보고서 분량을 한 페이지로 제한하는 이유도 일목요연한 문서를 쓰기 위해서다. 보고서, 제안서, 기획서 등의 문서를 한 페이지로 작성하라는 의미는 분량, 형식을 제한하라는 게 아니다. 한 페이지에 핵심만 쓰라는 뜻이다. - P157
다음은 일반적인 보고서 작성 순서다.
1. 스토리보드 만들기
2. 메시지를 논리적으로 연결하기
3. 핵심(문제) 확인하기
4. 근거 자료 제시하기
5. 실행방안(해결방안) 제시하기
6. 실행 후 발생할 효과 및 부작용 예상하기
7. 요약 및 작성하기 - P157
문서작성 교육에서는 이 순서를 권한다. 중간에 아이디어 개발·구체화, 근거자료 수집 등의 과정을 넣기도 한다. - P157
규모가 큰 프로젝트 기획안이나 프레젠테이션을 하는 제안서만 스토리보드를 만든다. 보고서를 쓰면서 스토리보드를 만드는 경우는 대형 프로젝트를 진행할 때뿐이다. - P157
업무에 관한 현재 상황, 진행사항, 결과 등을 적절한 순서에 따라 내용을 기술하기 위해서 차례를 정하고 수집한 자료를 분석해서 보고서를 쓴다. - P157
일목요연한 보고서를 쓰기 위해서 앞에서 설명한 순서를 지키는 것은 소잡는 칼로 닭을 잡는 것이다. 실무에서 일목요연한 보고서를 작성하는 데 필요한 것은 다음 세 가지다. - P157
첫째, 핵심만 쓴다. 보고서는 간절해야 한다. 내용과 형식, 문장, 메시지 모두 간결해야 한다. 간결한 형식과 문장은 보고서를 읽는 사람의 지루함을 덜어주고 신뢰도를 높인다. 꼭 전달해야 하는 내용을 밑줄이나 볼드체로 표시할 수도 있지만 한눈에 봤을 때 난삽하게 보이는 형태는 피한다. - P158
둘째, 체계적으로 쓴다. 체계는 각각의 내용이 하나의 계통을 이루는 것이다. 번호를 넣는 방식, 개조식 또는 서술형 표현의 통일, 결론에 도달하는 일관성은 형식으로 체계를 보여주는 것이다. 보고서 시작 부분에 요약을 넣고 공정, 특이사항, 주요 내용을 앞에 배치한다. - P158
셋째, 보고서를 읽는 사람을 분석하고 목적을 명시한다. 읽는 사람이 알고 싶어 하는 내용을 구체적으로 기술한다. 보고서 목적에 맞게 단락을 구성하고 주요 사실을 있는 그대로 쓴다. - P158
비즈니스 문서는 핵심을 효과적으로 보여줘야 한다 - P158
보고서에 모든 내용을 자세하게 쓸 필요는 없다. 중요한 내용만 기술하면 된다. 읽는 사람이 잘 아는 내용, 반복해서보고한 사안, 이전에 보고한 내용은 간략하게 넣거나 생략해도 무방하다. - P159
정기적으로 보고서를 작성한다면, 자세한 내용은 며칠자 보고서를 참조하라는 메시지를 넣어도 괜찮다. - P159
글로 설명하기 어려운 경우, 사진, 도표, 그림을 한두 개 정도 넣는다. 구색을 맞추기 위해 넣는 게 아니라 효과적으로 설명하기 위해서 넣는다. 제한된 공간에 많은 정보를 전달할 때는 줄글로 풀어서 쓰기보다 그래프나 표를 넣는 것이 효과적이다. - P159
한두페이지로 끝나는 보고서도 도표를 넣고 내용을 설명하면 이해도를 높일 수 있다. 도표에서 중요한 숫자는 볼드로 표시한다. 복잡한 내용은 길게 설명하기보다 도해로 보여준다. - P159
