《짧고 굵게 일합니다》 ‘정리의 힘‘ 곤도 마리에 매직, 직장에서도 통한다

짧고 굵게 일합니다 - 불필요한 것은 걷어내고 본질에 집중하는 7가지 정리 습관
곤도 마리에.스콧 소넨샤인 지음, 이미정 옮김 / 리더스북 / 2020년 8월

지저분한 업무환경이 생각보다 훨씬 큰 영향을 미친다는 것을 아는가. 정리만 잘해도 일의 능률이 올라가고 시간 효성성이 생긴다. 지저분한 환경이 뇌에 부담을 준다는 심리학 연구 결과가 이를 뒷받침해 준다. 산만하고 잡동사니가 가득한 환경은 뇌가 주변의 널린 것들을 인지하고 집중해야 할 것들을 지나치며 스트레스가 증가한다. 이는 제대로 된 결정을 내리지 못하는 불상사까지 이어진다.

세계적인 정리 컨설턴트 곤도 마리에는 집안뿐만 아니라 업무에 영역의 컨설팅에도 영향을 미치고 있다. 이 책에서 말하는 궁극적인 목표는 정리를 통해 자신과의 대화 그리고 성장을 도모한다는 것이다. 설레지 않으면 버리라는 곤도 마리에 정리 법은 굳이 다시 언급하지 않아도 잘 알기에 넘어갈까 한다.

집 보다 더 많은 시간을 보내고 있는 사무실, 직장, 업무 영역 등을 곤마리 정리법으로 변화를 주는 건 어떨까. 책은 공동 집필자인 조직 심리학자 스콧 소네타인과 보다 긍정적이고 의미 있는 직장 생활 방법도 소개하고 있다. 정리도 잘해야 일도 잘한다. 오래 앉아 있는다고 해서 일을 잘하는 게 아니다. 정해진 시간 보다 같은 일을 빨리 끝내고 다른 일을 하거나, 쉬고 있는 동료를 부럽게 본 적이 있는가. 짧고 굵게 일하는 게 주 52시간에서 궁극적인 40시간으로 향하는 첫걸음이 될 수 있다.

책상 정리와 집안 정리의 차이점은 누군가가 보느냐 안 보느냐지만, 업무 공간을 누가 본다고 해서 잘 치우는 건 아니다. 그러나 정리의 힘은 집이나 회사나 다를 게 없다. 업무 공간을 정리할 때는 집중할 수 있는 환경을 만드는 것이 중요하다.

근무를 시작하기 전에 반드시 해야 할 책상 정리는 개인의 성격과 능력의 기대치를 높여 준다. 기대치가 높아지면 개인의 자부심과 동기가 향상된다. 이런 마음은 일의 몰입과 능률을 높여 만족스러운 결과치를 뽑아낸다. 자주 어렵다면 일 년에 한 번을 '정리의 날'로 정해 모든 것을 비우는 것도 추천한다.

이런 정리는 보이는 업무 공간만이 아니다. 보이지 않는 비물질적 공간 정리도 마찬가지다. 이메일, 파일, 온라인 계정, 쓰지도 않는 프로그램 등. 일일이 다 확인하지 못해 방치 해둔 디지털 잡동사니 등도 정리해야 하는 요소다. 정리 순서도 중요한데 책, 서류, 소품, 추억 물건 순으로 정리한다. '한 번에 한 가지 카테고리씩' 정리하는 것이다.

가장 먼저 책은 자기를 발견하는 강력한 수단이지만 설레지 않으면 과감히 정리한다. 사무실의 꽃 서류는 어떻게 정리할까. 일단 모든 서류를 마지막 한 장까지 분류한다. 서류는 반드시 세워서 보관하며 맨 아래 깔린 서류 더미에 파묻힌 서류 주인이 되지 않기 위해 정리한다. 이는 서류를 찾기 위해 시간 낭비하는 것을 막기 위한 조치다. 그리고 미결 서류함을 만들어 놓는다. 이런 흐름으로 계속 쌓이는 서류를 정리하고 정기적으로 점검해야 항상 깔끔한 업무 공간을 유지할 수 있다.

단, 혹시 몰라 중요한 서류는 스캔하는 게 필요하다. 하지만 이 일도 만만치 않는 시간 도둑이기에 서류 스캔도 간과하지 말아야 한다. 그때그때 중요한 서류는 정리하고 스캔 시간도 정해두는 게 좋다. 비슷한 예로 명함 관리가 해당되는데, 작은 명함도 너무 많아지면 처치 곤란이다. 이 땐 폰으로 찍어 놓은 것이 좋다.

요즘 정리해야 할 분야가 하나 더 늘어났다. 바로 비물리적 공간인 데이터, 이메일, 동영상 같은 디지털 문서다. 곤도 마리에는 '설렘 폴더'를 만들어 두 길 좋아한다. 여기에는 좋은 글귀, 칼럼, 이메일, 사진, 동영상 등을 넣어 기분 좋아지는 것만 따로 모아두는 것이다. 매일 치워도 쌓이는 이메일은 하루 두 차례 정도 시간을 정해두고 정기적으로 비워 두는 것이 좋다.

또한 업무 효율을 낮추는 일동공신 스마트폰에 대해 알아보자. 스마트폰은 업무 책상 위에 두는 것만으로도 처리 능력이 떨어질 수 있다 것은 이미 알려진 사항이다. 멀티스테킹이 업무 효율을 높여 준다고 믿는가. 이도 이미 좋지 않다는 것이 기정사실화되었다. 스마프 폰은 생산성 향상에 도움을 줄 수 있지만 업무 방해의 가장 우선순위다. 폰을 느려지게 하는 불필요한 앱은 지운다. 역시 이때도 '나를 설레게 하는 앱인가?'라는 질문으로 시작한다.

《짧고 굵게 일합니다》는 내용을 절반씩 맡아 자신의 견해를 담았다. 1,2,3,11장은 마리에의 생각이 4-10장은 스콧의 생각이다. 매일 산더미같이 쌓인 업무에 스트레스 받는 것도 모자라 일 진척이 더딘 사람들에게 추천하고 싶다. 일에 앞서 필요한 것은 주변 정리 정돈이라는 사실만 안다고 해도 반은 시작한 거나 마찬가지다. 일과 정리에 대한 두 저자의 견해를 담은 책으로 여름휴가를 끝내고 본격적인 하반기를 시작하게 될 모든 직장인들의 낭비되는 시간을 잡아보자. 코로나로 날려버린 상반기를 잊고 다시 하반기를 위해 달려보자!