오늘은 보고서를 쓰는 목적에 대해 커뮤니케이션 이론 ...

오늘은 보고서를 쓰는 목적에 대해 커뮤니케이션 이론 중에 ‘구성주의‘ 라는 관점에서 설명하고 있는데, 핵심은 조직 구성원들이 같은 방향을 바라보게 만드는 것이라고 한다. 또한 지난번 포스팅에서 언급했던 글의 구조 유형들(시간 순서, 비교, 순차, 인과 등)도 결국에는 보고서를 읽는 사람이 내용을 쉽게 이해하도록 하기 위한 하나의 수단이라는 사실도 알 수 있었다.

글을 쓰면서 문득 보기 좋은 떡이 먹기도 좋다는 문장이 생각났는데, 이유인즉 불규칙하고 난잡한 무질서한 글보다는 체계적이고 질서정연한 글이 읽었을 때 좀 더 빠르게 이해할 수 있는 가능성이 더 높을 것 같다는 생각이 들었기 때문이다. 음식도 뭔가 먹기 좋게 플레이팅되어 있으면 왠지 깔끔하고 소화도 더 잘 될 것 같은 느낌이 드는 것과 비슷한 이치다.

간혹 체계적이고 질서정연한 것에 대해 따분함을 느끼시는 분들도 있을지 모르겠다. 하지만 뭐든지 다 좋을 수는 없는 것 같고 단지 여기서는 체계적이고 질서정연하다는 것의 장점만 취해보자는 게 독자인 나의 생각이다.

개인적으로 여기 글을 쓰면서 느끼는 것 중에 하나는 사람 성향에 따라 책에 대한 리뷰나 페이퍼 글을 쓸 때 질서정연하고 체계적인 구조에 맞춰 글을 쓰시는 분들도 있는 반면, 그냥 느낌가는대로 쓰시는 분들도 많이 볼 수 있었다. 내 경우를 돌아보면 나는 전자보다는 후자쪽에 좀 더 가까웠던 것 같은데, 물론 어느 한 쪽이 절대적으로 맞다 틀리다 할 수 있는 것이 아니기에 단정지을 수는 없지만, 체계적이고 질서정연하게 갖춰진 틀에 따라 글을 써보는 연습도 해봐야 겠다는 생각이 들었다. 논술 교육 같은 걸 별도로 받아보거나 한 적이 없는지라 그랬던 것도 있는 거 같은데 글쓰기 관련 책같은 것을 통해 정식으로 한 번 제대로 배워서 깔끔한 글을 써보고 싶다는 생각이 드는 오늘의 독서였다.
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뒤이어 읽다가 p.37부터는 ‘요약으로 시작해서 제안으로 끝낸다‘ 라는 소제목의 내용이 나온다. 여기 나온 내용들은 기본적으로 보고서에 적용하기 위한 것들이긴 하지만 좀 더 확장해서 책 리뷰 같은 것을 쓰는데도 충분히 응용해볼수 있는 내용들이 많이 보여서 유익하게 느껴졌다.

소통을 영어로 ‘커뮤니케이션‘이라고 한다. 커뮤니케이션 이론 가운데 구성주의가 있다. 구성주의 이론에서 보면, 보고서를 쓰는 목적은 정보교환이 아니다. 구성원이 같은 방향을 바라보게 만드는 것이 보고서의 목적이자 기능이다. 보고서를 통해서 구성원이 같은 목표를 공유하려면 내용을 제대로 이해하는 데 방해가 되는 요소는 제거한다. - P30

기승전결, 서론-본론-결론은 내용을 전개하는 틀이다. 시간 순서, 비교, 순차, 인과 등의 구조로 쓰는 이유는 읽는 사람이 내용을 쉽게 이해하도록 하기 위해서다. - P30

보고서의 구성요소는 4~6개 단락으로 나누고 각각의 단락에는 하나의 핵심과 주장을 논리적인 근거와 함께 정리한다. 하나의 단락에 여러 가지 주제를 넣으면 안 된다. 하나의 주제에 뒷받침 자료를 넣어서 단락을 구분하면 주제는 명확해진다. 사실과 의견도 명확하게 구분하고 주제에 부합하는 조사 결과와 객관적인 자료를 넣는다. 단락마다 주제를 나타내는 제목을 쓴다. - P31

