기록하지 않은 실수는 기억하지 못하거나 빨리 잊힌다. 기억하지 못해서 뇌는 실수를 분석하지 않는다. 그래서 같은 실수를 되풀이한다. 작은 실수를 대수롭지 않게 생각하면 나중에 큰 실수를 하게 된다. - P210
때로는 실수가 혁신을 만들기도 한다. 실수로 특별한 것을 발견, 발명한 사례가 많다. 최초의 항생제 페니실린. 사진의 전신인 다게레오타이프, 접착식 메모지 포스트잇은 실수와 우연을 계기로 세상에 나왔다. - P210
실수를 개선하려고 궁리하다가 좋은 아이디어가 나온다. 대부분 실수를 감추려고만 하는데, 실수를 보고서에 공개하는 문화를 만들면 회사가 발전한다. 적어도 큰 손실은 막을 수 있다. - P210
사소한 실수, 실수가 발생한 상황을 보고서에 쓰면 된다. 실수한 사람은 실수한 내용과 함께 개선책, 대안을 쓴다. 문제 해결 보고서가 아니라면, 실수한 내용과 개선책을 자세하게 쓸 필요는 없다. 짧게 한두 줄 정도로 쓰고 공유한다. - P210
실수와 문제가 발생한 상황은 쓰기 싫어도 기록하기 바란다. 실수를 보고해서 개선하고 큰 사고를 예방하면 장기적으로 회사에 이익이 된다. - P210
직장인이 한 일, 할 일, 의견을 공식적으로 보여주는 방법은 ‘기록‘이다. 상사가 읽은 안 읽든 상관없이 자기 자신을 위해서 기록해야 한다. - P211
다이어리 한 페이지를 세로로 반을 접어서 2등분 하고 왼쪽에는 업무와 관련해서 할 일과 일정을 쓴다. 오른쪽에는 개인적으로 할 일, 뉴스에서 보고 들은 내용, 책·광고·라디오·TV에서 봤던 장면과 문장, 기억하고 싶은 것을 적는다. 일하다가 잘 안됐던 것, 곤혹스러웠던 상황도 간략하게 쓴다. - P211
준비가 부족해서 진행하기 어려웠던 일, 차선책을 생각하지 않고 처음에 떠오른 생각대로만 실행하다가 미완성으로 방치해둔 일, 시간이 지난 후에 새로운 방법으로 다시 시도해서 어렵지 않게 완료한 일 등을 적어둔다. 그러면 다음에 비슷한 일을 할 때, 전에 했던 실수를 반복하지 않는다. 비슷한 일을 할 때 같은 실수를 하더라도 신속하게 수습할 수 있다. - P212
업무적으로, 개인적으로 한 일, 할 일, 생각, 느낌 등을 적어두면 무의식에서 실수를 분석하고 해결책을 찾는다. 의식적으로 실수를 되짚어보는 게 아니라 머리에서 저절로 그 당시 상황을 떠올리고 무엇이 잘못됐는지 생각한다. - P212
자기가 한 일, 성과, 생각, 교훈 등을 매일 기록하면 자신도 모르는 사이에 통찰력이 생긴다. 다이어리에 ‘오늘의 실수‘, ‘오늘의 교훈‘처럼 제목을 적지 않아도 한 일에 관해서 꾸준히 써두면 자축 또는 반성하는 계기를 갖는다. 그러는 동안 일에 대한 열정이 생긴다. - P212
인정욕구는 식욕, 수면욕처럼 생리적욕구와 함께 인간이라면 누구나 갖고 있는 본성이다. - P212
승진, 보너스는 고사하고 칭찬에도 인색한 직장에서 능력을 인정받으려면, 우선 내가 잘한 일을 공식적으로 알려야 한다. 그래야 ‘잘했다‘, ‘능력있다‘라는 칭찬을 듣는 기본 조건을 갖춘다. 내가 잘 한 일을 알리지 않았는데 누가 칭찬을 해주겠는가? - P213
‘공치사‘라는 말이 있다. 자기가 잘 한 일을 스스로 칭찬하고 자랑한다는 뜻인데 실제로는 좋지 않은 의미로 통한다. - P213
