[서평] 종이 한 장으로 요약하는 기술

종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월

토요타에서는 회의, 보고, 협의, 연락, 상담 등과 같은 업무를 할 때 담당자는 기본적으로 한 장의 서류를 준비한다고 한다. 그것은 협의를 위한 정보 정리, 회의 때 이야기할 사항, 스케줄 등 각 업무에 해당하는 한 장의 서류다. 나 역시 회사에서 업무를 위해 위와 같은 준비를 사전에 한다. 그렇다고 이를 위해 한 장짜리 서류를 준비하는 것은 아니다. 내 경우 다이어리에 빼곡히 적힌 내용일 때도 있고, 여러 장의 보고서 양식의 서류들일 때도 있다. 긴 내용은 간략한 단어나 문장으로 요약을 하거나 정리를 하기도 하지만, 한 장짜리로 요약하는 것은 무리인 편이다. 그런데, 토요타에서는 모든 업무에서 요약한 한 장짜리 서류로 충분하다니 어떤 형식일지 궁금했다.

토요타 직원들은 상대와 커뮤니케이션을 하기 전에 사전에 자기 나름의 견해를 한 장으로 요약한다. 이야기하고자 하는 주제의 요점, 상대에게 묻고 싶은 것, 상대가 알고 있는 것, 무엇을 추가로 알고 싶어 하는지 등을 고려한다. 이를 위해서는 충분히 생각하고 정리하는 노하우가 필요하다. 저자는 토요타에서의 경험과 확장된 연구를 바탕으로 이 책에 한 장 요약의 효과와 활용법에 대해서 풀어냈다.
토요타 한 장에는 한눈에 전체가 보이는 일람성, 틀, 주제를 알 수 있는 제목이 틀마다 붙어 있는 세 가지 특징이 있다. 그리고 ‘목적, 현재 상태, 과제, 대책, 스케줄’이라는 다섯 가지 항목의 공통된 주제를 가지고 있다. 회의 의사록, 기획서, 보고서든 어떤 업무라도 이 다섯 가지 요소를 바탕으로 생각하고 요약하면 실행 역시 쉬워진다. 그리고 이 틀을 바탕으로 상대와의 업무적인 소통 역시 쉽고 빨라진다.
저자는 생각정리법이자 요약을 위한 사고법으로 액셀 1과 2W1H라는 도구 활용법을 소개했다. 자기소개 활용 및 업무적인 사례 등을 통해서 구체적으로 설명했기 때문에 보다 쉽게 이해하며 연습해볼 수 있을 것이다.    
자신이 한 회사의 대표거나 투자자라고 가정해보자. 자세한 설명이 나와 있는 두꺼운 보고서와 핵심 요점과 적용 방안이 설명되어 있는 한 장의 제안서가 있다면 과연 어떤 것을 읽겠는가? 효율적인 요약은 나와 상대의 시간을 줄여주는 것뿐만 아니라 오히려 효과적인 전달도 가능해진다.

사회경력이 쌓이면서 업무적으로 요약의 필요성을 절감할 때가 많다. 독서를 한 후 취미로 기록해 온 서평 역시 요약의 기술이 필요하다. 하지만, 막상 요약을 하려고하면 생각처럼 쉽지는 않다. 핵심을 간결하게 잘 정리하면서도 전달력을 잃지 않아야 하는데, 구체적인 내용을 빼고 설명하려면 어려울 수밖에 없다. 예를 들어 많은 사람들이 투입되고, 오랜 시간이 소요된 프로젝트를 보고하거나 규모가 큰 업무적인 건을 제안 및 보고할 때 한 장짜리 서류로 요약을 한다면 왠지 부족하다는 선입견이 생긴다.
하지만, 저자의 경험이 증명해주듯 이 책에 공유된 노하우를 활용한다면 어떤 일도 한 장의 요약이 가능하다고 한다. 물론, 이 책을 일독했다고 바로 가능해지는 것은 아니다. 전달력이 떨어지는 요약은 무용지물이다. 이 때문에 이 책에서 공유한 액셀 1과 2W1H라는 두 가지 도구를 활용한 효율적으로 요약하기 위한 사고훈련이 필요하다. 이제 펜과 종이를 준비해서 실천하는 일만 남았다. 어떤 일에서든 효과적인 전달력을 갖고 싶은 사람이라면 이 책에서 안내한 요약 기술을 자신의 것으로 만들어보길 바란다.