회의를 하면 답을 내라

회의를 하면 답을 내라 - 회의.비즈니스 미팅의 효율과 생산성을 높이려면 회의문화를 바꿔라
정경수 지음 / 미래와경영 / 2014년 2월

한 온라인 취업포털의 설문조사 결과에 따르면, 응답자 가운데 80% 이상이 잦은 회의가 업무에 방해가 된다고 답했다 한다. 그리고 10번의 회의중 5번 정도는 참석할 의미가 없는 회의라고 평가했다 한다. 회의를 커뮤니케이션의 도구로 생각하는 조직에서 진지하게 생각해야 하는 조사 결과가 아닐까 싶다.

회의란 조직의 목표 달성을 위한 해법을 찾아가는 방법이다. 혼자 해결할 수 없는 일이 대부분인 직장생활에서 집단지성을 통해 방향성의 적정성 여부를 떠나 행동을 위한 결과물을 거두는 과정이 회의다. 그런데 이런 회의가 대부분의 직장에서, 많은 실무자들에게는 자신의 업무 효율성을 뺏아가는 시간도둑이고, 거북한 자리로 폄하되곤 한다. 어디서 문제일까? 그렇다면 진정한 회의는 어떻게 준비하고 이끌어 나가야 효율적일까?

<회의를 하면 답을 내라>는 직장인들이 꺼리거나 효과 없다고 감히 치부해 버리는 회의의 중요성과 왜 회의를 해야 하는지, 회의가 필요로 하는 결론을 어떻게 끌어 낼지에 대해 조언해 준다.

물론 잦은 회의도 문제점을 갖고 있다. 피터 드러커는 “끊임없이 회의만 하는 조직은 일을 제대로 하는 사람이 한명도 없는 조직”이라고 표현했다. 당연한 말이다. 잦은 회의는 조직원들의 업무리듬을 끊어 버리고 불필요하게 시간낭비를 주도하고 있기 때문이다. 저자도 이 부분에 대해서는 경계해야 할 점이라고 언급한다.

아무런 말도 없이 마치 수도중인 성직자들이 모여 있는 듯한 조용한 회의, 어쩌다 아이디어를 제공하는 직원은 순식간에 그 아이디어를 구체화하기 위한 실행 작업에 투입되게 되면서 애먼 일만 더 늘어나는 꼴이 되버리고 결국 회의에 적극적으로 참여하지 않는 것이 본인에게 적절한 처세가 되버린 대부분의 직장 모습은 저자가 회의에 대한 책을 내놓게 된 계기가 된다. 저자는 회의가 문제가 아니라 이러한 회의문화가 제대로 된 회의를 이끌어 내지 못한다고 지적한다.

저자는 회의에 대해 아이디어를 구체화하고 문제를 해결하는 방법을 찾는 시간을 넘어서 조직의 일원이 성과를 만들어내고 자신의 능력을 확인하며 한 단계 성장하는 계기가 된다. 이것이 회의를 하는 더 큰 목적이고 더 고차원적인 목표라고 정의 내린다.

앞에서 언급하였듯이 회의가 어쩔 수 없이 해야 하는 ‘필요악’이 되지 않기 위해서는 짧은 회의, 최상의 결론을 얻어야 한다. 즉 해결해야 하는 의제와 현안에 대해서 충분히 준비하고 깊이 생각한 후에 회의에 들어가야 한다는 점이다. 그래서 회의는 준비에 80%, 회의에 20%를 쏟아 부어야 한다고 저자는 지적한다.

그리고 회의가 ‘일단락’되었다고 해서 완성이 되는 것이 아니라 행동계획을 세우고 실천을 해야만 회의가 의미가 있다고 정의한다. 결국 회의의 목표는 적정한 행동계획의 수립과 실천방법을 찾는 것이기 때문이다.

<회의를 하면 답을 내라> 회의에 대한 필요성을 갖고 있는 이들이라면 어떻게 구체적이고 효율적으로 회의를 운용해야 할지를, 회의는 불필요한 시간낭비라고 생각하는 직장인들에게는 회의의 중요성과 제대로 된 진행방법을 알려준다. 그리고 효율적인 회의를 위해서 중요한 것은 바로 조직의 문화이고 문화를 구축하는 직원들에게 달려 있음을 이 책을 통해 깨닫게 해준다. 정도 차이가 있겠지만 이 책을 접한 많은 직장인들에게 큰 깨달음이 있을 것이다.