일잘러의 보고서 작성법 : 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일 빠르게 쓰기

실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법 - 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일 빠르게 쓰기 ㅣ 일잘러 시리즈
김마라 지음 / 제이펍 / 2020년 11월

직장생활을 하면서 가장 많이 하는 일 중 하나가 '문서 작성'일 것이다.

보고서, 기획서, 제안서 등 직종,직위에 따라 작성하는 문서는 다르지만 '쓴다'는 것은 모두 같다.

모든 것을 알고 있는 듯 말하는 사람도 막상 문서로 작성해서 제출하라고 하면 막막해 하곤 한다.

이 책 '일잘러의 보고서 작성법'은 문서를 잘 작성할 수 있는 방법을 알려준다.

이 책의 저자는 상사가 인정하고, 주변 사람들이 문서 작성 방법의 배움을 청하는 '일잘러'이다.

직장 생활을 하면서 깨달은 문서 작성 노하우를 이 책에 담고 있다.

이 책의 장점은 '문서'에 대한 생각부터 시작한다는 것이다.

여타 책들은 문서 작성의 팁이나 방법만을 알려주는데 이 책은 문서 작성에 대한 이유부터 생각한다.

그렇기에 이 생각에 대한 답을 찾는 과정에서 자연스럽게 어떻게 문서를 써야 하는지를 알 수 있다.

문서를 왜 쓰는가? 누군가에게 보여주기 위함이다.

대부분의 문서는 지시한 일과 관련된 자료들을 빼곡하게 보여준다.

편하게 읽고 이해하는 것이 목적이 아니라, 자신의 성실함을 증명하는 것이 목적인 듯 하다.

저자는 문서의 원래 목적에 충실하기 위해 무엇을 해야 하는지를 알려준다.

바로 '내가 지금 누구(To)에게 무슨 말(Message)을 하려는 거지?'란 질문에 대한 답을 찾으면 된다.

문서를 작성하기 전에 형식이나 스타일을 고민하지 말고 '누구'와 '무슨 말'을 하려는 것인지 생각해야 한다.

앞으로 책에서 아주 여러 번 강조하게 될 가장 중요한 전제이자 결론은 문서는 글이 아니라 말이라는 사실입니다.

저자는 문서도 '글'이 아닌 '말'이라고 말하고 있다.

귀로 듣는 말을 눈으로 보는 글로 바꾼다는 생각으로 문서를 작성해야 한다.

예제로 언급한 글들을 보면서 정말 신기한 경험을 했다.

눈으로 볼때 전혀 이상해 보이지 않던 글이 입으로 읽어보니 어색한 부분이 많았다.

저자가 왜 '실제 입으로 읽어보라'고 했는지 이해할 수 있었다.

이 방법은 문서를 쓰는 분들이라면 꼭 해보길 강력하게 권한다.

같은 제목의 보고서라도 미션에 따라, 상대에 따라 전하고자 하는 메시지가 전혀 달라지게 된다.

같은 내용일지라도 친구에게 말할 때와 부모님에게 말할 때가 다를 것이다.

문서도 이와 같다.

문서를 보는 주체가 '누구'인가에 따라 '무슨 말'을 전달하는 형태가 달라져야 한다.

저자가 알려주는 문서 작성법을 정리하면 아래와 같다.

이것이 이 책의 핵심이고, 전부라 해도 과언이 아니다.

이렇게 작성된 문서만으로도 좋은 문서지만 디자인적으로 조금만 더 신경을 쓰면 훌륭한 문서가 될 수 있다.

저자는 이 책을 통해 화려하거나 멋진 디자인을 말하고 있지 않다.

우리는 '작품'이 아니라 '문서'를 만들고 있음을 기억해야 한다.

어떻게 하면 '더 멋지게' 보일지가 아니라, '더 잘 보일지'를 고민해야 한다.

위 그림을 보면 '수정 전'과 '수정 후'의 차이를 알 수 있다.

'수정 전'은 단지 자료를 한 페이지에 모아 놓은 것으로 뭔가 어지럽고 정신없어 보인다.

'수정 후'는 그림 뒤에 배경색을 넣고 폰트를 통일하고 글을 정렬 했을 뿐인데 깔끔하고 한 눈에 들어온다.

같은 내용이 맞나란 생각이 들 정도이다.

책 뒷부분에는 문서 작성에 필요한 파워포인트와 칼라 사용법을 간단히 소개하고 있다.

정말 이것만 알아도 될까란 생각이 들 정도로 간단하게 설명한다.

하지만 이 기능만으로도 충분히 원하는 문서를 만들 수 있다.

이 책은 아이디어를 만들어 내는 방법이나 문서 작성을 위한 다양한 프로그램 사용법을 알려주지 않는다.

철저히 실무자의 입장에서 검증된 문서 작성의 기술을 알려주고 있다.

그 어떤 책보다도 문서 작성에 대해 잘 설명해 준 책이라 생각한다.

물고기가 아닌 물고기를 잡는 법을 알려주는 책이다.

가히 문서 작성의 비급이라 할 수 있을 것 같다.