보고서 작성 원리 with 파워포인트

보고서 작성 원리 with 파워포인트 - 좋은 보고서를 만드는 네 가지 원리
김연희 지음 / 길벗 / 2020년 12월

작년에 아마존 기업 문화에 대한 책을 읽다가 아마존은 프레젠테이션을 하지 않는다는 내용을 접한 적이 있다. 아마존은 업무 회의를 할 때 보고서만 가지고 진행을 한다는 것이다. 그래서 보고서의 내용이 얼마나 회의 참여자들에게 잘 전달될 수 있는지 작성하는 방법을 터득하는 것이 매우 중요하다고 한다. 사실 프레젠테이션을 하든, 문서 자료만 가지고 의사소통을 하든 중요한 것은 내용의 전달이 잘 되느냐 여부일 것이다. 결국 수단보다는 핵심 주제와 키워드, 개념을 찾아내어 전달하는 능력, 이것이 일반적인 업무를 보는 모든 이에게 요구되는 능력인 것이다.

‘보고’라는 단어를 사전에서 찾아보면 ‘일에 대한 내용이나 결과를 말이나 글로 알린다’는 의미라는 것을 알 수 있다. 즉 어떤 내용을 상대방에게 전달하는 것이 보고다. 그리고 그런 글을 담은 문서를 보고서라고 하며, 이에 대한 핵심 주제 및 내용을 시각 자료를 통해 효과적으로 전달하는 것을 프레젠테이션이라고 한다. 이런 의미에서 이 책은 두 가지 업무 기술을 독자에게 전달한다. 바로 ‘보고서 작성’과 ‘파워포인트 제작’을 어떻게 효과적으로 할 수 있는지에 대한 기초 지식이다.

이 책은 먼저 상황이나 전달 대상, 자료의 성격에 따라 보고서를 어떻게 구성해야 하는지 기획 단계부터 알려준다. 구체적으로 진행중인 사안이나 종료된 업무의 검토, 사업 제안서 같은 예를 통해서, 또 보고 대상이 한 명인가, 여러 명인가에 따라서 보고서의 성격이 어떻게 달라지는지 보여준다. 더불어 기초 기획 단계에서 텍스트나 도해, 표, 차트, 이미지의 역할과 효과 및 필요성을 알려준다.

잘된 기획이라 하더라도 보고서를 작성하는 사람의 생각이 상대방에게 잘 전달되기 위해서는 논리적인 구성이 뒤따라야 한다. 제목을 정하는 것에서부터 목차의 구성, 구체적인 내용의 배치 등이 이에 해당한다. 특히 이 부분은 논리적인 보고서를 구성하는 데 도움을 주는 로직트리를 쉽게 만들 수 있는 파워포인트의 ‘SmartArt’ 기능을 소개하고 있어 유용하다.

보고서나 프레젠테이션은 보는 사람이 내용을 직관적으로 파악할 수 있게 해주는 것이 핵심이다. 그래서 텍스트 중심의 문장 서술형 보고서뿐만이 아니라 한눈에 내용을 파악할 수 있는 시각적 정보를 활용하는 것이 요긴하다. 도형을 이용해 정보를 시각화한 것을 ‘도해’라고 하는데, 이를 통해 각 정보의 흐름이나 상호관계를 쉽게 파악할 수 있다. 문서 보고서는 물론이고, 특히 파워포인트를 활용하여 더욱 직관적인 시각 정보를 만들 수 있다.

이 책의 4장에 해당하는 4단계에서는 앞서 배운 기초 지식들을 바탕으로 실제 연습을 할 수 있도록 이끈다. 보고서 디자인의 모범적인 실제 사례를 소개하고 따라해볼 수 있도록 구성되어 있다. 특히 효과적인 슬라이드 화면 구성을 위한 삼분할선 활용법 소개가 인상적이다. 이 책의 내용 자체가 ‘내용의 효과적인 전달’을 위한 개념 이해와 적용의 군더더기 없는 좋은 예라고 생각할 있다.

* 네이버 문화충전 카페 이벤트를 통해 출판사로부터 책을 무상으로 제공받아 읽고 쓴 서평입니다.