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업무 달인에게 배우는 비즈니스 글쓰기 - 논리표현력으로 상대의 마음을 움직여라
다카스기 히사다카 지음, 이진원 옮김 / 시그마북스 / 2011년 12월
평점 :
절판
비즈니스 목적은? 상대방을 설득시키는 것이다.
설득 시키는 방법에는 어떤 것들이 있을까? 말과
글이다. 우리가 일상에서 사용하고 있는 말과 글이 비즈니스에서 통용된다는 말인가? 반은 맞고 반은 맞지 않다. 비즈니스에 맞는 논리적인 화술과 명확한
표현력이 들어간 글이 필요하다. 비즈니스에서 사용되는 문서에는 어떤 것들이 있을까? 기안문서, 공문서, 제안서, 이메일, 홈페이지, 블로그
등이 있다. 비즈니스 문서를 매일같이 사용하면서 적절하게 작성된 문서인지 검증도 받지 않은 체 사용하고
있는 것이다. 이를 안타깝게 생각한 저자는 자신이 수년 동안 터득한 노하우를 독자에게 전달하고자 하였다. 개인적으로 20년 동안 비즈니스 문서를 작성하였지만 비즈니스 문서에
규칙이 있다는 사실을 인지하지 못했었는데 이 책을 통해서 알게 되었다. ‘무식하면 용감하다’는 말이 있듯이 ‘20년동안 용감하게 살았구나’라는 생각을 하게 되었다.
제1장
좋은 문서를 디자인 하려면 메시지에 대한 이해가 필요하므로 정확하고 분명하게 메시지를 이해해야 한다. 그렇다면 메시지는 어떤 유형이 있는가? 책에서는 3가지 유형으로 구분하였다. 첫째 기술은 상태나 현상을 묘사하는 것으로
좋거나 나쁜 개념이 전혀 개입되지 않은 상태를 말한다. (~은 ~이다.) 둘째 평가는 사물이나 현상의 옳고 그름을 나타내는 상태를 말한다. (~은 ~이 좋다.) 셋째 규범은 사물이나 현상의 본연의 모습을 나타내거나
사람이 해야 할 행동을 제시하는 것을 말한다. (~은 ~해야
한다.)
제2장
논리가 있는 메시지는 설득력을 높이고 설득력을 높이기 위해서는 명료한 메시지의 표현이 필요하다. 명료한 메시지를 구성하기 위해서는 첫째 주어, 술어 관계가 분명한
문장을 사용한다. 둘째 메시지를 연결할 때 올바른 논리 접속어를 사용한다. 셋째 이미지가 떠오르는 구체적인 표현을 사용한다.
제3장
상대방을 효과적으로 설득하기 위해서는 메시지의 구성이 중요하다. 메시지의
구성하는 방법에는 피라미드 구조가 있는데 이의 장점은 첫째 전체의 논리구성을 시각적으로 비교 검토할 수 있으며 필요에 따라 자세한 사항을 바로
확인할 수 있고, 둘째는 계층별 메시지를 비교할 수 있다. 이
피라미드 구조는 큰 주제를 먼저 정하고 점점 잘게 쪼개나가는 방식의 상의하달 식 방법이 Top down방식과
하위 메시지들을 통해서 결론을 내리는 하의상달 식 방식이 button up 방식, 그리고 테마 별로 메시지를 그룹화하여 테마가 분명하게 구분된 문서를 만들 수 있는 테마 피라미드 구조가 있다. 사안에 따라 적절한 구조를 선택하면 된다.
