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10초 만에 이기는 보고서
미키 다케노부 지음, 이수형 옮김 / 다산북스 / 2016년 6월
평점 :
<이기는 보고서>는 보고서에 조금이라도 막연한 부분이 있으면 지위 고하를 막론하고 가차 없이 지적했던 소프트뱅크의 손정의 사장 아래에서 혹독한 훈련을 받은 미키 다케노부가 쓴 책이다. 이 책에는 손정의 사장의 과제에 대응하기 위해 저자가 고안했거나, 손정의 사장에게 직접 배워 익힌 보고서 작성법이 정리되어 있다. 저자는 '소프트뱅크식 보고서 작성법'을 도입하고 이를 적절하게 활용하며 문제접이 보다 뚜렷하게 판명되어 다음 단계에 무엇을 해야 할지도 더욱 명황해진다고 이야기한다. 이 책에서는 총 10가지 종류의 보고서를 예로 들었다. 업무처리 보고서부터 매출 보고서, 회의의사록, 기획서에 이르기까지 일상적으로 작성 빈도가 높거나 작성 노하우를 알아두면 유용한 보고서들을 중심으로 다췄다. 그리고 대부분의 케이스에서 나쁜 견본과 그 문제점을 든 다음, 이를 해결할 방법으로 소프트뱅크식 보고서의 견본을 하나씩 소개했다.
‘바른 숫자를 보면 바른 판단을 내릴 수 있다.’ 바로 이것이 손정의 사장의 기본 발상이었다. 이는 ‘바른 숫자, 그리고 그 뒷받침이 될 만한 적절한 보고서가 문제 해결에 필수적’이라는 생각에 따른 것이다.
(/ p.7)
이 책은 1장 이기는 보고서1 : 업무처리 보고서(실태가 보이지 않는 보고서는 위험하다), 이기는 보고서2 : 매출보고서(윗선의 눈높이로 가설을 세워라), 이기는 보고서3: 요인 분석 보고서(개선을 요구할 때 가장 설득력 있는 방법), 이기는 보고서4: 회의 의사록(A4지 1장으로 한눈에 파악할 수 있게 만든다), 이기는 보고서5: 프로젝트 관리 시트(각 공정을 담당자 단위로 심플하게 관리한다), 이기는 보고서6: 파레토 차트(몇 가지 요인을 제거하면 80%의 문제가 해결된다), 이기는 보고서7: 회귀 분석(경영자 마인드를 길러주는 회귀 분석), 이기는 보고서8: 프로세스 분석 시트(프로세스 정의로 단계별 상황을 파악한다), 이기는 보고서9: 프레젠테이션(수치가 뒷받침되는 원 메시지, 원 이미지), 이기는 보고서10: 기획서(결론부터 쓰고 숫자로 증명하라)라는 목차로 구성되어 있다.
저자는 단지 업무의 처리 건수를 나열하는 게 아니라, 시간적인 흐름을 고려해 업무상의 애로사항을 발견하지 못하면 문제를 해결할 수 없다고 말한다. 누적 자료만으로 보고가 끝나면 지금 이 순간 업무가 잘 진행되는지, 아니면 잘 진행되지 않는지를 제대로 파악할 수 없다. 그룹관리는 효과적인 경영 기법이다. 시간적인 흐름을 고려하면서 업무의 진척상황을 수치화하다 보면 반듯시 애로사항을 발견할 수 있다. 그러면 이후에는 애로사항 해소(문제 해결)에만 전념할 수 있다.
"첫째 주, 둘째 주에는 무료 참관수업을 담당하는 강사의 수가 충분했는데, 셋째 주에는 모자랐다. 이런 문제점은 누적으로 보고서를 작성할 경우 제대로 운영될 때의 수치까지 포함되어 있기 때문에 한눈에 알기 어렵다. 이는 누적이 가진 일종의 함정이다. 따라서 어떤 상황의 진실을 보기 위해선 누적의 함정에 빠지지 않는 것, 바로 여기에 성패가 달려 있다 해도 과언이 아니다. 시간적인 흐름 속에서 업무를 처리할 경우 ‘어떤 기간 동안 벌어진 일만을 콕 집어내는’ 그룹 관리가 필수적이다."
