피드백이 부정적이든 긍정적이든 상관없다. 작성자가 피드백을 생산적으로 이용하면 된다. 보고서에 대한 반응이 부정적이라도 보완해서 ‘새로운 것‘을 보여주면 된다. - P228
피드백을 받고 보고서를 수정하고 다시 피드백을 받아서 수정하는 과정을 반복하면 새로운 아이디어를 끌어내고 구체화해서 결국, 발전적인 방향으로 나아간다. - P228
보고서 작성자는 정보, 의견, 지금까지 한 일, 앞으로 할 일 등을 전달하고 읽은 사람은 경험과 통찰력에서 나온 의견을 피드백해야 한다. - P229
작성자는 보고서를 제출하고 끝났다고 생각하면 안 된다. 보고서를 검토하는 사람이 어떤 식으로든 반응하게 만들어야 한다. 그러려면 언제까지 검토하고 의견을 달라고 명시한다. - P231
선배든 동료든, 경영진이든 관계없이 피드백이 필요한 경우에는 의견을 달라는 내용과 함께 담당자 이름과 부서를 명시한다. 여기에, ‘변동 사항이 있는 경우‘, ‘다른 의견이 있는 경우‘처럼 조건을 나타내는 문장을 넣으면, 선별적으로 피드백을 받을 수 있지만 이런 문장을 악용할 소지가 있기 때문에 보고서 내용과 관련 있는 모든 사람에게 피드백을 요청하는 편이 바람직하다. - P231
일상적으로 쓰는 보고서, 반복해서 하는 업무에 관한 보고 내용에도 피드백을 받는 게 좋다. 이전에 비슷한 프로젝트를 진행한 선배나 상사 이름을 명시하고 조언을 구하는 메시지를 넣는다. - P231
부정적인 피드백은 새로운 측면을 바라보는 기회다. 부정적인 피드백을 반박하려고 하기보다 어떻게든 유리하게 활용해야 한다. - P232
대다수의 보고서 작성자는 부정적인 피드백을 받는 걸 두려워한다. 이럴 때는 긍정적인 방향으로 피드백을 달라고 요청한다. - P232
나는 진행하는 방향에 초점을 맞춰서 피드백을 달라고 요구한다. 비판이 없는 피드백을 달라는 게 아니라 잘못된 내용을 바로잡고 부족한 부분을 보충하는 데 필요한 피드백을 요청하는 것이다. - P232
상황을 바라보는 시각은 언제든지 긍정적으로 바꿀 수 있다. - P232
조사 보고서, 아이디어 단계의 보고서, 사업을 계획하는 동안 작성한 보고서는 접근 방향이나 주제에 관한 논의가 더 필요하다. 이런 경우에는 발전적인 방향으로 나아가기 위한 피드백을 요청한다. - P232
피드백이 필요한 부분을 명확하게 제시하면 발전적인 방향의 의견을 받을 수 있다. - P232
보고서가 가진 소통과 업무관리 기능을 제대로 이용하면 업무 효율을 높이고 효과를 볼 수 있다. - P233
‘완료‘, ‘진행 중‘, ‘보류‘로 분류해서 정리
업무보고서에는 자기가 한 일을 낱날이 쓰되 회의에서 참석자가 읽는 보고자료에는 주요 사항과 설명이 필요한 부분만 쓴다. 타부서와 협업이 필요한 업무, 전달 사항은 자세히 쓴다. - P234
일정과 업무를 기록하는 기능의 ‘보고서‘와 정보 전달을 목적으로 하는 ‘보고‘는 개념이 다르다. - P235
과제 수행계획을 수립하면 그 일을 언제부터 언제까지, 누가, 얼마의 자원(비용, 인력, 시간 등)을 들여서 어떻게 할 것인지 등의 내용을 입력한다. 이 단계에서 보고서 초안에 해당하는 문서관리카드(BSC)를 쓴다. 추가, 수정할 내용이 있으면 업데이트하고 메모보고로 보완한다. - P237
문서관리 카드에 기록했기 때문에 이후에 보고할 때는 추가, 수정한 내용만 간결하게 입력한다. - P237
보고서를 검토한 상사는 의견을 제시하고 필요하면 업무에 관한 수정을 담당자 또는 실무자에게 요청하거나 직접 수정한다. - P237
회의로 결정해야 하는 내용은 안건을 상정하고 회의 결과를 검토 단계에 반영한다. 회의에서 결정된 사항과 수정·보완할 사항을 업데이트하고 시행계획을 수립한다. 시행계획은 각 부서 담당자에게 전달되고 각각 수행한 내용을 작성한 보고서는 축적된다. 과제관리에서 축적된 자료를 지식으로 만든다. 축적된 자료와 지식은 구성원과 공유하여 유사한 프로젝트에서 실수를 줄이고 개선하는 기능을 한다. - P237
