합의와 협의를 구분한다. 합의는 어떤 문제에 관해서 의논하고 의견을 하나로 만드는 것이다. 협의도 합의의 의미와 비슷하다. 사전에는 ‘여러 사람이 모여서 의논함‘으로 나와 있지만, 통상적으로 상대방에서 통보만 해도 ‘협의했다‘라고 한다. 일상에서는 합의와 협의를 혼용하더라도 회의록에는 구분해서 기록한다. - P254
매출보고서는 세 개의 표로 구성한다.
첫째, 목표와 실적이다.
목표에는 예상 매출, 실적에는 실제 매출을 쓰고 달성률을 계산해서 넣는다. 엑셀의 수식 기능을 이용하면 목표와 실적에 따라 달성률이 자동으로 계산된다.
전월 당월, 익월로 기간을 구분해서 3개월 치를 한 번에 볼 수 있게 만든다. 실적에 입금(수금)액을 말일 기준(주간은 금요일 기준)으로 쓴다. - P255
둘째, 판매처, 매입처 등 유통사 정산이다. 유통사(판매처, 매입처)별로 판매(매입)건수, 금액을 확인한다. - P257
유통사 별로 정리해야 잘 팔리는 곳과 팔리지 않는 곳을 알 수 있다. 정산 자료에 기초해서 유통사 성격에 맞는 마케팅과 이벤트를 준비한다. 유·무형의 상품을 판매하지 않아도 판매와 수입 항목을 정리하고 합계를 표시한다. - P257
셋째, 정산내역과 입출금 현황이다. 상품을 유통하면 판매해서 얻는 수입과 원재료 또는 상품을 구입한 비용이 발생한다. 수입과 지출 내역을 거래처별로 구분해서 정리한다. 판매 총액, 입금 내역, 미수금 출금 내역을 구분해서 입출금 현황에 쓴다. 요일을 정해서 주간 정산하고 월 말에 합계를 내서 전체 수입과 지출 현황을 정리한다. - P258
사업성과 가치를 평가하는 보고서에 필요한 내용은 시장 매력도와 내부 수행능력 두 가지다. 소비자·사용자가 원하는 상품·서비스를 내부에서 만들어낼 능력이 있고 지출보다 수입이 많다고 예상할 경우 ‘사업성이 있다‘, ‘가치 있다‘라고 평가한다. - P259
시장 조사에서 대체품은 대안품Alternative과 대체품 Substitute으로 구분한다. 대안품은 사용자·소비자 관점에서 접근하는 개념이다. 대체품은 기능은 같고 형태가 다른 것이다. 자동차의 대체품으로 버스, 지하철, 자전거, 오토바이 등이 있다. 대안품은 형태와 기능이 다르지만 목적이 같은 상품·서비스다. 레스토랑과 영화관은 서로 대안품 관계다. 형태와 기능은 완전히 다르지만 레스토랑과 영화관은 즐거운 시간을 보내기 위한 상품이다. 사용자·소비자 입장에서 효용성이 같다. 소비자의 행동양식을 관찰하면 대안품과 대체품을 알 수 있다. - P261
공급자의 능력은 양질의 제품을 같은 가격에 지속해서 판매하는 능력을 말한다. - P262
공급자가 상품을 개발해서 시장에 유통할 수 있는지 알아보는 도구가 있다. 가치사슬Value Chain 분석과 7S분석이다. 두 가지 프레임워크는 수행능력을 평가하는 도구로 사용한다. - P263
가치사슬 분석과 7S 분석은 매우 정교한 도구다. 기업의 활동을 본원 활동Primary Activity와 지원활동 Support Activity로 구분하여 생산·재고·물류·판매·서비스 관리에 이르기까지 전 부문에서 기업이 가진 능력을 분석할 수 있다. 각부문별 분석 결과에 따라 경쟁력을 파악하는 데 유용하다. - P263
하드4S
Strategy: 강점에 집중한다. 보통 이하의 특징은 버린다.
Structure: 조직구성원의 역할과 권한, 책임이다.
System: 조직의 관리체계와 제도, 운영절차다.
