자신의 생산성을 한단계 높이기

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 - KI 신서 418
데이비드 알렌 지음, 공병호 옮김 / 21세기북스 / 2002년 3월

데이비드 알렌(www.davidco.com ) <생산성 원리(Productivity Principle)>

공병호 -> 공병호씨는 내가 벤치마킹해서 '롤 모델'로 하는 사람 중 한 명이다.

1. 새로운 현실을 위한 새로운 실천
 - 우선 잘못된 일처리 습관을 고쳐야 한다.
 - 물 흐르듯이 일을 한다. -> 마음속에 아무 것도 남겨두지 않는 습관을 키우자.
 - 자신과의 약속을 경영한다.
 - 생생하게 적어라. 마음속에 크게 자리잡은 상황을 적어라. 어떤 행동을 취해야 하는지 적어라.

2. 삶의 통제력 유지하기 : 5단계 경영법
 - 1. 수집단계 : 관심을 끄는 사물들을 수집
 - 2. 관리 및 가공 단계 : 실행할 수 있는 것인가? 아니면 쓰레기/보류/창고, 맞으면 -> 다음 행동이 무엇인가? 프로젝트 계획으로 옮긴다. 2분내에 해결되는가? 안되면 위임/연기, 된다면 직접한다.
 - 3. 조직화 단계 :
     - 달력에 기입할 것 : 특정 시간이 정해진 행동, 특정 날짜가 정해진 행동, 특정 날짜가 정해진 정보
     - '보류' : 언젠가, 어쩌면 리스트 - 지금 당장 추진하지 않아도 되는 것, 추후 확인 리스트 - 지정된 날짜에 확인할 것 지정
 - 4. 검토 단계 : '주간 검토' - 핵심적인 성공 요소 ; 모든 업무를 모아 가공한다. 시스템을 점검한다. 리스트를 새로 고친다. 명확하게, 최신의 것들로 완벽하게 정리한다.
 - 5. 실천 단계

3. 프로젝트 계획하기

4. 준비단계 : 시간, 공간, 도구의 준비
 - 별도의 시간을 준비하라. (주말이 좋음)
 - 자기 공간을 마련하자. (집에서도 작업 공간이 필요하다)
 - 필요한 도구를 확보한다. (서류함, 일반용지, 포스트잇, 클립, 스템플러, 라벨찍는 기계, 파일폴더, 달력, 쓰레기통 등)
 - 파일링의 성공 요소 : 모든 과정이 1분내에 끝날 수 있어야 한다.
 - 일반 참고 파일들은 손이 닿는 곳에, 가나다식 시스템
 - 서랍은 3/4 이상이 차지 않게
 - 1년에 한번씩은 파일 정리할 것
 
5. 수집 단계 : 업무를 한 곳에 모으기
 - 책상 위-서랍-계산대-캐비닛-마루-벽-선반
 - 모든 미완결물과 일거리를 수집함에 넣기
 - 쓰레기는 그 자리에서 확실히 버리기
 - 눈에 보이는 불필요한 항목들을 별도의 메모지에 적어 내려가기

6. 가공 단계 : 수집함 비우기
 - 한 번에 한 항목씩
 - 다시 수집함에 넣지 않기

7. 조직화 단계 : 올바른 체크리스트 준비
 - 프로젝트 분리 방법 : 개인/직장, 프로젝트 위임, 특정 유형의 프로젝트들, ...

Making the most of college - 수재들의 공부법

하버드 수재 1600명의 공부법
리처드 라이트 지음 / 월간조선사 / 2002년 12월

1. 과외 활동이 인생을 바꾼다. -> 무식하게 과외 생각하는 건 아니겠지?ㅋ

2. 성적을 결정하는 가장 중요한 요인은 시간 관리다.
  - 예술 활동 참가, 자원 봉사 등의 활동을 열심히 하면서도 공부 잘 하는 학생들.

3. 최상의 수업
  - 인물 : 투키티데스(Thucydides), 루소(Rousseau), 존 로크(John Locke) -> 책 속에 나오는 인물들인데 한 번 쯤 공부해 보고 싶은 인물들. 미국 드라마 Lost에 존 로크라고 나오지, 아마?ㅋ
  - 소규모 세미나 : 토론 유도, 적극적 참여 -> 정말 필요한 건 이거다.
  - 외국어와 문학에 투자하라. 다양한 외국어를 배워라.

