지키고, 후배나 부하에겐 언제든지 손을 내밀어 주는 선배가 되자. 특히, 후배나 부하에게 꾸짖을 때엔 아무도 없는 자리에서 하고 남과 비교하는 말과 감정적인 어조는 삼가하자. 반면, 나이 많은 후배나 부하에겐 인생 경력을 고려해 연장자로서의 예우를 갖추자. 동료와 동기들과는 협조관계의 유지가 필수이다. 지나친 라이벌 의식보다 함께 성장하는 파트너십을 갖는 것이 좋다.

 

책상 위가 너무 지저분하면 업무태도에 높은 점수를 받기 힘들다. 업무를 마치고 퇴근할 때는 책상 위를 깔끔하게 치워라. 서류의 정리는 물론 보존과 보관은 분류를 잘 해서 찾는 것이 용이하도록 하자. 비록 자가 전용 컴퓨터라 할지라도, 업무와 관련없는 웹서핑이나 사행성 오락을 즐기거나 불건전 동영상을 보는 것 등은 올바른 근무태도가 아니다.

 

엘리베이터는 폐쇄된 공간이다. 상호간의 간단한 인사외에는 절대적으로 침묵을 지켜야 한다. 특히, 모르는 여성과 단 둘이 탔을 경우엔 여성이 불안감을 느끼지 않도록 앞 쪽에 서는 배려심이 필요하다. 회사 복도에서는 뛰질 말고, 상사와 마주치면 상대를 피해 길을 양보하고 목례를 하자. 슬리퍼 차림으로 어슬렁거리는 것은 정말 꼴불견임을 명심하자.

 

정확한 정보를 전달하려면 5W3H(When, Who, Where, What, Why, How, How much, How many)법칙을 따르자. 과거엔 육하원칙이라고 해서 5W1H였지만, 요즈음은 두 개를 추가한 것이 표준이다. 회사업무는 상사, 부하직원, 관련 부서간의 긴밀한 팀워크와 연계 플레이를 통해 완성된다. "보고 - 연락 - 상담"의 세 가지 조건이 충족되어야 한다. 보고는 정확하게, 연락은 신속하게, 상담은 적정한 대상에게 해야할 것이다.

 

회의나 미팅은 '축구'에 비유된다. 의견을 '패스'로 연결하면서 골을 목표로 하기 때문이다. 주제와 목적을 파악하여 사전분비를 철저히 하고, 회의 참가시엔 자신의 의견을 소신껏 주장하면서 의견을 주고 받자. 적절한 질의 응답으로 시간 낭비를 줄여야 함을 명심하자.

 

출장이 결정되면, 개인소지품보다 업무준비를 우선적으로 해야 한다. 신용카드 사용이 안 될 경우를 대비해 현금도 넉넉히 준비하자. 회사규정에 의거 숙소를 정하고, 규정 초과의 경우엔 상사와 사전에 상의하자. 거래처에 대한 선물이 필요할 경우엔 출발전에 미리 구입하여 지침하고 가자.

 

거래처 관계자를 대접하는 것은 비즈니스의 필수 요건 중의 하나이다. 회의실에서의 만남이 사무적인 것이라면 식사를 함께하면 인간적인 것이라서 친숙함을 만들 수 있다. 접대장소와 방법의 결정이 중요하다. 이를 위해 상사와 먼저 의논하고, 상대방의 의향을 물어, 최종 일정을 조율한 다음, 마지막으로 접대 장소를 정한다. 예약을 한 후 상대방에게 이를 연락하고 약속일 이틀 전에 확인하는 것을 잊지 말자.

 

직장에서의 회식은 친목도모가 주목적이므로 의무적으로 참가하는 것이 좋다. 소극적인 성격이라도 적극 참가하면 평소 친히지 않던 사람과의 관계가 개선된다. 과음으로 추태를 부리는 것은 금물이다. 흔히 2차로 노래방을 가는 경우가 많다. 이 때에도 호기를 부린다고 혼자서 연달아 노래를 부르면 꼴 사납다. 또한, 선곡도 중요하다. 아무도 모르는 노래를 부를 일이 아니라 모두가 잘 아는 노래를 불러야 호평을 받는다.

 

전화를 받을 때 상대방에 얼굴이 보이지 않을지라도 웃는 얼굴로 수화기를 들고, 반드시 펜과 메모지를 준비하자. 전화를 걸 경우엔 미리 용건을 5W3H로 정리한 메모를 준비하자. 갑자기 영어로 전화가 걸려올 경우 당황하기 쉽다. 이럴 경우 영어 회화가 부족하다면 상대에게 한국어를 할 수 있는가 물어보고 모른다면 신속하게 영어를 할 수 있는 사람을 바꿔주면 된다. 모른다고 끊어 버리면 절대로 안된다.

 

명함은 나의 얼굴이다. 명함을 건넬 때는 자리에서 일어나서 자신의 관등성명을 밝히고 상대가 읽을 수 있도록 방향을 돌려 가슴 높이에서 건네자. 받을 때는 양손을 가슴 높이가지 올리고 감사인사와 함께 받고 회사며와 이름을 확인하자. 명함이 없을 경우에도 관등성명을 말하고 명함이 공교롭게 떨어졌음을 정중하게 사과하고, 귀사후 자필로 사과장을 작성하여 명함을 동봉하여 발송하자. 거래처 방문시엔 서면자료를 미리 준비하자. 회의시엔 5W3H에 근거하여 의사를 명확히 전달하고 회의 종료시 선물을 준비했다면 이 때 전달하자. 시간을 내주어 고맙다는 인사로 헤어지고 현관 밖에서 옷매무새를 가다듬자.

 

비즈니스 문서의 작성과 발송, 답신과 전송, 사내메일, 팩스 발송 방법 등 비즈니스 문서 규칙과 매너와 술 따르는 법, 양식의 기본 예절, 양식 올바르게 먹는 방법 등의 품격있는 식사 매너로 책의 끝을 맺는다. 여러 군데에서 내가 무엇을 잘못 했구나를 충분히 느낄 수 있는 유익한 교육이었다. 비즈니스 매너는 훌륭한 무기이자 뛰어난 경쟁력이다. 부하직원들에게 돌려 가면서 보라고 권해야겠다.