보고서에서 핵심을 전달하려면, 작가가 글을 쓰는 것처럼 하면 된다. 작가는 주제를 정하고 글감을 모은다. 차례를 만든 다음 글을 쓴다. 자기가 쓴 글을 읽고 고치기를 수차례 반복한다. - P94
보고서 작성자는 제일 먼저, 수집한 정보(글감)를 구분한다. 중요한 정보, 중요하지 않지만 전달해야 하는 정보, 참고해야 하는 정보를 나눈다. - P94
중요도에 따라 내용을 구분하고 중간제목, 소제목, 사례와 근거 등을 넣어서 체계를 만든다. 부수적인 정보는 소제목과 내용을 간략하게 정리한다. 여러 사람에게 알려야 하는 정보는 마지막에 ‘참고‘라고 쓰고 간략하게 나열한다. 정보의 중요도에 따라 구분해서 보고서를 쓰면 읽는 사람은 중요한 정보부터 참고할 정보까지 순차적으로 파악한다. - P94
보고서 종류와 목적에 따라 도입부에 쓰는 내용은 다르다.
"보고서를 어떤 내용으로 시작해야 하는가?"라는 질문에 적절한 해답은 ‘보고서를 읽는 사람이 제일 알고 싶은 내용‘이다. - P95
내용을 기준으로 보고서를 구분하면 네 가지로 나눌 수 있다.
* 진행 상황 보고서
* 결과 보고서
* 문제 해결 보고서
* 계획 보고서(계획서) - P95
보고서 맨 앞에 쓰는 내용은 읽는 사람이 제일 궁금하게 생각하는 것에 따라 바뀐다. - P97
요약하는 문장에서 지켜야 할 것은 단 하나다. 읽는 사람이 주관적으로 해석할 수 있는 표현을 삼간다. 다시 말해서, 전달하는 과정에 보고내용이 왜곡될 우려가 없도록 써야 한다. - P101
보고서 작성자는 주제에 대한 시각과 방향이 읽는 사람도 자신과 같을거라고 가정하는 경우가 많다. 보고서를 읽는데 필요한 배경지식도 작성자와 비슷하다고 생각한다. 작성자와 읽는 사람의 관점과 배경지식, 주제에 대한 생각이 같을 수는 없다. - P102
보고서를 쓰는 목적은 모든 구성원이 똑같은 생각을 갖게 하려는 게 아니다. 다른 방향의 생각과 의견을 수렴해서 옳은 방향으로 나아가도록 하는 게 보고서의 역할이다. 작성자는 보고서 내용에 반대 의견을 가진 사람의 관점도 고려해야 한다. 전문 지식이 없는 사람이 읽는 기술 보고서는 전문용어와 표현을 읽는 사람의 눈높이에 맞춰서 쓴다. - P102
철학자 탁석산은 《보고서는 권력관계다》에서 "보고서는 철저히 읽는 사람을 위한 것이다"라고 했다. 작성자는 읽는 사람이 원하는 것을 파악하고 기대하는 바, 지식수준까지 고려해야 한다. 읽는 사람이 원하는 내용을 쓰라는 건 아니다. 보고서를 쓰는 이유와 목적, 왜 보고서를 쓰는지, 보고서가 어떤 기능을 하는지 파악한다. - P103
쉽게 쓸 때와 전문용어를 섞어서 쓸 때를 구분해야 한다. 보고서를 쓰는 근본적인 이유를 생각하면 쉽게 써야 할 때와 전문용어를 쓸 때를 구분할 수 있다. - P104
보고서는 의사소통을 위한 문서다. 작성자의 지식을 뽐내기 위해서 쓰는 문서가 아니다. 일반적으로 쉬운 언어를 사용하면 의사소통이 원활하다. - P104
전문용어, 어려운 개념을 잘 아는 사람들이 읽는 문서는 굳이 쉬운 표현으로 쓰지 않아도 된다. 전문 지식을 과시하려고 일부러 어려운 표현을 쓰는 것은 잘못됐지만 구성원 사이에 의사소통이 원활하다면 전문용어를 사용하는 게 옳다. 전문용어가 설명을 줄여주기 때문이다. - P105
보고서는 사실에 기초해서 쓴다. 사실은 실제로 있었던 일. 직접 겪은 일이다. 직접 겪은 일이 아니라도, 출처가 분명한 정보 또는 참고 자료를 통해서 알게 된 것, 다양한 분야의 지식이 사실에 포함된다. 여러 가지 사실을 모아서 "이렇게 될 것이다"라고 쓰는 것은 추측성 의견이다. - P107
윗선으로 올라갈수록 듣고 싶은 말만 듣고 보고싶은 것만 보기 때문 - P110
보고 싶은 것만 보고, 듣고 싶은 말만 듣는 것은 인간의 본성이다. 이런 본성은 사회적 지위가 높을수록, 하는 일이 잘 될수록, 나이가 들수록 더 강하게 나타난다. - P110
사실과 의견을 분리하는 방법은 두 가지다. 첫째, 다르게 표현한다. 사실은 ‘보았다‘, ‘들었다‘, ‘했다‘라고 표현한다. 의견은 ‘좋다‘, ‘될 것이다‘, ‘예상한다‘라고 표현한다. - P110
둘째, 어디부터 어디까지 의견인지 명확하게 전달한다. "개인적인 의견은", "자료를 분석한 작성자 생각을 덧붙이자면" 등의 표현 다음에 나오는 내용이 의견임을 적극적으로 알린다. 한 가지 주의할 점은 의견에서 단정하는 표현은 삼간다. - P111
의견과 사실을 구분해야 신뢰할 수 있는 보고서가 나온다. - P112
보고서를 쓴 후에 사실과 의견을 구분했는지 확인하려면 다음 세 가지를 검토한다.
