두뇌계발, 두뇌능력을 사용하는 게 끝이 없다 - P4
보고서를 쓰는 이유는 회사·조직에서 정확하게 소통하고 기록으로 남기기 위해서다. - P4
우리가 쓰는 보고서는 과연 얼마나 사용할까? 보고서를 써서 철해두고 사용하지 않으면 폐지나 다름없다. 업무일지, 시장조사보고서, 출장보고서, 연구조사보고서, 기업·기관에서 발행하는 보고서는 ‘사용‘하기 위해서 작성한다. - P5
통장에 100억 원이 있어도 10억 원밖에 쓰지 못하는 것처럼 보고서를 보관만 하면 안 된다. 철해서 책장에 보관하는 기록물이 아니라 ‘소통‘하기 위해서 보고서를 ‘사용‘해야 한다. 그래야 지금보다 발전한다. - P5
보고서는 업무기록, 소통, 점검, 관리 기능을 한다. 관리자 또는 감독관처럼 일을 점검하고 동기부여, 즉 격려하는 역할을 보고서가 하게 만들어야 한다. - P5
모든 보고서는 정신적 노동의 결과물이며 작성자 외에 읽는 사람, 사용하는 사람이 있어야 제 기능을 한다. - P6
보고서 작성과 사용에 관한 지식을 제공하고 제대로 사용하기 위해서 무엇을 해야 하는지 생각하게 만들기 위해서 이 책을 펴냈다. - P6
한일, 할 일, 현재 상황 등을 설명하기 위해서 보고서를 쓴다. 읽는 사람이 원하는 내용, 알고 싶어 하는 내용을 넣어서 형식에 맞게 쓰면 된다. - P15
보고서 구성요소를 적절한 형식과 논리에 맞춰서 써야 잘 썼다는 평가를 받는다. 연극의 3요소가 희곡, 배우, 관객인 것처럼, 보고서의 구성요소는 읽는 사람, 항목, 구조화한 논리다. - P16
결론부터 말하면, 보고서는 기획서, 제안서, 결산서 등의 문서보다 결코 쓰기 쉬운 문서가 아니다. 잘 쓴 보고서는 업무에 도움이 된다. 보고서는 형식이 정해져 있어도 형식에만 맞춰서 ‘형식적‘으로 쓰면 안 된다. - P16
보고서는 일을 하는 시점을 기준으로 두 종류로 나눈다. 앞으로 할 일을 준비하는 보고서와 진행 또는 완료한 일을 정리하는 보고서다. 두 가지 보고서의 공통점은 미래에 더 나은 결과를 만들기 위해서 한 일과 할 일을 정리한다는 것이다. - P16
읽는 사람이 원하는 정보를 이해하기 쉽게 정리한 보고서만 목적을 달성한다. 보고서의 목적은 ‘정보 제공‘이고 기능은 ‘행동 촉구‘ 다. 읽는 사람이 머릿속에 선명하게 그릴 수 있게 설명해야 하므로 "읽은 사람이 정보를 ‘이해할 수 있게 보고서를 써야 한다"라고 가르친다. 이해하기 쉽게, 짧은 문장으로, 논리적으로 쓰라는 가르침은 보고서 작성자가 지켜야 하는 기본 원칙이다. - P16
업무용 문서에서 ‘이해‘는 두가지 의미로 해석한다. 첫째, 글자 그대로의 정보를 이해하는 것이다. 둘째, 의의 (정보의 가치, 글의 속뜻)를 이해하는 것이다. 정보를 이해하는 것이 일차적인 이해라면 의의(속뜻)를 이해하는 것은 한 걸음 더 나아간 것이다. 보고서를 읽고 정보를 이해했다면 보고서가 가진 기능의 절반만 수행한 것이다. - P17
정보를 이해하는 것과 의의를 이해하는 것은 다르다. ‘정보를 이해했다‘는 머릿속 어딘가에 정보를 넣었고 필요한 상황에 꺼내서 사용할 수 있는 상태를 말한다. - P17
