1. ‘일이 아닌 일‘의 일정을 먼저 짠다.
식사, 수면, 회의 등 예전부터 해오던 일· 자유 시간, 휴식 시간, 놀기, 독서• 친구들과 어울리기 및 점심/저녁 식사하기· 수영, 달리기, 테니스, 헬스클럽 등 건강을 위한 운동· 출퇴근, 수업, 병원 약속 등 일상에서 벌어지는 일들놀기 우선 일정표의 기본 원칙은 일과 관련이 없는 일을 되도록 많이먼저 계획하는 것이다. 이렇게 일정을 짜면 하루에 24시간 일하겠다는지, 주말에 48시간 일하겠다든지 등의 무모한 환상에서 벗어날 수 있다.
이러한 일정을 통해 우리는 실제로 사용할 수 있는 시간을 명확히 인식해 시간을 더욱 잘 관리할 수 있다.
일하는 일정을 잡지 말자. 가장 중요한 점은, 이 일정이 죄책감 없이 마음 편히 놀기와 우리의 개인 시간을 보장해준다는 점이다. 이 첫 번째 단계를 적용하면 우리는 오직 실패와 실망, 자기비판, 미루는 습관이라는결과만 낳는 지나친 야망과 과도한 계획으로 자신에게 겁주는 행동에서 벗어날 수 있다.
2. 최소 30분 이상 일한 시간만 기록한다.
‘놀기 우선 일정표‘를 시간기록계라고 생각하고 일을 시작할 때 시간기록계를 켜고, 자신이 진척을 보일 때 시간기록계를 끄자. 이렇게 하면 할일이 얼마나 더 남았나를 보고 불안해하기보다 짧은 시간에 얼마나 더 많은 일을 달성했나를 보고 흥미를 유지할 수 있다. 또한 30분을 자신의 마감기한으로 활용해 한결 효율적으로 일하도록 자신에게 의욕을 북돋을 수도 있다.
3. 최소 30분 이상 방해받지 않고 일한 시간에 대해 보상한다.
30분이 넘기 전에 일을 중단했다면 기록해서는 안 된다. 초반 몇 분 동안 주위의 잠재적 방해요소와 타성을 이겨내고 꾸준히 일해야 일에 관심을 갖고 지속해나갈 수 있다. ‘방해받지 않고‘ 일하는 훈련을 계속하다 보면 놀기 우선 일정표의 30분간은 우리가 정말로 ‘집중해서 알차게 일한시간‘ 이라는 것을 깨닫게 된다. 이때 감자칩을 찾으러 가거나, 전화를 걸면 방해받지 않고 일했다고 볼 수 없다. 이렇게 집중해서 알차게 일한 시간이 쌓이다 보면 우리는 일을 해내는 생산성 있는 사람으로서 자부심과 자신감을 키워가게 될 것이다.
4. 일을 마친 후에는 휴식이나 즐길거리로 스스로 보상한다.
우리는 이 보상을 받을 자격이 있다. 마침내 일을 시작했기 때문이다. 그리고 타성을 극복하면서 그 여세를 몰아 다음번에 한결 수월하게 일을 시작할 수 있기 때문이다. 한 번 긍정적인 성과를 낼 때 마다 이런 식으로 자신에게 보상을 하면 일이 괴롭기보다 즐거워질 수 있다. 우리는 이제 새롭고 더욱 바람직한 ‘내 시간 우선 생활습관‘을 길러 나갈 책임이 있다.
5. 매일, 매주 집중해서 알차게 일한 시간을 기록한다.
이렇게 기록한 시간을 모두 합하자, 자신이 달성한 일‘을 강조해서 표시하자. 이것 역시 자신에게 하는 일종의 보상이다. 이렇게 하면 다음 일을 할 때 등을 토닥여 주는 듯한 동기부여를 받아 일을 하는 긍정적 패턴이 생겨난다. 또한 언제 효율이 높은지 알게 돼 그 날에 우선순위가 높은 일을 더 빨리 시작하고 더 많이 할 수 있다.
6. 일주일에 적어도 하루는 쉬면서 재충전을 하거나 소소한 일을 한다.
