정리의 스킬

정리의 스킬 - 업무 능력을 열 배 향상시키는 직장생활 노하우!
유영택 지음 / 가나북스 / 2020년 2월

정리를 못해서 내 방에 책으로 뒤덮여 있고 나 혼자 앉을 공간밖에 없다.

책장도 책이 전부 꽉꽉 차고 옷걸이에도 책이 쌓여 있다.

방바닥에도 책이 쌓여 있어서 어떻게 정리를 해야 할지 모르겠다.

정리를 하는 기준을 좀 알았으면 좋겠다.

책은 나한테 전부 소중하니까 버릴 수도 없고 누구 주기도 싫고 나의 재산이자 자존감의 원천인데 너무 아깝기는 하지만 이제 나 혼자 있을 공간도 없으니까 정리의 조치를 취해야 할 것 같다.

지은이 유영택은 고려대학교에서 러사아 문학을 전공하고 러시아 제 2의 도시 상트페테부르크에서 유학을 했다.

1990년부터 공직에 근무 중이다.

 30년간 대부분을 국제정세를 분석하고 보고서를 작성하는 업무를 했다.

​보고서를 작성하고 책을 쓰는 과정에서 수많은 시행 착오를 거치면서 자료정리의 중요성을 실감했다.

​정리를 잘 하는 직원이 일을 잘하는 직원이다.

​정리를 못하는 사람은 없다.

​정리를 안 하는 사람만 있을 뿐이다.

​자료가 중요하기는 하지만 평소에 정리해두지 않으면 원할 때 바로 찾아서 쓰는 건 쉽지 않은 일이다.

​현대는 정보의 홍수라고 할 만큼 엄청난 자료가 매일매일 쏟아지는 시대다.

​자료가 부족하다기보다는 자료가 걷잡을 수 없이 쌓여서 필요할 때 찾아 쓰기 힘든 상황이 된다.

​컴퓨터 검색 기능을 활용해서 자료를 찾을 수도 있고, 쌓아 놓은 서류더미 속에서 필요한 서류를 어렵지 않게 찾아낼 수 있는 공간감각을 지닌 사람도 있고, 자료정리를 하지 않더라도 머릿속에 온갖 자료내용을 기억해두는 특출한 능력의 소유자도 있을 것이다.

 이러한 예외적인 사람들도 자료가 많아질수록 점차 한계에 부딪힐 수밖에 없다.

​자료정리는 단 하나의 정답이 있는 수학문제가 아니다.

​이 책에서 제시한 방법을 기초로 자신만의 정리법을 발전시켜 나가면 된다.

내가 생각하는 책이나 짐정리법은 아니고 자료정리에 대한 책이다.

우리는 엄청나게 많은 자료를 접하다보니 그때그때 자료를 정리하지 못하고 쌓아두게 되는 경우도 많다.

​자료가 업무를 효율적으로 하는데 도움이 되어야 하는데 오히려 업무공간을 떡허니 차지해 버리기도 하고, 쌓아놓은 자료가 무너져서 발등을 찍는 등 사람에게 공격을 가하기도 하고, 주변을 어수선하게 만들기도 한다.

이 얘기는 100%공감이 간다.

내 방에 쌓아둔 책들이 나한테 무너져서 발가락 전체가 멍들고 한 발가락은 살이 찢어져서 피가 많이 났다.

많은 책도 무기가 된다.

요즘들어서 책들의 공격을 계속 받고 있다.

머리로 떨어져서 한동안 두통에 게속 시달렸다.

​컴퓨터에 자료를 보관해두는 경우도 겉으로는 잘 정돈된 듯 보여도 온갖 자료가 뒤죽박죽으로 뒤섞여 있어 ‘멘붕’ 상태에 빠지기도 한다.

​정리하지 않으면 자료에 치이게 되는 것이다.

​정리되어 있지 않으면 찾기도 힘들어 진다.

​자료가 계속 쌓이는 상태에서 한계에 부딪힐 수 있다.

​자료의 위치에 대한 대략적인 기억에 의존하고 있기 때문에, 자료를 찾으려면 예상되는 ‘지점’의 위아래에 있는 자료들을 모두 들춰봐야 하고, 서류더미 중간에 끼어있는 자료를 꺼내기 위해서 있는 자료를 치워야 하는 불편함을 겪어야  한다.

정리는 꼼꼼한 사람만 하는 것이 아니다.

​하지만 성격에 따라 다소 차이는 있을 수 있겠지만, 자료정리는 누구나 해야 하는 일이다.

​자료정리가 자기 취향이 아니라고 해서 아예 모른 척 지낼 수는 없다.

​정리는 해도 좋고 안 해도 되는 하찮은 일이 아니다.