의의를 이해하는 것은 정보뿐만 아니라 작성자의 주장, 의견까지 받아들인 상태다. 작성자의 의견을 수용한 상사는 "무엇을 해야 하나?", "어떻게 하는게 좋겠나?"라고 묻는다. 다음에 할 일을 묻는 것은 정보의 가치를 이해했을 때 나오는 반응이다. - P17
보고서가 목적(정보 제공)과 기능(행동 촉구)을 수행하려면 읽는 사람의 눈높이에 맞추고 할 일, 방향을 제시해야 한다. 눈높이를 맞추면 의미, 중요성, 가치처럼 숨은 뜻을 전달하기 수월하다. 이해하기 쉬운 형태(짧은 문장, 쉬운 표현)로 쓰고 논리적으로 구성하는 것도 정보를 전달하는 방법이다. - P17
서론에 배경을 쓴다. 전체 내용을 간략하게 소개하고 해당 주제에 관해서 보고서를 쓰는 목적을 설명한다. 본론에서 현재 상황을 알린다. 지금까지 어떤 일을 했고 무엇을 얻었는지를 쓴다. 결론에는 성과를 제시하고 성과의 양과 질을 설명하는 데 초점을 맞춘다. - P18
일반적으로 보고서 마지막에 성과와 총평을 쓰고 끝낸다. 이렇게 쓰면 반쪽짜리 보고서다. 성과를 제시하고 끝내는 게 아니라 앞으로 할 일, 과제 등을 제시해야 한다. "지금까지의 결과는 이렇다. 앞으로 더 잘하려면 어떻게 하겠다" 라는 행동을 촉구하는 내용으로 보고서를 끝내야 한다. 다시 말해서, 행동을 끌어내는, 다음에 할 일을 제시하는 보고서가 잘 쓴 보고서다. - P18
결론에 성과 분석 자료만 보여주고 끝낸다면, 다음에 똑같은 일을 할 때 이전에 쓴 보고서는 참고 자료로 활용할 수 없다. 앞으로 어떻게 개선하겠다는 내용이 없으면, 똑같은 시행착오를 되풀이한다. - P18
보고서 마지막에는 ‘다음에 이렇게 하겠다‘라는 행동을 촉구하는 결론과 작성자 의견을 넣는다. 단순히 어떤 일을 했다는 내용으로 보고서를 끝내지 말고 다음에 할 일, 다음 사업으로 이어지는 화두를 제시한다. 완료한 일을 알리는 데서 마치지 말고 앞으로 할 일을 도모해야 지속해서 발전할 수 있다. - P18
정보·의견을 전달하는 사람, 전달받는 사람 모두 기분과 상황, TPO(time, place, occasion)에 따라 수용하는 방식이 달라진다. - P19
의사소통을 방해하는 요인(변수)이 매우 다양하기 때문에 소통 방식을 몇 가지로 단정할 수 없다. 그래서 소통이 어렵다. - P20
전달하는 수단이 말이든 글이든 상관없이 조직 내 여러 사람, 특히 윗사람과 소통하려면 소통 능력을 키워야 한다. 직장 생활에서는 소통을 잘하면 일을 잘하는 사람으로 평가한다. - P20
조직 사회에서는 언제나 말보다 글이 우선한다. 정보 제공을 글로 하고 지시한 사항을 실행하고 결과를 알리는 도구도 글이다. - P20
묵묵히 열심히 일하면 동료와 상사가 알아주던 시대는 지금까지 없었다. 그런 시대가 지나갔다고 하는데 처음부터 그런 시대는 없었다. - P20
요즘은 정말 묵묵히, 열심히만 하면 얼마 못 가서 직장에서 쫓겨난다. 상사들은 어떤 일이 어떻게 진행되는지 시시각각 알려주는 직원을 좋아한다. 일이 잘 됐든 잘못됐든 일단은 알려야 한다. 직장에서 실무 능력이 뛰어난 직원보다 상사에게 보고를 잘하는 직원이 더 빨리 승진하는 경우가 많다. - P20