핵심을 도표와 도해로 나타내고 해결할 문제는 글로 설명한다. 주요 내용은 볼드와 밑줄 표시를 넣어서 눈에 띄게 편집한다. 단, 볼드와 밑줄은 제한적으로 사용한다. 인터넷에서 찾은 도표, 그림 등을 넣을 때는 출처를 밝히고 그림, 도표 제목과 설명을 넣는다. - P159
도표, 그림을 이해하려고 한참 들여다본다면 제 역할을 못하는 것이다. 현재 상황, 진행사항, 결과 등을 사실 그대로 전달하면서 동시에 핵심이 한눈에 보이도록 정리했다면 보고서의 역할은 다 한 것이다. - P159
시키는 일마다 잘해 내는 직원이 따로 있는 것은 아닌데 어느 직원은 맡은 일마다 술술 잘 풀리고, 어느 직원은 쉬운 일을 맡겨도 어렵게 끝낸다. 쉬운 일을 어렵게 끝내는 직원은 공통적으로 이런 특징이 있다. 골칫거리가 딱 하나 있는데 혼자힘으로 해결하려고 하면서 보고하지 않는다. - P160
보고하지 않으면 관리자는 현장에 어떤 골칫거리가 있는지 모른다. 경험이 부족한 직원은 해결책을 몰라서 시행착오를 겪지만 십수 년 이상 일한 관리자는 골칫거리를 대부분 경험했고 해결하는 방법도 안다. 당장 실행할 수 있는 미봉책, 근본적인 해결책까지 관리자의 머릿속에 있다. - P160
맡은 일을 순조롭게 끝내는 직원과 늘 골치 아픈 문제를 해결하려고 동분서주하는 직원의 차이는 보고서에 있다. 어떤 일이든 순조롭게 끝내는 직원은 보고서에 애로사항을 쓴다. 반면, 골칫거리를 해결하는 데 급급한 직원은 정상적으로 진행되는 일만 보고서에 쓰고 골칫거리는 숨긴다. 결국, 관리자는 해결책을 알지만, 일하는 데 문제가 없는 걸로 알고 도움을 주지 않는다. - P161
보고서를 ‘잘 쓴다‘와 ‘관리자에게 도움을 받는다‘는 어떤 의미일까? ‘잘 쓴다‘는 문서로 의사소통하는 능력이 뛰어나다는 뜻이다. 자기가 맡은일의 진행 상황과 해결할 문제 의견을 보고서에 쓰면 그것을 본 상사는 조언을 한다. 일상적인 보고서에 쓴 한 줄을 관리자가 눈여겨볼 수 있게 만들어야 한다. 직원이 업무를 장악하고 있다면 상사의 조언에서 힌트를 얻어서 문제를 해결하고 좋은 성과를 낸다. - P161
반면, 보고서에는 순조롭게 진행되는 일만 쓰고 골칫거리는 자기 힘으로 해결한 후에 보고하려고 하면 상사의 조언을 들을 기회를 놓친다. 그뿐만 아니라 골칫거리는 더 심각해져서 해결할 기회를 놓친다. - P161
일일보고서, 주간보고서에 문제와 해결하기 곤란한 내용을 간략하게 쓰기 바란다. 조속히 해결해야 하는 문제나 예상하지 못한 상황이 발생하면 메신저, 전화 등을 이용해서 보고한다. 이메일은 수신자가 확인하는 시점을 예상할 수 없고 피드백도 늦기 때문에 메신저, 전화로 보고하는 편이 낫다. 이메일, 메신저, 전화로 보고할 때는 현재 상황과 담당자 의견을 쉽게 알아볼 수 있게 표현한다. 내용이 길면 요점을 파악하기 어렵다. - P161
일상적으로 제출하는 업무보고서는 한눈에 핵심이 보이게 쓰지 않으면 상사는 제대로 읽지 않는다. - P162
일일보고서는 같은 내용이 반복된다. 특별할게 없다. 주간보고서, 월간보고서도 마찬가지다. 기획 단계부터 수차례 언급했고 진행 사항, 완료 예정일을 여러 번 보고했기 때문에 아주 특별한 상황이 아니면 보고서 검토는 형식적으로 끝난다. - P162
관리자는 보고서를 어떻게 볼까? 대충 훑어보면서 문제가 있는 업무만 살펴본다. 순조롭게 진행되는 일에는 특별히 관심을 두지 않는다. - P162