결론까지 쓴 다음 맨 앞에 요약을 쓴다. 요약은 맨 앞에 넣지만 제일 마지막에 쓴다. 왜냐하면 보고서를 완성하는 단계에서 결론을 내리기 위해 정리한 사항을 모두 고려해야 하기 때문이다. 전체 내용을 검토해서 요약을 쓴다. 요약은 말 그대로 요점만 간추린 것이므로 두세 단락으로 정리한다. 보고서 내용과 결론을 간략하게 전달해서 읽는 사람의 머릿속을 환기시키는 것이 요약의 기능이다. - P31

일을 하면서 이룬 성과는 보고서를 쓰면서 정리한다. 일을 하는 과정과 성과는 보고서를 썼을 때 비로소 정보가 된다. 현재 상황 또는 종료한 일을 설명하고 좋은 성과, 기대에 못 미치는 성과, 예상한 대로 달성한 성과 등으로 구분한다. 일을 하는 중간에 중간보고서, 완료 시점에 결과 보고서를 작성한다. - P32

일일보고서, 주간보고서, 월간보고서는 하루, 한 주, 한 달을 정리하는 보고서다. 프로젝트를 진행하면서 계획의 적정성, 개선할 부분을 설명할 때는 중간보고서를 쓴다. 계획한 대로 이상 없이 진행되는 일도 아무 문제없이 진행된다는 사실을 알리기 위해서 중간보고서를 쓴다. 수시로 보고하는 사항은 보고서에 자세히 설명하지 않는다. - P32

문제를 해결해야 하거나 작성자가 이렇게 했으면 좋겠다는 의견을 덧붙일 때는 어떤 문제인지, 해결책은 무엇인지, 그렇게 하면 무엇이 좋은지, 필요한 자원(비용, 인력, 시간 등) 등을 넣는다. 여기에는 논리가 필요하다. 이미 진행한 일에 대한 보고서를 쓸 때에도 논리에 따른다. - P33

현재 상황을 설명하는 보고서는 육하원칙에 따라 쓰면 논리가 완성된다. 구체적인 실천 방안, 문제 해결 방안은 그 해결 방안이 왜, 어떻게, 얼마나 효과가 있는지 설득하기 위해 논리가 필요하다. 논리가 부족하다는 평가를 받은 보고서는 대부분 비약이 심하거나 근거가 부족하다. - P33

대표성의 비약을 예로 들면, ‘영국인은 신사적이다‘, ‘프랑스인은 감성이 풍부하다‘, ‘한국인은 급하다‘, ‘중국인은 느긋하다‘처럼 몇 사람의 특징을 집단 전체의 특징으로 표현하는 것이다. 특수한 사실을 보편적인 사실처럼 설명하면 안 된다.  - P33

유사성의 비약은 원관념과 보조관념 사이에 이미 존재하는 유사한 특징을 과장해서 유사성을 만들어내는 것이다. 성질이나 형태가 전혀 유사하지 않은 것 사이에 유사성을 만들어내면 논리적으로 맞지 않다. 예를 들면, ‘내 마음은 호수‘ 라는 은유 표현을 작성자는 적절하다고 생각하더라도 인간의 상상력에 호소하는 표현은 보고서에 적절하지 않다. - P34

인과관계의 비약은 보고서 작성자가 자주 하는 실수다. 모든 일에는 원인과 결과가 있다. 어떤 현상이나 사실을 설명하고 그 결과로 "이런 결과가 생겼다"라고 서술하거나 결과를 설명하고 어떤 원인에 의해서 발생했는지 밝히는 순서로 정리한다. 인과관계로 보고서를 쓸 때는 원인과 결과를 정확하게 일치시켜야 한다. - P34

보고서 전체의 논리도 중요하고 한 문장 안에서 인과관계도 중요하다. 특정 부분을 확대해서 해석하거나 관계가 없는 내용을 억지로 연결하는 오류는 보고서의 신뢰를 떨어트린다. 정보를 효과적으로 전달하려고 억지 논리를 만드는 일은 없어야 한다. - P34

논리를 만들기 어려워하는 직장인에게 문서작성 교육에서 권하는 것은 스토리보드다. 스토리보드에 핵심을 나타내는 키워드를 담아서 맥락에 맞게 배치하는 방법으로 논리를 만든다. 보고서에도 스토리보드를 적용한다. 문제 해결 또는 현황을 효과적으로 전달하기 위해서 핵심을 일관성 있게 배치하여 스토리라인을 만든다. - P34