4. 글쓰기는 성공의 Key Point ! -> 내가 항상 강조하는 것
 - 1대 1의 모임에서 구체적인 질문을 하라.
 - 똑같은 논평이 되풀이 되면 질문을 하라.
 - 문제의 구체적인 사례를 요청하라.
 - 다른 사람으로부터 도움을 얻어라.
 - 수정에 필요한 전략을 요청하라.
 - 글쓰기 지도를 실질적인 공부 내용과 연결시켜라.

5. 훌륭한 조언의 중요성
 - 인물 : 알렉시스트 토크빌(Alexisde Tooqueville), 아리스토텔레스(Aristotle), 에드먼드 버크(Edmund Burke), 데이비드 흄(David Hume), 존 로울즈(John Rawls)
 - 한 학기에 한 명의 교수를 알고 지내라. -> 이게 학교에서 얻을 수 있는 가장 큰 이득이 아닐까 생각한다.

6. 변화를 주도하는 교수들
 - 언어 사용의 정밀성을 가르친다.
 - 1에서 100까지의 숫자 중 전체 평균의 반에 가까운 수는? "11"
 - 학생 대 교수 논쟁을 하라. -> 자신과의 논쟁을 허용하는 우리 나라 교수는 드물다는 점을 생각하면 이런 것이 선진국 교육의 좋은점이 아닐까 생각한다.
 - 증거 사용법 가르치기
 
7. 캠퍼스의 다양성

 - 학생들이 꼽은 추천도서 -> 이런 책들은 꼭 읽어봐야 한다고 생각하는데... 시간이 없다는 것은 핑계일까? 근데 이 중에 진짜 읽어본 책 하나가 없냐? ㅋㅋ
  . 여학생들은... 베티 프리만(Betty Friedan)의 <여성의 신비(The Feminine Mystique)>, 버지니아 울프(Virginia woolf), 제인 오스틴(Jane Austin), 도리스 레싱(Doris Lessing), 유도라 웰티(Eudora Welty)
  . 아프리카계 학생들은... 앨리스 워커(Alice Walker), 네이던 매콜(Nathan McCall)
  . 회교도계 학생들은... 나기브 마푸즈(Naguib Mahfouz) <욕망의 궁전(The Palace of Desire)>, <시작과 끝(The Biginning and the End)>, <거지(Beggar)>
  . 아시아계 학생들은... 루쉰, 시지선
  . 라틴계 학생들은... 호르헤 루이스 보르헤스(Jorge Luis Borges) <보고(Dr. Brodie's Report)>, <모래의 책(The Book of Sand)>, <상상 생물의 책(The Book of Imaginary Beings)>, 카를로스 푸엔테스(Carlos Fuentes)의 <양심(The Good Conscience)>

8. 이질성에서 배운다
 - 종교적 다양성은 긍정적이다.

1억 연봉의 조건 - 내 가치는 얼마일까? 궁금해서 읽어봤던 책.

1억 연봉의 조건
후지타 사토시 지음, 서현아 옮김 / 북라인 / 2003년 10월

내 가치는 얼마나 되는지 궁금해서 읽어봤던 책. 별 도움은 되지 않는 듯.

- 나의 시가를 계산해 보자. 실제 핵심 가치 기술 레벨을 테스트한다.
 - 내게 필요한 능력 : 전문 기능, 리더십 능력, 매니지먼트 능력, 정보수집 능력, 프리젠테이션 능력, 창의력, 시간관리 능력, 감정 관리 능력, 컴퓨터 활용 능력, 다른 문화 적응 능력.

- 몸과 마음, 가치 기술
 - 체력, 건강 유지 관리 능력
 - 의지력(이념, 가치관), 잠재적 능력(개성)

- 회사에 의존하는 비즈니스맨은 성장할 수 없다.
- 기업 규모에 따라 얻을 수 있는 가치 기술은 다르다.
- 정보 수집 능력은 인맥이 좌우한다.
- 한 달에 한 번 정도 외부 활동을 통해 새 바람을 불어 넣자.
- 자기 표현을 못하면 비즈니스맨 자격이 없다.
- 감정 관리 능력은 필수.
- 시간 관리 방법을 다시 생각해라.  
- 잔업 절대 하지 마라. 아침 시간을 유용하게 하라.
- 나만의 개성을 창출하라.
- 개성과 직업이 맞아 떨어지면 시장 가치는 오른다.
- 능력있는 사람은 남의 힘을 잘 빌린다.
- 사원 연수제도를 철저히 활용하라.
- 미래 예정표를 작성한다. -> 생활 전반에 걸친 비전이 필요하다.
- 행동 계획표를 작성한다. -> 필요한 실적, 가치 기술, 자격을 쓴다.

