보고서 요약은 전체 내용을 인지하는 사람만 쓸 수 있다. 여러 사람이 함께 쓴 보고서는 전체 흐름을 확실히 이해한 사람이 요약을 쓴다. - P190
요약하는 과정을 네 단계로 구분하면 다음과 같다.
첫째, 키워드를 정리한다.
둘째, 꼭 전달해야 하는 내용과 자세히 읽지 않아도 유추할 수 있는 내용을 구분한다.
셋째, 꼭 전달해야 하는 키워드를 조합해서 요약문을 만든다. 업무 순서, 중요도, 업무 관계에 따라 요약문을 배치한다.
넷째, 요약문에 오류가 없는지, 목적에 맞게 꼭 전달해야 하는 내용을 모두 넣었는지 확인한다. - P191
요약을 어느 정도 분량으로 쓰라는 지침은 없다. 요약은 짧을수록 좋다. 보고서 목적에 맞게, 읽는 사람에게 반드시 전해야 하는 메시지를 중심으로 쓴다. 요약문을 읽고 전체 내용을 머릿속에 그릴 수 있게 쓴다. 요약은 문장의 완결성보다 주요 내용을 빠트리지 않는 것이 더 중요하다. - P191
소통을 강조하는 시대인 동시에 모든 게 빠르게 돌아가는 시대다. 업무적인 소통을 모두 문서로 하기란 불가능하다. 공식적인 회의나 커피를 마시는 동안 업무에 관한 이야기를 주고받을 수 있다. 잠깐 쉬는 시간에는 일 얘기를 하지 말자는 사람도 있지만, 사무실 밖에서 대화하는 중에 형식을 갖추지 않은 채로 은연중에 보고하고 문제점과 어려움을 토로하는 것도 사회생활을 잘하는 요령이다. - P193
현대 언어학의 아버지로 불리는 소쉬르는 구술로 하는 말이 가장 우선적이고 모든 언어적 의사소통의 근저를 떠받치고 있다고 했다. 그는 쓰기가 구술을 보완한다고 주장했다. - P193
고대 그리스에서 ‘수사학hetoric‘을 가르치고 배우던 시기에는 쓰기가 구술의 가치를 높이는 보조 도구였다. 글로 쓰면서 연설의 원리, 연설을 구성하는 요소를 과학적 기술과 설명 체계로 정리 · 조직했다. - P194
보고서는 물건을 사고 돈을 냈다는 증명, 즉 영수증 같은 역할을 한다. 이것이 기록이 가진 가치이고 특징이다. - P194
능력이 출중해도 문서 또는 말로 의견을 정확하게 전달하지 못하면 사회에서 인정받기 어렵다. - P194
구두 보고와 보고서 작성을 잘하는 직장인이 되려면, 보고서를 검토하는 사람(직속 상사)에게 기회가 있을 때마다 구두 보고를 해야 한다. 공식적인 자리에서는 "보고하겠습니다"라는 말로 보고를 시작한다. 일상적으로 상사 또는 동료와 이야기할 때는 자연스럽게 대화하는 과정에서 보고할 수 있다. 업무진행과 변동 사항을 은연중에 여러 번 전달했기 때문에 나중에 보고서를 제출하면 걸림돌 없이 결재가 이루어진다. - P194
"보고서로 모든 걸 보여주겠다"라는 신조를 가지고 업무 중에 구두 보고를 하지 않는 직장인은 상사에게 보고서를 제출하면 "이게 뭐야? 핵심이 뭔데?"라는 말을 듣기 십상이다. 왜냐하면 보고서에 쓸 내용을 중간에 구두로 전달해서 상사가 정보를 받아들일 준비를 하게 만들고 상사의 반응을 확인해야 하는데 그 과정을 건너뛰었기 때문이다. - P195
직장에서 잠깐 쉬면서 차를 마시는 동안에도 구두 보고를 할 수 있다. 상사에게 업무에 관한 조언을 구하면서 업무 진행 상황을 알리는 것도 자연스러운 구두 보고다. 직장에서 일상적으로 하는 대화, 상사와 묻고 답하는 중에도 업무 보고를 할 수 있다. - P195
말수가 적을 수는 있다. 하지만 자기가 하는 일에 관해서 동료와 상사에게 자주 이야기할 필요가 있다. 형식을 갖춘 보고가 아니라도 은연중에 보고서에 넣을 정보를 드러내는 게 바람직하다. 나는 준비 중인 일에 관해서 종종 이야기한다. 그러면 동료와 상사가 이전에 겪었던 일을 이야기하면서 주의사항과 팁을 알려준다. 동료와 선배가 경험으로 익힌 팁은 문서나 책에는 없지만 틀림없이 도움이 된다. - P196