(/ p.31)
현재의 비즈니스 세계에는 '도망치는 자세가 현저한' 자료들이 넘쳐나고 있다. 거짓말이라곤 단언할 수 없지만 그렇다고 100% 사실도 아니다. 실태를 바르게 반영하지 않은 애매한 자료이며, 진실을 파악하는 데 꽤나 시간이 걸리는 자료다. 이러한 자료는 확실히 회사의 입장에서 죄악이나 다름없다.
" “이게 도대체 무슨 의미인가?”
손정의 사장은 거짓말 같이 애매한 부분을 찾아내 이에 대해 지적하고 나무랐다. 다이어트가 자신의 실제 체형과 체중을 심각하게 받아들이는 데서 시작되듯, 일도 현실을 바르게 보는 데서 시작된다. 실태조차 제대로 파악하지 못하는데 어떻게 문제를 해결할 수 있을까. 문제가 해결되지 않으면 다음 단계로 갈 수 없다. 즉 ‘도망치는 자세’가 개선, 개량으로 이어지는 길을 스스로 막는 것이나 다름없다. "
(/ p.55)
"영업사원이 실적을 올리기 위해 노력하는 것 자체는 결코 나쁘지 않다. 문제는 ‘어떤 방향인가’ 하는 점이다. 목표가 아닌 지점을 향해 달리는 건 무의미하다. 목표는 ‘매출을 안정적으로 확보하는 것’이다. 고정적인 매출과 일시적인 매출로 나눠 매출 보고서를 만들어야 하는 의미가 바로 여기에 있다."
(/ p.59)
저자는 우수한 보고서를 만드는 건 도수가 잘 맞는 안경을 제작하는 것과 같다고 말한다. 도수가 맞지 않는 안경으로는 결코 실태를 제대로 볼 수 없다. 경우에 따라 잘못된 해석으로 정반대의 결과를 초래할 위험성이 있으며, 같은 숫자조차 다르게 보이도록 만든다. 실태를 정확히 볼 수 있다면 회사를 변화시킬 힌트도 그만큼 정확히 얻을 수 있다. 우수한 보고서는 회사가 보다 좋은 방향으로 발전해가기 위한 첫걸음이다.
매출은 오르면 오를수록 좋고, 예산은 일정 수준에 맞추기만 하면 좋은 것일까? 저자는 우선은 '회사가 지향하는 방향을 알고 지속적인 매출을 만드는 게 중요하다'는 점만큼은 반드시 기억해뒀으면 한다고 강조한다. 고정적으로 들어오는 매출이 있으면 가령 사원의 5분의 1만 출근해도 회사가 큰 문제없이 돌아가면서도 반드시 성장할 수 있다. 나머지 5분의 4가 새로운 사업에 전념해 가외 수익을 올릴 수 있는 기회를 마련할 수 있기 때문이다. 만일 모두가 아침부터 저녁까지 일시적인 매출만을 위해 분주하다면, 어딘가에서 반드시 문제가 발생하게 된다. 이렇게 무리한 상태를 오래 지속할 수는 없다. 이는 잘 안 되는 회사들의 전형적인 모습이기도 하다.
저자는 시키는 일만 하는 게 아니라, 다른 사람들과 차별화된 방식으로 일하라고 이야기한다. 결코 도망치는 듯한 보고서를 만들어서는 안 된다. 이때 필요한 건 '가설에 기초해 문제 해결로 이어지는 보고서 작성'이다.
"자신이 속한 조직의 장기적인 성장에 공헌하려는 마음가짐만 있으면 결코 애매한 보고서를 만들지 않을 것이다. 이때 중요한 건 보고서 작성의 관점이나 포지션을 ‘부하 직원에서 상사로’ 옮기는 것이다. 그렇게 하면 시선의 위치가 높아지고, 본질적인 문제가 한층 명확하게 드러난다. 즉 실태를 드러내 문제점을 추출하고 그 다음 단계로 이어나갈 수 있는, 유효한 보고서를 만들 수 있다."