메모의 기술 - 메모는 중요하니 한 번쯤 읽고 자신만의 메모 방법을 만드는 것이 좋을듯.

메모의 기술 - 머리보다 손이 먼저 움직이는 (양장본)
사카토 켄지 지음, 고은진 옮김 / 해바라기 / 2005년 3월

- 자신만의 메모 습관을 만들어 정리하는 것은 중요하다.

- 메모를 하면 뇌가 살아난다. "Memo is memory"
- 대인 관계가 원만하지 않다면 타인을 관찰하는 일부터 시작하라.
- 메모는 일정한 체계가 있다. 목적과 주제를 정하고 그에 맞는 구조와 흐름을 만들다 보면 저절로 메모하는 습관이 생긴다.

- 일단 메모한 후에는 다 잊어버리고 수첩만 믿는다. 메모는 나 자신에 대한 '지시'다.
- 나는 생각을 줄이고 대신 펜을 빨리 움직이는 연습부터 시작했다.
- 수첩을 수시로 본다. 잘 쓰려고 하지 말라.
- 리스트를 작성하라. '처리한 일', '기억해야 할 일', ...  이런 식으로 리스트를 작성하라.

- 특히 회의 중에 한 메모는 반드시 다시 읽고, 가능하면 주제별로 정리한다. 중요한 부분에 표시를 하거나 비평을 덧붙여라
- 수첩 크기는 통일하라. 같은 문구나 같은 종류 수첩, 표지에 일련번호 매겨라. 마음에 드는 수첩을 넉넉하게 준비해둬라. 1년에 한 번 백업 작업을 하라.
- 머리 속에 떠오른 생각은 그 자리에서 바로 기록하라.

- 여러분이 속한 부서에서 가장 능력있는 사람과 자신을 비교하는 일람을 만들어 보라.
- 출근시간, 인사방법, 가지고 다니는 수첩, 패션, 얼굴표정, 기획서, 회의에서의 발언, 앉은 자세 등
- 지루한 회의에서도 다른 사람을 관찰하라. : 이름, 직위, 언어습관, 사고방식, 자주하는 행동, 일에 대한 의욕, 인간성, 신뢰도, ... 

- 기호화 : 표시(별표: 중요사항), 약어(한자, 영문) - 會: 회의, M: 미팅, T: 전화, F:팩스, Add: 주소, @: 메일, * : 반드시 체크할 일, !:아이디어  ...

- 시간 있으면 일부러 혼자 커피숍 간다. 혼자 여행한다. : 메모하는 시간 마련
- 출퇴근 시간에 단 5분이라도 수첩을 펼치고 뭔가 적는 연습해라.
- '이렇게 해주면' -> '상사가 이렇게 대한다면' 기록해 놓고 나중에 그렇게 해라.
- 예전의 메모를 꼭 읽어본다.
- 반드시 우선순위를 정한다.

- 보고서를 위한 메모 : 무엇을 위한 것인지 목적, 성과는 어땠는지 결과 가 있어야, 주제와 목적, 일시, 주요출석자, 구체적인 성과, 만난 사람 등 기록
- 떠오른 생각을 녹음한다.
- 지시한 내용은 그대로 받아 적는다. 그리고 옆에 언제까지? 가능하다면 어떻게 할까? 등 의문점을 아이디어 옆에 기록
- 당사자 앞에서 메모하고 "이렇게 하면 되겠습니까" 하고 물어본다.
- 부하 직원의 행동을 메모한다 - 일람표 작성
- 스케줄이 변경된 경우는 나중에 다시 읽었을 때 변경 사유를 알 수 있도록 지우지 말 것!
- 전화걸기 전에 통화해야 할 내용을 적어본다.

