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하버드 첫 강의 시간관리 수업 (특별판 리커버 에디션) - 하버드 첫 강의가 불안한 청춘들에게 들려주는 성공비법
쉬셴장 지음, 하정희 옮김 / 리드리드출판(한국능률협회) / 2023년 3월
평점 :
시간의 중요성에 대해서는 아무리 말해도 부족하지만, 유독 최근 들어 그 중요성에 대해 더 실감하고 있는 요즘이다. 나이를 먹는 것에 비례해 그 속도 역시 빠르게 체감이 되다 보니, 하루하루를 어떻게 보내면 더 알차게 채울 수 있을지 고민하게 된다. 그래서 이런저런 방법들을 다양하게 활용해 보고 있는데, 마침 시간관리에 대한 책이 있어 조언을 얻을 수 있었다.
아무리 잘 짜여진 계획도 실제로 제대로 활용하지 못하면 아무 소용이 없는데, 공평하게 주어진 24시간이라는 시간을 어떻게 하면 즐기며 원하는 바를 이루는데 쓸 수 있는지 구체적으로 살펴보고자 한다.
세계 최고의 대학이라고 하는 하버드, 그곳에서 신입생들과 MBA 수업의 첫 수업은 시간관리 수업으로 시작한다고 한다. 그들은 왜 가장 먼저 시간관리 수업으로 시작할까? 아마 그만큼의 중요성이 반영된 시간표가 아닐까 짐작해 본다. 휴식을 취하는 것부터, 일상적인 일, 업무를 하는 것까지 무엇을 하든 우리는 시간을 사용하고, 이를 어떻게 활용하느냐에 따라 성과나 미래는 달라질 수밖에 없는데, 세계 명문이라고 말하는 하버드 출신들은 주어진 24시간을 어떻게 쓰고 활용하는지 그 비법을 살펴보고 우리의 삶에도 적용해 보자.
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하버드 대학의 교수들은 성공과 목표는 동일하며 최단기간 내에 원하는 목표를 최대한 실현하는 것이 바로 시간관리의 목적이라고 말한다.
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늘 시간이 부족하다는 핑계에 앞서 제대로 시간을 운영하는 방법과 이를 제대로 활용해 보는 팁을 통해 안정적이고 성공적인 삶으로 나아가보자.
●완벽에 대한 환상 버리기!
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무슨 일이든 완벽하게 하려고 하지 마세요. 완벽하지 않은 결과를 흔쾌히 받아들이는 자세도 굉장히 중요하니까요.
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세 가지만 기억하면 된다. 첫째, 어떠한 일이든 처음부터 완벽할 수 없다. 둘째, 모든 부분이 완벽하지 않아도 된다. 마지막으로 완벽한 게 아니라 실용적인 부분만 분석하라.
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완벽에만 집중하다가 정작 진짜 중요한 것을 놓치는 때가 있다. 아예 시작을 못하거나, 마감시간을 넘기는 등 '완벽'에만 몰입하다 보면, 진짜 중요한 것의 가치를 놓치기 일쑤다. 완벽해야 한다는 부담감, 완벽하지 않은 결과에 대한 실망감, 그 외에 이로 인해 파생되는 모든 감정과 결과들 모두 '완벽'이라는 단어만 내려놓으면 모두 해결될 문제다.
완벽해야 한다는 일념에 사로잡혀 주어진 시간을 망설이다가 시간을 허비하지 말자. 시작도 못하고 오늘을 그냥 헛되이 보낼 수 있다. 중요한 것은 일단 시작하는 것, 그리고 주어진 시간 내 마무리 짓는 것이다. 이것만이 인생의 전부가 아니기에, 조금씩 보완해가면서 나의 시간을 사용하자.
●절대 피해야 할 '미루기'
미루는 것이란 무엇일까? '미루는 것'이란 일부러 습관적으로, 지금 해야 할 일을 늦추는 것이다. 생각만 하고 행동으로 옮기지 않는 사람들이 흔히 저지르는 나쁜 습관이다.
<일을 미루는 경향이나 습관이 있는 사람들의 이유>
1. 일이 지루하고 재미가 없다.
2. 실패할까 두렵다.
3. 어디서부터 손을 대야 할지 갈피를 잡지 못한다.
미루는 것은 정답이 아니다. 알고 있지만, 회피하고 싶은 마음에 다양한 이유를 들어 스스로 합리화하여 다음을 기약한다. 미루기에 앞서 정확히 어떤 사유로 미루고자 하는지를 들여다보자. 정확한 진단에 따라 명확한 답을 찾아 해결하자. 미루는 것은 나의 시간을 버리는 행위일 뿐만 아니라 타인의 시간까지도 영향을 줄 수 있다.
일이 지루하고 재미가 없다면, 이 일이 근본적으로 나에게 잘 맞는지를 고민해 보고, 방식에 변화를 주거나 이직 등을 고려해 볼 수 있다. 실패할까 두려운 마음은 누구나 존재한다. 일단 시작해 보자! '시작이 반이라고' 일단 시작하면 언젠가 끝은 나기 마련이다. 어떻게 진행해야 할지 갈피를 잡지 못해서 자꾸 미루게 된다면, 선배나 상사에게 도움을 청하고 조언을 얻는 방법이 있다. 아니면 벤치마킹을 통해 잘 된 사례나 예시를 적극 활용해 보는 것도 좋은 방법이다.