(/ pp.65~66)
저자는 인과관계를 아는 것이야말로 개선을 위해 중요한 첫걸음이라고 말한다. 조금 오래 걸리는 것처럼 보여도 결과적으로는 그게 문제 해결의 지름길이 된다는 사실을 반드시 명심하자.
"아랫선에서 윗선을 움직이기란 결코 쉽지 않다. 하지만 문제를 일으킨 요인을 정확히 인식하면 윗선의 생각도 달라진다. 다만 문제 요인을 10가지씩 늘어놓고 ‘전부 다 해결해 달라’고 해봐야 위에서는 쉽게 움직이지 않는다. 누적그래프에 따라 무엇이 원인인지를 파악한 요인 분석 보고서를 작성한 뒤 ‘최소 제일 중요한 이것만큼은 반드시 해결해주십시오’라고 요구해야 한다. 바로 이것이 포인트다."
(/ p.79)
사람들이 회의의사록을 잘 읽지 않는 이유는 간단하다. '잃을 가치를 느끼지 못하기 때문'이다. 사업을 원활히 진행시키거나 자신의 업무에서 반드시 알아야 할 회의의사록이라면 누구든 제대로 읽을 것이다.
"‘꼭 읽어야 한다’고 생각하면서도 한편으로는 읽을 마음이 별로 없다. 봐두지 않으면 안 될 것 같아서 일단 보긴 보는데, 충분히 내용을 검토하지 않는다. 왜일까? 바로 회의의사록 작성법에 문제가 있기 때문이다. 기본적으로 회의의사록이란 ‘읽지 않으면 헛방’이다. 읽어야 비로소 의미가 있으며, 읽지 않으면 아무런 가치가 없다."
(/ p.89)
회의의사록을 작성할 때 필수적인 건 '프로젝트 관리형 사고'다. 프로젝트 관리란 '주어진 목표를 달성하기 위해 인재와 비용, 설비, 물자, 일정 등을 조정하고 전체의 진척상황 등을 관리하는 것'을 말한다. 프로젝트 관리형 회의의사록의 첫 단계는 '양식화'다.
"이때 형식은 ‘A4지 1장’으로 통일하자. 이 사이즈라면 딱 봤을 때 한눈에 내용을 파악할 수 있다. 무엇보다 회의의사록은 빠르게 볼 수 있는 것이 가장 중요하다. 나중에 보자며 미뤄두고 싶어지는 사이즈나 분량은 의미 없다."
(/ p.91)
"양식이 일단 정해지면 어디에 무엇이 쓰여 있는지 금세 파악할 수 있기 때문에, 자신이 필요로 하는 정보에 곧장 도달할 수 있다. 하지만 구조화되지 않아 내용이 발언순대로 죽 기재되어 있다면 뭐가 뭔지 쉽게 알 수 없다. 자신이 찾는 정보에 도달하려면 상당한 시간을 필요로 하는데, 이는 완전히 불필요한 수고다. 수고를 최대한 배제하고 효율을 높이기 위해서라도 일단 양식부터 정해두는 것이 좋다."
(/ p.94)
"짜임새 있게 회의를 하다 보면 ‘누가 책임자고, 언제까지를 마감기한으로 정해, 무엇을 해야 하는지’가 착착 결정된다. 그러다 보면 생산성은 확실히 올라간다. 만약 그렇지 않다면 이 3가지 요소를 명확하게 정하지 않았기 때문이다."
(/ p.99)
"소프트뱅크에서 열리는 회의 스타일은 여러 가지를 그 자리에서 논의하고, ‘하자’고 결정되면 실제 업무로 진행시켜 각자가 맡은 일을 열심히 수행한다. 그건 프로젝트 관리형 사고를 회의에 대입시켜 ‘누가, 무엇을, 언제 할지’를 명확하게 결정한 이상 그 내용에 따라 각자가 주도적으로 움직이는 기업문화가 정착되었기 때문이다."
