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일 잘하는 사람의 시간은 다르게 흘러간다 - 하루를 완전하게 사용하는 이윤규 변호사의 3단계 타임 매니지먼트
이윤규 지음 / 위즈덤하우스 / 2022년 4월
평점 :
살면서 시간관리에서 자유로울 수 있는 사람은 없다. 학생이든, 직장을 다니는 직장인이든, 프리랜서이든 주어진 시간은 한정적이고, 이를 잘 활용하여 효과적으로 운영하는 것은 모두의 관심사 중 하나다. 그래서인지 시간을 잘 활용할 수 있는 법에 대한 책이나 영상매체 등 다양한 방법들이 많이 공유되고 있지만, 막상 생각보다 실천이 쉽지 않은 게 사실이다. 성공적인 기업가나 앞서 읽었던 다양한 에세이, 자기 계발서 등에서도 성공적으로 자신의 삶을 이끈 사람들은 모두 '시간관리'에서 남다른 자신만의 기준과 실천이 뒤따랐다는 점을 확인할 수 있었는데, 이 책은 그러한 시간관리에 대해 구체적으로 담고 있다.
실제로 저자가 실천해 봤던 활용법이자 현재도 효율적으로 관리하는 방법을 구체적으로 담았다고 한다. 물샐틈없이 촘촘하고 꼼꼼한 시간관리법이라 쉽지 않겠다는 생각이 들기도 하지만, 저자 역시 처음에는 같은 마음으로 시작했다고 한다. 시작이 반이라는 말처럼 일단 지금 당장 할 수 있는 것부터 하나씩 시작해 보면 어떨까? 어떤 것이든 처음은 낯설고 어렵게 느껴지지만 반복적 루틴 화가 되면 어느새 시간관리는 습관처럼 몸에 배어 달라진 나를 만나볼 수 있을 것이다.
책을 읽으면서 몇 가지는 익숙한 것이었고, 어떤 것들은 낯선 것도 있었다. 특히 기억에 남았던 부분은 시간관리에 실패하는 요인 중 대부분의 경우 '아이젠 하워 원칙'중 2순위와 3순위를 바꿔서 중요한 일보다 급한 일을 먼저 처리한다는 부분이 인상 깊었다. 무의식중에 본능적으로 불안함을 먼저 처리하려고 하는 인간의 본성에 대한 지적과 의식하지 못한 오류를 잡아준 부분이라 특히 더 기억에 남았다. 단순한 시간관리에 대한 이야기가 아닌, 시간관리에 앞서 체크해 봐야 하는 사항들과 시간관리를 통해 얻을 수 있는 혜택, 구체적인 시간관리를 위한 계획을 세우는 방법과 실천방법, 장기간 실천하기 위한 재충전 방법까지 두루 담겨있어 성공적인 타임 메이커가 될 수 있도록 이끌어 준다.
시간이 부족한 것처럼 느껴진다면 당신은 지금 시간 관리에 실패하고 있는 것이므로 이 책을 통해 자신의 시간을 어떻게 활용하고 있는지 점검해 보기 바란다. 그럼 현재를 잘 살기 위해, 완전한 자유를 위해, 하루를 완전하게 사용하는 방법을 살펴보자!
<시간관리가 주는 혜택들>
■시간관리는 무엇보다도 뒤죽박죽된 하루를 정리하는 최고의 방법이다.
■나아가 시간 관리는 하루를 완전하게 살게 해주는 기술이다.
■내가 원하는 꿈을 이루고 행복에 도달하기 위해서는, 성공하기 위해서는 시간 관리를 잘하는 것은 필수라고 할 수 있다.
<시간관리의 두 가지 방향>
시간 관리에는 두 가지 흐름이 있는데, 효율적인 삶을 추구하는 방향과 즐겁고 윤택한 삶을 추구하는 방향 중 어떤 가치를 더 중시하는지 확인이 필요하다.