문체와 구성은 작가의 사상과 감정, 즉 개성을 보여준다. - P241
문학에서 일반적으로 사용하는 문체는 여덟 가지다. 간결체, 강건체, 건조체, 만연체, 우유체, 화려체, 문어체, 구어체, 이 가운데 보고서에 주로 쓰는 문체는 간결체, 강건체, 건조체다. - P241
보고서는 대부분 개조식 표현으로 간결하게 쓴다. 내러티브하게 쓴 보고서도 있다. 작성자의 주관적인 생각이나 느낌을 전달해야 한다면 제한적으로 만연체를 쓰기도 한다. 회의 보고서에는 참석자의 말을 그대로 옮겨 적어서 구어체가 종종 나온다. - P242
간결체 : 문장을 짧게 끊어서 표현한다. 간결해서 읽기 쉽다. 단순하고 직설적이어서 전달력이 높다. 인간미가 느껴지지 않는다. 문학에서 함축적 표현은 간결하지만 독자가 의미를 해석해야 한다. - P242
강건체 : 웅변하는 것처럼 호소력 있다. 억양으로 말의 강약을 표현한다. 비슷한 의미를 가진 여러 개의 단어를 사용해서 핵심을 강조한다. - P242
건조체 : 꾸미는 말을 없애고 꼭 필요한 단어만 쓴다. 매뉴얼은 대부분 건조체로 쓴다. - P242
만연체 : 작성자의 느낌을 자세히 전달하기 위해서 문장을 길게 쓴다. 정보를 더 자세하게 전달하기 위해서 느낌과 함께 길게 쓴다. 단, 문장이 길다고 모두 만연체는 아니다. - P242
우유체 : 온화하고 다정한 말투처럼 친근하다. 강건체와 반대되는 문체로 동화, 수필 등의 문학 작품에 사용한다. - P242
화려체 : 운율, 시각·청각, 촉각 등의 느낌을 꾸미는 말과 함께 쓴다. 수식어를 배제한 건조체와 대비된다. - P242
문어체 : ‘문어(文語)는 글에서만 쓰는 문체다. 말할 때는 사용하지 않지만 문장에서 쓰는 단어로 표현한다. - P242
구어체 : ‘구어(口語)‘는 말할 때 쓰는 표현을 그대로 문장으로 옮긴 것이다. 문학에서 등장인물의 대화를 구어체로 쓴다. 사투리나 특유의 억양을 글로 표현하는 게 특징이다. - P242
보고서에 주로 쓰는 세 가지 문체는 꾸미는 말을 제한한다. 꾸미는 말은 의미를 강조하는 데 도움이 되지만 핵심을 과장 또는 축소해서 본질을 흐리게 하는 단점이 더 크게 작용한다. 때문에 보고서에는 꾸미는 말을 쓰지 않는 게 원칙이다. - P243
꾸미는 말을 넣는다고 강조되는 건 아니다. 꾸미는 말이 많으면 문장이 길고 산만하다. 주어와 서술어가 멀어지면 명쾌함도 사라진다. 꾸미는 말은 읽기에 방해가 되고 객관성과 신뢰도까지 의심하게 만든다. - P243
꾸미는 말이 없는 건조체, 간결체는 읽기 쉽고 의미 전달에 더 효과가 있을까? 그렇지 않다. 꾸미는 말(관형어, 부사어)은 문장을 구성하는 필수 성분이 아니다. 꾸미는 말이 없어도 문장은 성립한다. 문법적으로 문제가 없어도 문장이 무미건조하면 읽고 싶은 마음이 생기지 않는다. - P243
꾸미는 말을 쓰지 말라고 하는 이유는 모호한 의미의 단어 사용을 제한하면 정확한 정보를 전달할 수 있기 때문이다. - P243
꾸미는 말과 꾸밈을 받는 말이 어울리면 보고서를 읽는 사람은 내용을 정확하게 이해한다. 전달력을 높일 수 있다면 적절한 선에서 꾸미는 말을 사용해도 좋다. - P243
설명이 길어지면 핵심이 모호해진다 - P245
내용을 명확하게 전달하는 원칙은 단순하다. 이해하기 쉬운 말로 짧게 쓰면 된다. 일상적으로 사용하는 말로 보고서를 쓴다면 문제 될 게 없다. - P245
이해하기 쉬운 말로 쓰라고 해서 무조건 어려운 말을 피하는 것도 올바른 단어선택은 아니다. 보고서를 보는 사람이 모두 이해하는 용어라면 보고서에 써도 괜찮다. 문서에 쓰는 용어는 보는 사람의 지식과 이해도를 고려해서 선택한다. - P245
쉽게 쓰는 방법은 다음 네 가지 원칙만 지키면 된다.
