보고는 요약이다

보고는 요약이다 - C.O.R.E. 단숨에 일머리를 키우는 생각 정리의 기술
박준서.김용무 지음 / 갈매나무 / 2022년 6월

저자 박준서는 삼성과 쿠팡에서 17년간 제직했고 또 다른 저자 김용무는 기업교육 전문기업PTL대표이다.

요약은 핵심 내용만 잡아 간추린다는 것이다.

잡는다는 말은 주어진다와 다르게 적극적인 노력으로 뭔가를 얻어낸다는 뜻이다.

간추린다는 말은 어떤 기준으로 단어를 선택하고 재구성한다는 뜻이다.

요약하고 싶다면 적극적이고 고통스러운 과정을 겪어야 한다.

요약을 해내야 선택과 집중을 할 수 있다.

요약된 보고를 하려면 상대가 내게 요청한 과제를 이해하고 핵심을 잡아내야 한다.

정보를 잡고 싶다면 적극적으로 정보를 탐색하고 해당 정보가 발생하는 큰 판을 이해해야 한다.

많은 정보를 읽어냈다면 정리를 해야 한다.

정리한 내용은 나와 상대가 함께 공유하는 것이므로 상대방도 알고 있는 약속된 틀이 필요하다.

프레임이라고 불리는 이 약속된 틀은 군더더기는 버리면서도 내가 놓친 정보를 다시 찾도록 안내하기도 한다.

현장을 예측하고 실수 없이 현실화해야 한다.

회사에서 저 사람이 왜 저렇게 얘기할까라고 계속 생각하고 계속 고민하니까 답이 나오고 업무 효율도 자연스럽게 오른다고 했다.

어떤 문제를 모든 것이 정지된 환경에서 고민해 순도 100퍼센트 정답을 찾아내는 게 공부 머리라면 일 머리는 모든 것이 움직이는 상황에서 불확실성을 감수하며 순간순간 합리적이고 공감되는 판단을 내리는 머리를 뜻한다.

일 머리가 좋은 사람은 계속 변하는 환경에 적응할 줄 안다.

어제는 정답이었는데 오늘은 오답이라고 말하는 상황을 받아들이고 오늘의 환경에 맞춰 새로운 해답을 찾아낼 수 있다.

공부 머리를 쓰는 사람은 한 번에 한 개 문제를 깊이 파고드는 반면 일 머리를 쓰는 사람은 동시에 여러 상황을 파악한다.

여러 문제를 동시에 생각하면서 모든 진행 상황을 파악하고 순간순간 우선순위를 결정해 효율적으로 움직인다.

비즈니스 리더는 하루에도 수십 번씩 문제를 이해하고 판단하며 명확하게 요약해 자신의 의견을 전달한다.

복잡한 상황에서 사람들 역량을 한 방향으로 모아야 하고 새로운 업무를 지시할 때는 분명한 방향을 가리켜야 한다.

순식간에 지나가는 정보를 제대로 잡아내기란 어렵다.

제대로 듣지 못하거나 해석하지 못해 중요한 비즈니스 기회를 놓쳐버리는 일이 많다.

문제 상황의 핵심을 파악하고 깊이 있게 해석하고 이 능력을 실전에 적용해 발전시킨다.

문제 상황을 관찰한다.

현장의 언어를 이해한다

전체 그림을 이해하며 현재 상황을 파악한다.

상대방 입장에 서서 생각한다.

파악한 내용을 내 지식으로 만든다.

미리 앞일을 그려본다.

중요한 정보는 따로 정리해둔다.

혼자 해결할 수 없다면 전문가에게 물어본다.

깨달은 지식을 실전에 적용하며 강화한다.

현장의 장애물을 체험한다.

이론과 경험을 겸비한다.

되돌아보며 반성한다.

다시 정리 해보면 해석하라, 조망하라, 공감하라, 예상하라, 기록하라, 질문하라, 실행하라, 학습하라, 복기하라이다.

지식 노동자의 업무를 한 단어로 표현하면 정리이다.