<시간관리법을 찾기에 앞서 가장 먼저 알아야 할 사항!>
시간 관리에서 가장 중요한 부분은 결과를 내는 것, 즉 아웃풋을 내는 것이라고 할 수 있다. 그리고 효율적인 아웃풋을 만드는 시간 관리를 위해서는 사전에 계획단계와 실행단계를 명확히 나누어 단계별로 한 가지 행동을 하는데 모든 의식을 집중하는 것이 결과도 좋게 나올 수 있다. 완벽한 계획 속에서 완전한 자유가 나올 수 있으므로 시간 관리의 3단계를 먼저 살펴보자.
◆1단계: 계획
▷첫번째 단계는 계획이다. 계획 단계에서는 일을 분류하고 우선순위를 매기는 작업이 핵심이다.
▷계획을 짤 때는 일의 효율과 동기부여의 면도 함께 고려해야 한다.
▷효율성과 만족감의 비중을 어떻게 설정하는가에 따라 시간 관리법의 색채가 달라진다.
◆2단계: 실행
▷두번째 단계는 실행이다. 실행은 단적으로 집중력의 문제라고도 할 수 있다.
▷다만, 시간 관리라는 목적에 맞게 적절히 변형해야 한다.
◆3단계: 점검
▷세번째 단계는 피드백, 즉 점검이다.
▷내가 스스로 평가자가 되어 내 계획과 실행을 점검하고 계획과 실행을 기록해야 한다.
<시간 관리는 왜 어려울까?>
시간 관리가 어려운 이유는 이 '시간'이라는 방에 대체 어떤 물건을 가져다 두어야 방이 아름다우면서도 내가 활동하기 편한 효율적인 공간으로 될 수 있는지를 모르기 때문이다. 이는 '사람의 기억력'과도 관계가 있는데, 결국 시간 관리에 실패하는 이유는 방을 예쁘게 꾸미는 법을 모르기 때문일 수도 있지만, 많은 경우에는 한 번에 너무 많은 일을 동시에 생각하기 때문일 수도 있다.
(일반적으로 사람은 한 번에 3~4개만을 기억할 수 있다)
<효율적인 계획을 세우는 방법>
◆떠오르는 일을 모두 적어보기
시간 관리의 첫 단계는 머릿속에 떠오르는 일들을 모두 적어보는 것이다. 보통 '해야 하는 일'과 '하고 싶은 일'로 구별되는데, 시간관리는 이 두 가지를 어떻게 조합하고 배치하는지가 관건이다. 만약 몇몇 정해진 일정이나 해야 할 일 외에 떠오르는 게 없이 막막하다면 이때 '만다라트 계획표'를 활용해 보자. 효과적으로 정리할 수 있다.
◆미래 목표에서 현재 해야 할 일로 구체화하기
무언가를 계획할 때 항상 작심삼일을 넘지 못하고 다짐으로만 끝나는 가장 큰 이유는 그 계획이 막연하기 때문이다. 계획을 세울 때는 반드시 미래에 달성할 목표를 구체적으로 세운 후에 현재로 거슬러 올라와 지금 해야 할 것을 생각해야 한다.
예를 들어 ①1년간 책을 많이 읽겠어라는 목표와 ②1년간 12권의 책을 읽겠어라는 계획을 살펴보면 ①번의 경우 어느 순간 포기하게 되는 경우가 많다. 그러나 ②번과 같은 경우 한 달에 최소 1권, 일주일에 최소 50페이지, 하루 평균 최소 7~8페이지를 읽는다는 구체적인 계획을 갖게 된다. 이것은 동기와 실행력을 이끌어내어 실질적으로 동기부여와 집중력에서 엄청난 차이를 갖게 된다.
여기서 핵심은 목표 숫자와 데드라인이다. 목표를 수치화하고 세분화하여 구체화시키면 명확한 단기 계획과 장기 계획을 세울 수 있다.
