25분 회의 / 자기계발

25분 회의 - 간결하고 효과적인 회의의 힘
도나 맥조지 지음, 이정미 옮김 / 미래의창 / 2020년 2월

이 책은 간결하고 효과적인 회의의 힘, 마법의 25분을 이야기하는 자기계발서『25분 회의』이다. 회의에 참석하다 보면 문득 의문이 들지만 꾹 참아야 하는 경우가 종종 있다. 이 책에서 다른 이들도 이야기하듯, '지나치게 자주 너무 많은 사람을 긴 시간 동안 한 곳에 모아두는' 비효율적인 회의 방식에 대한 것이다. '굳이 저 이야기를 여기에서?', '저 사람은 무슨 말을 하고 싶은 것일까?', '아, 지겨워라' 등등 집중력을 저하시키고 도움되지 않는 회의가 많은 법이다. 당연히 회의는 아이디어를 모으고 시너지효과를 일으키는 역할을 해야하지 않을까. 이 책에서도 말한다. '우리의 일정표는 딱히 중요하지도 않고 지루하기만 한 회의들로 가득하고 이메일 함에는 이런저런 성가신 메시지들이 넘쳐난다.(8쪽)'고 말이다. 그런 현실에서 저자는 '25분 회의'를 이야기한다.

우리의 시간, 돈, 자원을 낭비하는 회의는 할 필요가 없다. 우리가 필요로 하는 회의는 바로 25분 회의다. 즉 짧고 분명하며 생산적인 회의, 업무를 효율적으로 처리하기 위한 회의다. 우리는 더 적은 시간을 들여 더 많은 가치를 창출할 수 있다. (10쪽)

15분도 아니고, 35분도 아니고 '25분'인 이유는 무엇일까. 보다 효율적이고 생산적인 회의로 바뀔 수만 있다면 당연히 변화가 필요한 것이 아닐까. 이 책을 자세히 들여다보는 시간을 갖는다.

이 책은 도나 맥조지. 직원들을 효율적으로 관리하고 우수한 업무 성과를 내는 방법을 기업들에 제시하는 전문 조력자 역할을 하고 있다.

이 책은 내가 워크숍, 기업 프로그램, 실습 수업에서 진행하는 교육 내용을 그대로 담고 있다. 이 내용은 실용적인 데다 이해하기도 쉬우므로 기존의 회의 방식을 현실적이고 간단하게 개선하는 데 도움이 될 것이다. 이 책에는 간단명료한 조언, 실제 사례, 다양하고 현실적인 충고, 당신이 어떤 회의를 하고 있고 어떻게 개선할 수 있는지 알아보기 위한 질문, 잘못된 회의 습관을 바꿀 수 있도록 도와줄 실천 방법 등이 담겨 있다. 이 책을 제대로 활용하기 위해서는 간단하고 실현 가능한 계획을 꾸준히 실행하는 게 좋다. 작은 것부터 시작해서 더 큰 개념으로 나아가도록 하자. 책을 읽고 당신의 마음에 와닿는 한두 가지 방법을 택해 바로 실행에 옮겨보자. (14쪽)

이 책은 총 3부로 구성된다. 1부 '왜 25분인가', 2부 '25분 회의법', 3부 '25분 회의에 가치 더하기'로 나뉜다. 회의는 괴롭다, 25분 회의는 생각보다 쉽다, 회의는 25분일 때 가장 효율적이다, 회의를 준비하다, 회의에 참석하다, 회의에 참여하다, 효율적인 원격 회의를 진행하다, 다양한 변화를 주다, 시각적으로 사고하다 등의 내용이 담겨 있다. 25분 회의를 위한 길잡이가 수록되어 있다.

회의에 대한 잘못된 사고방식과 편견들로 이 책은 시작된다. 저자는 '당신이 이 책을 펼친 건, 현재의 회의에 만족하지 못하고 있다는 의미인지도 모른다(21쪽)'는 말을 보며 인정한다. 아마 이 책을 선택해서 읽는 사람들 중 '난 이대로 만족해'라고 생각하는 사람은 없을 것이다. 특히 이 책에 의하면, 소모적인 회의 때문에 괴롭다고 응답한 사람이 무려 90%나 된다고 한다. 전체 회의 중 겨우 33%만이 업무에 도움이 되는 회의라는 점에서 변화는 꼭 필요하다고 인식한다. 

정신없이 바쁜 팀의 리더로서 직장과 삶의 균형을 이루는 것은 내게 무엇보다 중요하다! 버락 오바마, 일론 머스크, 빌 게이츠도 생산적인 회의에 대해 실질적인 조언을 남겼지만, 업무 현장에서 효과적인 솔루션을 전문적으로 제공하고 있는 도나 맥조지는 이 책에서 특별히 인상적인 방법을 제시한다. 여러 회의에서 우리가 허비하는 시간을 줄일 수 있는 현실적인 방법들 말이다. 회의 시간을 45분으로 단축하는 게 좋겠다는 생각을 하고 있었는데 아무래도 그것보다 더 줄여야겠다!

_캐스 스톤, 적십자사 혈액관리본부 국장

흔히들 다른 이의 시간을 낭비하는 것에 대해 무감각하다. 특히 지각하는 사람을 기다렸다가 시작하는 것 말이다. 정시에 시작하면 지각자들은 미안해하며 입장하고 다음부터 그런 경우가 줄어들텐데, 늘 지각자가 오기를 기다렸다가 늦게 시작하니 시간 맞춰 온 사람들에게는 메리트가 없다. 시간낭비를 하고 싶지 않은 상황에서는 오히려 지각을 해야하나 하는 생각이 들기도 한다. 이 책에서는 시간뿐만 아니라 회의를 위해 쓸데 없이 소모되는 노력도 최소화할 수 있도록 안내해주니 읽고 실천할 만하다.

25분 법칙은 회의에만 적용할 수 있는 게 아니다. 운동, 전화 통화, 과도한 업무 등 25분 법칙을 적용할 수 있는 여러 분야를 떠올려보자. 25분 법칙이 당신의 생활에 긍정적인 변화를 가져다줄 것이다. (51쪽)

이 책의 방법들은 개개인이 조직 자체를 바꾸고자 나서기는 힘들다고 하더라도, 직접 회의를 기획하고 주관하거나, 일대일 회의, 소규모 회의 등 작은 것부터 먼저 실행해보기를 권한다. 그러면서 적용 범위를 늘려가다보면 삶에도 변화가 있을 것이다. 삶을 위한 알짜배기 핵심기술인 '25분' 회의를 읽어보고 실천하기를 권한다.