탄탄한 논리를 만드는 과정을 벽돌을 쌓아서 집을 짓는 일에 비유한다. 스토리라인은 집을 설계하는 작업이다. 구성원의 동선을 고려해서 방, 거실, 욕실, 주방 등을 배치하고 집의 구조를 완성한다. 보고서의 스토리라인도 마찬가지다. 스토리보드에 쓴 핵심을 이해하기 쉽게 배치해서 논리와 구조를 만든다. - P35

보고서의 핵심을 단락별로 하나의 문장으로 만든다. 완전한 문장으로 만들고 하나의 스토리로 이어지도록 배치하면 스토리라인이 완성된다. 스토리라인을 완성하면 보고서를 절반 이상 작성한 것이나 마찬가지다. - P35

핵심을 요약한 문장 또는 결론을 맨 앞에 쓰면 읽는 사람의 이해도가 높아진다. 유명 작가들은 작품을 시작하는 첫 문장을 고민한다. 독자는 첫 문장, 첫 단락, 첫 페이지를 읽고 계속 읽을지 결정하기 때문이다. - P35

첫 문장에 핵심을 넣는다. 핵심을 한 문장으로 표현한 다음 근거와 전후 관계를 서술한다. 가장 중요한 메시지 하나만 전달하면 보고서는 제 기능을 했다고 볼 수 있다. - P35

첫 문장에 긍정적인 메시지를 배치하면 읽는 사람은 다음에 오는 정보도 긍정적으로 처리할 가능성이 높다. ‘결정에 상당한 시간이 걸린다‘와 ‘작은 부분까지 꼼꼼히 검토한다‘ 는 표현은 읽는 사람이 전혀 다른 의미로 받아들인다. - P36

내용을 배치하는 순서도 읽는 사람에게 영향을 준다. 《스마트하게 일하라》에는 다음 세 가지 질문을 생각하고 내용을 배치하라고 했다.

읽는 사람 입장에서 어떤 내용을 먼저 보는 것이 전체 내용을 이해하는데 도움이 될까?

읽는 사람에게 공감을 얻으려면 어떤 내용이 먼저 나오는 게 유리할까?

읽는 사람이 자세히 알아야 하는 내용과 간단히 설명해도 되는 내용은 무엇인가? - P36

보고서를 요약-결론-배경-진행 사항-분석-결론 순서로 쓰는 이유도 이와 같은 순서가 논리를 만드는 메시지 배열이기 때문이다. 업무를 추진한 배경을 정리하고 어떤 계획으로 진행했으며, 진행하는 과정에서 발생한 문제와 해결한 방법, 그렇게 해서 얻은 결과, 최종적으로 얻은 성과를 결론에 제시한다. 여기에 ‘다음에 어떻게 하겠다‘라는 작성자의 의견을 근거와 함께 넣는다. - P36

무엇을 어떻게 진행하는지, 진행하였는지 설명하기 위해서 보고서를 쓴다. 여기서 ‘무엇‘은 출장, 회의, 영업, 일정, 시장조사 등 업무에서 설명해야 하는 모든 내용을 포괄한다. - P37

보고서는 설명문의 구성(서론, 본론, 결론)으로 쓰되 본론에는 무엇에 관한 ‘결과‘를 쓴다. 결론에는 지금까지 한 일로 얻은 것과 앞으로 할 일, 의견, 실행할 수 있는 더 좋은 방법 또는 실행할 수 없지만 더 좋은 방법 등을 쓴다. - P37

서론, 결과, 결론 순서로 쓰는 보고서의 맨 앞에 반드시 들어가야 하는 내용은 요약이다. 한두 페이지 분량의 보고서에는 별도로 요약을 넣지 않아도 된다. - P37

조사 진행 결과가 수십, 수백 페이지 분량이 되는 보고서도 있다. 이런 보고서는 맨 앞에 요약을 넣고 그다음에 본문을 쓴다. - P37

보고서 작성은 업무에 필요한 기술이다. 이 기술의 핵심은 정보의 효과적이고 효율적인 전달이다. - P38

문서를 읽는 사람은 첫 문장, 첫 단락, 첫 페이지에 주목한다. 보고서 맨 앞에 요약을 배치하는 이유는 적어도 첫 페이지만큼은 주목해서 보기 때문이다. 요약에는 꼭 전달해야 하는 내용을 넣는다. 제한된 지면, 집중력을 유지하는 짧은 시간에 내용을 전달하는 게 요약의 목적이다. - P38