◆다짐과 계획을 구별하라
내가 세운 계획들이 단지 다짐으로 끝나는 가장 큰 이유는 구체적인 숫자로 바꾸어 표현할 수가 없기 때문이다. 어디서부터 잘못되었고, 무엇을 고쳐야 목표를 달성할 수 있는지 파악하기가 어려워 수치화와 구체화가 되지 않은 계획은 좌절감으로 연결된다는 점에서 문제가 있다. 그리고 어느 정도로 어떻게 해야 달성할 수 있는지에 대해서는 크게 생각한 것이 없기 때문에 결국 이루어지는 것이 별로 없게 된다. 이런 잘못이 반복되면 나도 모르게 무기력함을 학습하게 된다.
이때 이러한 문제점을 해결할 수 있는 방법으로 'SMART 원칙'을 활용할 수 있다. SMART 원칙이란 1)구체적이고(Specific) 2)수치화가 가능하여(Measurable) 3)그 계획의 달성 여부를 쉽게 알 수 있어야 하며(Achievable) 4)비현적이지 않고(Realistic) 5)기한이 존재해야 한다(Time-bound)는 것을 말한다.
◆일의 체계를 만들기
일의 종류가 많은 경우에 효율적으로 시간을 관리하는 방법은 목적과 수단을 구별하는 것이다. 일의 수단을 보다 세분화하는 방법으로는 5W2H 질문법을 활용할 수 있다.
◆계획을 세울 때는 플랜A 외에 플랜 B도 같이 세운다.
'최선의' 상황을 상정한 계획이 플랜A라면, 예비계획과 보충 계획은 최악의 상황에 대비한 '최후의' 플랜 B라고 할 수 있다. '아무리 그래도 이 정도는 해야지'라는 것을 애초에 계획에 포함시키는 것이다.
Plan for the best, prepare for the worst를 꼭 기억해두자!
<시간 순위를 정할 때 참고하면 좋을 사항>
1. 시간 관리의 고전 '아이젠 하워 원칙' 활용
일을 분류하는 기준을 '중요성'과 '긴급성'에 두고 분류하는 방법으로 1)중요하지도 긴급하지도 않은 일은 버리고, 2)긴급하지만 중요하지 않은 일은 위임하였으며 3)중요하지만 긴급하지 않은 일은 미루어두었다가 직접 처리하고, 4)중요하고 긴급한 일은 즉시 직접 처리하는 것을 말한다. 이를 통해 '현재 내가 집중하여 처리해야 할 일'이 무엇인지를 명확히 알 수 있다.
여기서 '중요성'은 시간관리는 하는 '나'를 기준으로 볼 때 중요한 일을 의미한다. 그 사람의 라이프 스타일이나 가치관에 따라 중요한 일이 무엇을 의미하는지 달라질 수 있다. '긴급성'은 당장 그 일을 처리하지 않으면 좋은 결과를 얻을 수 없거나 그것을 넘어 내게 손실 또는 불이익이 생기는 일을 의미한다. 긴급한 일이라도 사람의 직업이나 가치관 등에 따라 달라진다.
※중요성과 긴급성에 따른 우선순위 매기기
1순위: 중요하고 긴급한 일
2순위: 중요하지만 긴급하지 않은 일
3순위: 중요하지 않지만 긴급한 일
4순위: 중요하지도 긴급하지도 않은 일
시간관리에 실패하는 요인 중 대부분의 경우 3순위와 2순위의 일을 바꿔서 처리하는 것에서 비롯된다. 물론 긴급하다고 생각될 정도로 불안함을 느끼는 일을 먼저 처리하려는 게 자연스러운 사람의 본능이라는 것을 부정할 수는 없다. 하지만 시간관리를 포함한 모든 '관리'는 본능을 누르는 것에서 시작된다는 점을 생각해 보면 급한 일보다 중요한 일을 왜 2순위에 놓고 처리하는지를 이해할 수 있을 것이다.