인트라넷에 접속해서 보고서를 쓰든, 이메일로 보고하든, A4 용지에 인쇄하든 한눈에 들어오는 텍스트의 분량은 최대 400자 정도다. 워드 프로그램에서 10줄 정도 줄글로 쓰면 약 400자 분량이다. 10줄은 인쇄해서 제출하는 한 페이지 보고서에서 3분의 1 정도다. 인트라넷은 화면에 따라 다르지만 여기서도 10줄을 넘지 않는 범위에서 핵심을 써야 한다. - P162
한눈에 들어오는 보고서를 쓰려면, 처음 시작하는 10줄 안에 핵심을 담아야 한다. 문장이 길고 복잡하면 핵심을 찾을 수 없다. 핵심은 전체 내용을 요약한 게 아니라 중요한 내용만 모은 것이다. - P162
계획대로 진행 중인 업무는 ‘이상 없음‘이라고 쓴다. 기일 내에 마무리할수 있으면 현재 진행하는 과정을 한두 줄로 정리하고 ‘계획대로 진행 중‘ 이라고 쓴다. 계획대로 진행되는 일은 특별히 보고서에 쓸 내용이 없다. 보고서에는 특이 사항, 문제, 골칫거리 등을 확실히 알아볼 수 있게 쓴다. 잡다한 내용을 많이 쓰는 것과 상황을 정확하게 알리는 것은 다르다. - P163
업무를 진행하는 과정에 특별한 일이 많아서 내용이 많다면 한눈에 보고내용을 파악하도록 10줄 이내로 요약한다. 양적인 추이 변화를 나타내려면 그래프 도표를 맨 앞에 배치해서 핵심을 전달한다. 해결할 문제는 반드시 앞에 배치해야 해결책에 대한 피드백을 받을 수 있다. - P163
꼭 필요한 메시지만 남기기 위해서 스토리보드를 만든다 - P164
짧고 간결한 보고서를 쓰려면 읽는 사람에게 필요한 메시지만 넣으면 된다. 보고서의 주체는 읽는 사람이다. 작성자가 하고 싶은 이야기가 아니라 읽는 사람이 원하는 내용을 써야 한다. - P164
상사가 원하는 메시지를 보고서에 담기 위해서 제일 먼저 할 일은 스토리보드 만들기다. 일상적인 보고서는 스토리보드 만들기를 생략한다. 대형 프로젝트의 완료보고서처럼 정리할 내용이 많고 프레젠테이션을 해야 한다면 반드시 스토리보드를 만들어야 한다. - P165
스토리보드를 만들면 메시지를 중복하거나 빠트리는 오류가 줄어든다. 논리는 탄탄해진다. 스토리보드를 구성하는 과정이 논리를 만드는 구조와 비슷하기 때문이다. - P165
스토리보드는 그림과 같이 중심 메시지 아래 하위 메시지가 있다. 논리 피라미드와 형태 · 기능이 비슷하다. - P166
하위 메시지에 개요, 지향점, 계획, 결론 의견을 넣는다. 각각의 하위메시지는 주장과 근거로 나타낸다. 3의 법칙에 따라 하나의 주장에는 근거를 세 개만 넣는다. 인과관계에 따라 A (원인)이기 때문에 B(주장)해야 한다는 형태로 메시지를 만든다. - P166
개요, 지향점, 계획, 결론의 구조를 그대로 보고서에 옮기기도 하는데 소제목을 붙여서 별도의 단락으로 구성해야 보기에 좋다. 결론을 앞에서 보여줄 경우에는 "ㅇㅇㅇㅇ을 추진해야 한다", "ㅇㅇㅇㅇ 해결 방안 및 개선대책"이 핵심이다. 네 개의 단락에는 ㅇㅇㅇㅇ을 추진해야 하는 이유를 넣는다. - P166
<스토리보드 구성 내용>
개요 : 결론 요약/목적과 목표/ 대강의 일정
지향점 : 방향성/결과 예측
계획 : 전체 계획/부문별 상세 계획 / 시간표(시간 흐름에 따른 목표 달성 프로세스)
결론 : 성과와 예상되는 문제점과 과제 - P167