Skill: 조직 보유하고 있는 능력·기술수준이다. - P264
소프트3S
Shared Value: 조직의 구성원이 공유하는 가치관, 이념 등
Staff: 인력 구성, 인력자원의 특징. 보유스킬
Style: 고유한 경영방식과 조직문화 - P264
비전, 미션, 목표. 공유하는 가치는 상품·서비스 개발에 영향을 준다. - P264
리더십, 구성원 관계처럼 시간을 들여서 만든 특징은 쉽게 바뀌지 않는다. - P264
경쟁사의 정보·시장조사에 관한 공식적인 자료를 구하는 경로를 자료조사 4S라고 한다. - P264
Strategy: 시판 중인 책, 회사의 IR 자료, 신문 기사
Structure: 경제 전문지 기사, 연구소보고서, 회사 IR, 시장조사회사 자료
Statistics: 공공기관 통계, 업계(협회)통계, 회사의 IR 자료, 신문기사
Share: 업계 지도, 연구소 보고서, 회사 IR 자료, 신문 기사 - P264
기업에서는 사업성을 평가할 때 시장에 진출하는 능력을 생산시설, 마케팅 자원만으로 평가하는 경향이 있다. 신규 시장에 진입하려면 기술력, 조직 구조와 인력 등의 유형 자산과 기획력과 자본조달 및 경영능력 등의 무형 자산도 평가해야 한다. - P265
시장 분석과 함께 업무 수행 능력을 객관적으로 평가해야 시장에서 기회를 잡을 수 있다. 앞에서 설명한 다섯 가지 요소와 가치사슬, 7S 분석모델을 적용해서 조사·분석한다. 기존에 증명된 프레임워크를 이용하여 시장 규모, 성장률, 변화 가능성, 경쟁 강도 등을 객관적으로 평가한다. - P265
기업의 역량은 프레임워크를 적용해서 평가하고 정량적인 시장지표를 조사하면 객관적으로 점유율, 예상 수익, 성장 가능성까지 예측한다. 여기에 정부의 정책 기조가 지원 또는 규제인지 파악하고 각종 경제지표를 분석하여 외부 요인에 대한 사업성 평가·예측보고서를 쓴다. - P265
사업성 평가·예측 보고서는 직장인이 자주 쓰는 보고서는 아니다. 새로운 사업을 시작할 때, 또는 아이폰을 처음 개발할 때처럼 시장에 없었던 상품을 기획할 때 시장조사 결과와 사업성 평가·예측 보고서를 쓰면 확신을 가지고 사업을 진행할 수 있다. - P265
보고서는 정해진 양식에 내용을 채워 넣으면 어렵지 않게 작성할 수 있다. 아무것도 정해지지 않은 백지상태에서는 어떤 문서든지 쓰기가 어렵다. 목적에 맞게 항목을 정하고 양식을 만들면 어떤 보고서든지 쓰기가 수월하다. - P266
보고서는 분량이 많아서, 첨부할 자료 또는 조사할 게 많아서 쓰기가 어려운 게 아니다. 어떤 보고서든지 구성 요소를 정하고 양식을 만드는 게 우선이다. - P266
인터넷에서 검색하면 거의 모든 종류의 보고서 양식을 다운로드할 수 있다. 다운로드한 보고서 양식을 그대로 쓰기보다 업무에 맞게 고쳐서 쓰면 된다. 필요하면 양식은 언제든지 바꿀 수 있다. 보고서 위에 제목과 작성자,
작성일, 결재 사인하는 표를 넣고 아래에 구성 요소를 항목과 내용으로 나눠서 쓴다. - P266
보고서 양식은 일반적으로 표를 이용해서 만든다. 왼쪽에는 항목을 넣고 오른쪽에 내용을 적는다. - P267
보고서는 컴퓨터 파일로 보관하든 하드카피를 철해서 보관하든 상관없이 공통으로 들어가는 제목, 작성자 작성일, 결제 영역을 하나의 양식으로 통일한다. 통일한 양식을 모든 문서에 적용하고 모든 구성원이 공유해야 레이아웃이 일정한 보고서를 쓸 수 있다. 양식을 통일하면, 보고서를 철해두었다가 나중에 필요한 자료를 찾을 때 편하다. - P267
기업에서 작성하는 모든 문서는 효율·효과에 초점을 맞춰서 쓴다. 보고서는 내용뿐만 아니라 양식도 효율·효과에 초점을 맞춘다. 양식과 항목을 정하면 보고서에도 ‘투입한 노력과 성과SEA, Service Effort & Accomplishment‘가 적용된다. - P267
기업의 활동을 이익 추구 활동과 이익 이외의 목적을 추구하는 활동으로 구분하는 데, 기획, 제조, 마케팅 등은 직접적인 이익 추구 활동이고 보고서 작성과 같은 업무는 이익 이외의 목적을 추구하는 활동에 포함된다. - P267
보고서 양식을 한 가지로 통일한다고 직접적인 이익이 늘어나지 않지만, 작성하는 시간을 줄이고 정보가 필요할 때 신속하게 찾을 수 있기 때문에 투입한 노력에 비해서 큰 성과를 얻는다. - P267
양식을 통일하고 항목을 언제든지 바꿀 수 있다는 점만 명심하면 노력에 비해 큰 성과를 얻는 ‘소통하는 보고서‘를 작성할 수 있다. - P267
《소통하는 보고서 최소원칙》 원고를 쓰면서 나는 ‘작성‘, 즉 쓰기 방법과 함께 ‘쓸모‘에 초점을 맞췄다. 보고서를 써서(작성) 도대체 어디에 쓸지(사용), 보고서를 쓰는 목적에 관해서 생각했다. - P268
문제는 보고서 작성이 아니라 활용하는 방법에 있었다. - P269
다음에 유사한 사업을 할 때, 이전에 써둔 보고서를 참고하면 실수를 되풀이하지 않고 개선할 수 있음 - P269
보고서를 잘 쓰기 위해서 노력해야 하고 동시에 사용하는 방법도 고민해야 한다. ‘다음에 이렇게 하겠다‘라는 결론과 함께 더 잘 하기 위해서 무엇을 바꿔야 하는지, 다음 사업으로 이어지는 화두를 제시하고 앞으로 할 일을 도모해야 보고서를 제대로 활용했다고 할 수 있다. - P269
오늘도 어제와 같은 일을 하고 내일도 그 일을 한다. 매일 같은 일을 해도그냥 반복만 하기보다 내일부터 달라지기 위해서, 더 나아지기 위해서 보고서에 기록하기 바란다. 그 기록을 보고 더 나은 방법, 새로운 방법을 실천하면 틀림없이 큰 변화가 일어날 것이다. - P269
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