인정욕구를 충족시키려면 공치사를 해야 한다. 회사에서 공치사할 수 있는 채널이 바로 보고서다. - P213
어릴 때부터 겸손하라는 교육을 받아서 공치사를 멋쩍게 생각하는 사람이 많다. 지나친 공치사는 문제가 되지만 자기가 한 일, 좋은 성과를 낸 일을 보고서에 쓰는 건 정당한 공치사다. 어려운 일을 잘 수행해서 성과를 냈다면 반드시 보고서에 써서 알린다. - P213
어려운 일을 수행해서 훌륭한 성과를 낸 후에 보고서에 ‘ㅇㅇ업무 완료‘라고 쓰고 몇 글자만 간략하게 적는 건 좋은 방법이 아니다. 어려운 일, 힘든 일, 누구도 해결하지 못한 문제를 완료한 후에 보고서에 간략하게 적고 넘어가는 것도 제대로 된 보고는 아니다. 인정욕구를 충족시키기 위해서라도 우수한 성과를 낸 일은 공치사해야 한다. - P213
오랫동안 노력해서 성과를 낸 일을 보고서에 몇 글자 적고 끝내는 건 겸손이 아니라 자기 비하다. 성과를 내고도 해야 할 일이니까 끝내는 게 당연하다는 식으로 보고하면 자기가 한 일에 열정이 없어 보인다. 완료한 일이 구체적으로 무엇인지, 어떤 노력을 했는지, 일을 해서 어떤 결과가 있는지, 배운점은 무엇인지 등을 보고서에 쓴다. - P214
특히 ‘지원 부서‘라고 부르는 부서에서 일하는 직원은 반드시 자기가 한 일과 그 일의 결과를 명확하게 써야 한다. 부서에서 처리한 일을 알리기 위해서, 자원을 아끼고 더 유용하게 이용하는 방법 또는 의견을 보고서에 쓴다. - P214
모두가 중요한 일을 한다. 자기가 하는 일에 관한 열정을 알리는 것도 보고서의 기능임을 기억해야 한다. - P214
혼자서 모든 공정을 처리하고 보고서를 쓴다면 모르는 내용이 없을 것이다. 하지만 실제로 그럴 수 있는 일은 별로 없다. - P215
모든 업무에 마감기한이 있듯이 보고서는 제출 기한이 있다. - P215
보고서를 쓰는 게 주요 업무인 사람도 있지만 거의 모든 기업에서 보고서 작성은 부수적인 일이다. 오늘 당장 처리해야 하는 일이 있고 내일도 처리할 일이 있다. 보고서 작성에 따로 시간을 할애하기 어렵다. 시간이 날 때마다 보고서에 쓸 내용을 정리해두거나 다이어리에 대강의 내용을 적어둔다. - P217
어떤 문서든지 작성하는데 걸리는 시간을 3등분 하고 구체화, 초안 작성, 편집에 각각 3분의 1씩 할당한다. - P217
80퍼센트 이상 보고서를 완성하면 상사에게 확인을 받는다. 보고서를 제출하기 전에 상사에게 보고서를 쓰는 목적 · 방향성에 관해서 조언을 듣고 추가·수정할 부분에 관한 의견을 구한다. 그러면 완성도 높은 보고서를 쓸수 있다. - P217
80퍼센트 정도 완성한 보고서를 상사에게 보여주면, 상사는 작성자가 생각하지 못한 부분, 준비하지 않은 자료, 다시 점검해야 하는 내용 등을 알려준다. - P218
경영진이 결재하는 보고서를 상사의 검토를 거치지 않은 채로 제출일에 임박해서 상사에게 보여주면 잘못된 부분이 있어도 수정할 시간이 부족하다. - P218
작성자는 보고서를 검토한 상사의 반응을 잘 읽어야 한다. 완성도가 떨어지면 수정해야 하고 완성도가 높아도 보완할 부분이 있다. 잘 쓴 보고서도 나중에 추가·보완할 부분이 생긴다. 보고서 작성자가 미처 생각하지 못해서 추가해야 하는 내용이 있고, 결정권자가 보고서를 검토하고 심층 보고를 요청하기도 한다. - P218
