강한회사를 만들기 위한 효율적인 회의 방법은?

강한 회사는 회의시간이 짧다 - Harvard Business Reviw Paperback 시리즈
랄프 G. 니콜스 & 레오나르드 A. 스티븐스 지음, 심영우 옮김 / 21세기북스 / 2004년 1월

     회사에서의 시간의 대부분은 회의시간으로 채워져 있어 정작 자신에게 부과되어 있는 업무를 처리하는 시간은 대부분 업무시간이 끝난 일과 이후 시간에 그 동안에 있었던 회의 내용을 정리하고 추진 과제에 대한 생각과 정리하는 과정들이 내가 직장생활을 해 왔던 스타일일 것이다. 타 회사나 타 팀의 사람을 만나 업무 협의를 하고 논의 하기 위한 시간은 분명 업무 시간 중에 이루어지는 내용이기는 하지만 하루하루의 일과를 따져 보면 회의의 연속이고, 이 회의를 어떻게 하면 효율적으로 활용할 수 있을까 하는 고민과 이에 관련된 책자도 많이 찾아 볼 수 있다.
     이런 여러 종류의 책 중에서 이 책 “강한회사는 회의 시간이 짧다”에는 그 동안 회의 방법에 대한 내용을 보다 체계적으로 정리하였고, 그 방법론에 있어서도 효과적이고 효율적인 회의 방법들을 제시하고 있어 보다 강한 회사가 취하는 회의 방법에 대한 지침을 제시하고 있다고 하겠다.

     이 책에서는 회의 방법에 대한 지침의 첫 단계로 ‘잘 듣기’에 대해 주안점을 두고 있다. 잘 듣기 위한 방법과 그 훈련 방법, 그리고 대화 중에 일어나는 정신활동 등에 대해 거론하면서 듣기 훈련이 회의 중에 얼마나 중요한지를 보여주고 있다. 또한 직원과 상사와의 대화 방법과 의사소통 방법, 비공식적인 메시지 파악하는 방법, 회의 석상에서 효율적인 회의가 될 수 있는 비법 등에 대해 소개하고 있다.

     회사의 선배로부터 회의에 관련된 운영 노하우나 그 진행 방법 등에 대해 듣고, 배운 내용 중에 기억에 남는 내용은 결정하는 회의가 되도록 하라는 말이 다시금 되새겨 진다. 결국 결정하기 위한 회의를 만들려고 하면 사전에 회의 진행에 대한 목적, 결정해야 할 내용, 각자의 역할분담 내용 등이 파악되고, 최종적인 자리인 회의 석상에서 공감의 뜻을 결정하고, 각자의 역할을 분배 받는 공식적인 행사의 장으로 활용되는 경우를 많이 겪었고, 이런 과정을 통해야 만이 업무 추진에 있어 어느 정도 공신력이 있는 추진과제로 인정된다는 것을 경험으로 체득한바 있다. 이런 내용이 이 책을 보면서 나의 생각이나 경험들이 보다 체계화되어 정리되어 있다는 생각이 든다.
     회의록을 만들고, 최종 결정 사항에 대한 사인을 받고, 다시 정리하여 메일 등을 통해 회람하여 일의 진행 사항과 각자의 책임을 명확히 하여 공표하는 일련의 과정 속에 일이 진행 될 수 있도록 하는 강제적인 수단과 도구들일 것이다. 허나 이런 일련의 표면에 들어나는 이런 일들이 비공식적인 관계 속에 더욱 강한 힘으로 작용하고 있다는 내용은 무척이나 공감이 된다. 결국 비공식적으로 작용하는 각 개인의 힘과 상사에게 인정 받아 좋은 이미지로 남고자 하는 욕구가 겉으로 들어나는 회의록 등의 문자화 된 내용을 추진하게 하는 원동력이라는 생각을 해 본다.
     그러기 위해서는 공식적이든 비 공식적이든 관계 형성이 중요하고, 이런 관계 형성의 방법은 그 회사, 그 조직의 구성원들간에 오가는 의사소통 방법의 터득을 통해 이루어질 수 있다는 생각을 해 본다. 변화를 위한 방법도 결국 의사소통의 방법이고, 이 의사소통의 방법을 어떤 형태로 진행되느냐에 따라 조직의 변화방법은 달라질 수 있다고 본다.

     의사 소통의 여러 방법 중에 하나가 회의고, 이런 회의를 어떻게 의사소통의 방법으로 활용하느냐에 따라 회의시간을 줄일 수 있으며, 강한 회사로 바뀌어질 수 있을 것이다. 공식적인 회의의 준비와 비공식적인 대인 의사소통의 방법이 적절히 조화되어 정리될 때 강한 회사가 될 수 있다고 생각된다. 그러기 위한 첫 번째는 역시 잘 듣기일 것이다.