이메일을 잘 쓰고 싶은 직장인들을 위한 가이드

일잘러를 위한 이메일 가이드 101
조성도 지음 / 북바이퍼블리 / 2018년 5월

"많은 직장인이 매일 수많은 이메일을 주고받지만 이메일을 작성하고 다루는 수준은 천차만별이다. 매일 이메일을 쓰면서도 우리는 왜 이메일을 잘 쓰는 게 어려울까? 

제대로 배운 적이 없기 때문이다. 대학에서도 이메일 작성법을 강의하는 경우가 드물고, 내부 매뉴얼이 잘 갖춰진 곳이 아니면 회사에서 배우기도 쉽지 않다. 참고할 책이 있나 찾아봐도, 영어로 이메일 쓰는 법 같은 외국어 학습 카테고리에 속한 것들뿐이다. 운이 좋으면 학생들이 아무렇게나 보내는 이메일에 질린 교수에게 배우거나, 실력 있는 상사에게 스킬을 전수받을 수 있다. 이 책은 그런 행운이 닿지 못한 사람들을 위한 것이다" - '프롤로그' 중에서

직장인들을 위한 이메일 작성법

책의 저자 조성도는 첫 이메일 계정을 생성한 때가 1994년이고, 첫 비즈니스 이메일을 보낸 때가 1997년이다. 열여섯 살에 웹진 편집장을 맡으며 처음으로 비즈니스 이메일을 보냈던 그는 이후 인터넷 기반의 시민운동, IT 스타트업 창업, 사회적기업가 인큐베이팅 등을 거쳐 현재 크리에이티브 솔루션 기업 슬로워크에서 COO로 일하고 있다. 

그런데, 그가 비즈니스 이메일 쓰기의 기초를 닦은 시기는 2004년이라고 할 수 있다. 당시는 다음커뮤니케이션에서 인턴십을 할 때였고, 2007년에 첫 창업을 하면서 실전에서 부딪히며 많이 배웠다. 2010년에는 사회적기업가를 지원하는 비영리단체에서 일하며 공공 영역과의 커뮤니케이션을 경험했으며, 슬로워크에 입사한 이후에는 다양한 분야의 고객과 이메일을 주고받았고, 수많은 입사지원자들의 이메일도 받아보았다. 

또한 그는 이메일 마케팅 서비스 스티비stibee를 기획하며 마케팅 이메일을 깊이 연구했고, 그렇게 쌓은 노하우를 바탕으로 다양한 강연과 여러 매체들에 기고를 했으며, 행복한 삶을 추구하기 위한 조직문화와 업무 효율이라는 관점에서 비즈니스 이메일에 관심이 많은 사람이라고 스스로를 소개한다.

이메일은 비즈니스에 있어서 필수적인 커뮤니케이션 수단이고, 디지털 시대 그 역할과 영향력은 더욱 강력하다. 하지만 이에 관해 지금까지 제대로 된 가이드가 없었다. 그래서 그는 이 책에서 주소 작명법부터 이메일을 통해 업무를 지배하는 방법을 전한다. 비즈니스 이메일의 A부터 Z까지를 다루고 있으므로 이 책은 취업준비생과 신입사원에게는 비즈니스 이메일의 기본적인 사용법과 에티켓을, 사회초년생과 경력자에게는 자신의 이메일을 체크하고 이메일 스킬을 업그레이드하는 가이드를 제공한다.

이메일 잘 쓰는 게 왜 그리 중요한가?

PUBLY의 박소령 CEO는 수많은 커뮤니케이션 도구 중에서 가장 사랑받는 도구로 이메일을 제일로 꼽으면서, 매일 이메일을 쓰면서도 잘 쓰는 게 여전히 어렵다고 고백한다. 왜 그럴까? 이는 우리 모두가 이를 제대로 배운 적이 없기 때문이다. 고등학교까지의 학창시절은 물론이고, 대학에서의 수업에서도 이메일 작성법을 강의하는 경우가 드물다. 심지어 회사에 입사한 후에도 배우기가 쉽지 않다.

지금과 달리 내가 직장생활을 할때 외국으로의 메세지는 텔렉스를 사용했다. 문장을 작성하여 텔렉스실에 접수하면 이곳에서 해외로 발송했다. 그러다보니 텔렉스실에선 자신들의 편의 때문에 해외지역별로 접수 마감 시간을 운영했기에 남보다 일이 많은 나는 자주 텔렉스실 사람들과 다투었던 기억이 생생하게 난다. 당시에도 텔렉스 용어를 배운 적이 없어서 여기저기에서 배워야만 했었다.

세계적으로 이메일 사용자는 약 28억 명으로 추산되는데, 이는 약 20억 명이 사용한다는 페이스북을 훨씬 능가하는 규모이다. 사실 페이스북이나 카카오톡을 이용하지 않는 사람들도 이메일 주소는 있다. 누구나, 어디에서나 사용가능하므로 상대와 소통하거나 업무를 볼 때 필수적으로 사용되는 커뮤니케이션 도구가 바로 이메일이다.