내가 하고 있는 일을 구두로 알린 다음 보고서에 쓴다. 사무실 밖에서 이야기한 내용, 구두로 보고한 사안도 보고서에 쓴다. 나중에 보고서를 제출했을 때, 업무에 관한 정보를 공유했기 때문에 상사는 짚고 넘어갈 부분만 확인하고 결재한다. 수시로 구두 보고를 하면 업무를 어려움 없이 진행할뿐만 아니라 보고서 결재를 수월하게 받을 수 있다. 직장인이 일상에서 업무에 관한 이야기를 하면서 자연스럽게 정보를 공유하고 보고하는 것은 노하우다. - P196
인사말-보고 내용-결론과 문제 해결 방안 및 대안-강조할 내용 다시 언급, 네 단계로 구분하고 단계별 주요 내용을 간략하게 종이에 적어서 참고하면서 보고한다. - P196
경영진 앞에서 대면 보고를 할 때, 경험이 적은 사람은 발표 자료를 전부 외우려고 한다. 중요한 보고라서 그럴 수도 있다. 하지만 보고서에 쓴 글자와 문장을 외우기보다 보고 자료의 흐름을 파악하는 게 더 중요하다. 보고 자료를 여러 번 읽어서 내용과 흐름을 파악한 다음 간략하게 대본을 만들어서 참고하면 무리 없이 보고를 마칠 수 있다. - P197
제일 처음에 하는 말에 핵심을 넣는다. 보고서 작성 시에 맨 앞에 요약과 결론을 배치하라고 했다. 대면 보고·구두 보고도 마찬가지다. 결론과 핵심을 먼저 언급한다. - P197
문제 해결방안에 관한 보고에서 모두가 알고 있는 문제라면 원인을 짧게 설명하고 해결방안과 대안을 제시한다. 문제가 발생한 상황을 알려야 한다면 개요에서 짧게 설명한다. 여기서 피해 상황, 해결하지 않을 경우 예상되는 피해를 비용으로 환산해서 제시한다. 그런 다음 해결방안과 대안 해결방안을 실행했을 때 예상되는 부작용을 설명한다. - P197
구두 보고는 핵심으로 시작해서 앞으로의 할 일, 즉 계획으로 끝낸다. - P197
대면 보고, 구두 보고를 하면 질문과 반대 의견이 나온다. 피드백 없이 끝나는 대면 보고는 거의 없다. 상사가 예상하지 못한 의견을 제시할 때도 있다. 보고자는 자기 생각과 계획에 매몰되는 것을 경계하면서 결론과 대안에 관한 장·단점, 실행한 후에 얻는 이익과 손실을 예상해야 한다. - P197
구두 보고에서 가장 나쁜 대답이 "확인해서 다시 보고하겠습니다"라는 말이다. 대면 보고를 하기 전에 동료, 선배 사원과 보고 내용을 공유하면 상사가 할 수 있는 질문을 예상할 수 있다. - P197
보고자는 보고 내용을 꿰뚫고 있어야 한다. 그래야 보고받는 사람의 눈을 보면서 정확한 발음으로 자신 있게 이야기할 수 있다. - P198
보고자는 한두 번 눈을 마주칠 기회를 강제로 만들고 리액션과 피드백을 받아야 한다. 보고 내용 중에 상사에게 의견을 묻거나 과거에 유사한 일을 할 때 있었던 일을 알려달라고 하면 자연스럽게 눈을 마주치고 이야기를 나눌 수 있다. - P198
작업분할구조는 큰 프로젝트를 관리하기 쉽게 업무를 작은 단위로 나누는 것이다. 업무를 작게 나누면 목표를 달성하기 위한 활동과 업무에 필요한 일정, 비용, 위험, 인력, 장비 등을 체계적으로 관리할 수 있다. - P202
계획을 세우는 단계부터 일정 관리에 포괄적으로 적용할 수 있는 원칙이 있다. 바로 3분법이다. 모든 업무를 세 개로 나눠서 관리하는 것이 3분법의 핵심이다. 문서작성은 아이디어 구체화, 초안 작성, 편집·퇴고, 세 단계로 나눈다. - P202