●목표를 정할 때는 적절한 기준이 필요하다!
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1. 현실적이면서 적당하게 어려운 목표는 착실하게 앞으로 나아갈 수 있도록 이끌어준다.
2. 합리적이면서 어려운 목표는 자신의 행위에 대한 본보기가 되어 잠재력을 발휘할 수 있도록 도와준다.
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시간은 무한하지 않다. 그래서 시간을 제대로 가치있게 쓰기 위해서는 적절한 목표를 세우는 것은 필수다. 절대 이룰 수 없는 목표라던가, 비현실적이고 어렵기만 한 목표는 아무 소용이 없다. 그저 못 오를 나무일 뿐이다. 시간을 알차게 활용하기 위해서는 적절한 기준을 갖춘 목표를 설정하는 것도 매우 중요함을 잊지 말자.
●나만의 시간관리를 위해 거절은 필수!
나만의 시간관리를 위해 때론 거절은 필수다. 거절을 결심했다면 확실한 방법과 기술을 사용해야 한다. 방법과 기술을 제대로만 사용하면 상대방의 미움을 사지 않고도 내가 해야 할 일을 계속할 수 있다.
<거절할 때 방법>
1. 사람이나 사물을 교묘하게 바꿔 상대방을 속이는 방법
2. 혼잣말을 하는 방법
3. 먼저 승낙한 다음 바꾸는 방법
4. 상대방의 전의를 상실시키는 방법
사람이나 사물을 다른 것에 비유하거나 교묘하게 대상을 바꿔 상대방에게 불쾌감을 주지 않고도 거절을 할 수 있다. 잘 사용한다면 센스 있다는 평가를 되려 받을지도 모른다. 또 하나의 거절 방법으로는, 혼잣말을 하듯 속에 있는 말을 내뱉으면 간접적인 거절 의사를 전달할 수 있다. 만약 면전에서 'No'를 말하기 어렵다면, 일단 승낙후 추후 간접적으로 상황을 변화시켜 상대방이 먼저 요구를 포기하도록 거절시키는 방법도 있다. 혹은 상대방의 목적과 특성을 파악하여 심리전을 통해 불합리한 요구를 보이지 않게 거절하는 방법도 있다.
적절한 거절을 통해 나의 시간을 확보하고, 나만의 시간관리 계획표에 맞게 실천할 수 있는 시간을 가지는 것이 무엇보다 중요하다.
●시간 절약 및 업무 효율을 위한 '업무 위임' 활용하기!
이 책에는 업무 위임에 대한 내용이 자주 등장하는데, 사실 생각만큼 쉽지 않은 것이 업무 위임이다. 업무 위임을 하는 데 있어 주의점과 참고사항을 살펴보고 이를 적극적으로 업무에 적용해 보자. 이를 통해 생각보다 많은 시간을 확보할 수 있다.
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업무를 위임하기 전에 부하직원에게 해당 업무를 위임하는 이유를 설명해야 한다. 이때 부하직원에 대한 확신, 관심, 믿음 등 긍정적인 부분을 강조해야 한다.
204페이지 中
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업무 위임을 쉽게 하지 못하는 이유에는 여러 가지가 있지만, 더 나은 미래를 위해 적극 시도해 보는 것을 추천한다. 한시적으로 일이 몰리거나 나만 처리할 수 있는 일들을 제외하고, 위임이 가능한 것들은 확신, 관심, 믿음 등 긍정적인 부분을 강조하며 부하직원에게 맡겨보자. 이를 통해 자신의 시간도 확보하고, 생각지 못했던 부하직원의 능력을 새삼 발견할지도 모른다. 나와 부하직원의 성장을 위해 '업무 위임'은 반드시 필요하다.
단, 업무 위임을 진행할 때는 떠넘기듯이 일을 전달하는 게 아니라, 간단명료하고, 정확하고, 효율적인 설명을 미팅을 통해 마주 보면서 전달하는 것은 물론, 초반에 시간을 들여 충분한 의사소통을 해야 한다. 위임을 받는 직원의 업무능력에 따라 필요한 교육을 제공해 주고 해야 하는 업무의 가이드 및 해당 업무를 처리함에 있어 필요한 조건과 결과, 반드시 얻어야 하는 효과, 평가 기준 등을 간단명료하게 알려주어야 한다.
●시간을 낭비하는 요소들은 제거할 것!
관리자로서 효율적으로 업무를 처리하고 싶다면 시간을 낭비하는 요소들을 제거할 방법을 이용해야 하는데, 이는 업무뿐만 아니라 개인적인 시간 활용에도 적극 활용하면 시간을 확보하는 데 도움을 받을 수 있다.
▷하버드 시간관리 연구원들은 업무공간을 정리하면 시간을 아낄 수 있고 업무 효율을 높일 수 있다고 말한다.
