목표가 없는 계획은 있을 수 없다. 목표를 설정하는 방법, 그 일이 자신에게 중요한 이유와 왜 그 일을 해야하는지 목적과 목표가 뚜렷해야 동기가 부여되고 의욕도 생긴다. 계획은 결과를 예언하는 기능도 한다. 계획을 얼마나 구체적으로 세웠느냐에 따라 계획의 실현 가능성이 결정된다. - P51
일과 생활에서 항상 계획을 세워야 하는 건 맞다. 계획을 세우는 습관은 매우 바람직하다. 계획을 세우면 할 일에 대한 압박이 줄어들고 동기가 부여되고 일의 우선순위를 판단할 수 있다. 계획을 세우고 실천하면 최소한의 노력으로 양적으로나 질적으로 좋은 결과물이 나온다. - P52
계획에 집착하는 사람을 ‘The Overorganized‘라고 한다. 우리말로 ‘과도하게 계획하는 사람‘이라고 표현할 수 있다. 이런 사람은 항상 할 일 목록을 만들고 업데이트한다. 하루 계획을 세울 때도 모든 가능성을 고려해서 세부적인 사항을 계획하고 다양한 관점에서 살펴보고 계획을 세운 근거를 찾는데 많은 시간을 보낸다. 구체적으로 계획을 세우지 않으면 실행하지 못한다. 계획을 세우는 일에만 매달리기 때문에 정작 실행하는 데는 미숙하다. 실행하는 것보다 계획을 세우는 데 더 많은 시간을 할애한다. 자기가 세운 계획에만 집중한 나머지 새로운 기회나 변화, 주변 사람들의 요구사항을 읽지 못한다. - P52
전문적으로 프로젝트를 관리하는 사람들에게 계획을 세우는 일은 매우 중요하다. 경영학의 관점에서 일정계획은 전체적인 계획을 구체적으로 세분화하여 수립하는 계획이다. 일정에 맞춰서 해야 하는 일, 일을 하는 장소, 설비, 작업자의 역량 등을 고려하여 계획을 세운다. 일정계획의 세부적인 내용에는 인력, 일의 종류, 일을 하는 시간 진행 단계 등이 자세하게 정리되어 있다. 세부적인 일정을 계획할 때는 계획표와 상황판을 만들고 우선순위에 의한 방법, 수리적 모델 기법 등을 적용해서 간트 차트 Gantt chart처럼 정교한 프로젝트 관리 기법을 사용한다. 계획을 세우는데 적용하는 과학적인 방법론과 기법들이 일정과 진행 사항을 관리하는데 도움을 주는 건 틀림없다. 하지만 모든 일에 프로젝트관리 기법을 적용해서 계획을 세울 필요는 없다. 과학적인 방법론이 모든 계획에 좋은 영향을 주지도 않는다. - P53
시간관리 기법을 많이 안다고 계획을 잘 세우는 건 아니다. 시간관리 기법을 몰라서 계획을 세우지 못하는 게 아니다. 할 일들을 통제할 수 없다고 느끼기 때문에 제대로 된 계획을 세우지 못한다는 사실을 기억해야 한다. - P53
계획을 세우면 할 일에 대한 압박이 줄어들고 동기가 부여된다. 일의 우선순위도 판단할 수 있다. 계획을 세우는데 적용하는 과학적인 방법론과 기법들이 일정과 진행 사항을 관리하는데 도움을 주지만 모든 일에 과학적인 기법을 이용해서 계획을 세울 필요는 없다. - P53
현실적인 장애요인을 무시하고 계획을 세우는 이유는 자신감 때문이다. 계획을 세우는 시점에는 실패에 대한 두려움보다 무엇이든 할 수 있다는 자신감으로 가득 차 있다. 무엇보다 계획을 세우는 동안에는 계획한 것을 모두 이룬다는 상상만으로 뿌듯하고 즐겁다. 하지만 계획을 실행하는 순간부터 어려움이 눈앞에 닥치고 가슴이 답답해진다. - P55
