예스를 이끌어내는 보고 테크닉

그래서, 하고 싶은 말이 뭡니까? - 15초 안에 ‘Yes’를 이끌어내는 보고 테크닉 50
김범준 지음 / 21세기북스 / 2019년 12월

이 책은 '왜 나의 보고는 늘 인정받지 못하는 걸까?'라며 고통받았던 당신을 위해 썼다. 그렇다고 고故 스티브 잡스의 프레젠테이션처럼 화려한 말솜씨를 알려드리려는 게 아니다. 어제도, 오늘도, 그리고 내일도 늘 눈을 마주치고 한 공간에서 숨을 쉬어야 하는 직속 상사에게 '까이는' 대신 '보고 한번 시원하게 하네!'라고 인정받고 싶어 하는 당신을 위한 책이다. - '머리말' 중에서

보고 한번 시원하게 하는 사람이 되려면

이 책의 저자 김범준은 비즈니스 커뮤니케이션 전문가. 고려대학교에서 경제학을 공부했고 SK브로드밴드, 삼성SDS를 거쳐 현재는 LG유플러스에 재직 중이다. 한국생산성본부가 주관하는 경영능력시험(MAT)의 서비스경영 분야(고객 심리, 서비스 세일즈 및 고객 상담) 출제위원이자 LG그룹 전사 커뮤니티 'LGIN(LG커뮤니케이션센터)'의 칼럼니스트로 활동했다. 

LG그룹, 삼성그룹, 현대기아차, KB금융, MG새마을금고 등의 기업 강연과 서울시, 경기도, 한국과학기술원, 근로복지공단, 국방부 등의 공공기관 및 고려대, 이화여대 등에서의 강연으로 1만 시간 이상을 보냈다. 특히 자신의 가치를 높이는 말과 행동 관리의 사례를 리얼하게 전파하며 상위 2퍼센트의 평점을 독식할 정도로 특강 현장에서 인기가 높다.

그는 보고를 잘하고 싶어서 '보고의 달인'으로 만들어준다는 강의를 찾아 듣기도 했지만, 보고를 가르친다는 강의들은 하나같이 보고에 대해 이야기하는 대신 보고서, 그림, 수식, 도식화, 프레젠테이션에 대해 이야기할 뿐이었다. 시중에 나와 있는 보고 관련 책들 역시 마찬가지였다. 

이러한 현실에 답답함을 느낀 저자가 자신이 직장 생활을 통해 터득한 노하우와 그동안 보고를 지겹도록 받았다는 다양한 기업 리더들의 이야기를 정리해낸 결과물이다. 조금 더 편안한 하루를 보장받고 싶은 직장인, 매일 눈을 마주치고 한 공간에서 숨을 쉬어야 하는 직속 상사에게 ‘까이는’ 대신 ‘보고 한번 시원하게 하네!’라고 인정받고 싶어 하는 당신을 위한 책이다. 

책은 5장으로 이루어졌다. 결론부터 말하는 습관 기르기, 상대의 입장에서 생각하기, 복잡한 상황을 단순화하기, 기본을 지키는 말하기 방법, 상대의 협조를 얻는 기술 등의 큰 주제 아래서 당장 실전에서 사용할 수 있는 전략과 기술을 상세히 안내한다. 회사에서 인정받고 싶은가? 여기저기에서 모셔 가려 하는 'S급 인재'가 되고 싶은가? 지금 당장, 보고부터 바꿔보라. 상사 그리고 회사가 당신을 보는 눈이 달라질 것이다.

보고, 도대체 무엇이 문제일까?

"이사님께 보고하러 들어가야 해"
이렇게 말하는 직장인의 표정은 비슷하다. 심하게 표현하자면 도살장에 끌려가는 황소의 눈망울과 같은 모습이다. 왜 그럴까? 준비를 전혀 하지 못해서일까. 아니다. 며칠간 밤새워 준비를 했다. 서점에서 파워포인트 매뉴얼 책을 구입해 참고하면서 보고서의 여기저기에 색깔을 입히고, 도형을 삽입하고, 애니메이션 효과까지 나름 보고서의 수준을 한층 높였다.

마침내 보고회 시간, 보고서 자료를 한 부씩 참석자의 자리에 올려놓고 생수와 음료수도 준비해두었다. 뭔가 이상하다. 보고를 하는 나에게도, 빔 프로젝트로부터 발사된 화면에도, 보고회에 참석한 '그들'은 관심이 없다. 그저 회의실 탁자에 미리 세팅해둔 보고서를 손으로 휘리릭 넘길 뿐이다. 바로 그때 이사님이 탁 하고 보고서를 탁자에 놓으면서 "자료 만드느라 고생한 흔적이 보이네요. 음, 그런데 뭘 말하고 싶은 겁니까?"라고 한마디 한다.