• 사실과 의견을 명확하게 구분했는가?
• 제시한 사실은 정확한가? 근거, 출처를 확인했는가?
• 논리적인 근거가 명확한가? 제시한 근거가 한 쪽으로 치우지지 않았는가? - P112
거의 모든 보고서는 기존에 쓴 보고서에서 형식과 내용을 빌려서 쓴다. 전임자가 쓴 보고서를 보고 항목은 그대로 두고 내용만 바꿨다고 인용 또는 모방했다고 말하지 않는다. 작성자는 기존의 형식과 패턴을 차용해서 쓸모 있는 요소는 그대로 쓰고 항목을 바꾸거나 추가한다. - P114
보고서를 잘 쓰고 싶다면, 기존에 쓴 보고서를 살펴보고 패턴을 찾는다. 그런 다음 자기만의 글쓰기 공식에 대입해서 새로운 구조를 만든다. - P114
보고서 작성은 어떤 측면에서 보면 모방이 필요하다. 동시에 창의력도 필요하다. 확실한 것은 모방을 거듭하면서 형식과 내용이 새롭게 만들어진다는 점이다. - P114
무엇을 어떻게 모방하느냐에 따라서 결과는 달라진다. 다른 사람의 아이디어를 그대로 가져다 쓰면 ‘베꼈다‘라는 비난을 면하기 어렵다. 기존의 아이디어를 해체한 다음 다른 의미, 새로운 시각으로 결합해서 상황에 맞는 해결책을 제시하면 ‘재창조‘라는 평가를 받는다. - P114
잘 쓴 글을 읽고 단락을 해체해서 패턴을 찾는다. 잘 쓴 글의 패턴에 자기 아이디어를 적용한다. 잘 쓴 글, 잘 읽히는 글, 이해하기 쉬운 글을 해체해서 패턴을 찾아서 아이디어, 구조를 대입하는 건 어렵지 않다. 이런 모방은 베끼는 게 아니다. 글의 구조와 단락의 배열과 패턴은 얼마든지 모방해도 괜찮다. - P115
다른 사람의 생각이나 글을 그대로 가져다 쓰는 건 문제가 된다. 하지만 아이디어를 빌리거나 모방해서 새로운 결과를 만들면 문제가 되지 않는다. - P116
누군가 이미 써놓은 문서, 글, 광고 카피를 수집· 해체해서 글을 쓸 때 적용해보기 바란다. 분명히 쓸 만한 요소가 있을 것이다. - P116
보고서는 객관적이고 구체적인 사실에 기초해서 쓴다. 보고서의 숫자는 객관적이고 구체적인 사실을 보여주는 수단이며 동시에 확신에 찬 의견을 보여준다. 하지만 보고서는 숫자와 이미 일어난 사실만 보여주는 문서가 아니다. 사실을 종합하고 분석하는 것으로 보고서는 완성되지 않는다. 보고서에는 구체적인 사실을 객관적으로 쓰고 주관적인 의견 또는 주장을 반드시 넣어야 한다. 보고서의 숫자는 주장을 뒷받침하는 근거로 활용할 수 있다. - P117
보고서의 결론은 주장과 의견, 제안이다. 현재 상황과 사실을 구체적으로 보여준 다음, ‘무엇을 어떻게 왜 하겠다‘, ‘해야 한다‘라는 결론을 넣는다. 주관적인 의견 없이 사실만 나열한 보고서는 가치가 없다. 의견과 주장을 넣고 정량적인 자료로 뒷받침한다. - P117
무엇을 어떻게 왜 하겠다는 결론, 즉 주장이 명확한 보고서가 더 가치있다. - P118
사실과 의견을 구체적으로 표현하기 위해서 숫자를 사용한다. - P118
영업·매출이익 보고서에 나오는 숫자는 많다. 종류도 여러 가지다. 숫자가 많이 나오는 보고서는 반드시 핵심 지표가 되는 몇 가지 숫자를 요약해야 한다. - P119
보고서에 나오는 모든 숫자가 중요한 것은 아니다. 숫자 몇 개만 중요하다. 현재 상황을 단적으로 보여주는 숫자가 있는데 이런 숫자를 ‘질이 높은 숫자‘라고 한다. - P119
구체적인 숫자를 보여준 다음 보완할 부분, 강점을 이어가는 방법을 제시한다. - P120
보고서 본론에서 사실과 숫자로 현재 상황을 보여주었기 때문에 작성자가 옳은 방법이라고 판단한 결론에 의견을 더해서 정리한다. 이론의 늪에 빠지거나 숫자에 너무 의존해서 현실을 이론과 숫자에 끼워 맞추면 안 된다. 작성자가 분석해서 얻은 의견이 곧 결론이다. - P120