아무런 질서 없이 혼돈 그 자체로 쌓여 있던 데이터를 하나하나 정리해 질서를 부여하고 결국 핵심을 정리하는 것이 지식 노동의 본질이다.

어지럽게 널린 현장 정보를 종류에 따라 구분하고 정리하는 도구를 프레임이라고 한다.

프레임이라는 틀이 있으면 우리는 주어진 정보를 적합하게 분류할 수 있고 전체 그림을 위해 꼭 필요한데 지금은 빠져 있는 정보도 쉽게 확인할 수 있다.

문제를 바라보는 프레임이 무엇이냐에 따라 도출하는 핵심 성공 요인이 다르고 기업들은 그 핵심 요소에 각자의 자원을 쏟아붓기 때문이다.

생각의 틀, 프레임을 사용한다고 해서 항상 완벽한 커뮤니케이션을 할 수 있는 것은 아니다.

프레임을 사용해본 사람만이 가치를 아는 숨겨진 보물이다.

프레임은 균형 잡힌 콘텐츠를 만들도록 도와준다.

프레임의 효과는 단기적으로도 관찰되지만 장기적으로 축적되면 더 큰 힘을 발휘한다.

올림픽 같은 중요한 경기에 임하는 선수들은 몇 년간 노력한 성과를 짧은 시간에 집중해 발휘해야 하기에 스트레스가 상당하다.

그들은 긴장을 풀기 위해 수천 번 한다.

이미지 트레이닝을 통해 실제로 경기장에 들어섰을 때 마치 이미 여러 번 겪어본 것처럼 심리적 안정감을 얻는다.

이미지 트레이닝을 통해 곳곳에 어떤 문제들이 숨어 있는지 어떤 문제들이 숨어 있는지 그 문제들을 어떻게 대비하고 적절하게 대응할지 훈련해본다.

문제 해결력은 프로 직장인의 가장 핵심 조건이다.

많은 사람이 힘들어하는 문제에 대해 해결방안을 제시하고 강한 추진력으로 결과물을 끌어내는 사람은 환영을 받는다.

모든 과정에서 중요한 것은 문제 정의이다.

정의가 제대로 되지 않으면 과제가 생겼을 때 다급한 마음에 보고서 제목을 입력하고 그래프를 그리기 전에 이게 진짜 문제가 맞는지 자신에게 질문을 한다.

기존 보고서에서 참조한 항목이 무엇인지 명확히 밝힌다.

기존 상황과 현재 상황에서 무엇이 바뀌었는지 언급한다.

정확히 어떤 점을 개선했는지 이야기한다.

말과 글의 구조를 잡는 가장 좋은 방법은 제목을 정하는 것이다.

자신이 무엇을 쓰고 싶고 상사의 질문이 어떤 답을 원할지 먼저 한 줄로 정리한다.

최종 결과를 먼저 말하면 예상치 못한 질문으로 결론을 전달하지 못할 위험이 없다.

결론 보고 후 그 배경, 원인, 과정을 설명한다.

결론을 처음과 마지막에 반복해 말해도 좋다.

모든 상황을 고려한 큰 그림을 먼저 이야기한다.

문제 상황에 대한 대책과 다음 회의 방향을 제안한다면 더욱 좋다.

자료의 객관성은 자료 자체의 장담점이 아니라 제3자에 의해 평가받는다.

정부, 학계, 여론조사 기관 등 공신력 있는 기관의 자료를 인용하는 것이 비교적 안전하다.

보고서는 누가, 무엇을 언제까지 할지 책임 소재를 명확히 해야 한다.

책임 소재는 보고서에 향후 계획이라는 항목으로 명시할 수 있다.

책임 소재가 불분명한 업무는 누구도 하지 않는 다는 것을 알아야 한다.

기본이 중요하다.

매일 완전히 새로운 일이 일어나는 게 아니기 때문이다.

어떤 상황에서도 말을 잘하는 사람이 되고 싶다면 자주 발생하는 문제를 알고 이때 어떤 말과 대응이 필요한지 반복해서 연습해야 한다.