보고서를 제출하고 구두 보고 또는 프레젠테이션을 한다면 강조하는 부분을 반복하거나 더 강력하게 주장해서 의미를 전달할 수 있다. 보고서에서 핵심을 파악하게 하려면 문서를 시작하는 부분에 결론을 요약해서 넣는다. 그러면 보고서를 읽는 동안 핵심 메시지에 관심을 붙잡아둘 수 있다. - P167
스토리보드를 만들면 분명히 장점이 있다. 보고서에 정리할 내용이 많으면 단락마다 비슷한 분량으로 메시지를 배치하고 논리에 벗어나는 내용을 점검할 수 있다. - P167
간단한 보고서를 쓸 때는 스토리보드를 만들지 않는다. 스토리보드를 만드는 목적은 핵심 메시지, 즉 필요한 내용을 논리적으로 전달하는 데 있다. - P167
간단한 보고서는 개요-지향점-계획-결론 순서에 따라 단락을 구성하고 개요와 결론에 핵심 메시지를 넣는다. - P167
스토리보드를 만들지 않아도 핵심 메시지를 보고서에 담을 수 있다면 만들지 않아도 된다. - P168
다음은 핵심 메시지를 제대로 썼는지 확인하는 체크리스트다.
□ 보고서를 읽는 사람이 기대하는 내용이 있는가?
□ 핵심 메시지와 목적·목표는 연결되어 있는가?
□ 핵심 메시지를 요약해서 앞 부분에 넣었는가?
□ 메시지는 프레임워크를 이용해서 구조화했는가?
□ 핵심 메시지를 강조했는가?
□ 사안의 중요성에 맞춰 검토하는 시간을 예상해서 분량을 조절했는가?
□ 문제가 발생한 상황을 설명하고 해결책을 대안과 함께 제시했는가?
□ 결론에 사업 분석, 앞으로 할 일, 해결해야 할 과제를 넣었는가?
□ 한일, 사실을 설명하는 데 그치지 않았는가?
□ 메시지의 누락이나 비약은 없는가? - P168
스토리보드는 보고서를 읽는 사람이 원하는 정보를 빠트리지 않게 해주고 메시지를 한 방향으로 모아준다. 상황에 따라 근거와 이유는 바뀌어도 핵심 메시지는 일관되게 유지된다. - P168
보고서에 쓸 메시지를 메모하듯이 적어서 스토리보드를 만든 다음 관련 있는 내용끼리 분류해서 논리적으로 연결한다. 그런 다음 체크리스트 항목에 따라 핵심 메시지를 배치하면 꼭 필요한 내용만 담은 간결한 보고서가 완성된다. - P168
보고서 작성 교육에서 ‘자세하게 써라‘는 중요한 내용을 자세히 기록하라는 뜻이다. 중요한 정보, 즉 의미 있는 정보를 보고서에 쓰고 모두가 알고 있는 사실이나 의미 없는 내용은 걸러낸다. - P169
의미 있는 내용은 겉으로 드러나지 않는다. - P169
직장에는 의미 있는 내용은 걸러내는 시스템을 이미 갖추고 있다. 그 시스템은 업무일지다. 일일보고서, 주간보고서, 월간보고서는 업무 중에 의미 있는 일을 걸러내는 기능을 한다. 단, 제대로 썼을 때만 효과를 볼 수 있다. - P170
일일보고서가 구멍이 작은 그물이라면 주간보고서는 그보다 구멍이 약간 큰 그물이다. 월간보고서는 주간보고서보다 구멍이 더 큰 그물이다. - P170
정기적으로 쓰는 보고서가 있고 진행하는 단계마다 쓰는 보고서도 있다. 사업이 끝나면 단계별 보고서를 취합해서 완료보고서를 쓴다. 정기적으로 쓰는 보고서와 단계별로 쓰는 보고서를 제대로 썼다면 완료보고서, 연간보고서에는 핵심만 남는다. - P170
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