책상보다 머리속을 먼저 정리해라

책상이 지저분해도 머릿속이 정리된 사람 책상이 깨끗해도 머릿속이 복잡한 사람 - 업무 효율을 100배 높이는 두뇌 정리의 기술
나가노 게이타 지음, 김남미 옮김 / 위즈덤하우스 / 2011년 7월

더운 여름날이다. 책상은 온통 서류와 잡동사니로 가득하다. 더 덥게 느껴진다. 시원하게 만들어야 할텐데, 좋은 방법이 없다. 치우면 다시 제자리로 돌아온다. 감추어두었던 것을 다시 찾아 올려놓다보니 그렇게 된다. 아예 버리지 않는 한 이 상황을 반복할 수 없다. 어떻게 버리나, 언젠가 쓸 일이 있을 것만 같은 예감 때문에 버리지 못한다. 예감이 맞은 적이 1%도 안되는 상황인데도 불구하고 그러한 일이 생길까봐 하는 걱정으로 서류와 불필요한 문구용품들, 철 지난 책들로 주변을 에워싸게 만들고 있다.  

누구 이야기 하는가? 이런 상황에 놓여 있는 사람이 바로 당신이 아닌가? 아니라고? 그럼 누군가, 바로 나 자신이다. 해마다 여름 철이 오면 휴가철을 앞두고 이 짐 저 짐 챙겨서 휴가를 떠난다. 휴식을 취하고 추억을 담아 돌아오지만 왠지 휴식을 취했다기 보다는 그대로 인듯한 느낌은 뭘까. 그건 책상정리가 되어있지 않기 때문이다. 떠나기 전 주변을 돌아보라, 철지난 서류와 책들, 책상의 잡동사니들에게도 휴가를 주어라, 평생 휴가를 과감하게 주는 것이다. 그것이 두렵다면 기간이 있는 쓰레기통을 하나 마련해라, 1년, 혹은 6개월 단위로 두고 그곳으로 옮겨 담아라, 그리고 그 기간내에 쓰지 않았다면 버려라. 그 다음해 혹은 그 다음 달에도 그건 쓸 일이 없는 쓰레기 일 뿐이다.  

주변에 보이는 이런 물건들이 정리말고도 중요한 사항이 하나 있다. 그건 바로 자신의 머릿속을 정리하는 일이다. 아무리 주변 정리가 되도, 정작 사람의 머릿 속에 남아 있는 잡동사니들, 온갖 잡념들을 벌이지 못하면 다시 후퇴하는 일이다. 비어야 그 속에 새로운 생각들이 자리를 잡을 수 있다. 최근 인기를 몰고 있는 일본의 한 스님이 쓰는 책들은 비우기에 대한 이야기이다. 마음을 비우고, 생각을 비우는 것이다. 그 속에서 진정한 나를 발견하는 일을 요청한다. 온갖 복잡한 일들에서 벗어나지 못하는 이유가 무엇인가를 묻고 해결할 수 있는 길을 안내하는 것이다.  

이 책은 실질적이고도 구체적인 정리방법을 소개한다. 일본 사람드르이 수납과 정리는 전세계적으로도 워낙 유명하다. 좁은 공간을 최대한 효율적으로 활용하는 그들의 삶은 미니전자제품을 탄생시켜 세계적인 히트상품으로 만들었다. 오밀조밀한 기술들은 바로 그같은 공간활용에서 나온 것이라 여긴다.  

저자 나가노 게이타는 회계사무소를 운영하며 책을 저술하고 있는 컨설턴트로도 활약하고 있다. 직장생활의 경험을 바탕으로 자신만의 독특한 정리기술이 어떠한 결과를 만들어냈는가를 이야기하는데, 그 중 중요한 부분은 두뇌 정리법이다. 물건을 정리했다고는 하지만 주변 사람들의 말과 행동으로 인하여 머릿속이 정리되지 못하면 일상의 업무는 뒤죽박죽되고 순서 없이 처리될 수 밖에 없다. 이를 위해 효과적인 방법은 무엇일까? 

그의 표현대로 한다면 머리는 ‘지적 키친’이다. 자신의 일처리도 중요하지만 상대방으로 하여금 방해받지 않기 위한 기술도 저자는 언급을 한다. 내가 중요하게 생각하게 여기는 의사소통방식에 대해서 상대는 같은 높이로 접근하지 않는다. 문자나 전화나 메일이나 여러 가지 채널을 통해 일을 알리고 진행하지만 즉각적인 답을 주지 않거나 회신에 대해 무반응이다. 이럴 때는 또 어떻게 해야 하는가. 그 답이 들어 있다.  

그 문제는 일단 메일을 보내는 사람에게 있다고 지적한다. 읽게 만들어야 하는데, 그렇지 못한 것이 이유다. 저자는 중요한 부분을 문장의 말미 부분에 추가하는 형태로 적어 보내도록 한다.  

이 책을 통해 새롭게 생각을 갖게 만든 것이 있다면 이면지 활용에 대한 것과 업무인수인계서 작성에 대한 것이다. 그간 재활용을 통해 낭비를 없애자고 하여 이면지를 프린터에 넣고 사용하는데, 이것은 오히려 시간을 낭비시키는 일이라는 것이다. 앞뒤면 구별하고 분류하는데 애를 먹는다면 오히려 더 낭비이고 효율적이지 못하다는 것이다. 업무 인수인계서는 사실 대부분이 해당 직원이 퇴사 시 다음 직원을 위해 작성을 하도록 하는 것이다. 그 과정에서 성의있게 쓰고 다음 직원에게 인계를 해주기도 하지만 대부분이 나갈 사람이다보니 그렇게 성의 있는 기록을 하지 않는다. 이에 저자는 업무 초기에 업무기술서를 받아둘 것을 요청한다. 그렇게 하는 것이 다소 어색하지만 처음부터 준비해두는 것이 오히려 일하는 직원에게도 편한 일이 된다는 것이다. 일에 대한 평가와 자신의 업무 범위를 이해하는데도 도움을 주기 때문이다.  

이밖에도 최근 늘어나고 있는 디지털 도구의 활용에 대해서도 소개가 된다. 일을 처리하는 과정에서 동원되는 여러 가지 직장생활의 도구들은 활용여하에 따라서 업무 능률이 달라진다. 동선을 줄이는 것도 하나의 방편이고, 주변의 환경 개선을 통해서도 달라진다. 무엇보다 최종적인 것은 개인의 머릿속 정리에 앞장서야 할 일 임을 이 책은 요구를 한다.