- 각종 세미나나 강연회에 참가하여 자기계발하고 인맥을 넓힌다.
- 노트의 왼쪽 페이지만 사용, 오른쪽 페이지는 공백으로 남겨뒀다가 감상과 아이디어를 덧붙인다

- 긴급 전언 메모 : 크게, 분명하게, 짧게, 간단하게, 용건만, 눈에 띄게

- 간략한 인물 데이터 베이스화
- 명함 교환시 메모하라. (그 자리에서 말고), 언제 어디서 만났는지, 소개자 이름, 상대방의 개성이나 특징 등
- "죄송합니다. 마침 명함이 다 떨어졌습니다. 내일 회사로 보내드리죠." 라 말하고 정중한 사과의 편지와 함께 명함 우송 (클립으로 고정)
- 명함 크기로 된 인물정보를 기입할 수 있는 카드 - 뒷면에는 사과의 글 써서

- 비상시에는 휴대폰 음성메시지 이용, 자동응답기 활용
- 책에 메모지를 끼우고 읽는다.
- 이미지로 메모한다.
- 일기 쓰듯 메모. 오늘의 느낌, 자신에게 일어난 일, 신문 머릿기사, 순간 떠오른 아이디어 등
- 좋은 아이디어는 표시해 둔다. (Time, Place, Occasion)  

발표의 기술 - 그냥 시간날 때 한번 보면서 자신을 점검해보는 책

발표의 기술 - 상대를 내 뜻대로 움직이는
하우석 지음 / 한국경제신문 / 2005년 1월

  사실 이 책을 읽으면서 그리 큰 기대는 없었다. 발표 기술을 다룬 책이나 화술, 유머 등을 다룬 책들이 그렇듯이 대부분 마음 속으로는 누구나가 생각할 수 있는 그런 내용을 다루고 있을 것이라 생각했기 때문이다.
 물론 좀 더 실천할 수 있도록 도와주는 그런 방법들을 기대했으나 별 차이는 없었던 것 같다.
 그렇지만 지금껏 내가 어떤 점이 부족했는지 어떤 점을 좀 더 갈고 닦아야 할 지 생각해 보게끔 하는 나를 돌아볼 수 있는 좋은 계기가 되게 하는 책이었던 것 같다. 

  나는 목소리가 그리 좋지 않으며 발음도 좋지 않고 그렇다고 발표할 때 유창하게 떨지 않고 할 수 있는 것도 아니다. 그런데도 불구하고 좀더 나은 발표를 하기 위해 그리 큰 노력을 하지 않았던 것은 분명하다.
 제일 크게 깨달은 점은 좀 더 좋은 목소리를 얻기 위해 노력해야 한다는 점이다. 연극 배우들이 하는 샤우팅(shouting) 훈련을 해야 하겠다는 생각이 들었다. 올바른 발음과 풍부한 성량을 내기 위한 훈련이 필요하단 사실을 깨달았다. 그리고 아나운서나 TV 드라마의 배우들을 보며 꾸준히 발음을 교정하고 흉내내는 것도 좋은 방법이란 것을 알았다. 그리고 기회가 된다면 비디오 카메라를 구해서 내가 발표하는 모습이나 대화하는 모습을 보아야 하겠단 생각을 했다.

 손동작이나 그 사람의 행동 또한 발표나 대화에 있어서 중요하단 사실을 깨달았다. 곰곰히 생각해보면 나는 효과적인 발표를 위해 손동작을 사용해 본 경험이 거의 없는 듯 하다.
 표현력이 떨어지고 자신감이 결여되어 있다는 증거라고 생각하니 다시 한번 반성하게 된다. 자신감에 찬 사람이 되자고 속으로 수없이 외쳐보지만 잘 안 되는 것도 사실이다. 당당하고 자신감있게 내 의사를 표현하는 능력이 정말 필요하다. 그리고 항상 발표 준비할 때는 보고서를 작성해 보는 것도 도움이 되고 그 보고서를 항상 모아놓는 것도 도움이 된다.
 컨택리포트나 스테이터스 리포트, 오더 시트, 정기 리포트를 활용하라고 저자는 말하고 있지만 아직 그 정도까지는 준비할 필요성을 느끼진 못하지만 준비하는 자세가 꼭 필요하단 생각은 든다.

 그리고 또 하나 중요하게 느낀 것은 모든 일에는 준비가 필요하단 사실이다. 원고를 준비하고 발표 연습을 하고 자신만의 제스처를 계발하고 유머를 준비하는 등의 많은 준비가 필요하다는 사실이다.
 에피소드를 준비하고 항상 메모를 하며 생각을 확장시킬 수 있는 연결 고리도 쉽게 만들어 낼 수 있어 발표가 매끄럽게 진행될 수 있다는 사실이다.

 발표는 정말 중요하며 발표 능력을 키우기 위해서는 많은 준비가 필요하며 노력이 필요하다는 사실을 다시 한번 실감했다. 그리고 그런 준비를 게을리해왔던 자신을 반성한다