2. 추가해야 할 기준
아이젠하워 원칙에 '간이성'이라는 또 다른 기준을 추가하는 것도 시간 관리에 효율성을 더할 수 있는 방법이다. '간이성'은 얼마나 손쉽게 일을 처리하여 일의 개수를 줄일 수 있는지를 말한다.
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계속 반복적으로 강조하는 점 중에 하나가 메모와 정리하는 습관에 대한 내용이다. 사람의 기억력은 그렇게 좋은 편이 아니기 때문에 계획을 정리하는 습관은 중요하다고 말하고 있다.
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<중요하고 긴급한 일의 배치>
1. 파레토의 법칙 활용
1순위의 '중요하고 긴급한 일'은 '파레토의 법칙'에 따라 하루 중 최대 효율로 일할 수 있는 때에 배치한다. 파레토의 법칙이란 '전체 업무 시간 중 20%의 시간대에 전체 80%의 성과가 나온다'라는 법칙이다.
2. 신체리듬을 생각할 것
내 최대 능률의 시간대가 언제인지를 먼저 파악하여 일을 순서를 배치한다.
3. 최신 효과 이론
수험생과 같이 정보를 머릿속에 입력하고 유지하는 내용의 일을 하는 경우에는 '최신 효과' 이론을 고려하여 일의 순서를 배치하면 효율적이다. 최신 효과란 여러 항목을 공부했을 때 마지막 항목을 더 잘 기억한다는 이론이다.
<중요하지만 긴급하지 않은 일의 배치>
1. 적립식 시간 사용
꼭 필요한 지출 또는 사용량을 제외하고는 그 일정 부분을 따로 떼어내 모으는 것을 말하는 것으로, 하루 중 일정한 시간들을 모아두는 습관을 기르면 '중요하지만 급하지 않은 일들'을 할 수 있는 시간을 벌 수 있다.
2. 하고 싶은 일을 위한 시간
기본적으로 효율성을 추구하는 삶을 살더라도, 그로 인한 스트레스를 덜어주는 일을 하면서 모아둔 시간을 사용하는 것이 직장인에게 있어서는 최고의 시간 사용법이라고 할 수 있다.
3. 업무 시간 당기기
보통 회사의 경우 월요일에 업무를 시작하여 금요일에 한 주간의 업무를 종료한다고 하면, 월요일이 아니라 하루를 당겨 금요일에 업무를 시작하고 목요일에 업무를 끝내는 것으로 바꾸면 굉장히 여유 있게 한 주를 쓸 수 있다.
4. 자투리 시간 활용
▷놓쳐서는 안되는 자투리 시간으로 송나라 구양수가 지적한 '세 가지 위(삼상)'을 들 수 있다. 첫째는 침상으로 잠들기 전의 시간을 의미한다. 둘째는 마상으로 현대로 바꾸어 생각하면 출퇴근 교통수단을 이용하는 때를 말한다. 셋째는 측상으로 화장실에 있는 때를 의미한다.
▷이외의 자투리 시간으로는 출근 준비를 위해 샤워를 할 때부터 머리를 말리고 세수를 하고 신발을 신는 과정까지를 모두 하나의 자투리 시간으로 보고 무언가를 하려고 노력할 수 있다.
▷뿐만 아니라 생각이 나 행동이 정지하는 모든 순간을 자투리 시간으로 여기고 곧바로 준비된 것을 실행에 옮길 수 있다.
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Tip. 자투리 시간은 그 시간이 오기 전부터 하던 일을 형태만 바꿔서 이어나가는 식으로 사용하는 것이 시간 관리의 면에서는 가장 효율적이다
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<중요하지 않지만 긴급한 일의 배치>
1. 일을 맡기는 경우
결정권자나 리더라면 굳이 내가 하지 않아도 되는 일은 직원들에게 맡기는 것이 좋다.