특정 부분을 보완해서 더 자세히 보고하라고 지시한다면 내용이 나쁘지 않다는 의미다. - P218
상사마다 다르지만 우리나라 회사 정서에서 아직까지 보고서를 잘썼다고 칭찬하는 경우는 드물다. 보고서를 잘 썼을 때 상사는 질문을 한다. 보고서 내용을 파고드는 심층적인 질문 또는 보고서에 쓴 대로 실행해야 하는 이유를 묻는다. 때로는 철학적인 질문을 하는 상사도 있다. 작성자가 보고서 내용에 확신을 갖고 있는지 확인하려는 목적으로 질문을 한다. 이런 질문을 한다면, 보고서 내용에 문제가 없다는 의미로 받아들여도 좋다. - P219
상사의 질문은 경험과 직관에서 나온다. 때로는 상사가 직관적으로 한 질문에 답을 찾으면 그 답이 최선의 해결책이거나 새로운 기획으로 이어지는 경우가 많다. - P219
작성자는 보고서를 검토한 상사가 물어볼 만한 질문을 미리 생각해두어야 한다. 상사는 개인적으로 궁금한 부분, 작성자가 추가로 확인해야 하는 내용을 짚고 넘어가기 위해서 질문한다. 보고서를 쓰면서 상사의 질문을 예상하고 답변을 준비한다. 중요한 보고서를 쓴다면 중간 검토에서 지적한 논리적인 오류는 당연히 바로잡아야 하고, 완성한 보고서를 제출한 후에 심층 질문, 철학적인 물음에도 답할 준비를 한다. - P219
보고서를 쓰면, 상사와 선배에게 멘토링을 받으면서 동시에 소통을 할 수 있다. 현재 하고 있는 일의 진행 상황을 매일 기록하면 그것을 본 상사는 어떤 식으로든 조언을 한다. 상사는 과거에 유사한 일을 하면서 겪었던 실수와 주의사항을 알려준다. 부하 직원이 어떤 일을 하는지 속속들이 알게 된 상사는 더 이상 불안하지 않다. 상사와 소통하면서 자기가 하는 일에 관해서 확신이 생긴 직원도 불안하지 않다. - P223
회사는 공동의 목표를 위해 함께 일하는 조직이다. 동료, 선배, 상사와 소통은 필수다. 협업과 개인주의가 공존하는 사회가 바로 회사다. 이런 문화는 회사에도 영향을 준다. - P223
공(협업과 소통)과 사(개인주의)는 엄격하게 구분해야 한다. 내가 하고 있는 일을 알리는 공적인 수단으로 업무보고서를 활용하면 일에 대한 불확실성을 해소하고 선배의 과오를 되풀이하지 않게 돼서 좋은 결과를 얻을 확률이 높다. - P223
조직에서는 개인의 상황을 인지하고 구성원이 하는 일을 서로 공유하는 데서 문제 해결이 시작된다. 직원은 업무보고서를 통해서 자기가 하는 일을 구성원에게 알리고 동료와 선배의 가르침을 배우며 소통해야 한다. 상사는 누가 어떤 일을 하는지 인지하고 경험에서 나오는 노하우와 성과를 내는 자기만의 방법을 전수한다. - P223
형식적인 업무 보고가 아니라 하루의 업무 진행 상황을 정리해서 공개하면 조언과 도움을 자연스럽게 받을 수 있다. 업무보고서를 쓸 때, 중요한 팁이 있다. 상사와 동료가 궁금하게 생각하는 내용을 강조해서 쓰는 것이다. 그러면 그 일을 빠르고 성공적으로 끝낼 수 있다. - P223
소통은 내가 가진 생각, 의견, 정보를 전하고 상대방의 생각, 의견, 정보를 듣는 것이다. - P224
보고서에 정보, 아이디어, 의견을 쓰는 이유는 작성자의 생각을 전달하기 위해서다. - P224