처음부터 실행할 수 있는 계획을 세우는 게 제일 좋다. 어떤 계획이든지 시행착오가 반드시 생긴다. 계획이 없는 것보다는 잘못된 계획이라도 세우는 게 좋다. 계획은 무엇을 할지 명확하게 알려준다. 계획을 세우는 동안 무슨 일을 어떻게 해야 하는지, 제일 먼저 할 일이 무엇인지 알 수 있다. 이 정도만 파악해도 계획은 충분히 가치가 있다. - P55
"앞으로 무엇을 할지 마음속으로 그림을 그리면 그 그림대로 행동한다. 만약 어떤 그림도 없다면, 즉 무엇을 할지 아무 생각이 없다면 아무것도 안 하게 된다. 한편 그림이 흐리거나 불분명하면 주저할 테지만, 분명한 그림이 있다면 단호하면서도 효과적으로 행동한다." - P55
계획을 세웠는데 무엇을 어떻게 할지 그림이 그려지지 않는다면 제대로 된 계획이 아니다. - P55
계획을 만드는 세 가지 구성요소는 일의 우선순위, 실행하는 시간, 계획을 실행하는 환경이다. 세 가지 구성요소 중에서 하나만 비현실적이어도 계획은 실패한다. - P56
궁극적인 목표 달성에 도움을 주는 정도에 따라 우선순위를 결정한다. 시간이 부족할 때, 시간을 통제할 수 없을 때는 우선순위가 일의 중요도를 나타낸다. 우선순위에서 상위에 있는 일을 먼저 처리하는 순서로 계획을 세운다. 일의 우선순위를 매겼다면 그 일을 시작하는 시점과 기간을 정한다. - P56
시간과 목표를 기준으로 언제 그 일을 할지 계획할때는 일을 바라보는 관점, 즉 일을 바라보는 시야를 자유자재로 넓히고 좁히는 능력이 필요하다. - P57
장기 계획을 세울 때는 광각렌즈의 시점으로 할 일을 바라본다. 광각렌즈의 시야는 넓다. 궁극적으로 달성해야 하는 목표를 중심으로 단기목표를 함께 바라볼 수 있다. 넓은 시야로 최종 목표를 바라보면 당장 이뤄야 하는 작은 목표는 무시해버리는 실수를 한다. 궁극적인 목표는 단기 목표를 달성해야 비로소 이루어진다. 망원렌즈는 멀리 있는 것을 눈 앞에 있는 것처럼 보여준다. 망원렌즈의 시점으로 할 일을 바라보면 특정한 문제와 일에 초점을 정확히 맞출 수 있다. 일일 계획과 주간 계획을 세울 때는 망원렌즈의 시점으로 당장 해야 하는 일에 집중한다. - P57
단기 계획을 세울 때는 당장 할 일과 일주일 안에 일어날 일에 집중한다. - P57
<월스트리트 저널>에 따르면, 사무직 근로자가 평균적으로 비품을 찾는 데 쓰는 시간을 모두 합하면 1년에 6주 정도다. 일하는 데 필요한 스테이플러, 메모지, 테이프 등의 비품, 파일, 종이 정리부터 컴퓨터에 저장된 파일도 일을 효율적으로 할 수 있게 정리해야 필요할 때 이용할 수 있다. 일을 할 수 있는 환경을 만들면 계획은 빠른 속도로 진행된다. - P58
계획을 세워서 시간을 관리하려면 집중할 수 있는 환경을 갖춰야 한다. 집중할 수 있는 환경을 갖추지 않으면 ‘시간도둑‘이라고 불리는 요인들이 시간을 빼앗아간다. 시간도둑에게 시간과 집중력을 빼앗기지 않으려면 주의를 끄는 일부터 정리해야 한다. 주의를 끄는 일이 할 일과 관련이 있는지, 집중을 방해하는 일인지 구분한다. - P59
