프랭클린 플래너day planner를 개발한 시간관리의 대가 하이럼 스미스는 목표와 성공, 계획 수립 등의 분야에서 원칙처럼 통용되는 이론들을 많이 만들었다. 하이럼 스미스가 만든 프랭클린 플래너는 일정과 금전출납만 기록하는 게 아니라 인생의 의미를 발견하고 삶의 가치관과 비전을 세우고 월별, 주간별, 일별로 구체적인 계획을 세울 수 있게 양식을 제공한다. - P102
스티븐 코비와 하이럼 스미스는 18세기 미국의 독립을 이끈 벤자민 프랭클린의 이름을 따서 플래너를 만들었다. 벤자민 프랭클린은 과학자이며 메모광이었다. 일상적인 메모만 잘 한 게 아니라 평생 추구해야 할 인생의 지침을 정리해서 매주 그 지침대로 생활했고 목표를 달성하기 위해서 실행한 일들을 꾸준히 기록했다. 스티븐 코비는 여기서 힌트를 얻어서 인생을 계획하는 시간관리 · 목표관리형 플래너를 개발했다. 프랭클린 플래너는 일정을 정리뿐만 아니라 인생을 계획하고 실천하도록 도와준다. 이것이 보통의 다이어리와 차이점이다. - P103
스티븐 코비와 하이럼 스미스는 성공한 사업가, 시간관리의 대명사로 여전히 존경받고 있다. 하지만 프랭클린 플래너에서 강조하는 ‘소중한 것 먼저 하기‘와 시간관리 계획을 생활화하다가 좌절에 빠지는 사람도 적지 않다. 프랭클린 플래너를 쓰기로 마음먹은 사람들이 며칠 못 가서플래너를 책상에 모셔두는 이유는 매일 계획을 세우고 일과를 기록하는 일에 너무 많은 시간을 보내기 때문이다. 프랭클린 플래너를 제대로 쓰는 방법을 설명한 책에도 플래너에 너무 집착하지 말라고 권한다. 프랭클린 플래너를 효과적으로 사용하려면 계획을 정리하는 데만 적지 않은 시간이 걸린다. 플래너의 빈 공간을 보면 기록해야 한다는 의무감이 생겨서 시간을 효율적으로 관리하려다 오히려 플래너를 쓰는 데 시간을 빼앗기고 스트레스를 받는다. - P103
계획을 세우는 데 시간을 너무 많이 잡아먹는 프랭클린 플래너를 곱지 않은 시선으로 보는 사람도 많다. 전통적인 시간관리 기법과 일정을 계획하는 방법은 반복된 작업으로 생산성을 높이는 환경에서는 유용했다. 하지만 이제는 어제 했던 일을 똑같은 방법으로 오늘 다시 반복하지 않는다. - P104
중요한 일을 ABC로 등급을 나누고 우선순위를 매기고 할 일 목록을 만들어서 처리하는 방식이 여전히 효율적이지만, 이런 전통적인 방법으로 효과를 보기가 점점 어려워지고 있다. 과거에는 업무 시간에 불쑥 끼어드는 일이 지금처럼 많지 않았다. 커뮤니케이션 도구가 발달한 요즘은 수시로 전화가 걸려오고 스마트폰 메시지 알람이 쉬지 않고 울린다. 예측할 수 없는 일들이 계속 끼어들기 때문에 할 일 목록에 적은 대로 우선순위가 높은 일에 몰두할 수 있는 사람은 많지 않다. - P104
머리를 써서 일하는 지식근로자가 시간을 효율적으로 활용하려면 과거와는 조금 다른 방법으로 시간을 관리해야 한다. 지식근로자는 빼곡하게 채워진 일정보다 일정 중간에 자유시간을 넣어서 융통성 있는 계획을 세워야 한다. - P104
어떤 일이든 완료할 때까지 걸리는 시간을 정확하게 예상하기는 어렵다. 예상하지 못했던 일이나 갑작스러운 돌발 상황이 늘 생긴다. 이에대비해서 일정을 계획할 때는 자유롭게 활용할 수 있는 시간을 포함시켜야 한다. 링크드인의 최고경영자 제프 와이너는 "시간관리의 핵심은정해진 일정에 따라 수동적으로 반응하는 것이 아니라 적극적으로 생각하는 시간을 따로 마련하는 것이다." 라는 말로 자유시간의 중요성을 강조했다. - P105