이 책에서 말하는 ‘소통하는 보고서‘는 회사에서 쓰라고 해서 형식적으로 써서 제출하는 문서가 아니다. 보고서는 써서 제출하는 걸로 끝나지 않는다. 소통은 정보가 쌍방향으로 오고 가야 하기 때문이다. 보고서 작성에 관한 책과 교육에서 간과하는 부분이 바로 쌍방향 소통이다. - P224
보고서 작성 교육과 책에서 설명하는 내용은 크게 네 가지다. 첫째, 보고서를 쓸 때는 독자(동료, 상사, 경영진)을 분석한다. 둘째, 보고 목적에 맞게 차례를 만들고 내용을 구성한다. 셋째, 이해하기 쉬운 표현, 효과적인 표현, 전달력이 높은 표현으로 쓴다. 넷째, 용어와 줄임말 사용이 적절한지, 전문용어와 문장에 오류가 없는지 확인한다. 이 외에도 논리적인 표현, 출처가 분명한 근거제시, 객관적인 자료 첨부, 관념적인 말보다 구체적인 사항을 넣으라고 권한다. - P225
작성자가 보고서를 쓰는 데 들인 노력을 알고 있다면 사람도 보고서 내용에 관심을 가져야 한다. 보고서로 의사소통하려면 피드백은 필수다. - P225
읽는 사람에게 피드백을 받으려면 어떻게 해야 할까? 보고서를 읽은 사람의 의견이 궁금하다면, 논리적인 구성, 구체적인 설명, 명확한 문장은 기본이고 읽는 사람이 받는 이익, 영향 등을 알리는 데 집중한다. - P226
보고서를 읽은 사람에게 받아야 하는 피드백은 "그래서 어떤 효과가 있는가?", "우리는 무엇을 어떻게 해야 하는가?"이다. 단어 선택, 오탈자 등의 단편적인 피드백보다 중요한 것은 ‘So What‘이다. - P226
"보고서의 핵심은 앞으로의 계획이다" - P226
지금까지 이렇게 진행되었다는 내용으로 보고서를 끝내면 안 된다. 앞으로 어떻게 하겠다는 내용을 구체적으로 기술해야 한다. - P226
보고서를 읽는 사람이 핵심 메시지를 명확하게 이해했다면 더 구체적으로 알아야 하는 내용이나 자료를 요청한다. 작성자에게 더 깊이 있는 자료를 요구하거나 새로운 가능성을 발견한 부분이나 문제를 효율적으로 해결하는 방법 등을 추가로 물어본다면 보고서는 제 역할을 했다고 볼 수 있다. - P226
보고서의 핵심은 앞으로 어떻게 할 것인가, 즉 계획(실행 방안)이다. 보고서를 ‘미래형‘으로 쓰고 그 계획이 보고서를 읽는 사람(상사, 경영진, 독자 등)에게 어떤 이익이 있는지, 결과를 만들기 위해서 어떤 행동이 필요한지, 목표를 설정하고 실행한 결과-성과, 예상되는 효과를 구체적으로 제시한다. 그러면 긍정 또는 부정, 보류, 보완, 더 상세한 내용 요청 등 어떤 형태로든 피드백이 나온다. 추가로 자료를 요청하거나 실행 계획, 이익을 내는 방법에 관한 의견, 해결책을 함께 고민하는 것도 피드백이다. - P227
‘앞으로 어떤 일을 해야 하는가‘처럼 계획에 관한 질문, ‘이렇게 하는 게 좋겠다‘ 경험에서 나온 조언, ‘효과가 있을지 의문이다‘처럼 회의적인 의견이라도 작성자와 회사 모두를 위해서 피드백이 필요하다. - P227
문장이 좋다, 구성이 좋다, 오탈자가 있다 등의 형식 측면의 피드백도 필요하다. 더 중요한 피드백은 어떤 결과를 예상하는가, 언제, 무엇을, 어떻게 해야 더 큰 성과를 얻을 수 있나 등의 실제적인 질문 또는 요청이다. - P227
하지만 보고서 내용에 관한 평가와 판단에 관한 피드백은 매우 적다. 읽는 사람은 ‘점수매기기‘에서 벗어나야 하고 발전적인 방향으로 피드백을 해야 한다. - P227
|