할 일과 시간을 통제하려면 수집, 명료화, 정리, 검토, 실행 다섯 단계를 거치면 된다. 할 일과 주의를 끄는 일을 수집하고 일을 하는 이유와 의미를 명확히 한다. 필요한 일, 꼭 해야 하는 일, 시간만 낭비하는 일을 구분해서 정리한 다음 실행하기 위해 필요한 사항들을 검토한다. 일에 대한 검토를 마쳤다면 한 가지씩 실행에 옮긴다. - P60
원칙과 과정은 매우 단순하다. 할 일을 검토하는 데 까지는 순조롭다. 마지막 실행 단계에서 문제가 생긴다. 할 일을 수집해서 분명하게 정리하고 검토했지만 막상 실행하는 순간에는 하고 싶은 일, 당장 할일이 너무 많이 눈에 띈다. 할 일을 정리한 후에도 그 일을 해야 하는 순간에 기억하지 못하거나 더 중요한 일, 더 급한 일 때문에 반드시 해야한다고 검토한 일을 실행하지 못한다. - P60
큰 성공을 이룬 사람들에게는 단 한 가지 일에만 모든 정신을 집중했다는 공통점이 있다. 만족할만한 성과를 거두지 못한 사람, 계획만 세우고 실천하지 못하는 사람은 동시에 여러 가지 일에 집중하려고 한다. - P61
여러 가지 일을 동시에 처리하는 것을 멀티태스킹이라고 한다. 과학자를 비롯해서 심리학자, 업무효율 전문가 등이 다양한 방법으로 연구해서 멀티태스킹이 집중력과 효율, 생산성을 떨어트린다는 결과를 내놓아도 사람들은 여전히 멀티태스킹을 한다. 멀티태스킹을 계속하는 이유는 두 가지다. 첫번째는 여러 가지 일을 동시에 하지 않으면 기한내에 완료하지 못한다는 두려움에 사로잡혀 있기 때문이고 두 번째는 기분이 끝내주기 때문이다. - P61
《원씽 The one Thing》의 첫 페이지에는 이런 글이 있다.
"두 마리 토끼를 쫓으면.."
그리고 다음 페이지에는 이런 글이 있다.
"두 마리 다 잡지 못하고 말 것이다." - P61
한 번에 한 가지 일을 처리하는 것을 싱글태스킹이라고 한다. 싱글태스킹은 한 가지 일을 처리하는 동안 다른 일에는 신경 쓰지 않는 것이다. 한 가지 일을 완벽하게 끝낼 때까지 다른 일을 하면 안 된다는 뜻은 아니다. 지금 열중하고 있는 일을 끝낸 후에 다음 일을 시작하라는 의미다. - P61
자신은 여러 가지 일을 동시에 하고 있다고 믿지만 엄밀하게 따지면여러 가지 일 사이를 재빨리 돌아다니는 ‘테스크 스위칭 Task switching‘을 했을 뿐이다. 스탠퍼드대학의 신경학자 에얄 오빌 박사는 태스크 스위칭을 하면 멀티태스킹을 하는 것처럼 느껴질지는 몰라도 뇌가 한 번에 여러 가지 일에 집중하는 건 아니라고 했다. - P62
할 일 목록을 만들고 언제 어떻게 실행할지 결정해서 계획표를 만든 다음 실행하는 단계에서는 한 번에 한가지 일에 집중해야 한다. 이것이 할 일과 시간을 통제하는 유일한 해결책이다. - P62
계획은 시간에 따라 할 일을 분배하는 것이다. 오래 걸리는 일은 많은 시간을 할당하고 급한 일에는 ‘당장‘이라는 시간을 할당한다. - P65
아인슈타인이 상대성 이론을 발표한 이후 시간은 절대적인 시간과 상대적인 시간으로 나눠서 인식하게 되었다. 상대성이론의 핵심은 시간이 절대적인 것이 아니라 상황과 주관에 따라 다르게 느낀다는 것이다. - P66
아인슈타인은 이런 비유를 들어서 시간의 상대성을 설명했다.