​자료를 빨리 찾는 차원의 단순한 문제가 아니라, 업무능률과도 직결되고 워라벨과도 밀접한 관련이 있는 중요한 사안이다.

​자료정리가 처음에는 단조롭고 귀찮은 일이기는 하겠지만, 자꾸 하다보면 습관이 되고 재미도 느끼게 될 것이다.

​정리는 우물을 파는 일이다.

​이처럼 자료는 업무를 효율적으로 수행하기 위한 기초이다.

​기초공사가 튼튼해야 강력한 태풍에도 무너지지 않는 튼튼한 댐을 건설할 수 있듯이 자료는 직장생활을 위한 기반이다.

깨끗한 물을 먹기 위해서 우물을 좋은 환경의 위치에 잘 파야 하는 것과 같다.

​필요한 사안이 생길 때마다 자료를 찾아서 활용하는 방법도 가능하겠지만, 일이 닥쳤을 때 급하게 찾다보면 ‘정보의 홍수’ 속에서 원하는 차료를 찾기 힘들고, 누락되는 것들도 많을 테니까, 미리미리 확보해서 저장해 둔다는 생각으로 관리하는 것이 최선이다.

​직장에서도 자료정리를 하면 업무 수준을 획기적으로 높일 수 있다.

​자료를 정리하다 보면 전체를 바라보는 안목이 생기고 미래에 대한 예측과 전망이 가능해진다. 특히 자료정리를 하면 보고서 수준이 크게 향상된다.

​무엇보다도 보고서에 정확하고 충실한 내용을 담을 수 있게 된다.

​보고서는 집짓기에 비유한다면 자료를 벽돌과, 벽체, 지붕 등 집을 구성하는 모든 재료가 된다. 자료가 많을수록 집은 튼튼하고, 이용하기 편하고, 아름다워질 것이다.

​자료정리를 하면 보고서에 생생한 현장감과 무게감을 불어넣는 것도 가능해진다.

​머릿속에 든 지식만 갖고도 보고서를 작성할 수는 있겠지만, 자료 없이는 구체적이고 충실한 내용을 보고서에 담기 어렵다.

​자료가 뒷받침될 때 보고서는 비로소 생명력을 갖는다.

​자료 정리 없이는 불가능한 일이다.

​이와 같이 자료정리가 갖는 업무시간단축과 생산력 향상, 업무성과 측면에 대해 전문가들은 다양하게 얘기를 하고 있다.

정리란 시간을 넣기 위한 것이다.

​업무속도가 빠르면 같은 시간에 할 수 있는 일의 양도 많아진다.

업무속도는 성과도 직결된다.

​사소해 보이는 시간도 효율을 높여 단축한 시간이 점점 쌓이면 무시할 수 없는 시간이 되어 생산성에 커다란 영향을 줄 것이다.

청소하고 정리 정돈하여 깔끔하게 정리해 놓으면 일하는 사람의 중력이나 생산력을 높여준다.

업무속도가 빨라지며 개인생활 측면에서도 많은 이점이 있다.

​근무시간 내에 일을 마무리할 수 있으니까 밀린 일을 처리하느라 밤늦게까지 야근을 하지 않아도 된다.

​가벼운 발걸음으로 일찍 퇴근해서 저녁시간을 자기개발이나 운동에 활용할 수 있고, 가족과 저녁식사를 함께 하면서 대화의 시간을 가질 수도 있다.

​정리는 아이디어의 원천이다.

​아이디어가 기업 운영에 중요한 요소이듯이, 직장인 개개인의 차원에서도 아이디어는 성공적인 회사생활을 위해 반드시 갖춰야 하는 필수요소다.

​직장생활을 하려면 새롭고 독창적인 사업안을 기획해야 하고, 업무개선을 위한 발전적 아이디어를 끄집어내는 것이 필요하다.

​보고서를 작성하기 위해서도 다들 알고 있는 내용이 아니라 참신한 사례와 구성 등 온갖 ‘장치’를 생각해내야 한다.

​정리 잘하는 직원을 일 잘하는 직원이라고 할 수도 있다.

​자료정리를 잘 하면 좋은 평가를 받기도 한다.

​그만큼 정리는 중요하다.

​사무실에서도 마찬가지다.

​먼지가 굴러다닌다면 주변 사람들에게 어떤 인상을 주게 될까?

​함께 일하고 싶고, 일을 맡겨도 되겠다고 생각할까?

​아마도 십중팔구 정반대일 것이다.

​그 직원이 골치 아픈 문제를 일으키지나 않을지, 자료를 찾다가 소중한 근무시간을 다 보내는 것이나 아닐지 우려의 눈으로 바라보게 될 것이다.

​반면에 책상과 자료를 잘 정리하는 직원이 있다면 틀림없이 좋은 인상을 주게 될 것이다.