자유시간에는 아무 일도 안 하고 생각만 하거나 오랫동안 연락하지 못한 친구와 메신저를 주고받을 수도 있다. 보고서, 제안서 작성 등 업무적으로 꼭 해야 하는 일, 바빠서 미뤄두었던 일을 해도 된다. 전통적인 시간관리에서는 쉬는 시간도 일정표에 넣었다. 지금은 바쁜 일정 중에 넣어 둔 자유시간이 효율적인 일정관리의 핵심이다. 현재 상황을 심사숙고할 여유시간이 반드시 필요하기 때문이다. - P105
플래너의 빈 공간을 보면 기록해야 한다는 의무감이 생겨서 시간을 효율적으로 관리하려다 오히려 플래너를 쓰는 데 시간을 빼앗기고 스트레스를 받는다. 오늘날 시간관리의 핵심은 일정 중간에 자유시간을 넣어서 생각하는 시간, 즉 여유 시간을 따로 마련하는 것이다. - P105
할 일 목록과 우선순위는 계획을 세울때 반드시 필요하다. 할 일을 구체적으로 정리하는 시간도 필요하다. 계획, 중요한 일과 급한 일, 우선순위 등 시간관리에서 중요한 것은 많다. 이 가운데 제일 중요한 것은 ‘실행‘이다. - P105
인간은 태초부터 나태한 존재이기 때문에 어떤 일이든지 몸을 움직여서 시작해야 할 때가 되면 소극적인 모습을 보인다. "시작이 반이다"는 시작하기가 그만큼 어렵다는 뜻이다. 완벽한 계획을 세워도 시작하는 순간에는 실패에 대한 두려움이앞선다. 집중력도 떨어진다. 계획하는데 들인 시간보다 시작하기 전에 꾸물대는 시간이 더 많다. - P106
계획을 세웠지만 실행에 옮기지 못할 때는 실행을 위한 준비와 일단 시작하기 전략이 필요하다. 실행을 위한 준비는 계획이 실행으로 바뀌는 과정에서 저항에 대비하는 완충 공간 역할을 한다. 의지가 아주 강하거나 기한이 임박한 일이 아닐 경우 계획을 세우고 곧바로 실행하는 사람은 매우 적다. 계획을 바로 실행하지 못하는 것도 문제다. - P106
이 문제를 해결하는 방법은 두 가지다. 첫째, 실행하는 데 도움이 되는 활동을 찾는다. 둘째, 실행하기 위해서 필요한 모든 자원을 준비하고 미루는 핑계와 갑작스러운 일이 끼어드는 것을 최소화한다. - P106
일이든 공부든 실행하려면 오직 그 일에만 전념할 수 있도록 준비하는 과정을 거쳐야 한다. 책상 정리도 집중하기 위해서 준비 과정에서 하는 일이다. 운동선수들은 본격적으로 운동하기에 앞서 근육을 풀어주는 준비운동을 한다. 훈련을 시작하기 전에 준비운동을 하는 시간은 상당히 길다. 준비운동을 하면서 근육을 이완시키고 어제보다 더 좋은 기록을 내기 위해서 정신을 가다듬는다. 오늘 훈련에서 초점을 맞추는 부분, 실수를 보완하는 방법까지 생각하면 잡념이 사라지고 집중하기 위한 마음의 자세가 만들어진다. 이것이 준비운동의 효과다. - P107
꽃꽂이나 다도를 시작하기 전에 예법에 따라 도구를 준비하고, 서예를 하기 전에 먹을 가는 것도 집중력을 높이기 위한 준비 단계다. - P107
디자인 컨설팅 기업 IDEO의 최고경영자 데이비드 캘리는 "깨어있는 시행착오는 무결점의 지성적인 계획보다 훨씬 낫다"라는 말로 계획보다 실행을 강조했다. - P107
실행은 구체적인 계획보다 중요하다. 충분히 생각해서 빈틈없는 계획을 세우고 실행하면 더할 나위 없겠지만 계획할 시간이 부족하다면 행동하면서 계획을 보완하는 편이 낫다. - P107
대강의 계획을 세우고 실행하면서 보완하는 방식은 두 가지 장점이있다. 첫째, 행동을 통해서 학습할 수 있다. 실천하지 않으면, 즉 실제상황에 직면하지 않으면 경험이 없기 때문에 학습은 더욱 어렵고 능률도 오르지 않는다. 둘째, 행동한 후에 계획한다는 생각이 다소 무모하게 보일 수도 있지만 말로만 똑똑한 척하는 세계에서 계획과 회의, 의사결정 그리고 다시 계획과 회의, 의사결정을 무한반복하는 것보다 훨씬 긍정적인 결과를 만든다. 아무리 잘 계획된 행동이라도 예상하지 못한 위험은 얼마든지 존재한다. - P107