직책, 경력, 업종을 떠나 이메일을 잘 쓰는 능력은 누구에게나 필요하다. 누구든지 이메일 한 통을 보내려고 상당 시간 고민해 본 경험이 있을 것이다. 왜냐하면, 받는 이에게 자신의 민낯을 그대로 보여주는 듯한 느낌이 들어서다. 특히, 입사지원서를 이메일로 제출할 경우엔 더욱 더 그러하다. 특출난 문장 실력이 요구되는 게 아니라 필수 형식이나 기능 등을 미처 습득하지 못해서 그럴 것이다.

이메일 주소는 비즈니스의 시작이다

상대방이 나의 이메일 주소를 아는 순간, 이메일 커뮤니케이션이 시작된 셈이다. 그런데, 이메일 주소는 자신의 첫인상이 된다. 입사지원서 상의 성명과 이메일 주소가 전혀 관련성이 없어 보인다면 이는 첫인상에 부정적인 영향을 미칠 가능성이 크다. 즉 이메일 주소 아이디를 봤을 때, 이름이 즉각 연상되지 않아서다. 아이디로 정체성을 드러내는 게 최상이다. 아래는 아마추어스러운 이메일 주소의 특징이다.

또한 오랫동안 사용한 개인 이메일 주소라면, 자신의 의도와는 무관하게 이메일상의 아이디를 통해 과거의 행적을 검색할 수도 있다. 따라서 개인 이메일 주소와 비즈니스용 이메일 주소는 분리하는 게 좋다. 그렇다면 입사지원서의 성격은 뭘까? 그렇다. 입사지원서를 발송하는 것도 비즈니스의 일부이다.

스레드thread 하나에 주제도 하나

이는 원칙이다. 비즈니스 이메일은 사담이나 잡담을 나누는 용도가 결코 아니다. 이메일 스레드란 가장 먼저 쓰여진 이메일부터 답장들이 쭉 이어진 리스트를 말한다. 스레드 하나에 여러 주제를 다룬다면 나중에 발신자와 수신자가 내용을 확인하거나 편지함에서 검색하기도 어렵다. 만약에 이메일을 주고받다가 이야기가 다른 주제로 흘러간다면 새로운 이메일 제목을 작성, 스레드를 분리해야 한다.

잘못 쓴 이메일 제목

제목만 보고 도저히 짐작할 수 없다면 수신자는 이를 스팸으로 오인할 가능성이 높다. 어떤 사람은 제목에 회사명만 적는 경우도 있는데, 이는 '갑질'로 보일 수도 있다. 용건을 명확하게 적어야 추후에 내용을 확인하기도 쉽다. 지나치게 간단한 제목을 사용한다면, 예컨대 '가격 문의'라면 구체적인 상품명이 없어서 핵심이 빠진 모양새다.

또 흥미를 돋우기 위해 일부러 모호한 제목을 작성하는 사람들도 있다. 수신자의 호기심을 자극하겠다는 의도인데, 이는 상대방에 대한 예의가 아니다. 명확한 제목을 정하기가 어려울수록 혹시 여러 주제를 이메일 하나에 담으려고 하지 않았는지 곰곰히 생각해보도록 하자. 원칙은 '스레드 하나에, 주제도 하나'임을 상기하자.

프로이메일러로 만들어주는 앱

부메랑~ 유료, 일부 기능 무료, 지메일의 애드온으로 가장 먼저 출시, 발송 예약

뉴턴~ 유료, 일부 기능 무료, PC와 모바일에서 동시 사용가능

믹스맥스~ 유료, 일부 기능 무료, 오픈율과 클릭률을 실시간으로 볼 수 있다

폴리메일~ 유료, 일부 기능 무료, 지메일 계정이 없어도 다른 계정으로 사용가능

메일스프링~ 유료, 일부 기능 무료, 윈도우에서도 사용가능

오픈과 클릭 추적, 반응 예측하기

"나는 고객이 1분 후에 할 일을 알고 있다"

오픈과 클릭 추적은 이메일 마케팅의 전통적인 영역이다. 네이버와 다음 메일 등도 수신확임 기능을 제공한다. 하지만 오픈 했는지의 여부, 했다면 언제 오픈했는지만 알  수 있고 몇 번 오픈을 했는지, 링크를 클릭했는지는 알 수 없다. 최근에는 믹스맥스, 폴리메일, 메일스프링 등의 앱에서는 이를 서비스해 준다.

수신자는 한가하지 않다

이 책의 주제를 관통하는 메세지이다. 그래서 우리들이 이메일 작성법을 제대로 터득해야 하는 이유이다. 누구나 그렇듯이 수신자가 한가하다면 발신자 이름이 이상해도 내용과 아무런 상관 없는 제목이어도, 또는 새벽에 이메일을 보내도 아무런 문제가 없다. 그렇지만 우리 모두는 그렇게 한가롭지 않다. 책에서 소개하는 101가지 가이드를 잘 숙지해서 일잘하는 사람으로 평가받을 수 있기를 바란다. 특히 직장인들에게는 이 책의 필독을 권하고 싶다.