​업무도 효율적으로 잘 하는 직원일 것이라고 생각하게 될 것이다.

나도 로펌에 인턴을 하러 갔는데 변호사님들의 방을 보면서 정말 정리정돈을 잘하고 깨끗한 변호사님의 방에 가면 커피나 과자같은 걸 먹을때도 조심스럽고 의자에 앉을 때도 잘 빼고 잘 넣어두게 되었다.

자료가 너저분하게 쌓여 있고 방이 더러운 변호사님사무실에서는 과자부스러기를 떨어뜨려도 양심의 가책을 안 받고 커피를 조금 흘려도 부담스럽지가 않았다.

​자료정리는 사람들에게 긍정적 인상을 줄 수 있는 가장 쉬운 길이다.

​약간의 노력만 기울이면 누구나 할 수 있는 일이기도 하다.

​정리해두면 어떤 상황에도 대처할 수 있다.

​자료정리는 이와 같이 긴박한 업무지시가 떨어졌을 때 진가를 발휘한다.

​평소에 자료정리를 해놓아서 이미 관련자료가 다 준비 되어 있는 상태라면 곧바로 작업에 착수할 수 있다.

​하지만 이런 때도 자료정리는 의미를 갖는다.

​자료정리를 지속적으로 해온 사람이라면 그간 자료 정리 분류를 통해 쌓아온 노하우가 있기 때문에 단 기간 내에 새로운 업무에 적용하는 것이 가능하다.

​자료정리 습관이 몸에 배어서 새로운 부서로 옮기더라도 바로 자료정리를 시작할 테니까 자료도 금방 축척될 것이다.

​정리는 보조 장치다.

​사람들 가운데도 특별한 기억력을 가진 사람이 있다.

​하지만 대부분의 사람들은 기억을 잘 하지 못한다.

​방금 전에 들은 얘기라도 조금만 지나면 가물가물해지고, 감명 깊게 읽은 내용도 금방 잊어버린다.

​기억력이 아무리 좋은 사람이라고 하더라도 모든 것을 머릿속에 기억하는 것은 불가능하다.

난 기억력이 정말 좋아서 정리같은 건 머릿속에 저장하면 된다고 생각했지만 그건 또 아닌 것 같다.

​인간의 기억용량에는 한계가 있기 때문에 과거에 어디선가 보았던 것을 나중에 정확히 기억해내는 건 쉽지 않다.

​직장인들에게 자료정리는 수첩이나 메모 앱과 같은 기억력보완장치가 있다.

자료정리를 잘 해 놓으면 기억력이 좋지 않다고 불안해할 필요가 없다.

​자료정리를 하면 보관 관리되는 자료가 ‘기억력 보조 장치’ 역할을 하게 되지만, 그 과정에서 자료내용 중 상당부분이 자연스럽게 머릿속에 ‘입력’되니까 두 배의 효과가 있는 셈이다.

​요즈음은 컴퓨터 사용이 확대되면서 전자문서 형태로 자료를 보관하는 경우가 많다.

​그러한 추세가 점차 강화되는 것은 과학기술의 발달에 따른 자연스런 일이다.

​이러한 시대변화에 맞춰 컴퓨터 화면으로 자료를 보는데 익숙해지는 것도 좋을 것이다.

​정리를 하면 머릿속도 정리가 되고, 심리적으로 안정된다.

​자료정리에는 이같은 상황을 역전시키고, 마음을 안정시켜 주는 힘이 있다.

​많은 사람들이 이러한 정리의 효과에 대해 이야기한다.

​미국의 정리전문가 저스틴 클로스키는 정리는 단순히 주변 공간을 회복하는 것이 아니라, 자신의 마음을 회복하는 훌륭한 치료법이라고 말한다.

​자료정리는 일상습관이 되면 많은 시간을 투자하지 않고도 할 수 있다.

​다음 업무를 시작하기 전에 잠깐 쉬는 시간이나 결재 대기시간과 같은 자투리 시감만 잘 활용해도 충분히 가능하다.

​자료를 정리하면 뇌가 정리활동과 마찬가지로 무질서했던 상태가 정리된다.

​책상 위가 뒤죽박죽되어 있으면 생각이 잘 떠오르지 않고 정신이 하나도 없다.

​서류를 어디에 두었는지도, 어떤 일을 해야 할지도 모른채 우왕좌왕하게 된다.

​자료정리를 하면 이와 같이 온갖 자료가 뒤섞여 있어 갈피를 잡기 힘들었던 상태에서 벗어나게 되어 차분한 상태에서 업무에 전념할 수 있다.  

정리가 여러 가지면에서 중요하다는 걸 알았다.

난 우선 방정리를 잘하고 자료정리도 해보도록 노력을 해야겠다.