일 때문에 하루도 쉬지 못해 불만이 터져 나오고 기진맥진하게 되는 상황을 피하도록 하자. 매주 하루는 재충전과 놀기 같은 의례적으로 가족이 함께하는 시간을 일정표에 넣자. 쉬고 나면 우선순위가 높은 일을 다시하는 데에도 의욕이 높아진다. 일을 한다는 이유로 인생의 즐거움을 누리지 못하는 것이 아니라 ‘지금‘ 이 순간에 인생을 더 잘 누릴 수 있다면, 일에 대한 부담감은 그만큼 더 줄어들게 된다. 자신을 위한 시간을 내서 우선순위는 낮지만 기분전환을 위해 정말로 하고 싶은 소소한 일들, 예를들어, 집안 수리, 정원 가꾸기, 또는 미뤄둔 편지에 답장하기와 같은 일을해보자. 이날은 재충전하는 날이자 창의력과 의욕을 되살리는 날이다.
7. 놀거나 쉬기 전에 딱 30분만 일한다.
우리가 즐겁게 자주 하는 활동에는 의욕을 북돋는 힘이 있다. 편식하는아이에게 골고루 먹으라는 의미로 예전에 할머니가 자주 하던 말인 ‘시금치를 먹어야 아이스크림을 먹을 수 있어‘와 같은 방법을 쓰면 고통을줄일 뿐 아니라 일하는 좋은 습관도 기를 수 있다.
이렇게 즐겁게 자주 하는 활동을 시행하면 머지않아 예전에는 어렵거나 재미없게만 느껴지던 일이 한결 수월하고 즐거워질 것이다. 이 방법이 심지어 예전에 회피하던 일들을 시작할 수 있는 발판이 될 수도 있다.
첫째, 뒤에 따라올 즐거운 활동에 대한 기대를 십분 활용해 더욱 자주 시작할 수 있다. 둘째, 앞에서 일을 이미 했으므로 죄책감 없이 여가 활동을 누릴 수 있다. 셋째, 노는 동안 정신이 일에서 벗어나 있을 때 잠재의식 속에서 창의적인 해결책을 발견해 다시 자발적으로 일하고 싶은 의욕이 샘솟는다.
8. 끝마치기보다 시작하기에 집중한다.
우리가 할 일은 정시에 시작하는 것이다. 따라서 할 일 목록의 가장 높은 우선순위는 바로 ‘다음에는 언제 시작할까?‘이다. ‘끝마치는 것‘에 집중했던 생각에서 벗어나 모든 생각을 언제, 어디서, 무엇을 시작하는 것‘에 집중하자.
9. 작게 생각한다.
책 한 권을 읽어 치우든지, 편지 한 통을 다 쓴다든지, 소득세 신고서 작성을 완료한다든지, 심지어 4시간 내내 계속 공부만 한다든지 등 큰 규모의 일을 끝마칠 생각은 하지 말자. 30분 동안만 집중해서 알차게 일을 하겠다는 목표면 족하다.
10. 계속 시작한다.
끝마치기는 알아서 진행된다. 일을 끝마칠 마지막 30분을 시작하는 것도 역시 ‘시작‘이다. 지금 하고 있는 일의 끝은 곧 다음 할 일의 시작이다.
11. 절대 멈추지 않는다.
이 말은 앞에 장애물이 있거나 한 문단의 끝에 와 있다고 해서 일을 멈춰서는 안 된다는 말이다. 앞에서 언급한 ‘할머니가 주로 쓰던 방법‘을 기억해보자. 즉 좋은 습관을 기르려면 자신에게 휴식을 주거나 선물을 주는보상이 따라야 한다.
포기하고 싶을 때나 글을 쓸 때 문단의 끝에 왔다고 해서 절대 쉬거나보상을 주어서는 안 된다. 어려운 문제가 생길 때는 5~10분을 몰두하면서 나중에 이어서 할 수 있도록 부분적인 해결책이라도 찾아야 한다. 나중에 이 문제를 빨리, 창의적으로 해결할 수 있도록 마음을 활짝 열고 호기심을 갖도록 하자. 보통 몇 분만 더 고민해도 우리의 뇌는 창의적으로 문제를 해결해낸다. 끝마치기 전에 장애물을 슬쩍 건드려보거나 새 문단의 첫 부분을 맛보기만 해도 긍정적인 기분이 들어 다음에 일을 시작하기 훨씬 수월해지고 그에 따라 일을 미룰 필요도 없어지게 된다.