문장을 개조식으로 쓰고 요약했다고 말하는 사람이 있다. 단순히 문장을 줄여서 표현하는 것은 요약이 아니다. 요약에는 세 가지 기술이 필요하다.
1. 구조화
2. 독자 맞춤
3. 내용 압축 - P38

표현만 줄이는 것은 형식적인 요약이다. 구조화, 독자에게 맞춘 스토리텔링, 전체 내용을 이해하기 쉽게 한 문장으로 만들어야 제대로 된 요약이다. - P38

보고서 앞에 넣는 요약문을 만들기 위해서 첫 번째로 할 일은 ‘구조화‘다. 구조화는 내용을 정리하고 의미에 맞게 단어, 문장을 배치하는 작업이다. - P38

5페이지 정도의 보고서는 전체 내용을 10~20개 문장으로 표현할 수 있다. 보고서 한 페이지에 단락이 세 개라면 한 단락을 한 문장으로 정리한다. 그러면 5페이지 분량의 보고서는 약 15개 문장으로 정리된다. 정리한 15개 문장이 모두 핵심은 아니다. 정리한 문장을 나열하지 말고 비슷한 내용끼리 묶는다. 몇 개의 묶음이 된다. - P38

하나의 묶음이 큰 줄기이고 정리한 각각의 문장은 잔가지다. 전달할 주제(묶음)별로 상세 항목(문장)을 구분한다. 묶음이 두 개 이상이면, 묶음 사이에 연결고리를 만든다. 문장을 일정한 형식(시간, 인과관계, 문제·해결방안 등)에 따라 연결고리를 이용해서 묶음을 배치한다. 비슷한 내용을 하나의 묶음으로 정리하면 읽는 사람은 내용을 이해하고 보고서의 구조(묶음 사이의 관계)를 통해서 목적과 의미를 알 수 있다. - P39

두 번째로 할 일은 ‘독자 맞춤‘이다. 요약 단계에서 필요한 독자 맞춤은 읽는 사람이 원하는 정보를 요약 문장에 넣는 것이다. - P39

문제 해결방안(어떻게)을 알고 싶은 독자에게는 "3대 개선 과제와 해결방안입니다."를 첫 문장으로 쓰고 도입부에 해결방안을 제시한다. 해결방안을 실행한 후에 예상되는 결과를 알고 싶은 사람이 보고서를 본다면 실행 후 얻는 이익을 보여주는 문장, "해결방안 실행 후 얻을 수 있는 예상 이익은 12억 원입니다."로 시작한다. 요약을 시작하는 첫 문장에 보고서를 읽는 사람이 원하는 정보를 넣는다. - P39

결론부터 보여줘야 한다는 가르침 때문에 보고서의 결론을 요약이 시작하는 부분에 그대로 넣는 작성자도 있다. 요약의 첫 문장에는 결론을 넣지 않아도 된다. 결론부터 쓰라는 가르침은 유효하지만 얽매일 필요는 없다. 무엇So What이 궁금한 상사도 있고, 어떻게 How to가 궁금한 상사도 있다. 추진 배경 Background 취지 Meaning가 궁금한 상사도 있다. 보고서를 읽는 사람이 원하는 내용을 요약의 맨 앞 문장에 배치한다. - P39

세 번째로 할 일은 ‘내용 압축‘이다. 사안에 관해서 여러 차례 회의를 하고 중간 보고를 통해서 인지하고 있는 정보는 간략하게 쓴다. 회사에서 쓰는 보고서는 대부분 이전에 쓴 보고서에서 업데이트한다. 같은 내용을 반복해서 보고할 필요는 없다. 보고서를 읽는 사람에게 새로운 정보, 호기심을 유발하는 정보 위주로 내용을 압축한다. - P39

압축하는 방법은 간단하다. 일반적인 내용, 이미 알고 있는 상황, 당연한 정보는 요약에서 제외한다. - P40

압축하는 문장에서 삼가야 하는 표현이 있다. ‘개선한다‘ ‘추진한다‘ ‘최적화한다‘ ‘강화한다‘ ‘철저히 한다‘ 등은 불필요한 표현이다. 의지를 표현하는 말이지만 전달력은 떨어진다. - P40