할 일 목록, 우선순위, 시간과 장소가 정해졌다면 실행하는 일만 남는다. - P107
만일의 상황, 일어날 수 있는 모든 일, 잘못될 가능성 등 모든 상황에 대비해서 계획을 세우면 실행해서 완수하기까지 더 오랜시간이 걸린다. - P108
한 번도 해본 적 없는 일을 하기로 계획했다면 실행하기는 더 어렵다. 우리 뇌는 좋게 말하면 효율성을 추구하는 기관이고 나쁘게 말하면 게으른 기관이다. 뇌는 새로운 일을 시작하는 것을 주저한다. 현재 하고있는 일만 계속하려고 한다. 실패했을 때 주위의 부담스러운 시선까지 의식하면 새로운 일을 시작하려는 계획은 실행으로 연결되지 못한다. - P108
독일의 정신의학자 에밀 크레펠린은 하기 싫던 일도 일단 시작하면 발동 걸린 기계가 작동하는 것처럼 계속하게 되는 현상을 ‘작동 흥분 이론Work Excitement Theory" 이라고 했다. 계획만 세우고 실행하지 못한다면 작동 흥분 이론을 이용하면 된다. - P108
계획이 어느 정도 완성되면 일단 실행에 옮긴다. 일단 실행하면 관성의 법칙이 작용해서 시작한 일을 계속하게 된다. 뇌는 일단 시작한 일을 계속하려고 하는 성향이 있다. 몸이 움직이기 시작하면 멈추는 데 에너지가 더 소모된다는 것을 뇌는 알고 있다. 이 때문에 뇌는 하던 일을 계속하는 게 더 합리적이라고 판단한다. 처음에는 실행하기 어려워도 일단 시작하면 탄력이 생겨서 계속 실행하는 게 편한 상태가 된다. - P108
스스로 시간관리를 잘 하고 있다고 자부하면서도 중요한 일을 계획한 대로 끝마치지 못하는 이유는 급한 일과 중요한 일을 동격으로 인식하는 실수를 범하기 때문이다. - P109
여러 가지 일이 눈앞에 있을 때 정말 중요한 일과 단순히 마감 시간이 임박한 일을 가려내기는 쉽지 않다. 이때 어떤 일에 높은 우선순위를 두느냐에 따라서 시간관리의 성공 여부가 결정된다. - P109
시간을 효율적으로 이용하는 사람들은 중요한 일을 먼저 한다는 공통점이 있다. - P109
시간을 늘릴 수 없기 때문에 주어진 시간에 할 수 있는 일은 제한된다. 시간을 돈이라고 생각하고 가치 있는 일에만 써야 한다. 가치 있는 일은 시간의 가치에 맞는 결과를 얻을 수 있는 행동이다. 실제로 해보지 않으면 그 일에 시간을 쓰는 게 옳은지 아닌지 판단하기 어렵다. 어떤 일이 가치 있는지 알려면 어느 정도의 시간을 투자해야 한다. 가치가 없는 일이라면 당장 그만두어 불필요한 시간의 지출을 막아야 한다. 돈은 쓰지 않으면 주머니에 남아 있지만 시간은 쓰지 않아도 흘러간다. - P110
할 일이 무엇인지, 어떤 일부터 해야 하는지 잘 모르기 때문에 이 일과 저 일 사이를 왔다 갔다 하면서 시간을 낭비한다. 다이어리에 하루동안 할 일을 적고 시간을 배분해서 실행한다. 일과가 끝날 무렵에 계획대로 실천했는지 점검하면 중요한 일을 마무리하지 못한 것을 발견하고 자책한다. 하루 종일 여러 가지 일 사이를 왔다 갔다 한 사람들은 대부분 이렇게 하루를 보낸다. - P110
바쁘게 일하지만 늘 중요한 일을 끝내지 못한다면 계획과 실행을 점검해야 한다. 가치 있는 일에 집중하고 낭비하는 시간을 줄이려면 자신의 행동을 관리해야 한다. 본질적으로 시간은 관리할 수 없다. 행동을 관리하는 건 간단하다. 할 일을 계획하면서 그 일을 하는 데 필요한 시간을 예상하고 각각의 일을 하는 데 필요한 시간을 더한다. 그 시간이 24시간 중 잠자는 시간을 뺀 시간보다 많으면 계획한 일을 소화하기는 불가능하다. - P110