우리는 생각보다 더 바쁘다.
일 이외의 활동을 기록하다 보면 직업과 인생에서 변화를 가져오기 위해 실제로 쓸 수 있는 시간이 얼마인지 추정할 수 있다. 해야 할 일이 모두 한눈에 들어오는 상황에서 중요한 일은 가급적 더 일찍 시작하는 것이 좋다. 또한 모든 일에 나름의 우선순위를 정하고, 급한 일과 중요한 일을 구분할 뿐만 아니라, 포기할 일과 남에게 맡길 일을 정하고, 주된 목표를 이루는 일에도 좀 더 시간을 할애해야 한다.
유독 능률이 오르지 않는 날이 있다.
텔레비전을 보거나 예기치 않게 손님이 찾아오는 일에 시간을 빼앗긴 날들을 기록해두자. 특히 이런 날에는 방해 받는 상황에 대한 경계를 게을리하지 말자. 아침에 긍정적인 기분으로 시작하려면 출근 후 적어도 30분동안은 커피를 마시러 가지도 말고, 우편물을 확인하러 가지도 말자.
너무 바빠서 기대치를 낮춰야 하는 날도 있다.
급히 병원에 가야 한다거나, 별안간 친구가 만나자고 한다거나, 예기치않은 일로 하루를 모조리 날려버릴 때가 있다. 그런 날은 외부의 어떤 압력을 물리쳐서라도 10~30분 정도 중요한 일을 할 시간을 내야 한다(자신의 우선순위와 직업, 발전은 시간을 내어 전념하고 애쓸 만큼의 가치가 있다).
20분만 일해도 계속 일을 해나갈 수 있는 탄력이 붙는다.
30분간 일하는 데 실패했다면 내일을 위한 힘을 재충전하기 위해 전략적으로 뒤로 물러서 보기도 하고, 다른 활동에 자유롭게 시간을 할애해보기도 하자. 죄책감 없이 마음 편히 쉬고 나면 다음 날 일하고 싶은 의욕이 한결 높아진다.
이처럼 놀기 우선 일정표를 써나가다가 몇 주 후 여가 시간은 기록하지 않고 집중해서 일한 시간만 기록하는 경우가 있는데 이렇게 하지 않도록 주의하자. 정말로 일에 도가 튼 상황이라면 적당히 해도 괜찮을 수는 있다. 그러나 그렇게 기록을 소홀히 했다가는 나중에 예상치 못한 방해 요인들이 나타나도 이에 대한 정확한 기록을 찾을 수가 없다. 심지어 좀 더 능률적으로 일하지 못한 이유나 좀 더 빨리 일을 시작하지 못한 이유도 파악할 수가 없다. 정당한 여가 시간에 무엇을 했는지 기록하지 않으면 잃어버린 시간에 대한 죄책감이 일고, 적은 게 아무것도 없는 텅 빈 일정표를 보며 좌절하게 되며, 자신이 어떻게 시간을 썼는지도 통기억해 낼 수가 없다. 여가 시간에 자신이 한 일을 좀 더 신경 써서 기록 하려고 노력해보자. 미리 계획한 활동(잠, 식사, 출퇴근, 운동, 친구들과 어울리기)을 꼼꼼히 기록하고 실제로도 꼭 지켜보자.
매일 일을 시작하는 시간을 정해 놓으면 건전한 습관을 들이기가 한결수월해진다. 하루 일정을 짤 때 될 수 있는 한 일찍 자신의 중요한 일을시작하는 데 30분을 일정하게 투자하자, 그렇게 매일 아침 우선순위가 제일 높은 일에 쓰는 30분의 시간을 별도로 마련해두자. 이 일이 끝나면 다음으로 가능한 30분 동안 두 번째 우선순위가 높은 일을 시작하도록 하자.
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