전달력을 높이려면 눈에 보이듯 선명하게 나타내야 한다. 어떤 내용이든지 숫자로 쓰면 내용을 읽는 사람이 양적인 정보를 처리하는 수고를 덜어준다. ‘수많은‘, ‘약 1,000개‘ 보다 ‘1,064개‘가 더 정확하다. ‘매출 신장‘보다 ‘전년 동기 대비 37퍼센트 늘어난 매출‘로 표현해야 한다. 단순히 글자 수를 줄이는 건 요약이 아니다. - P40

보고서의 맨 앞에 나오는 요약, 첫 단락의 주제, 첫 문장 모두 중요하다. 주제를 몇 개의 단락으로 나눠서 각 단락의 첫 문장에 핵심을 넣는다. 첫 문장을 모아서 구조화하고 독자 맞춤, 내용 압축 과정을 거쳐서 요약을 완성한다. 보고서를 읽는 사람의 관점에서 중요한 항목, 필요한 내용으로 범위를 좁혀야 이후에 나오는 내용에 집중하게 만들 수 있다. - P40

정보를 빨리 이해하면 의사결정 시간이 줄어든다. 요약을 먼저 읽고 본론을 읽으면 머리에서 배경지식과 연결해서 내용을 더 빨리 이해한다. 보고서를 검토하는 시간은 단축되고 기업에서는 신속한 의사결정을 할 수 있다. 그만큼 변화에 빠르게 대응할 수 있다. - P40

보고서 마지막에는 제안과 작성자의 의견을 넣는다. 짧은 보고서는 작성자 의견으로 제안을 대체한다. 담당자는 현재 일하는 방식에서 개선할 부분이 무엇인지 안다. 담당자가 직접 일하는 방식을 만들었어도, 일을 하면서 개선할 부분이 생긴다. 만약 개선할 부분이 없다면, 업무 방식과 절차가 완벽하거나 작성자가 일하는 동안 아무런 생각도 하지 않은 것이다. - P41

개선할 부분이 하나도 없는 경우는 없다. 작성자는 문제의 소지가 있는 부분, 개선할 부분, 더 효율적으로 바꾸는 방법을 조사한 자료(불량률, 실수가 증가하는 이유 등)와 함께 쓴다. 이것이 보고서 마지막에 쓰는 제안이다. - P41

현황 보고서는 회사에서 자주 쓴다. 업무 진행 상황을 알리는 보고서는 읽는 사람이 이미 내용을 알고 있는 경우가 많다. 따라서 주요 내용과 특이사항만 적는다. - P42

체험 보고서는 전시회, 콘퍼런스, 출장을 다녀와서 직접 보고 듣고 느낀 소감을 전달한다. 체험 보고서를 쓰는 목적은 특정 사실을 알리기 위해서다. - P42

기획 보고서는 현재 상황을 좀 더 깊이 있게 분석하고 전략· 방향을 제시하기 위해서 쓴다. - P42

세미나·전시회·발표회에 다녀와서 보고 듣고 느낀 점을 쓰면 체험 보고서다. 여기에 경쟁사 현황과 트렌드를 분석하고 국내외 참고자료까지 조사해서 우리 회사의 방향과 전략 등을 덧붙이면 기획 보고서가 된다. 기획 보고서에는 분석과 전략이 들어간다. 명칭은 보고서지만 기안서·기획서와 비슷한 기능을 한다. 기획 보고서에서 나온 아이디어를 개발해서 새로운 사업을 시작하는 경우가 종종 있다. - P42

주요 내용이 수행한 일이면 현황 보고서, 보고 들은 일이면 체험 보고서, 분석이 들어갔다면 기획 보고서로 분류한다. - P43

시점을 기준으로 보면, 현황보고서와 체험 보고서가 과거의 일을 전달하고 기획 보고서는 과거에 추진한 일, 경험에 기초해서 앞으로 할 일과 나아갈 방향을 제시한다. - P43

유형에 관계없이 모든 보고서는 정해진 구성에 따라 쓴다. 보고서 시작부분에 현재 상황을 알리고 본문에 주요 내용을 쓴다. 문제 해결이 필요하면 개선안, 새로운 사업을 추진한다면 추진방법, 기대효과를 결론에 쓴다. - P43

문서를 많이 쓰는 직장인, 공무원은 보고서라는 말만 들으면 머릿속으로 현황, 배경, 문제점-추진방법-계획, 결론을 정리한다. 대부분의 보고서는 현황-배경-문제점-결론 순서로 쓴다. 보고서 작성법을 설명하는 교육에서도 이렇게 쓰라고 가르친다. - P43