시간이 부족하다면 할 일 목록을 점검해서 불필요한 일, 결과에 영향을 미치지 않는 일, 효율이 떨어지는 일을 뺀다. 이런 방식으로 좋은 결과를 만드는 일을 선별할 수 있다. - P111
하루 동안 할 일을 계획했을 때 제외할 일이 하나도 없을 때가 있다. 이럴 때는 그 일을 완료한 후의 결과를 예상한다. 그 일을 했을 때 어떤 결과를 기대하는지, 하지 않았을 때는 어떤 일이 벌어질지 예상해 보고 결과에 모두 비슷한 영향을 미친다면 하고 싶은 일, 기대치가 높은 일을 하면 된다. - P111
대다수의 사람들이 할 일을 줄일 때 결과를 얻기까지 긴 시간이 걸리는 일부터 뺀다. 그래서 꾸준히 해야 결과가 나오는 일, 즉 장기목표를 달성하지 못한다. - P111
결과를 얻기까지 시간이 오래 걸리는 일을 결과를 바로 얻을 수 있는 작은 일로 나눠서 하나씩 실행하면 장기 목표 달성할 수 있다. ‘집안정리하기‘가 시간이 오래 걸리는 일이라면 책상 정리하기, 책장 정리하기, 청소하기, 냉장고 정리하기 등으로 구분해서 기대치가 큰일부터 하나씩 실행하면 결과를 바로 알 수 있고 집안 정리하기를 완료할 수 있다. - P111
장기 목표를 하루아침에 달성하거나 한 번에 큰 성과를 내는 비법은 없다 할 일이 산더미처럼 많을 때는 누구나 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 모른다. 이럴 때는 할 일을 작게 나누고 결과를 바로 알 수 있는 일부터 실행한다. 그러면 성취감을 느끼고 다음 일을 할 의욕도 생긴다. - P111
계획을 세우고 일정을 관리하는 일을 전문적으로 하는 프로젝트 관리자들은 계획을 세울 때 실행 과정을 단계별로 구분한다. 이들은 대형 프로젝트를 완료하기 위해서 여러 개의단기 프로젝트를 실행하는 방식으로 계획을 세운다. 궁극적인 목표를 달성하는 유일한 방법은 주어진 시간에 각각의 행동계획을 실행하는 것이다. - P112
미래에 달성하고자 하는 목표를 정하고 할 일 목록을 정리한다. 목표를 달성하기 위해서 당장 할 일을 정하는 것이 중요하다. 무작정 열심히 아무일이나 하면 된다는 생각은 목표를 달성하는데 도움이 되지 않는다. - P113
하고 싶은 것, 바라는 것을 구체적으로 머릿속에 그리는 것을 맥스웰 몰츠는 ‘시각화Visualization‘ 라고 했다. 미래의 자기 모습을 상상하면 목표가 분명해진다. 목표를 이룬 자신의 모습, 원하는 결과를 눈에 보이는 것처럼 생생하게 머릿속에 그려보는 시각화는 효과가 있다. - P113
원하는 것을 생생하게vivid 꿈꾸면 dream 이루어진다 realization 공식 ‘R=VD‘에는 간절히 원하면 노력하게 되고 결국 좋은 결과를 얻는다는 의미가 담겨있다. - P114
종이에 쓰면 원하는 것은 더 구체화된다. 목표를 이루기 위해서 당장 어떤 일을 해야 하는지 분명하게 알 수 있다. 어떤 일이든지 시작할 때부터 결과를 상상해야 한다. 결과에 대한 구체적인 모습을 갖고 있으면 목표를 달성하는데 도움이 된다. - P114
다이어트를 시작하는 사람들은 완벽한 몸매를 가진 사람의 사진을 걸어두고 자극을 받는다. 이보다 더 현실적인 방법은 원하는 모습을 측정 가능한, 구체적인 목표로 정한 다음 규칙적으로 운동하는 것이다. - P114
측정 가능하고 구체적인 목표를 정하는 방법을 SMART 원칙이라고 한다. 켄 블랜차드와 로버트 로버가 쓴《1분 경영 실천》에 SMART 원칙을 자세하게 설명했다.