뜨거운 냄비에 손을 얹었다고 해보자. 단 몇 초만 얹고 있어도 그 시간은 너무나도 길게 느껴진다. 사랑하는 연인과 함께 있다고 해보자. 몇 시간조차도 너무나 짧게 느껴진다. 이것이 상대성이론의 실질적인 내용은 아니다. 농담같은 비유지만 상황에 따라 시간은 전혀 다른 길이로 받아들여진다는 사실을 설명하기에는 충분하다. - P66
"아침에 일어나면 나는 가장 먼저 무엇을 해야 하는지부터 자문한다. 그런 다음 할 일 목록을 작성하고 각각의 일에 적절히 시간을 할당한다. 이건 오전에, 저건 오후에, 또 이건 밤에 하는 식이다." - P67
시간을 측정하는 장치가 없던 시절에 인간은 ‘자연시간(Natural time)에 따라 생활했다. 그 당시에는 할 일, 즉 과제(Task)에 따라서 시간을 분배했다. 지금은 시계가 가리키는 시간에 따라 할 일을 배분한다. 이것을 시계에 의해 규정된 노동(Labour timed by the clock)‘이라고 한다. - P68
생산성을 극대화하려면 현재 하고 있는 일을 즐기라 - P69
티모시 페리스는 일주일에 4시간만 일하라고 주장한다. 일주일에 4시간을 일한다는 개념에서 일work 은 하기 싫은 것을 의미한다. 즉, 4시간을 일한다는 의미는 하기 싫은 일을 4시간 동안 하는 것이다. 업무시간이나 일의 강도에 관계없이 즐겁게 한다면 일이 아니기 때문에 일주일에 4시간만 일하는 게 가능한 것이다. - P69
시계가 가리키는 시간에 따라 살면서 상대적인 시간의 개념을 인정하기 때문에 과학적이고 객관적인 방법의 시간관리는 매번 지켜지지 않는다. 상대적인 시간의 개념으로 상대성 이론을 주장한 아인슈타인은 일상에서 반복하는 일에 규칙을 만들고 지켰다. 매일 같은 옷을 입은 것도 아인슈타인의 생활 규칙이었다. 매일 어떤 옷을 입을지 결정하느라 신경 쓰지 않도록 옷장에 같은 옷을 다섯 벌 넣어 두고 깨끗한 옷으로 갈아입었다. 즐겁지 않지만 반복해야 하는 일이라면 자기만의 규칙을 정해놓는 것이 좋다. - P70
일상적인 일에 규칙을 정하면 매번 같은 고민을 할 필요가 없다. 어떻게 실천할지 미리 계획하고 있기 때문에 빠르게 처리할 수 있고 반복해서 습관이 되면 부담없이 실천할 수 있다. 일상의 규칙을 정하고 습관이 되면 실천하는 데는 큰 힘이 들지 않는다. 중요한 일에 더 많은 힘을 쏟을 수 있다. 운동선수들은 일상생활에서 여러 가지 규칙을 정해놓고 지킨다. 규칙대로 하면 에너지가 적게 든다는 사실을 이미 알고 있기 때문이다. 반복적인 일상에 규칙을 정해놓으면 순서와 형식을 고민하지 않고 바로 실천할 수 있다. - P70
어떤 일을 할 것인지 미리 정해놓지 않으면 다음에 할 일을 고민하고 그로 인해서 시간과 에너지를 낭비하게 된다. 어떤 일을 할지 고민하는 사이에 시간이 흘러간다. - P71
이메일과 SNS 확인, 일기 쓰는 시간, 식사 등 반복적으로 해야하는 일, 기본적인 일에 규칙을 정해두면 중요한 일에 더 많은 시간과 에너지를 집중할 수 있다. - P71
계획은 천천히 세우고 실행은 신속하게 한다 - P72
