잡스도 몰랐던 문서 작성의 노하우!

문서작성의 기술 - 컴팩트한 비즈니스 글쓰기와 퍼펙트한 보고를 위한
박혁종 지음 / 미래와경영 / 2014년 6월

조직 생활에서 꼭 필요한 기본 역량이 몇 가지가 있다. 게중에 업무 능력과 대인 관계가 무엇보다 중요하다. 업무 능력이라면 단연 문서 작성 기술을 빼놓을 수 없다. 마침 문서 작성에 관한 좋은 책이 있어 소개하고자 한다.

저자 박혁종 씨는 현대차 그룹에서 약 16년간 일했다. 현재는 비즈니스 스킬을 연구하는 '밴드웨건'대표로 있으면서 유수 기업 직원들을 대상으로 기획과 리더십 등을 주제로 컨설팅과 강의를 하고 있다.

그는 자신이 신입사원 시절에 겪은 시행착오를 통해 문서 작성에 관한 여러 노하우를 획득했다. 어떻게 하면 좋은 문서, 어떻게 하면 짧고 강한 문서를 만들어 낼 수 있는지 알려준다.

이 책은 네 파트로 구성되어 있다.

파트1에서는 문서가 가지는 진정한 의미와 본질, 짧고 강한 문서가 왜 중요한지에 대해 설명한다. 파트2에서는 짧고 의미있는 문서를 쓰기 위해 어떤 준비와 고민을 해야 하는지에 관해 들려준다.

파트3에서는 문서의 내용을 보다 강렬하며 매력적으로 구성하는 방법을 이야기한다. 파트4에서는 문서를 좀 더 시원하고, 완결성 있게 만드는 방법에 관해 언급한다.

▲문서 작성 프로세스

문서 작성의 고수들이 지키는 철칙 중에 철칙이 있다. "문서는 절대 따뜻할 때 상사에게 들고 가지 마라."

문서는 프린터에서 바로 나왔을 때가 가장 따뜻한 순간이다. 저자는 "와! 이제 끝났다. 빨리 보여드려야지"하는 악마의 유혹에 빠지지 말라고 조언한다. 따뜻한 문서를 냉철한 시각과 눈으로 다시 한번 뜯어보고 일부러 결점을 찾아보는 시간을 가져야 한다는 것. 이를 전문용어로 '쿨링타임'이라고 한다.

이 책이 지닌 미덕은 좋은 문서 작성를 위해 고려해야 할 사항을 단계별로 알기쉽게 설명하고 있는 점이다. 가령 '문서 작성 네비게이션'은 훌륭한 문서가 나오도록 도와주는 8단계의 이정표다.

▲문서 작성 네비게이션 8단계

각 8단계는 Why, What, How의 3가지 구분으로 다시 묶일 수 있다. Why는 '문서를 써야 하는 배경과 원인, 근원을 파헤치는 단계'에 해당하고, What은 '문서에 담아야 하는 내용을 정리하고 분석하는 단계'에 해당한다. 마지막 How는 '앞서 얻어낸, 문서의 배경과 정리, 분석한 내용을 담아내는 표현, 기술의 단계'에 해당한다.

그다음 유용한 팁은 MECE적 기준요소를 체크하는 방법이다. MECE란 논리적인 사고를 함에 있어 완벽성을 추구하도록 도와주는 생각의 방식이다. 전체적으로 누락과 중복이 없는 상태를 말한다. 영어로 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive라고 한다. 맥킨지라는 국제적 유명 컨설팅 기업에서는 이를 '미시'라고 부르며 맥킨지식 사고 방식의 핵심 중에 하나다.

MECE의 축은 무엇일까? 바로 6하 원칙이다. '언제, 어디서, 누가, 어떻게, 왜, 무엇을'이라는 여섯 개의 기준 안에서 설명한다.

 ▲MECE적 기준요소

문서 작성의 노하우는 며느리에게도 잘 가르쳐주지 않는다. 그러니 선배를 통해 노하우를 전수받는 것도 하루이틀 가지 못한다. 부득불 혼자서 공부하고 깨우칠 수 밖에 없다. 신입사원이라면 이 책이 든든한 동반자가 되어 줄 것이다. 중견에 이른 직장인이라면 혹시 자신이 빠트리고 있는 것은 없는지 고수의 조언을 일독해 보자.

치열한 경쟁 사회에서 문서 작성에 필요한 노하우를 한두 가지라도 더 배울 수 있다면 얼마나 이득이겠는가? 이 책은 좋은 문서를 만들기 위해 메꿔야 할 빈틈이 있다면 꼼꼼하게 세련되게 채워줄 수 있는 가이드라인이자 마감재라고 하겠다.