2. 직접 처리하는 경우
3순위의 일은 어느 한 시간에 모아서 처리하는 것이 워밍업 할 시간과 그로 인한 스트레스를 줄일 수 있어 효율적이다.
<중요하지도 긴급하지도 않는 일의 배치>
1순위부터 3순위까지의 일을 모두 배치했음에도 시간이 남는 경우에만 한다. 그 외의 경우에는 목록에서 삭제한다.
<나만의 마감일 설정하는 법>
■데드라인 이펙트 활용
데드라인을 지키지 못할 경우에 내가 얻지 못할 이익 또는 내게 발생할 불이익이 느슨해져 있던 우리의 마음을 팽팽히 당겨준다.
■구글 타이머
색깔과 형태는 인식이 매우 빠르기 때문에 즉각적으로 현재 남은 시간, 즉 데드라인을 알 수 있는 효과가 있다.
<일의 연속성을 위한 주의사항>
■워밍업과 쿨링다운
뇌를 깨우는 '워밍업'과 다음 일을 하기 전에 '쿨링다운'을 하지 않으면 과부하가 발생해 효율이 떨어진다.
■구글 스프린트
데드라인 이펙트를 섞어서 사용하는 것이 구글의 '스프린트'로 몇 개월이 걸리는 업무를 월화수목금 단 5일 만에 끝내는 구글의 혁신적인 시간 관리법을 말한다. 여기서 중요한 것은 적절한 데드라인과 일의 연속성 두 가지를 지키는 것이다.
[효율적인 시간 관리를 위하여 지켜야 할 실행 방법]
<실행전 해야 할 일>
1. 양적인 시간 개념에 익숙해질 것
시간 관리에 있어 중요한 것은 내게 시간이라는 자원이 얼마만큼 남아 있는지를 확인하는 것인데 직관적으로 확인하는 방법으로 아날로그 시계를 예로 들 수 있다.
2. 일단 시작할 것
어떤 좋은 일, 바람직한 일을 해야 할지 말지를 고민하는 것은 실은 내가 바뀌기 싫은 이유를 고민 중인 것일 뿐이다. 지금 당장 바뀌지 않으면 영원히 바뀌지 않는다. 그러므로 지금 당장 시작하라.
3. 나를 이끌어주는 말과 감사로 하루를 시작할 것
4. 방해물을 미리 제거하여 최적의 환경을 만들 것
▷방해물을 단순히 제거하는 것도 중요하지만, 무의식중에 습관적으로 행해지는 관행을 따르지 않으려고 의식적으로 노력하는 것도 매우 중요하다.
▷또한 한 번의 예외가 만든 누적된 방해는 계획을 망치게 되므로 항상 염두에 두어야 한다.
▷더 중요한 가치를 위해 낮은 가치를 한 발 물리는 지혜로움이 필요하다.
5. 사전 시뮬레이션을 통해 실행의 성공 확률을 높일 것
수많은 시뮬레이션을 통해 실행 도중 다음으로 해야 할 일을 생각하는 상황이 발생하지 않도록 하는 것을 말한다.
<실행단계에서 기억해야 할 점>
1. 효율을 높이기 위한 방법을 활용한다.
▷세부계획 수립 후 효율적인 자료 정리는 필수이다. 빠르게 원하는 자료, 정보를 찾을 수 있는 것이 일과 시간 관리의 성패를 좌우한다.
▷일을 하는 동안 임시 폴더를 만들어 저장하는 워크 폴더를 활용할 수 있다.
▷반복을 통한 루틴화에 이르면 별다른 자각 없이 자동으로 일을 하는 단계에 이르면 뇌의 부하가 줄어들 수 있다.
2. 일의 템포와 타이밍을 활용한다.
▷템포 즉 속도는 빠르게, 타이밍 즉 시간은 적절하게 활용하는 것이 좋다.