회의실 내의 모든 시선이 일제히 보고자인 나에게로 향한다. 그때부터는 당황해서 생각이 엉키고 이 말 저 말 도대체 무슨 말을 했는지도 모르게 보고는 끝났다. 결론부터 말하자면 이사님은 "보완해서 다시 보고하세요"라는 말을 남기고 다른 참석자들과 함께 회의실을 떠난다. 멍하니 앉아 있다가 탁자 위에 배포되었던 자료들을 챙긴다. 보고는 늘 그렇게, 슬프게 막을 내린다. 도대체 무엇이 잘못된 걸까?

'보고'와 '보고서'는 전혀 다르다

그렇다. 보고서가 문제였던 것은 아니다. 보고가 문제였다. 보고를 받는 상대방은 기다려주지 않는다. 보고서가 아무리 화려할지라도, 알멩이가 가득 찬 내용일지라도 보고자의 말이 서툴다면 일단 그 내용을 의심받기 쉽다. 보고란 사람과 사람이 만나는 장, 즉 소통이다. 그렇기에 보고를 받는 사람들의 장소와 시간을 확실한 나의 것으로 만들어야 한다.

특히, 보고를 받는 사람은 우리들의 인사권을 쥐고 있고 있으며, 또한 의사결정을 하는 권한을 지니고 있다. 따라서, 우리들이 하는 보고는 보고를 받는 이를 설득하는 자리라고 말할 수 있다. 이에 저자는 보고를 받는 상대방의 입장을 이해하고 상대방의 관점에서 생각하는 것이 보고의 기본임을 강조한다. 따라서, 보고자는 이들은 먼저 알아야 한다.

첫째, 그들은 아주 바쁘다. 대개 회사의 임원이나 리더이기 때문이다.

둘째, 그들은 보고받기를 아주 싫어한다. 보고를 받으면 의사결정과 결정에 대한 책임이 뒤다르므로 보고받는 일 자체가 큰 스트레스이기 때문이다.

따라서 보고를 받는 사람에게서 '예스'를 이끌어내기 위해서는 우리들, 즉 보고자는 핵심만을 간결하게, 그리고 결론부터 먼저 말해야 하는 것이다. 또한 그들이 선택을 쉽게 할 수 있도록 수십 장의 화려한 첨부 자료로 구성된 보고서가 아니라 두세 가지의 확실한 선택지를 제시하는 간결한 보고서가 되어야 한다.

보고에서의 금칙어

"사실은", "솔직히 말해서"~ 세상의 모든 리더들은 짜증반응을 보인다

"그 사람은 그렇게 쉽게 얘기하죠. 너무 가벼워요"~ 누군가를 비난하지 말라

"제가 숫자에 약해서요"~ 겸손과 자기 비하를 착각하지 말라

"어차피"~ 보고자 스스로 결론을 내린다는 건방짐을 내포한다.

기본을 지키는 말하기 방법

보고의 기본은 무엇일까? 보고를 받는 사람들은 머이속에 5W1H가 습관처럼 각인되어 있다. 이미 앞서 말한 바와 같이 보고는 상대방에 의해 결정이 나는 과정이다. 그래서 보고자는 보고를 받는 이들의 경험적인 습관을 포착해서 이를 잘 활용해야 한다. 굳이 5W가 필요하지 않을 경우엔 이를 지키지 않아도 된다는 의미이다.

When~ 언제 일어난 일인가, 즉 때를 말한다.

Where~ 어디서 일어난 일인가, 즉 장소를 뜻한다.

Who~ 누가 주인공인가, 즉 주체를 의미한다.

What~ 주체가 원하는 것이 무엇인가, 즉 이루고자 하는 목표를 뜻한다

Why~ 왜 그 목표를 이루려고 하는가, 즉 이유를 의미한다.

How~ 어떻게 그 목표를 이룰 수 있는가, 즉 방법을 말한다.

보고를 바꿔라

보고는 보고서가 아니다. 대면하는 자리에서 상대를 설득하는 소통의 장이다. 즉 커뮤니케이션의 도구이다. 효과적이고 효율적인 보고가 되려면 보고를 받는 상대방의 입장을 이해하고, 상대방의 관점에서 생각하는 것이 바로 보고의 기본임을 명심해야 한다. 이제 보고를 고통으로 받아들이지 말고 이런 기본을 잘 활용해서 인정받는 인재로 변신하자.