상사는 보고를 잘하는 직원을 곁에 둔다. 그러면 회사가 돌아가는 상황을 빨리 파악할 수 있기 때문이다. - P21
보고서로 소통하는 것은 어렵다. 어려운 소통을 잘하는 방법은 보고서에 핵심을 쓰고 자주 보고하는 것이다. - P21
보고서를 쓰고 읽는 의사소통은 말하기와 듣기보다 훨씬 느리다. 문서를 쓰고 읽으려면 사람(작성자, 독자), 도구(펜, 컴퓨터, 종이, 프린터 등), 공간(사무실, 책상 등), 시간이 필요하다. 경제성 측면에서 보면, 말하기와 듣기가 가장 탁월한 의사소통 방법이다. - P22
지금의 작은 문제가 나중에 어떻게 확대될지는 알 수 없다. 눈앞에 발생한 사건이 작은 문제인지 큰 문제인지 구분할 수 없다면 신속하게 상사에게 알리고 사실대로 보고서를 써야 한다. - P24
보고서의 기본 구조는 우선 앞부분에 결론을 쓴 다음 서론, 본론, 결론을 쓴다. 결론을 맨 앞과 맨 뒤에 배치해서 두 번 보여준다. 이것을 ‘양괄식‘, ‘수미쌍관법‘이라고 한다. 결론을 두 번 보여주는 것이 보고서의 기본 구조다. - P25
맨 앞에 결론을 넣지 않고 서론 즉, 배경과 개요로 시작하면 핵심이 나오기 전에 읽는 사람은 집중력이 떨어진다. 집중력이 소진된 후에 본론과 결론이 나오면 제대로 의사결정을 하기 어렵다. 때문에 보고서뿐만 아니라 모든 문서는 결론부터 쓰라고 가르친다. - P25
나는 논문 맨 앞에 초록을 쓰는 방식을 보고서에 차용해서 맨 앞에 요약을 쓴다. 요약-결론-서론-본론-결론 순서로 쓰면 요약과 결론에 핵심을 반복해서 보여주어 읽는 사람이 핵심을 기억한다. - P26
요약은 제일 앞에 다섯 줄 정도(A4용지, 10포인트 기준)로 쓴다. 다섯 줄로 요약하는 이유는 집중력을 발휘하지 않고도 내용을 이해할 수 있는 분량이기 때문이다. - P26
마지막에 쓰는 결론에는 의견과 건의사항, 아이디어 등을 덧붙인다. 잘 쓴 보고서에는 작성자의 생각이 들어있다. 독창적인 생각이 아니어도 괜찮다. 일하는 방법에 대한 개선이나 관행처럼 하는 비효율적인 업무에 대한 의견을 제시하면 된다. - P26
부정적인 의견을 보고서에 넣는다면, 여러 가지 상황을 고려해서 실천할 수 있는 해법까지 제시한다. - P26
내용에 따라서 글을 쓰는 구조, 즉 보여주는 방식을 다르게 해야 한다. - P26
어떤 일이든지 시간 순서로 일어나지만 보고서에는 시간 순서보다 중요한 순서대로 보여주는 것이 더 좋다. - P27
비교 구조는 SWOT처럼 대조적인 특징을 보여줄 때 효과적이다. 비교하는 주체와 비교한 특징 가운데 가장 의미 있는 항목을 제일 먼저 보여주고 상대적으로 덜 중요한 항목 또는 특징을 뒤에 배치한다. - P27
순차 구조는 절차를 보여주는 보고서에 적합하다. 처음부터 끝까지 진행순서와 일정을 보여줄 때 순차 구조를 이용한다. 사업 시행 여부를 결정하는 보고서는 진행 순서와 일정, 자원 조달 방법 등이 중요하다. 여러 개의 사업을 동시에 진행할 때는 절차를 개별 사항과 공통 사항으로 나눈다. 공통사항에서 인력 배치, 자본의 투입 여부를 검토할 수 있도록 다른 사업과 관련 있는 업무를 하나로 묶어서 설명한다. - P27