(/ pp.106~107)
저자는 문제점 발견에 도움이 되는 파레토 차트를 소개한다. '파레토 차드'란 업무 현장의 문제점에 해당하는 불량품이나 결점, 각종 클레임, 사고 등을 원인별로 분류해 많은 순대로 세워둔 막대그래프와, 그 누적비율의 꺽은선그래프로 구성된 도표를 말한다. 이 도표를 작성하면 각 항목별 비율이 일목요연해지기 때문에, 서둘러 해결해야 할 문제점을 찾아내기 쉬워진다. 관리, 개선 활동의 중점 목표를 정할 때 도움이 되는 파레토 차트는 QC의 7가지 기법 중 하나로 간주된다. 일은 하고 있는데 출구가 보이지 않는다면, 바로 이때 문제 해결에 큰 도움이 되는 것이 '파레토 차트'다.
"파레토 차트는 아랫선에서 윗선으로의 커뮤니케이션을 활발하게 만든다. 우선순위를 매긴 뒤 요구사항을 제시하면 조직 내 대화가 원활해지고, 이것이 결국 점진적인 개선으로 이어지기 때문이다."
(/ p.144)
회귀 분석은 '여러 개의 변수 사이에 놓인 관계를 1차 방정식 형태로 표현하는 분석 방법'을 뜻한다. 이를 더 쉽게 말하자면 '서로 영향을 줄 수 있는 요소들의 인과관계를 예측하는 기법'이다. 저자는 손정의 사장이 회귀 분석에 집착했던 이유는 '회귀 분석을 잘 사용하면 자신이 지금 생각하고 있는 가설이 바른지에 대한 여부를 확인할 수 있기 때문'이라고 말한다. 현재 자신이 전개 중인 비즈니스가 어떤 구조로 이뤄지는지 간단한 숫자로 알 수 있는 것이다. '모든 것을 숫자로 파악하라!' 바로 이것이 손정의 사장의 기본 방침이었다. 그는 회사 매출이나 주가를 모두 수치화해 항상 머릿속에서 구조화하고 있는 사업과의 상관관계를 도출해냈다. 그 정밀도에는 일말의 오차도 없었다. 무엇을 하면 실적이 나아질지, 어느 정도의 이익을 낼 수 있는지, 또 감도 분석을 빈번하게 실시해 숫자로 앞을 내다보는 힘을 체득하고 있었다. 손정의 사장이 지향하는 포스란 '반복된 트레이닝을 통해 축적한 일종의 숫자 감각'이다. 이 감각을 몸에 익히면 경영자로서 강해진다. 저자는 그런 면에서 소프트뱅크에서 회귀 분석을 수행하는 건 경영자 육성 작업의 일환이라고도 볼 수 있다고 이야기한다. 회귀 분석이 가진 또 하나의 장점은 '누락 체크가 가능하다'는 점이다. 자신이 생각하는 가설이 바른지, 빠진 요소가 없는지 검증할 수 있는 것이다. 이것이 바로 누락 체크다. 회귀 분석을 잘 사용하면 지금 자신이 하고 있는 비즈니스가 어떤 구조로 가능한지 구체적인 수치로 파악할 수 있다. 이는 회귀 분석이 경영자의 육성으로 이어질 수 있는 이유이기도 하다.
"손정의 사장은 “앞으로 회귀 분석을 하지 않는 사람의 이야기는 일절 듣지 않겠다”고 선언했다. 그로 인해 임직원 모두 철저하게 회귀 분석을 할 수밖에 없었다. 봐주는 것 없이, 일관되게 그 방향으로 업무를 진행시키려는 최고경영진의 굳은 의지였다."
(/ p.151)
저자는 컨설턴트를 하면서 자주 느끼는 게 '정의조차 제대로 하지 않은채 숫자만 무턱대고 쫓아가는 회사가 의외로 많다'는 점이라고 말한다. 그런 회사에서는 문제가 있을 경우 대개 변칙적인 숫자로 처리하기 쉽다. 하지만 그것으로는 아무리 시간이 지나도 근본적인 문제 해결에 이르지 못한다. 게다가 비용을 억제하지도 못한다.
