Gmail 업무기술

Gmail 업무 기술 - 메일의 달인이 가르쳐주는
가바사와 시온 지음, 김욱 옮김 / 한빛미디어 / 2011년 3월

  요즘 주로 사용하고 있는 메일은 공직자 통합메일, 네이버, 다음, G-mail 정도다. 물론 이외에도 메일 주소는 많지만 대부분 사용하지 않는다. 이중 Gmail의 활용도가 가장 낮다. 가입한지는 조금 되었지만 포털사이트 메일에 적응되어 사용하는데 좀 어색한 감이 있기 때문이다. 사실 메일마다 장단점이 있겠지만 잘만 활용한다면 Gmail 처럼 편리한 메일도 없다는 생각이 든다. 이는 『Gmail 업무기술』이라는 책을 읽고 나서 Gmail의 다양한 기능을 알게 되었기 때문이다.

  결론적으로 말하면 Gmail을 중심으로 구글의 여러 기능을 모아 이를 업무에 적극 활용할 수 있게 만드는 것이다. 대표적인 것이 크라우딩 컴퓨팅으로 Gmail을 정보도서관으로 활용하는 것이다. 또 구글과 연동시켜 검색은 기본이고 메일, 캘린더, 문서도구, 리더, 지도, 사진, 블로그, 번역 등의 서비스 연동을 통해 Gmail의 활용도를 높이는 것이다.

  책에는 스팸메일을 차단하는 원칙 3가지를 말한다. 메일 본문에 있는 [수신 거부] 클릭 안하기, 스팸메일에 포함된 URL 클릭안하기, 스팸메일 확인 안하기를 말하는데, [수신 거부]를 클릭하지 말라는 것은 조금 이상하다. 그런데 책에 따르면 이는 메일주소는 확실하게 존재하는 사용하는 주소라는 것을 스팸메일 전송자에게 알려주는 꼴이 되어 오히려 엄청난 스팸메일을 유도할 수도 있다는 이유다. 그래서 책에 소개하는 것은 스팸메일의 경우 그냥 스팸신고만 클릭하면 된다는 것이다.

  Gmail의 강점을 들라면 단연 메일을 분류하고 검색하고 기능이다. 이는 폴더로 메일을 분류하는 다른 메일들과는 달리 Gmail에서는 라벨로 분류한다. 폴더는 특정 메일을 하나의 폴더에 저장할 수밖에 없지만 라벨은 하나의 메일에 여러 개의 라벨을 붙일 수 있어 폴더보다 효율적이라는 것이다. 그리고 특정 메일을 찾는 검색 기능도 마찬가지다. 각종 연산자를 통해 검색할 수 있는 방법은 무궁무진하다. 게다가 검색속도까지 빠르다. 그래서 다른 메일과 차별화되는 강점이 된다. 대신 검색을 염두에 두어야 하기 때문에 메일 제목을 정할 때 이를 감안해야하고, 본문에도 검색을 위한 키워드 몇 개는 삽입하도록 권한다.

  굳이 Gmail이 아니라도 메일을 관리하고 활용하는 획기적인 방법을 소개하기에 하루에도 많은 메일을 주고받아야 하는 사람들께 이 책을 권하고 싶다. 특히 Gmail을 주 메일로 사용하는 유저들에게는 강력하게 권하고 싶다. 이 책에서 소개하는 기능만 익혀도 업무 효율을 높일 수 있다는 것을 깨닫게 될 것이기 때문이다.