▷일의 전체적인 템포와 타이밍을 한 번에 활용할 수 있는 도구로 '간트차트'를 활용하는 방법도 있다. 시작 시기와 종료 시기를 시각적으로 표시하여 한눈에 파악이 가능하다.
<시간관리의 일부인 점검과 재충전>
■시간 관리의 끝은 점검이다.
▷시간 관리에 점검이 필요한 이유 또는 이점은 내가 읽어서 배운 것을 내가 정말로 익히고 있는지, 또한 실제 내 삶에 있어 어떤 의미가 있는지를 확인해 보는 것에 있다.
▷또한 점검은 더 좋은 습관의 정착이라는 면에서도 의미를 갖는데, 시간 관리법을 새롭게 배운다는 것은 내 삶의 기본값, 즉 습관을 바꾸는 것이고 더 나아가 다른 사람의 삶의 방식을 내 삶의 방식으로 받아들이는 것이다.
■재충전하기
▷재충전이 시간 관리에 일부인 이유는 시간 관리는 육체적, 정신적으로 에너지를 필요로 하는 것을 전제로 하기 때문에 육체적, 정신적 에너지를 재충전하는 것도 시간관리의 요소가 된다. 또한 휴식이나 재충전은 당장은 쓸데없어 보이지만 그것이 결국에는 진정한 효율, 즉 유효함을 불러온다.
▷일을 시작하기 전 단계에서 할 수 있는 재충전으로는 기상 직후 식사를 하거나 출근 전 10분의 여유를 가지는 것도 좋은 재충전의 방법이다.
▷일하는 과정에서는 HICT 운동을 통해 스트레칭이나 간단한 운동으로 긴장을 완화하고 근육을 이완시킴으로서 신체와 정신 모두 높은 정도로 재충전이 된다.
▷점심 식사 후 가장 강력한 육체적, 정신적 재충전의 방법으로는 낮잠을 꼽을 수 있는데 정말 필요한 순간 10~20분 정도 짧고 깊게 낮잠을 자는 것을 파워냅이라고 한다.
▷적절한 음악으로 각성 상태를 조절하는 방법으로 재충전을 할 수도 있다.
▷재충전이 필요하지 않은 가짜 휴식(화장실 가는 행동 등)의 경우 머리는 계속 일을 할 수 있도록 만들어주는 것이 좋다.
▷일이 끝난 후에는 일과의 완벽한 결별을 통해 질 좋은 휴식과 재충전의 시간을 갖는다. 이는 높은 업무 능률과 결과를 보장한다.
▷이미 익숙해서 잘 의식하지 못하는 디지털 피로감들을 적절히 차단하고 덜어내는 것도 필요하다.
▷퇴근 후 나와의 대화, 사색의 시간을 갖는 것은 좋은 재충전의 방법에 해당한다.
▷수면시간은 각자의 최소 시간을 확인 후 최소 시간 이상 수면하는 것을 권장한다.
▷휴일에는 못다 한 1, 2순위 일을 보충한 후에 쉰다.
▷감정적, 정서적으로 지치지 않고 평정을 유지하는 것도 시간 관리의 전제인 재충전에서 매우 중요하다. 따라서 스트레스와 같은 감정을 적절하게 컨트롤할 줄 아는 것도 시간 관리에 있어 필요한 능력 또는 기술이라고 할 수 있다. 이를 위해 해소가 불가능한 것을 종이에 적어 찢어버리는 방식을 취하거나 넓은 시야를 통해 슬럼프를 극복하는 방법도 있다.
시간관리에 있어 무엇을 놓치고 있고, 어떤 것을 보완해야 하는지 하나하나 점검할 수 있는 시간이었다. 시간관리에 있어 어떤 흐름에 더 가치를 추구하는지 생각해 보았다면 핸드폰과 색 팬, 메모지를 준비하자. 그것이 시간관리의 첫걸음이다. 중요한 건, 일단 시작할 것!!