"모두가 '이건 나비, 저건 나방'이라고 생각하면 우리는 그 정의에 따라 움직이게 된다. 정의가 반드시 엄밀할 필요는 없다. 오차로 인정되는 범위라면 그것만으로도 정의는 충분하다. 그러므로 일에서도 업무의 정의, 각 업부별 구분을 명확하게 했으면 한다. 정의가 없으면 모두가 정의를 결정할 것! 바로 이 작업을 잊지 않고 실시하도록 하자."
저자는 주연도, 시청 거리도 근본적으로 다르기 때문에 아무리 테마가 같아도 기획서를 PT용 자료로서 그대로 사용해선 안 된다고 말한다. 이를 안이하게 전용하는 사람들을 간혹 볼 수 있는데 그건 큰 잘못이다. 기획서와 PT용 자료는 반드시 구분해 작성하고 사용해야만 한다. 사람의 마음을 움직이는 PT를 위해서는 하나의 슬라이드에 하나의 메시지만 담아야 보기에 간결하고 알기 쉽다. 누가 들어도 납득이 가고 이해할 수 있다. 슬라이드에는 전략적인 메시지가 명확하게 담겨 있기 때문에 듣는 사람은 그 메시지를 쉽게 이해할 수 있다. 저자는 내용을 이해하기 어려운 슬라이드가 범람하는 이유는 '정보량이 많은 슬라이드를 작성하면 뭔가 일을 했다는 기분이 들기 때문'이라고 이야기한다. 슬라이드에 쓰는 글자 수의 분량은 20자 내외가 가장 좋다. 그렇다고 짧은 게 마냥 좋다는 뜻은 아니다. 메시지가 내포하고 있는 전략적인 포지셔닝이나 전제조건, 시계열상의 개념, 혹은 대립적인 개념 등을 잘 담으면서 누락이 없도록 가급적 짧게 한다. 바로 이 기술이 가장 중요하다. '내가 전하고 싶은 가장 중요한 메시지를 어떻게 추출하고, 이를 짧은 문장으로 말할 수 있을까' 이런 생각을 가지고 10초 안에 승부가 나는 그 자리에서 역량을 발휘할 수 있도록 평소부터 상사에게 업무 보고를 할 때나 트위터상에서 메시지를 날릴 때 '결론부터 말하는' 습관을 들이도록 한다. PT의 주연은 어디까지나 발표자다. 바로 이야기를 하는 '당신'이다. 그저 '보조적인 역할'인 슬라이드를 잘 사용해 강력한 존재감으로 그 자리를 압도하는 것이 중요하다.
"당신이 PT용 자료를 작성할 때 고려하는 건 상사인가 혹은 주위에 ‘노력한 것처럼’ 보이는 것인가. 결국 PT의 주목적은 누군가에게 당신의 메시지를 전하는 데 있다. 그것이야말로 가장 우선시해야 할 목적이다. 당신이 할 일은 바로 그 자리에 있는 누구나가 한눈에 이해하고 납득할 수 있는 슬라이드를 만드는 것이다."
(/ p.186)
저자는 기획안을 통과시키기 위해 '무엇이 필요한지'를 신중히 생각하다 보면, 저절로 필요한 것과 필요 없는 것의 취사선택이 가능해진다로 말한다.
"필요 없는 것을 쌓아 자료의 두께(양)로만 승부하려는 건 솔직히 말해 회사에게 죄를 짓는 것이나 다름없다. 자신이 이 그래프와 이 기획서로 무엇을 이야기하고 싶었는지에 대해서만 철저히 고려하도록 하자."
(/ p.214)
"하지만 관점을 바꿔보면, 그렇기 때문에 ‘결론부터 이야기하고 메시지를 명쾌하게 전달하는 기술’을 연마할 수 있었다. 나도 지금은 손정의 사장이 마지막까지 내 이야기를 듣게 할 자신이 있다."
(/ p.229)