첫째, 문장을 짧게 쓴다.
둘째, 전문 용어는 일상적인 용어로 바꾼다. 일반인이 읽는 문서에 전문용어를 사용한다면 설명과 용례를 추가한다.
셋째, 쓰는 사람은 ‘나‘, 읽는 사람은 ‘여러분‘이라는 칭호를 쓴다. 그러면 문장이 더 친숙하게 읽힌다.
넷째, ‘된다‘와 같은 수동 표현보다 ‘한다‘처럼 능동 표현을 쓴다. - P247
쉬운 표현으로 쓰라고 권하는 이유는 의미를 확실하게 전달하기 때문이다. - P247
업무보고서에는 하고 있는 일, 완료한 일, 앞으로 할 일을 구분해서 쓴다. 일일보고서에는 오늘 한 일과 완료한 일, 내일 할 일을 쓴다. 주간보고서에는 이번 주에 한 일과 다음 주에 할 일을 쓴다. 월간보고서는 한 달 동안 진행한 일을 마무리하기 위해서 쓴다. - P248
업무보고서를 쓰는 목적은 업무 진행 사항과 소요된 시간을 파악해서 계획대로, 효율적으로 진행되는지 확인하는 것이다. - P248
업무보고서를 쓰는 목적은 분명하다. 일일보고서에는 ‘일‘을 중심으로 쓴다. 문제점, 해결방안, 제안은 주간보고서, 월간보고서에 쓰는 편이 낫다. 일주일, 한 달을 정리하는 보고서를 읽으며 업무 진행 상황을 점검하고 문제점, 개선할 부분에 대해서 의견을 나눈다. - P249
월간보고서가 일일·주간보고서와 다른 점은 성과와 전망을 넣는 것이다. 월간보고서는 업무 성과 측정, 할 일에 관한 전망에 초점을 맞춘다. - P249
진행 중인 일은 진행률, 완료한 일은 성과분석, 앞으로 추진할 일은 계획을 쓴다. - P249
일일보고서와 주간보고서를 매일 매주 제출하는 숙제에 비유한다면 월간보고서는 성적표다. 한 달 동안 추진한 일에서 어떤 성과를 냈고 의미 있는 성과를 냈는지. 계획한 목표를 달성했는지 등을 월간보고서에 쓴다. 월간보고서에는 성과 분석과 담당자의 의견, 문제점과 해결방안 등을 정리한다. - P249
일일·주간·월간보고서에는 업무를 요약하고 진행률, 마감기한까지 남은 공정, 타부서 협조사항 등을 쓴다. 업무보고서를 공유해서 구성원이 서로의 업무를 파악하면 자원을 효과적으로 활용하고 업무 효율을 높일 수있다. - P249
모든 시장조사보고서에서 공통적으로 지켜야 하는 사항은 세 가지다. 첫째, 시장조사 결과를 객관적인 관점에서 쓴다. 둘째, 시장조사 자료를 검증된 방법으로 분석한다. 셋째, 작성자 의견을 덧붙인다. - P251
회의보고서는 회의 내용, 회의 결과, 협의·합의 사항 등을 정리한 보고서다. 회의보고서를 ‘회의록‘이라고 한다. 핵심만 간결하게 써서 회의에 참석하지 않은 구성원에게 회의 결과를 알리는 게 목적이다. - P253
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