기획서, 보고서, 제안서, 회의록, 품의서 등 문서를 쓸 때도 3분법을 적용한다. 첫째 단계는 아이디어 구체화다. 문서에 쓸 내용을 생각한다. 둘째 단계는 초안을 쓴다. 셋째 단계는 초안을 여러 번 고쳐 쓰면서 문서를 완성한다. 이와 같이 모든 업무를 3단계로 나누면 일정을 관리하기 쉽다. - P203
3분법은 모든 업무에 적용할 수 있다. 대강의 일정을 세우고 업무를 진행하는 동안 일정과 할 일 등을 수정하는 원칙이다. 3분법은 융통성 있는 관리 방법이다. 언제든지 고칠 수 있어서 융통성이 있지만 계획부터 정교하지 못하다는 것이 단점이다. - P203
3분법은 단순하다. 효율도 높다. 제조업에서는 3분법에 따라 공정을 설계, 구현, 테스트로 나눈다. 할 일을 파악하는 단계(계획, 설계), 계획한 일 또는 설계한 작업을 수행하는 단계(구현), 일을 검증, 분석, 개선하는 작업(테스트)로 구분한다. 일에 따라서 단계를 나타내는 이름은 다를 수도 있고 일부 단계는 겹치기도 한다. 모든 일정은 계획-구현-테스트 세 단계로 구분해서 단계별로 진행률을 파악하고 보고서를 써서 관리한다. - P204
마감기한이 6일이라면 계획에 2일, 구현에 2일, 테스트에 2일을 균등하게 배분해서 일정 계획을 세운다. 구현하는 데 더 많은 시간이 필요하다고 해서 계획 또는 테스트 일정을 줄이거나 빼면 안 된다. 필요하다면 세부 단계를 줄이거나 늘릴 수는 있다. 일정을 변경하는 데는 합당한 이유가 있어야 한다. 어떤 일이든지 합리적인 계획을 세우면 실제로 일하는 시간과 오류를 줄일 수 있다. - P204
일정, 공정에 3분법을 적용해서 계획하고 그 내용을 보고서로 만든다. 일을 단순히 3등분 해서 대강 계획하는 것처럼 보이지만 보고서로 쓰면 대강의 계획이 아니라는 것을 알 수 있다. 머리로만 생각하면 일주일이면 끝낼수 있을 것 같은 일도 업무를 작은 단위로 나누고 완료할 때까지 할 일을 3등분하면, 생각한 것보다 할 일이 많고 시간이 부족하다는 것을 인지한다. - P204
제출용 보고서를 쓰면서 작업을 완료하기까지 과정을 머릿속으로 시뮬레이션한다. 시간이 부족하다면 어떤 단계에 시간을 얼마나 추가할지 생각해본다. 시간이 절대적으로 부족하면 일정을 수정한다. 작업량을 줄이거나 완성도(품질)를 낮춘다. 완성도를 높게 유지해야 한다면 인력 충원 또는 팀에게 협조를 부탁할 수 있다. 3분법으로 일정을 계획하고 보고서를 쓰면 현실적으로 일정을 살펴볼 수 있다. - P205
혼자 일할 때도 3분법을 적용해서 일정 계획을 세우고 보고서를 만든다. 제출용 보고서처럼 구성을 고민하지 않더라도 형식은 갖춰서 쓴다. 어떤 일을 하든지 3분의 1은 계획·설계, 3분의 1은 구현, 3분의 1은 테스트 수정에 할애해서 전체 계획을 세우고 실행한다. - P205
규모가 크고 기간이 긴 프로젝트도 3분법을 적용하면 관리하는 데 문제가 없다. 대형 프로젝트는 업무가 복잡하게 얽혀있다. 여러 가지 업무를 시간 순서 또는 공정 순서로 나누고 3분법을 적용한다. 각 공정을 계획, 구현, 테스트로 나눠서 정리하면 복잡한 업무도 단순해진다. - P205
단계마다 중간목표를 정하고 일주일 또는 한 달 단위로 보고서를 써서 일정을 점검한다. 변동사항이 많고 불확실성이 높은 프로젝트는 업무 단계별로 중간목표를 정해야 일정이 바뀔 때 혼란을 덜 겪고 위험을 줄일 수 있다. - P205
실수와 문제, 개선책을 간략하게 적는다 - P206
인간의 기억은 시간이 갈수록 급속도로 희미해진다. 희미해지는 기억보다 더 경계해야 하는 것은 기억의 왜곡이다. 인간이라면 누구에게나 작용하는 자기합리화로 인해서 시간이 지나면 자기가 한 일에 관한 기억이 변한다. - P207