제4장
비즈니스 문서 대부분이 문제를 해결하기 위한 것들이다. 문제는 이미 발생한
문제를 원래대로 되돌리길 원하는 원상회복 형, 방치하면 문제가 되므로 미리 예방하기 위한 잠재 형, 큰 문제는 예상되지 않지만 좀더 향상을 꾀하는 이상추구 형 이 있다. 이
문제를 해결하기 위한 5가지 방법을 제시하였다. 첫째 문제를
찾아내는 것이 중요하다.. 둘째 구체적인 과제를 설정한다. 원상
회복형은 정확한 상황파악을 하여 원인규명과 응급처치하는 것이 과제이고, 잠재형은 예방책과 발생시 대응책으로
문제 발생확률을 낮추는 것이 중요하고 이상추구형은 현재의 상황을 파악하고 이상을 설정하여 달성하는 것이다. 셋째
과제에 대한 대체 안을 마련한다. 브로인스토밍을 통해서 제시된 대체안을 협의 하여 방법을 모색한다. 네째 대체안을 평가한다. 대체안이 도출되면 장.단점을 파악하고 정확한 평가기준과 평가항목을 만들어 분석한 후 대체 안을 평가하여 결정하면 된다. 마지막으로 해결책을 실시한다. 평가가 끝난 대체 안은 실시 종료의
기한을 정하고 실시 항목을 설정하고 지식이나 기술을 습득한 다음 실시 공정표를 만들고 행동하면 된다.
제5장
문제해결을 위해서는 스토리 전개가 중요한데 그 전개 방식은 문제해결 프레임이 적절하게 겹치는 형태의 문서로 디자인
하면 효과가 좋다. S(상황설정)에서는 주인공과 상황, 그리고 스토리 전개의 범위를 규정한다. -C(문제발견) 원상회복형인지 잠재형인지 이상추구형인지 문제를 발견한다. -Q(과제설정) 읽는 사람이 어디까지 기대하고 있는 가를 나타내게 해야 한다. 그리고 S와 C와 Q은 도입부
이므로 한 개의 단락으로 구성하는 것이 좋다.-O(장애 극복) 상황설명과
대응책, 모든 대책, 예방책, 실시입안등 글의 70% 이상을 작성한다. -R(해결정리)하는 전개방식이다.
서론, 본론, 결론으로 구성하려면 S-C-R은 서론, O는 스토리의 본론, R은 결론으로 구성하는 것이 좋고, 기승전결로 구성하려면 S-C-R은 기, O는 승전승전승전,
R은 결말로 구성하면 좋다.
제6장
피라미드 구조 기반으로 성립된 리포트 형식과 프레젠테이션 형식 중에서 하나를 선택하여 포맷을 잡고 우선 말하고자 하는 것이 들어있는가? 내용의 깊이는 있는가? 전달은 되었는가? 의 흐름을 따라 작성하면 된다.
제7장
설득력을 높이기 위해서는 여러 가지 방법이 동원되어야 한다. 첫째 상대방을
설득하기 위해서는 톱 다운 방식이 효과적이다. 둘째 비용과 효용 또는 긴급성 측명은 잠재형 문제가 효과적이고, 전망이론에서는 잠재형 문제가 효과적이고, 사내 상층부에 제안하는
것이라면 이상 추구형이 효과적이다. 셋째 리스크를 적절하게 언급하는 것이 중요하다. 넷째 대체안은 단일제시는 피하고 최소 3개정도가 좋다. 마지막으로 규범 메시지, 기술메시지, 평가 메시지를 써야 할지 결정해야 한다.
자기계발서보다는 교과서에 가까운 책이다. 생각했던
것보다 훨씬 어려웠다. 학창시절 국어 공부를 좀더 열심히 할걸 하는 생각을 했다. 비즈니스 글쓰기는 이와 같이 해야 하지만 개념을 잡는데 너무 어려웠다. 그래서
개인적으로 사용하고 있는 글쓰기를 소개하겠다.
첫째 문서는 간단하게 작성되어야 한다.
둘째 제목이 중요하다.
셋째 전달하고자 하는 메시지가 한눈에 보이게 하라.
넷째 긴 설명 글은 과감히 삭제하라.
다섯 결론을 먼저 말하라. 저자가 말한 TOP DOWN 방식이다.
여섯 정보를 전달하고자 하는 사람이 누구인지를 파악하라.