만화로 배우는 엑셀

만화로 배우는 엑셀 ㅣ 만화 비즈니스 클래스 5
기무라 사치코 지음, 사노 마리나 그림, 신현호 옮김, 아키나이 쓰네요시 시나리오 / 비전비엔피(비전코리아,애플북스) / 2020년 6월

「만화로 배우는 엑셀」은 마이크로소프트사에서 나온 오피스 프로그램인 ‘엑셀’의 가장 기본적이고 필수적인 내용을 알려주는 책이다. 엑셀 프로그램을 사용할 때 가장 먼저 알아야 할 사용법을 배울 수 있다. 엑셀은 ‘스프레드시트 프로그램’이라고 해서, 표에서 수식 계산 등을 하는 프로그램의 하나다. 가장 널리 사용되는 표 계산 프로그램이다. 많은 사람들이 알고 있지만 제대로 그 기능을 활용하는 경우가 드문 것도 특징이다.

책 전체가 만화로 되어 있는 것은 아니다. 체감상 만화가 4, 보충 설명격인 텍스트 부분이 6 정도의 비율로 느껴진다. 만화에서 다룬 내용 중 추가 설명이 필요한 부분을 글로 자세히 풀어내는 방식으로 책이 진행된다. 주요 등장인물인 음료업체의 입사 2년차 에지리 마이가 입사 10년차 선배인 모리시타 교코라는 인물에게 우연한 기회로 엑셀 특훈을 받게 된다는 것이 기본 줄거리다.

영업 현장에서는 에너지가 넘치는 에지리 마이는 상사로부터 거래처의 매출 데이터를 건네받으면서 매출 증대를 위한 새로운 아이디어를 발표할 것을 지시받는다. 엑셀로 자료를 정리해 발표해야 하는데 숫자만 보면 괴롭고 잠이 오는 에지리 마이는 일단 엑셀 프로그램을 열어놓고 키보드를 두드리기 시작하는데... 이를 본 선배 모리시타 교코는 엑셀 프로그램의 유용성을 모르는 에지리 마이에게 엑셀의 참맛을 보여주기로 한다.

먼저 기존의 데이터에서 필요한 정보만 가려서 살펴볼 수 있는 엑셀 분석의 기본, ‘필터 기능’을 소개한다. 이어서 필터 기능을 통해 추출된 자료를 원하는 순서로 볼 수 있도록 ‘정렬 기능’을 사용하는 방법을 알려준다. 다음으로 무수한 데이터 가운데 원하는 조건의 데이터만 따로 표시될 수 있게 하는 기능인 ‘조건부 서식’ 설정 방법을 알려준다. 예를 들어 조건에 부합하는 데이터의 셀이 지정한 색깔로 보이게 하는 것이다.

두 번째 장에서는 새로운 자료들을 정리 정돈할 수 있게 새로운 표를 만드는 법을 소개한다. 엑셀은 표를 통해 필요한 데이터를 확인하고 분석하는 프로그램이기 때문에, 처음에 표를 만들 때 열(세로줄)과 행(가로줄)의 항목명을 어떻게 정하는지가 중요하다. 또 하나 중요한 점은 ‘항상 추가 작업을 생각하고’ 표를 만들어야 한다는 것이다. 따라서 항목 수가 많거나 추가할 내용이 있는 경우는 열로, 날짜와 같은 시간축은 열 우선이 기본이라고 한다. 물론 데이터의 성격에 따라 바뀔 수도 있다.

세 번째 장은 이 책에서 가장 까다롭다고 할 수 있다. 엑셀을 사용하는 데 필요한 지식인 엑셀 함수가 나오기 때문이다. 얼핏 봐서는 앞서 말한 ‘조건부 서식’ 기능이 조금 더 복잡해진 느낌인데, 예를 들어 VLOOKUP함수라는 게 있다. 이것은 검색값, 검색범위, 열 번호, 검색방법의 네 가지 항목의 ‘인수’가 필요한데, 풀어 얘기하면, - 1.찾는 실마리가 되는 데이터(상품코드)를 입력하고 2.미리 작성한 데이터가 있는 범위로부터 3.자동입력하고 싶은 열을 빠짐없이 찾아 4.완전 일치되는 데이터를 뽑아내서 - 자동입력을 해주는 편리한 함수라는 것이다. 엑셀에서 알아야 할 함수의 개념은 수식이라는 개념과 구분해서 이해해야 하는데, ‘수식’이란 엑셀에서 계산을 수행하도록 하는 지시문을 의미하며, ‘함수’는 수식의 일종으로, 간단한 지정만으로 복잡한 계산을 대신 수행해주는 기능을 의미한다고 한다. 즉 ‘함수’는 귀찮은 계산을 대신해주는 공식‘인 것이다.

이런 기본적인 활용법을 알려준 뒤, 수식이나 함수를 쓰지 않고 간단하게 분석할 수 있는 ‘피벗 테이블’을 소개한다. 매출일람표 등을 바탕으로 보고서 형식의 집계표를 만드는 기능인데, 드래그나 클릭의 반복만으로도 원하는 합계나 평균의 내용을 담은 보고서를 만들 수 있다고 한다.

지금까지 다룬 내용이 데이터를 정리하고 분석하는 것이었다면, 마지막으로 이 모든 것을 다른 사람들에게 전달할 때 필요한 데이터의 시각화가 필요하게 된다. 숫자를 시각화하기 위해서는 차트 기능을 사용하면 된다. 엑셀에서는 기본적으로 ‘막대형’, ‘꺾은선형, ’원형‘ 등의 틀을 제공하는데 이것들 중에 데이터의 성격에 적합한 것을 골라 활용하면 된다.

만화로 배우는 엑셀이라고는 하지만 아무래도 텍스트의 역할이 더 크다고 할 수 있다. 그래서 자세한 설명 부분으로 가면 책이 좀 지루하게 느껴질 수도 있다. 하지만 동기부여가 충분히 된 엑셀 초보 학습자라면, 이 책은 엑셀이라는 프로그램이 숫자 공포증이 있는 사람이라도 충분히 배우고 잘 활용할 수 있는 프로그램이라는 것을 충분히 알 수 있도록, 친절한 안내자 역할을 한다는 것을 확인할 수 있을 것이다.