계획을 세워서 하루를 충실하게 살려고 하는 사람들은 매일 아침 오늘 할 일을 다이어리에 적는다. 업무회의를 할 때도 맡은 일을 메모한다. 하루 동안 할 일 목록은 ‘오늘을 변화시키는‘ 계획이고 목표 달성을 위한 가장 작은 단위의 계획이다. 가장 작은 단위의 계획이기 때문에 매우 구체적이다. - P72
오늘 할 일은 월간 계획과 주간 계획에서 이미 할당된 일이기 때문에 적어도 두세 번 정도 생각할 기회가 있었다. 오늘 실행해야 하는 일은 구체적인 계획을 세워야 바로 실천할 수 있고 완성도 높게 끝낼 수 있다. 그러기 위해서는 소요시간을 예상해야 한다. - P73
할 일 목록을 적는 사람은 많다. 하지만 그 일을 하는데 필요한 시간까지 예상하는 사람은 많지 않다. 할일 목록을 적을 때 소요시간은 생각조차 하지 않는다. 회사에서도 일을 하는 데 얼마나 걸리는지 물어보면 대부분 해봐야 안다고 대답한다. 소요시간은 예상하는 것이기 때문에 예상이 맞는다는 보장은 없다. 그래도 비슷한 일을 했던 경험에 비추어 소요시간을 예상해야 한다. 일을 하기 전에 소요시간을 예상하고 일을 하면서 시간별로 진행사항을 기록할 필요가 있다. 시간을 기록하면 하고 있는 일에 대한 자신의 능력을 파악할 수 있다. 일을 하는데 쓴 시간을 기록하는 것을 ‘시간 가계부‘라고 한다. 시간 가계부를 적으면 일을 하는 데 시간이 얼마나 걸렸는지, 어떤 과정에서 시행착오가 있었는지 알 수 있다. 시간 가계부를 적으면 세 가지를 알 수 있다. 첫째, 어떤 일에 어느 정도 시간이 드는지 파악할 수 있다. 둘째, 나중에 계획을 세울 때 시간을 정확하게 예측할 수 있다. 셋째, 하루 동안 어떤 일에 많은 시간을 썼는지 알 수 있다. 여러 가지 일을 한 것 같지만 정작 한가지 일도 제대로 끝내지 못한 원인도 밝힐 수 있다. - P73
예상 소요시간은 마감기한이다. 일을 하는 데 걸린다고 예상한 시간이 바로 마감기한이다. 기한을 정하지 않고 일을 하면 무한정 늘어지기쉽다. 일을 끝내는데 어느 정도의 시간이 필요한지 예상하고 너무 길지도, 짧지도 않게 소요시간을 정한다. 성과를 올리지 못하는 사람들은 일을 시작할 때 소요시간을 예상하지 않는다. 소요되는 시간을 예상하지 않기 때문에 할 일 목록에 시간을 적절하게 배분하지 못한다. - P74
일일계획에는 반드시 할 일마다 소요시간을 적는다. 소요시간이 너무 짧으면 예상하지 못했던 문제가 발생했을 때 포기하게 된다. 돌발 상황까지 고려해서 여유 있게 소요시간을 정해야 한다. 소요시간을 너무 길게 잡는 것도 좋지 않다. 파킨슨 법칙에 따라서 주어진 시간이 많을수록 쓸데없는 일들로 시간을 채우기 때문이다. 어차피 사람들은 마감시간에 맞춰서 일하는 속도를 조절한다. 시간이 많으면 나태해지기 쉽다. - P74
피터 드러커는 기업을 경영하는 것처럼 개인도 시간을 경영해야 한다는 의미로 ‘자기 경영‘이라는 말을 처음으로 사용했다. 그는 시간을 경영하려면 시간을 기록, 관리, 통합하는 3단계 과정이 필요하다고 했다. 3단계 가운데 시간을 기록하는 일이 첫 번째다. 어떤 일에 얼마나 시간을 사용하는지 알아야 낭비하는 시간과 제대로 사용하는 시간이 눈에 보인다. - P74
