[자기계발] 정리 도구를 배운다

한 페이지 표의 힘 - 누락 없이, 중복 없이 모든 일을 정리하는 도구 ㅣ 심플리어 2
이케다 마사토 지음, 김은혜 옮김 / 21세기북스 / 2025년 1월

<한 페이지 표의 힘>은 단순한 업무 지침의 차원을 넘어, 사고의 본질과 의사결정의 과정을 재구성하는 패러다임 전환을 가능하게 한다. 이 책을 읽는다면 급변하는 시대에 필요한 사고방식으로, 비즈니스뿐 아니라 삶의 다양한 영역에서 실질적이고도 혁신적인 성과를 낼 수 있는 길을 찾을 수 있다. - ‘추천의 글’ 중에서

(사진, 책표지)

책의 저자 이케다 마사토는 호세이대학 경영학부 졸업 후 도쿄디지털폰(현,소프트뱅크)에 입사. 영업부문, 마케팅, 전략부문을 거쳐 현재 CSR 본부장, ESG 추진실장을 맡고 있다. 특히, 2008년 손정의 사장으로부터 ‘2차원으로 많이 생각해보라’는 조언을 듣고 2차원 표를 만들어 업무에 활용했다.

그는 지금도 뭔가를 생각해야 할 때엔 반드시 2차원 표로 생각한다. 2020년 초, 코로나 팬데믹이 전세계를 덮쳤을 때 일본에서 민간기업 최초로 PCR 검사 센터의 설립 업무를 추진하면서 역시나 ‘표로 생각하는’ 프로세서를 활용했다.

비단 업무뿐 아니라 사생활에도 ‘표로 생각하기’가 적용된다. 예를 들어 휴일에 가족들과 놀러 갈 곳을 정할 때도 머릿속에 간단한 표를 그린다. “거기에 가면 근처에 공원도 있고, 귀가할 때 시장도 볼 수 있어. 요즘 시기엔 사람도 많지 않아.” 이런 식으로 표를 채워가며 분석하는 것이다.

책은 ‘표로 생각하기’, ‘표를 실행하기·의논하기’, ‘표로 결과를 내다’, ‘표로 사람을 움직인다’, ‘표로 인생을 움직인다’ 등 총 5장으로 구성되어, 직장인의 필수 역량인 기획, 보고, 커뮤니케이션에서 탁월한 성과를 낼 수 있도록 ‘표로 생각하기’라는 혁신적인 사고법을 제안한다. 특히 기획안, 보고서, 프레젠테이션, 교섭 등 직장인에게 필요한 문서를 단 한 페이지 표로 정리해 업무 효율을 극대화하는 실질적인 방법과 더불어 상사와 동료, 비즈니스 파트너는 물론 고객과의 소통을 위한 기술까지 소개한다.

표로 생각하기

모든 일을 한 페이지에 담으려면 생각의 누락이 없어야 한다. 이와 관련하여, 저자는 두 개의 표를 제시한다. 하나는 ‘5W1H표’(개요서)이고, 다른 하나는 ‘효과분석표’이다. 먼저 개요서를 살펴보면 핵심은 ‘언제, 어디서, 누가, 무엇을, 왜, 어떻게’를 담고 있는 ‘육하원칙’인 5W1H임을 알 수 있다.

다음으로 ‘효과분석표’는 더좋은 안을 선택하기 위해 대안을 비교하고 검토하는 역할을 수행할 수 있도록 돕는다. 예를 들어 장소는 A회의실이 적합한지 아니면 B회의실이 적합한지를 선택할 수 있도록 한다.

(사진, 두 표의 역할)

지시사항에는 대부분 ‘부족한 정보’와 ‘애매한 정보’가 포함되어 있다. 그래서 정보는 실제로 실행하기 전에 표로 파악하는 것이 중요하다. 이에 리스트를 만들어 시각화하면 능률적이다. 일을 진행하다가 불명확한 부분에 부딪히게 되면 일일히 확인하거나 짐작만으로 결정하게 되므로 효율성 높은 업무추진을 위해선 미리 5W1H표를 만들어 불명확한 점과 의문사항을 파악해야 한다.

5W1H 표에서 모든 내용을 생각하기 위한 포인트는 5W1H의 요소를 축으로 점점 세분화하거나 분기分岐시켜 생각하는 데 있다. 이렇게 생각하다 보면 더욱 촘촘하게, 빠짐없이 사고하기 위한 표가 완성된다.

(사진, 완성한 안)

표로 결과를 내다

업무에서도 표 만들기에서도 중요한 것은 ‘상대가 기대하는 것’, 즉 기대치期待値를 만족시키는 것이다. 따라서 일을 하면서도 가대치를 염두에 둬야 한다. 기대치를 생각하면 많은 사람의 업무가 훨씬 순조롭게 진행될 것이다.

(사진, 두 종류의 기대치)

기대치엔 두 가지 종류가 있다. 하나는 나라는 인물에 대한 기대치이고, 다른 하나는 내가 수행하는 일에 대한 기대치이다. 그렇다면 누구의 기대치를 읽어야 할까? 바로 가장 가까이에서 결제권을 가진 사람, 즉 승인자이다.

기대치는 상대에 따라, 안건에 따라 달라지므로 그때마다 생각하고 준비해야 한다. 애초에 무엇을 위한 자료인지? 누가 볼 자료인지? 우선시해야 하는 것은 속도인지, 완성도인지? 직접 승인자, 결제권자는 누구인지? 등등.

그렇다. 최소한 이를 고려치 않으면 업무 효율이 크게 떨어지게 된다. 업무의 효율이 나쁜 건 해야 할 일이 많아서, 요령이 나빠서가 아니라 이처럼 기대치를 확인하지 않았기 때문이다.

(사진, 상사의 기대치)

상대의 기대치를 읽는다는 의미는 상대의 생각 범위 내에서 일하는 게 아니라 부하는 상사의 기대치를 바탕으로 이를 뛰어넘어야 한다. 상사의 기대치와 나의 아이디어를 명확히 하면 상사와 나의 견해차가 드러나고 이 갭을 메우기 위해 무엇이 필요한지 알 수 있는 것이다.

한 장의 표로 정리하자

일을 잘하는 사람은 확실히 다른 점이 있다. 책의 저자는 소프트뱅크 손정의 회장의 무리한 지시를 성공적으로 수행한 인물이다. 그의 업무 방식은 바로 ‘한 페이지의 표’이다. 복잡한 문제를 단순화하고 구체적인 결과를 도출한 해법이다. 일잘러를 꿈꾸는 사람에게 책의 일독을 권한다.

#자기계발 #업무수행 #한페이지표의힘 #이케다마사토 #21세기북스