오늘, 일주일, 한 달 동안 내가 한 일을 되돌아보는 것은 앞으로 할 일에 좋은 영향을 준다. 앞으로 할 일에 대한 성공 가능성은 지금까지 한 일과 노력, 행운의 곱셈식으로 계산한다. 곱셈식이기 때문에 지금까지 한 일이 앞으로 할 일에도 영향을 준다. - P123
완료한 일은 즉시 보고하고 긍정적인 피드백이든 부정적인 피드백이든 빨리 받아야 한다. 피드백은 빨리 받는 게 좋다. - P125
즉시 보고가 필요한 이유는 해당 업무에 이어서 진행할 일이 있는 경우가 많기 때문이다. 상사가 바빠서 지시한 업무를 잊고 확인하지 않았을 때 즉시 보고는 알람 기능을 한다. 일을 끝내고 즉시 보고해서 피드백을 빨리 받으면 자기 실력을 객관적으로 알수 있다. 실력을 더 키워야 한다면 더 공부하고, 평가가 긍정적이면 이후에 진행하는 일에 동기부여가 된다. 빠른 피드백은 앞으로 진행할 일에 어떤 방식으로든 좋은 영향을 준다. - P125
일을 시작할 때, 완료했을 때, 변동 사항이 있을 때 보고한다. - P125
현재 진행하는 일은 앞으로 할 일과 맞물려 있다. 다음에 할 일과 직접 연관이 없어도 하나의 일이 끝나면 다음에 할 일에 인력, 자원 등을 배분해야 한다. 상사가 진행 사항을 확인하고 특별히 신경 써야 하는 부분을 따로 지시할 수도 있다. 업무 진척도와 현재 상황을 알려야 상사는 다음에 할 일을 계획할 수 있다. - P126
업무를 완료해서 결과가 나오기까지 상당한 시간이 걸리는 일은 주기적으로 보고한다. - P126
아무 이유 없이 ‘그냥‘ 하는 일은 없다. 인간이 하는 모든 행동에는 목적이 있다. 어떤 일이든지 목표 달성과 성과를 기대한다. 즐거움을 얻기 위해서하는 취미 활동도 목표를 정한다. 회사나 조직 구성원이 하는 일에는 저마다 목표와 목적이 있다. 단순한 일도 일정과 목표를 정하고 실행한다. - P127
매일 같은 일을 하는 것 같지만 실제로는 매일 다른 일을 한다. 매일 실행한 일을 기록해서 자기가 어떤 일을 했는지 확인하면 일을 하는 목적이 분명해지고 완성도도 높아진다. 그뿐만 아니라 한 일을 매일 수치화해서 기록하면 어떤 형태로든 실력이 향상되는 것을 눈으로 확인할 수 있다. 보고서에 기록했을 때 얻는 가장 큰 장점은 내가 한 일이 공식적으로 알려진다는 것이다. - P128
거래처 담당자와 미팅해서 좋은 결과를 얻지 못해도 대화하는 중에 기회를 포착하거나 새로운 아이디어가 떠올랐다면 그 내용을 쓴다. - P129
자기가 맡은 일을 어떻게 하고 있는지, 일을 하는 과정에서 나타나는 문제와 해결 방안을 알리는 것도 보고서의 기능이다. - P130
성과를 낸 일 외에 실수나 문제가 발생한 상황도 반드시 보고서에 쓴다. 단, 해결 방안을 제시하고 자기 의견을 넣는다. - P130
《No라고 말하지 않는 서비스》에 리츠 칼튼 호텔의 문제 해결 보고서가 사례로 나온다. 이 보고서는 누가 어떤 실수를 했는지 문제 삼는 게 아니라 왜 그런 실수가 일어났으며 앞으로 어떻게 해야 실수를 막을 수 있는지 고민하기 위해서 쓴다. - P130
리츠 칼튼 호텔은 고객 불만을 개선의 기회라고 생각한다. - P130
영업 담당자는 문제를 파악하고 해결하려고 노력하는 모습과 의지를 보고서를 통해서 보여줘야 한다. 이런 보고서를 경영자가 보면 자기 경험을 공유하고 발전적인 방향으로 나아가는 방안을 함께 찾을 것이다. - P130
회사에서 하는 모든 일은 보고로 시작해서 보고로 끝난다. 보고서를 쓰는 형식은 회사마다 달라도 일을 하기 전에, 일을 하는 중간에, 일을 끝내고 보고서를 쓴다. - P131
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