새로운 시스템, 회사 규모가 커지면 제대로 사용하고 싶다

구글 워크스페이스 - 스마트워크를 위한 가장 완벽한 공간
김종원 지음 / 길벗 / 2021년 7월

큰 회사를 다녀보진 않았기에 특별히 체계적인 업무를 경험하진 못했다. 이 책을 읽게 된 계기는 과거 요트 운항을 하면서 구글 스프레드시트의 편리함을 경험했던 기억 때문이다. 별것 아니었으나 그 간단한 공유로도 참 편리했었다. 당시의 편리했던 부분이 어떻게 구글에서 체계적으로 자리 잡고 중소기업의 업무에 어떻게 활용할 수 있는지 알아보고 싶었다.

  1년간 공부 때문에 구글 드라이브를 활용하며 그 옆의 앱들이 뭔지 궁금은 했었다. 하지만 공부하는 것도 기억이 오래가지 않는데 다른 것까지 신경을 더 쓰기 어려웠다. 책에서는 제일 처음 구글 워크스페이스 설정 등에 관한 내용을 한 파트로 구성하고, 이어지는 파트 02가 구글 드라이브다. 내 경우 내 자료를 패드로 옮기기 위한 다리 역할로 드라이브를 사용했지만 업무에서는 업무 자료 등을 공유하는 데 큰 역할을 하는 공간이다. 

  과거 웹디자인을 배우던 시절 수강 자료를 공유하며 활용했던 공유 폴더를 떠올리게 된다. 그 설정법도 잊었으나 책에 구글 드라이브 사용법이 잘 나와 있어 따라 하면 쉽게 설정이 가능하다 생각한다. 공유 방법은 과거 사용해본 스프레드시트 공유와 비슷한 듯하면서도 디테일이 다르다. 그냥 모르는 상태로 이것저것 누르며 알게 된 것과는 다를 수밖에 없는 것 같다.

  파트 03은 구글 문서 도구로 네 가지를 다룬다. 이미 사용 경험이 있는 스프레드시트 외에 MS 워드를 대응하는 구글 문서, 파워포인트 같은 구글 프레젠테이션, 그리고 구글 설문지가 있다. 내용을 보며 운항을 하던 시기 운항 관리를 스프레드시트를 활용했다면 그 당시 출근부 체크도 웹상에서 할 수 있지 않았을까 생각한다. 꼭 안쪽 사무실로 불러 화이트보드에 체크를 할 필요가 있었는지 지금 책을 읽으니 문득 의문이 든다. 뭐 운항 관리를 잘 하지 못해 시간이 겹쳐 문제가 생기던 일도 자주 있었으니 너무 많은 것을 바라봐야 나만 더 피곤했을지도 모르겠다. 구글 문서 도구와 MS office가 호환이 잘 된다고 하는데 그래서 처음 사용했던 스프레드시트가 낯설지 않았던 것 같다.

  파트 04 구글 워크스페이스의 다양한 앱. 내가 크롬을 통해 드라이브에 접속하기 전 보이는 여러 아이콘이다. Gmail이야 그 계정으로 드라이브를 사용하니 알고 있고, Meet는 들어는 봤으나 비대면 보다 대면 업무가 많기에 딱히 활용은 하지 못했다. 캘린더는 예전부터 전례력 및 지인들의 생일, 그리고 당직일을 기록하며 활용하고 있다. 매일 스마트폰으로 사진을 찍지만 구글 포토는 사용하지 않아 낯설었지만 사용법은 간단해 결국 내가 연동을 안 시키고 있을 뿐임을 확인한다. 구글 사이트 도구와 Keep이 이어지는데 Keep 메모는 활용을 해봐야 될 것 같다.

  마지막 파트 05는 관리 콘솔 고급 관리를 다루는 내용이라 업무 계정을 설치할 경우에나 읽을 것 같다.

  참 편리한 공간이지만 익숙한 업무 습관 때문에 쉽게 시작하진 못하는 것 같다. 내 경우도 관심을 가지긴 했으나 여럿이 일하는 구조가 아니라 필요성을 못 느낄 수도 있을 것이다. 그러나 시스템이 잡혀야 할 인원수가 늘어가는 중소기업에서는 높은 활용 효과를 낼 수 있는 시스템이라 생각한다. 구글 워크스페이스로 업무 시스템을 전환하려는 회사의 경우 이 책을 참고하면 괜찮을 것이라 전하며 리뷰를 줄인다. 

*이 리뷰는 책을 제공받아 직접 읽고 작성했습니다.