기록은 변하지 않는다. 누군가 조작하기 전에는 써 놓은 그대로 보존된다. 기록과 보존, 과거에 한 일을 돌아보고 잘못을 바로잡는 것이 보고서가 가진 기능이다. - P207
회사에서는 하나의 프로젝트를 여러 부서에서 나눠서 진행한다. 자금을 관리하는 부서는 지출과 이익, 기획팀은 상품·서비스를 만드는 과정, 마케팅팀은 홍보와 고객, 영업팀은 유통과 거래처를 관리한다. - P207
각각의 부서 담당자는 자기가 한 일, 팀에서 한 일, 완료한 일, 계획, 결정된 사안, 문제 상황과 원인 등을 매일 기록한다. 일일보고서에 잘못한 일과 문제가 발생한 상황은 자세히 쓰지 않는다. 문제가 커져서 여러 부서에서 수습해야 할 지경에 이르면 비로소 문제가 발생한 상황과 원인, 미흡한 대처 등이 수면 위로 드러난다. - P208
문제 해결 보고서가 아니면 문제가 발생한 상황을 자세히 쓰지 않는다. 업무보고서에 실수와 문제를 공식적인 보고서에 기록하는 직장인은 거의 없다. 대부분 그렇다. - P208
문제가 발생하기 전에 다양한 전조 현상이 나타난다는 하인리히 법칙이 있다. - P208
여러 가지 사례를 분석해서 법칙으로 만들었지만 실수와 문제를 공유하지 않는다. 결국, 작은 실수를 반복하다가 나중에 큰 문제가 생긴다. - P208
좋은 환경에서 일하는 직원들이 더 많은 실수를 하는 게 아니라 더 자주 실수를 보고한다 - P208
보통의 환경, 즉 효율이 낮은 조건에서 일하는 의료진은 더 많이 실수했지만 실수를 알리지 않아서 사고가 일어나지 않은 것처럼 보였다. 반면, 좋은 업무 환경에서 일하는 의료진은 자기가 한 실수를 보고했기 때문에 보통의 환경에서 일하는 의료진보다 실수가 많은 걸로 연구 자료에 기록되었다. - P208
경영컨설턴트 톰 피터스는 "지금 우리에게는 보다 빠른 실패가 필요하다"라고 했다. 작은 실패를 숨기면 나중에는 더 큰 실패를 한다. 실패를 공유하고, 실패를 분석해서 더 나은 방법을 찾으면 ‘최선의 방법‘에 도달한다. - P209
실수로부터 특별한 것을 발견하거나 새로운 것을 발명한 사례는 많다. 토마스쿨은 《과학혁명의 구조》에서 실수가 중요한 역할을 한다고 주장했다. - P209
이성적으로는 실수를 공유하면 발전적인 결과를 만들 수 있다고 배웠지만 보고서에는 자신의 실수와 문제를 쓰지 않는다. 과거에 실수를 감추거나 대충 얼버무리고 넘어갔다면 이제부터라도 업무일지에 실수를 기록해야 한다. 짧게 써도 상관없다. 실수를 간단히 기록하기만 해도 효과가 나타날 것이다. 실수를 기록하면 실수가 줄어들고 나중에 다른 문제를 파악하기도 쉽다. - P209
큰 실수는 아무런 징조 없이, 날벼락처럼 생기지 않는다. 사소한 실수를 대수롭지 않게 여기다가 치명적인 사고가 생긴다. - P209
허버트 하인리히는《산업재해 예방 : 과학적 접근》에서 ‘하인리히 법칙‘을 소개했다. 산업재해 사례분석을 통해서 발견한 통계적 법칙이다. 내용은 이렇다. 산업재해가 발생하여 중상자가 1명이 나오면 그전에 같은 원인으로 경상자 29명, 같은 원인으로 부상을 당할 뻔한 잠재적 부상자가 300명이 있었다. 그래서 하인리히 법칙을 1:29:300법칙이라고도 부른다. - P209
날마다 실수를 기록하면, 실수는 줄어든다. 왜냐하면 실수를 기록하면 뇌는 그 실수를 분석해서 개선하는 명령을 실행하기 때문이다. - P209
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