SMART 원칙에는 다섯 가지 특징이 있다. - P114
•Specific(구체성) : 목표가 명확하고 애매하지 않아야 한다. 목표가 명확하면 무엇을 하려고 하는지, 무엇을 해야 하는지 정확히 알 수 있다. - P114
•Measurable(측정 가능성) : 목표를 측정할 수 없다면 관리할 수도 없고 측정 여부를 판단할 수도 없다. 목표의 성공 여부가 추상적이지 않고 구체적으로 측정할 수 있어야 한다. - P115
•Attainable(달성 가능성) : 성공한 사람들은 자신의 능력을 최대한 발휘할 수 있는 목표를 세운다. 최대한 능력을 발휘해서 노력하면 달성할 수 있는 목표여야 한다. - P115
• Relevant(연관성) : 목표가 있다는 건 대단한 일이지만, 그 목표가 미래에 당신의 개인적인 비전을 지시할 때만 그렇다. 단계별로 설정한 목표가 현재 상황에서 실행할 수 있어야 한다. - P115
• Time-bound(시간제한) : 마감 시한이 없는 목표는 몽상에 불과하다. 명확한 시간계획을 가지고 기한 내에 달성할 수 있는 목표여야한다. - P115
SMART 원칙에 따라 목표를 설정한 다음 강력한 실행력을 발휘하려면 시간의 흐름에 따라 계획을 세워야 한다. 시간의 흐름에 따라 계획을 세우는 방법은 두 가지다. 현재에서 시작해서 순차적으로 계산해서목표를 달성하는 시기를 추정하는 ‘순행 스케줄링 Forward Scheduling‘ 과 최종목표를 달성한 시점, 즉 미래에서 시작해서 역산으로 지금 당장 할 일을 구체화하는 ‘역산 스케줄링 Backward Scheduling‘이다. 늘 열심히 일 하는데 성과를 올리지 못하는 사람들은 대부분 ‘열심히 하다 보면 잘 되겠지‘ 라고 생각하면서 순행 스케줄링을 한다. 반면 소수의 차별화된 사람들은 목표가 생기면 최종 달성 시한을 정하고 계획을 세우는 역산 스케줄링을 한다. - P115
역산 스케줄링은 목표를 달성한 미래의 모습을 시각화한 다음 이를 달성하기 위해서 지금 무엇을 해야 하는지 생각하고 계획을 세우는 방법이다. - P116
반대로 마감 시한부터 역순으로 할일을 나열하면 어떤 일을 언제까지 끝내야 하는지 가늠할 수 있다. 추가로 할 일, 더 많은 시간을 투입하는 일, 결과에 영향을 미치지 않는 일을 구분할 수 있어서 더 중요한 일에 더 많은 시간을 배분할 수 있다. - P116
일을 하는 순서대로 계획을 세우느냐 아니면 목표를 달성한 시점에서 역으로 계획하느냐에 따라서 큰 차이가 생긴다. 기업에서 사업계획을 만들 때 지난해 실적에 성장률을 반영해서 연간 목표를 정한다. 대부분 이렇게 사업계획을 만든다. 하지만 이것은 올바른 방식이 아니다. 중장기적인 관점에서 5년 후의 목표를 세우고 3년 안에 해야 할 일, 1년 안에 할 일을 정하고 세부 계획을 세워야 일을 지배할 수 있다. - P116
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