드라마나 영화를 찍을 때는 극의 전개 순서에 따라 촬영하지 않는다. 극의 시작과 끝이 같은 장소에서 이루어진다면 시작과 끝을 한 번에 찍는다. 그래야 효율이 향상되기 때문이다. 보고서도 마찬가지다. 업무 효율이 향상되는 구조·순서에 따라 보고서를 쓴다. - P27
분류 구조는 범주가 다른 항목을 구분해서 설명하는 보고서에 적합하다. 새로운 사업 또는 상품, 서비스를 기획·제안할 때 참고 사례를 기준에 따라 분류하고 특징·장단점을 보여준다. 분류 구조로 쓴 보고서에서 나열하는 순서는 어떤 방식이든 상관없다. 하지만 올바른 기준에 따라 분류해야 효과적으로 설명할 수 있다. - P28
찬성과 반대, 장점과 단점, 실용와 무용을 보여주는 보고서는 가치판단구조로 서술한다. 사업 추진을 도모하는 보고서는 찬성, 장점, 실용 등의 가치를 먼저 보여주고 반대, 단점, 무용에 해당하는 항목은 나중에 보여준다. 반대로 사업 추진을 반대하는 보고서는 반대 의견과 사업의 단점, 실시후에 나타나는 부작용 등을 먼저 제시한다. - P29
작성자의 의견과 논리에 따라서 먼저 보여줄 것과 나중에 보여줄 것을 구분한다. 한쪽 의견을 강력하게 보여주려면 결론에서 한 번 더 써서 강조한다. - P29
회사에서 많이 쓰는 보고서는 문제 해결 보고서와 목표 달성 보고서다. 문제 해결 방안과 목표 달성 계획을 수립하기 위해서 쓴다. 이 보고서는 회사마다 다른 이름으로 부르고 주요 내용은 해결 방안과 계획이다. - P29
문제 해결 보고서는 현황-문제점-해결 방안-기대 효과 순서로 쓴다. 해결방안과 기대효과가 결론이다. 해결 방안은 하나만 제시하기보다 두 가지 이상 제시하고 최선책 (가장 좋은 해결 방안)과 차선책(대안)을 제시한다. 기준을 정해서 두 가지 이상의 해결 방안을 비교하고 각각의 장단점을 분석한다. 작성자의 의견과 제안을 넣고 제안한 해결 방안대로 실행했을 때 예상되는 결과를 보여준다. - P29
결과는 반드시 정량적으로 표현한다. 시행 전과 비교해서 사고 건수 70퍼센트 감소 예상, 동기 대비 구매량 3배 증가 예상과 같이 숫자로 예상치를 나타내고 그렇게 예상한 근거를 제시한다. - P29
목표 달성 보고서는 계획을 보여주기 위해서 쓴다. 목표 제시-현황-목표와 현재의 차이- 목표 달성 방안 및 전략-일정 계획-목표 달성 지표 제시-달성 후 포상 순서로 쓴다. 이 보고서의 결과는 목표 달성 방안과 일정 계획이다. 보고서 도입부에 목표를 제시하고 현재 상황을 설명한다. 목표와 현재의 차이를 줄이기 위해 실천해야 하는 일이 목표 달성 방안이다. - P30
목표달성을 위해 역량을 집중하면 현재 진행 중인 다른 일을 미루거나 중단할 수도 있다. 목표 달성 보고서에는 전략이 필요하다. 전략은 중요한 일과 덜 중요한 일을 가려내고 목표 달성을 위한 실천 방안을 마련하는 것이다. 목표달성 기한을 정하고 어느 정도까지 성과가 나오면 목표를 달성했다고 판단할 것인지 지표를 제시한다. 마지막으로 목표를 달성한 후에 포상과 혜택을 밝힌다. - P30
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