할일 목록에 적은 일을 하는 데 각각 걸리는 시간을 예상해서 기록하면 된다. 예상한 시간에 일을 끝내지 못했어도 자책할 필요는 없다. - P74
시간 가계부를 쓰면 시간을 기록, 관리, 통합하는 3단계를 해결할 수있다. 새로운 일을 할 때에도 경험을 바탕으로 소요시간을 예상하기 때문에 너무 짧게 또는 너무 길게 잡지 않게 된다. 소요시간을 정확히 예측할 수 있을 뿐만 아니라 쓸데없이 허비한 시간이 얼마나 많은지 알 수있다. 하루에 한 가지 일도 제대로 완료하지 못하면서 바빴던 이유도 알게 된다. 그러면 집중하는 방법과 시간을 효율적으로 사용하는 방법을 터득하고 시간을 관리하는 노하우가 생긴다. - P75
할 일 목록을 적으면서 소요시간을 예상하고 일을 하는 동안 소요된 시간을 적는 일, 즉 시간 가계부를 쓰는 것은 귀찮고 번거롭다. 하지만 돈을 관리하기 위해 가계부를 적는 것처럼 시간 가계부를 적으면 일을 하는 동안 낭비하는 시간을 줄일 수 있다. 시간 가계부를 쓰면 어떤 일을 하는데 어느 정도 시간이 필요한지 정확하게 예상할 수 있어서 보다 구체적으로 계획을 세우고 실천하는 데 큰 동기부여가 된다. - P75
시간 가계부는 ‘계획‘을 적는 게 아니다. 어떤 일에 실제로 어느 정도 시간이 들었는지 기록하는 것이다. 자기가 어떤 행동을 얼마 동안 했는지 시간을 기록하면 낭비한 시간을 확실히 알 수 있다. 무심코 하던 일들이 얼마나 많은 시간을 잡아먹는지, 쓸모없는 일을 하는데 많은 시간을 보낸다는 사실을 자기 눈으로 직접 확인하면 시간 낭비를 최소화하는 방향으로 계획을 세울 수 있다. - P75
중요한 일을 하는 데 더 많은 시간을 쓰려면 시간을 아껴야 한다. 시간을 아끼면 하고 싶은 일을 할 수 있고 휴식시간도 더 많이 가질 수 있다. 시간을 아끼는 방법은 돈을 아끼는 것과 같다. 돈을 아낄 때 불필요한 지출을 줄이는 것처럼 불필요한 일을 하는 데 낭비하는 시간을 확인하면 시간을 효율적으로 쓸 수 있다. - P76
불필요한 일을 하게 만드는 요인을 ‘시간도둑‘이라고 한다. 돈·물건을 훔쳐가는 사람을 도둑이라고 하고 시간을 낭비하게 만드는 모든 요인을 시간도둑이라고 부른다. 엄밀하게 따지면 시간을 낭비하게 만드는 가장 큰 요인은 바로 자기 자신이다. - P76
거의 모든 사람들이 자신은 시간을 효율적으로 사용한다고 생각한다. 최고의 집중력을 발휘할 때 누군가가 주의를 흐트러뜨리면 이를 용납하지 않는다. 하지만 인터넷에서 자료를 찾다가 자기도 모르게 검색어 순위의 키워드를 클릭하고 시간 가는 줄 모르고 들여다본다. 집중해서 일할 때 방해하는 사람이 있다면, "이거 마치고 얘기하자." 또는 "지금은 못 한다."라고 말하지만 자기도 모르게 다른 일에 한눈을 팔았다면 다른 사람을 탓할 수도 없다. - P76
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