설명이란 상대방의 이해를 쉽게 만드는 배려

알기 쉬운 설명의 기술 - 최강의 프리젠테이션을 위한 15가지 규칙
후지사와 고지 지음, 이종원 옮김 / 경영자료사 / 2003년 3월

스스로에게는 익숙한 주제이지만 그것을 처음 접하는 사람에게 이해시키는 것에는 서투른 사람에게 이 책을 권하고 싶다. 책을 전체적으로 훑어보면, (1) 이해라는 것이 무엇인지 생각해 보고 (2) 설명을 잘 하는 기초적인 방법 7가지와 (3) 응용 기술 8가지를 조리있고 효과적으로 제시하고 있다. 핵심은 이렇다. 설명이란 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 정보를 요리하는 것이다.

우리는 왜 잘 아는 것조차 상대방을 쉽게 이해시킬 수 없는가? 지은이의 생각에 따르면, 듣는 사람은 (1) 새로운 정보를 분석하여 그 구조와 내용을 파악한 후에 (2) 이미 자신이 알고 있는 비슷한 정보가 실린 기억장소에 저장함으로써 새로운 정보를 이해한다. 결국 듣는 사람이 새로운 정보의 구조와 내용을 파악할 시간이 충분하지 못한다면 이해도가 떨어질 수 밖에 없다. 따라서 이해를 돕는 핵심은 듣는 사람이 새로운 정보를 파악할 수 있는 시간적인 여유와 도움을 주어야 한다는 것이다.

설명하는 것을 맥주병에 물을 담는 것으로 비유한다면 이렇다. 맥주병의 입구는 좁기 때문에 깔대기를 꽂는 것이 현명하다. 그리고는 조심해서 깔대기에 물을 서서히 붓다가 점차 속도를 높힐 것이다. 그러나 계속 물을 붓기 보다는 깔대기의 물이 속으로 잘 들어가도록 잠깐씩 쉬는 것이 좋다.

맥주병의 원리를 설명의 방법과 이어보면 다음과 같다. (1) 처음 새로운 이야기를 꺼낼 때는 천천히 설명하여 상대방이 새 주제에 적응하도록 도와야 한다. (2) 그 다음엔 앞으로 펼쳐질 이야기의 개요나 핵심을 전달함으로써 상대방이 정보의 구조를 파악하게 해야한다. (3) 이야기 도중의 핵심 포인트에서는 중요성을 강조하거나 요약을 하고 잠시 쉼으로써 듣는 사람이 부담없이 이야기를 흡수하도록 해야 한다. 이외에도 지은이는 설명의 기법으로 구체적인 것과 추상적인 것의 조화, 정보의 손잡이로서의 키워드 활용 등 효과적인 기법을 알기쉽게 설명하고 있다.