상대가 자신이 요청한 사항을 당연히 기억하리라 가정하지 않는다.

상대가 들을 준비가 되었는지 확인하는 것이 배려다.

상대가 업무를 요청했을 당시 사용한 단어를 쓰면 이해가 더욱 쉬울 수 있다.

세 가지라고 말하고 나면 세 가지로 요약하게 된다.

세 가지를 이야기하겠다고 말하는 순간 자신의 머릿속에도 전달해야 하는 중요한 핵심 내용이 세 가지로 정리된다.

당연히 이것을 말하다 저것을 설명하는 등 횡설수설하지도 않는다.

순서대로 1번을 이야기할 떄는 2번과 3번에 대해서는 신경 끄고 1번에만 집중한다.

2번과 3번을 이야기 할 때도 다시 1번으로 돌아오지도 않을 것이다.

무엇보다도 전하고자 한 중요한 말을 빠뜨릴 가능성도 사라진다.

자연스럽게 핵심을 명확하게 전달하는 사람이 된다.

중요한 사안이 항상 세 가지는 아니다.

3이라는 숫자는 머릿속에 인식되고 정리되는 효과는 확실히 있다.

3은 많은 문화권에서 완성과 균형을 의미한다.

3이라고 하면 부족하지도 과하지도 않게 느껴진다.

중요한 안건이 한 개면 깊이 고민하지 않은 것 같고 다섯 개를 넘어가면 아직 정리가 덜 된 것처럼 보인다.

숫자의 매력은 명확함이다.

말하고자 하는 바가 분명하다.

전문 용어를 일방적으로 사용하면 상대의 불쾌감만 키울 수 있다.

이해하기 쉽게 설명하려는 노력이 상대의 마음을 연다.

서로의 입장만 주장하면 해결되는 것은 없다.

타협점을 찾아야 한다.

상대의 주장이 일부 틀렸다고 무시하면 그 이상의 소통이 어려워진다.

큰 틀에서 공감할 수 있는 상대의 의도, 목적 등을 생각해본다.

상대의 목적을 더 효과적으로 실현할 방법을 제시해볼 수 있다.

보고 중 중요한 정보를 빠뜨리는 등 문제가 생겼을 경우 어떻게 보완할 것인지 정확히 설명한다.

보완으로 영향받을 수 있는 다른 부분도 확인하다.

재보고 등 향후 일정을 정한다.

보고가 끝났다고 일이 끝나는 것이 아니다.

보고에 따라 후속 조치가 있으며 그 결과 또한 다시 보고해야 한다.

업무의 모든 과정은 또 다른 업무 혹은 보고로 연결된다는 것을 생각한다.

핵심을 보여주는 제목의 구성을 알아야 한다.

잘 쓴 제목은 과제를 잘 수행했음을 한눈에 알게 해준다.

제목은 명확하게 쓴다.

제목의 결구를 잘 쓴다.

제목에서는 마지막 단어까지 명확하게 쓴다.

방안, 검토 결과, 통지, 안내, 전략, 보고 등의 단어를 제목 끝에 븥이면 상대는 제목을 읽자마자 이 문서의 전체적인 구조를 파악할 수 있다.

제목에는 상대가 요구한 핵심 과제를 반영해 작성해야 한다.

명확한 메시지가 들어가 있으면 더욱 좋다.

목차의 구성은 상사의 질문에 대한 작성자의 답으로 한다.

정보가 여러 개라면 이를 몇 개의 그룹으로 묶는다.

각각의 내용에는 논리적 순서가 있어야 한다.

두괄식은 결론을 먼저 전달하는 것이다.

두괄식을 써야 오해받지 않는 메시지를 전달할 수 있다.

문서는 귀로 듣는 게 아니라 눈으로 보는 것이다.

보자마자 파악되는 구성, 핵심을 쉽게 파악할 수 있는 문장을 작성한다.

[이 글은 출판사로부터 도서를 협찬받아 주관적인 견해에 의해 작성했습니다]