▷사장과 보조를 맞추는 것은 직원과 사장이 서로 윈윈 할 수 있는 중요한 전제조건이다.
▷문제를 단순화하는 것은 업무 간소화의 중요한 원칙이다. 자신의 업무를 올바르게 구성하고 분배하려면, 먼저 자신의 시간을 정확하게 계산하고 통제해야 한다. 문제를 단순화하면 우리가 업무의 중점을 파악하고 가장 중요하거나 급한 일에 집중할 수 있게 도와준다.
▷목표는 모든 시간관리의 출발점이다. 목표가 명확하지 않으면 시간을 평가하고, 상황을 이용하는 기본을 잃고 우선순위에 따라 업무를 처리할 수 없으며 무엇이 중요하고 중요하지 않은지 알 수 없다.
▷방향이 불분명한 업무지시를 피한다. 결과를 미리 말해주는 관리법을 통해 시간이 촉박한 상황에서 많은 시간을 절약할 수 있다. 관리자는 부하직원이 어떤 일을 수행해야 하고, 어떻게 처리해야 하는지 알려줄 책임과 의무가 있다.
▷아이젠 하워 원칙을 이용해 업무를 분류하면 더 효율적으로 시간을 사용할 수 있고, 업무 효율도 높일 수 있다. 중요도와 급선무에 따라 업무를 '중요하면서 급한 일, 중요하지만 급하지 않은 일, 중요하지 않지만 급한 일, 중요하지 않으면서 급하지도 않은 일'이라는 4개의 구역으로 분류했다.
●효과적으로 업무 효율을 높이는 시간관리 방법
상황을 개선하려면 우선 의미 없는 회의를 취소해야 한다. 사실상 회의의 효율을 높이면 시간을 절약할 수 있다.
<회의의 효율을 높이는 방법>
1. 사전 준비 철저히 하기
2. 구체적이면서 분명한 목표 설정하기
3. 회의의 역할 선정
4. 회의 시간 선택
5. 결론 정리와 실행 확인
●직장 생활과 일상생활의 균형 맞추기
소히 워라벨이라고 말하는 일과 삶의 균형을 맞추는 것은 삶에서 매우 중요하다. 우리나라는 이것이 잘 지켜지지 않아 쉽게 지치는 번아웃 현상을 자주 겪게 되는데, 직장 생활과 일상생활의 균형을 잘 맞추는 방법에는 어떤 것들이 있는지 살펴보자.
이 책에서는 총 7가지를 제안하고 있는데, 자신에게 부족하다고 여기거나 필요하다고 느끼는 부분을 중점적으로 살펴보고 균형을 맞추는 노력을 기울여보면 어떨까?
1. 업무태도 바꾸기
2. 개인생활 정리하기
3. 업무와 휴식을 대하는 올바른 태도
4. 좋은 컨디션 유지하기
5. 잠과 밤샘을 대하는 올바른 태도
6. 감정 컨트롤
7. 가족과 많은 시간 보내기
8. 휴식시간 잘 보내기
9. 스트레스 해소
이 9가지 방법들은 사실 상호 유기적으로 연결되어 있어 나의 삶에 전반적으로 영향을 줄 수 있는 방법들로, 필요에 따라 적절히 활용하면 워라벨을 잘 이루어낼 수 있다. 이를테면 휴식시간을 잘 보내거나 가족과 시간을 보내는 것을 통해 안정감 있는 감정 상태를 유지한다거나, 좋은 수면 습관을 통해 스트레스를 해소하고 업무와 휴식을 대하는 올바른 습관을 가질 수도 있다. 이처럼 이 9가지 방법들은 자신의 습관과 기호에 따라 적절히 자신만의 방법으로 변경하여 활용한다면, 충분히 일과 일상을 균형 있게 살 수 있도록 하는 데 도움을 줄 것이다.
시간을 잘 활용하는 것에는 시간을 절약해서 유용하게 쓰는 것뿐만 아니라, '어떻게' 보내는지에 대한 양질의 활용도도 매우 중요하다. 이 모두를 포함한 것들이 균형 있게 존재할 때 우리는 시간관리를 잘 하고 있다고 말할 수 있다. 쪼개 쓰기, 틈새 시간 활용, 목표 설정, 낭비요소 제거 등 이 모든 시간 활용도를 높이는 것은 결국 여유 있는 삶과, 가치 있는 삶을 살기 위함이기 때문이다.
이 책을 읽으면서 개인적인 삶에 도움이 되었던 방법과, 직장 생활에서 참고하면 좋을 방법들은 물론, 때로 어쩔 수 없는 상황 속에서 '나'의 시간을 허비하는 경우에 대해서도 돌아보게 되었다. 때때로 우리는 너무 많은 시간을 흘려버리듯 타인에게 양보하게 되는 경우가 있는데, 모든 시간은 '나'의 선택과 효율 가치에 따라 적절히 분배해서 제대로 사용해야 함을 다시금 깨닫는다. 여기 담겨있는 방법들을 통해 보다 현명하게 시간을 활용할 수 있는 팁을 함께 얻어 갈 수 있었으면 좋겠다.