10초 안에 상사를 이해시키는 보고서

10초 만에 이기는 보고서
미키 다케노부 지음, 이수형 옮김 / 다산북스 / 2016년 6월

회의와 발표 등을 주요 업무로 해온 지도 오래 되었습니다만, 업무를 보다 효율적으로 할 수 있는 방법이 늘 아쉬었던 것 같습니다. 자기계발이나 업무개선에 관한 책들도 적지 않게 읽어왔지만, 미키 다케노부의 <10초 만에 이기는 보고서>만큼 핵심을 짚는 책을 만나보지 못했던 것 같습니다. 물론 10초 만에 저의 마음을 움직인 것은 아닙니다. 아마도 제가 하고 있는 일이 상업적인 분야가 아니라서 금세 이해할 수 없는 내용이었기 때문일 것입니다. 하지만 기획서, 보고서, 혹은 발표 자료를 만드는 일의 기본은 모두 통하기 때문이었는지, 읽어가면서 핵심에 크게 공감하게 되었습니다.

저자 미키 다케노부는 대학을 졸업하고 손정의 일본의 소프트뱅크 회장의 비서로 일을 시작했다고 합니다. 그의 표현대로라면 세상에서 가장 바쁜 회장에게 어필하려면 그야말로 10초 안에 회장을 이해시켜야 하는 소프트뱅크의 독특한 구조가 만들어낸 업무처리 방식이 자리잡게 된 것을 이해할 수 있을 것 같습니다. 일의 정확도와 속도는 이율배반적인 측면이 있습니다. 빠른 결정이 항상 옳은 것은 아닐 수 있기 때문입니다. 그렇기 때문에 정확하고도 빠른 결정을 내리기 위하여 핵심을 분명하게 정리할 필요가 생겼을 것 같습니다.

<10초 만에 이기는 보고서>는 모두 보고서 작성과 발표 과정에서 참고해야 할 10 가지 핵심을 정말 알기 쉽게 설명하고 있습니다. 업무처리 보고서, 매출보고서, 요인분석보고서 등과 같이 보고서라는 면에서는 중복되는 듯한 것도 있습니다만, 상사의 특성상 성격에서 차이가 있기 때문에 별도의 주제로 삼은 것 같습니다. 하지만 이런 보고서양식도 원용하면 어느 조직에서도 활용가치가 있을 것 같습니다. 그밖에도 프로젝트 관리시트, 파레토차트, 회귀분석, 프로세스 분석 시트도 마찬가지입니다. 회의의사록이나 프레젠테이션, 기획서 작성 요령은 정말 어느 조직에서도 그대로 가져다 쓸 수 있을 것 같습니다. 파레토의 법칙은 오래 전부터 들어왔습니다만, 파레토의 법칙을 어떻게 활용하는지는 이번에 처음 이해할 수 있었습니다.

색을 입힌 활자나 배경에 색을 깔아놓은 책을 읽는 것은 별로 좋아하지 않는 편입니다. 그럼에도 불구하고 이 책에서는 주황색 하나로 배경처리를 하고 있는 부분들이 정말 중요한 포인트가 된다는 것을 저절로 알게 되는 것 같습니다. 예를 들면, “시간적인 흐름을 고려하면서 업무의 진척사항을 수치화하다보면 반드시 애로사항을 발견할 수 있다. 그러면 이후에는 애로사항 해소(문제해결)에만 전념할 수 있다.(43쪽)”와 같은 경우입니다.

제가 쉽게 이해가 되는 설명이라고 했던 것은 아마도 작은 제목까지도 콕 짚은 듯해서일 것 같습니다. 예를 들면 문서를 작성할 때 어떤 관점에서 작성할 것인가 하는 점인데, 바로 ‘윗선의 관점에서 가설을 세워라’라는 경우는 좋은 예입니다. 대부분의 보고서 작성자는 자신의 관점에서 사안을 들여다보는 경향이 있습니다. 그렇기 때문에 무언가 부족하다는 느낌이 들기 마련이어서 이야기를 주저리주저리 늘어놓게 됩니다. 부하직원이 피하고 싶은 것은 이 보고서가 경영에 어떤 영향을 줄 것인가 하는 문제가 아니라 당장 상사로부터 질책인 것입니다.

이 책을 읽으면서 액셀을 다시 공부해야 하겠다는 생각을 하게 되었습니다. 히스토그램, 특성요인도, 층별, 산점도, 체크 시트, 관리도 등 업무파악에 효율적인 자료를 쉽게 만들어낼 수 있다는 것을 알게 되었기 때문입니다. 프레젠테이션에 관한 부분에서도 정말 많은 것을 배웠습니다. 제 경우는 대부분의 경우 발표자료를 직접 만들어 사용합니다. 때로는 사전에 연습을 하기도 합니다만, 큰 틀에서 어떤 이야기를 어떻게 해야 겠다는 방향만 정하고 발표장에 들어서는데, 일단 발표가 시작되면 청중과 눈을 맞추면서 반응에 따라 발표를 이어가는 편입니다. 발표자료의 작성 요령도 한 단계 끌어올리는 비법을 배우기도 했습니다.

상사맨들이라면 정말 많은 것을 배울 수 있는 책입니다. 딱히나 상사가 아니더라도 보고서작성이나 발표와 같은 업무를 하는 사람도 마찬가지입니다.