이제 보고서는 한 장으로 마무리하자.

종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월

직장인, 아니 사회생활을 하는 사람들이라면 누구나 많은 보고서를 보고, 작성합니다.

나 또한 많은 것을 보고 쓰고 있지만, 늘 쓸때마다 보다 더 나은 것을 쓰고 싶은 욕심이 가득합니다.

하지만 조금 있다보면 늘 뭔가 아쉬움이 남습니다.

그러다보니 그 아쉬움을 채우기 위해 보고서의 양이 점점 더 많아지더군요.

어떤 것은 50페이지가 넘는 것도 있고.. 작성하는 나조차 정말 이 모든 것을 상사분이 모두 볼까라는 의구심이 들 정도더군요.

그렇지만 뺄 수 있는 내용은 보이지 않고...

그런데 단 '한 장'으로 요약하는 기술이라니 정말 탐나지 않을 수 없는 기술입니다.

도요타에서 사용하는 방법이라고 하는데 어떻게 단 한 장으로 보고의 핵심을 압축시킬 수 있을까요?

제대로 보고의 내용을 이해하고, 그 속에서 핵심을 잡아낼 수 있고, 압축해서 표현할 수 있어야 합니다.

이 책은 저자가 도요타자동차에서 근무하면서 배운 한 장 보고서의 핵심을 고스란히 녹여내었습니다.

한 장으로 요약하기 위해서 가장 중요한 것은 보고할 일의 내용을 '정확하게' 이해하는 것입니다.

정확한 이해없이는 요약은 절대로 불가능합니다.

이해가 선행된 후에야 저자가 말하는 방법을 사용할 수 있을 것입니다.

저자는 한 장으로 요약하기 위해서 '엑셀1'이라는 방법을 소개하고 있습니다.

우리가 많이 쓰는 엑셀 프로그램처럼 셀단위로 나눈 종이-혹은 엑셀도 좋습니다-에 업무를 나누어 놓습니다.

일종의 사각 마인드 맵이라고 생각하시면 될 것 같습니다.

여기서 중요한 것은 순서를 생각하지 말고, 중요도와 분리만을 생각하는 것입니다.

모두 나열한 후에 그것들을 어떻게 연결시킬지 그려봅니다.

이 연결을 생각나는대로 한다면 한 장으로 요약하기 힘들 수도 있습니다.

여기서 '2W1H'를 언급하고 있습니다.

What(무엇을),  Why(왜), How(어떻게)를 생각하면 무엇을 중점적으로 언급하고, 무엇을 버려야 할지를 알 수 있습니다.

도요타자동차의 5번의 Why는 경영분야에서도 상당히 중요하게 인식하고 있습니다.

계속되는 '왜?'라는 질문을 통해 보다 근원적이고, 본질적인 문제를 찾아낼 수 있습니다.

그러면 그에 따른 '어떻게'는 무척이나 다양하고 색다른 방법으로도 접근할 수 있음을 알 수 있을 것입니다.

앞에서도 언급했듯이 무언가를 대해 많은 양의 보고서를 쓰는 것은 시간의 문제이지, 난이도가 높은 것은 아닙니다.

그것을 한 장으로 압축시키는 것은 어쩌면 더 많은 시간이 소요되고 상당한 고난이도의 작업이 될 것입니다.

그렇지만 그 한 장으로 누군가를 설득시키고 이해시킬 수 있다면 당신은 그 분야의 전문가라고 해도 틀림이 없을 것입니다.

이 책으로 전문가로 다시 태어나는 기쁨을 누리시길 바랍니다.