훌륭한 관리자나 똑똑한 사람은 한 사람의 능력이 한정되어 있다는걸 인지하고 다른 사람의 힘을 빌려 자신의 일을 처리한다. 다른 사람의 도움을 받으면 자신의 시간에 여유가 생기고 인맥관리도 잘할 수있게 된다. 효과적으로 다른 사람을 힘을 빌릴 줄 안다면 적은 노력으로 큰 성과를 올릴 수 있다.
1. 반드시 직접 처리해야 하는 일 파악하기어떤 업무를 직접 처리해야 하는지, 어떤 업무를 다른 사람에게 맡길수 있는지 분명히 알아야 한다. 불필요한 일을 하느라 시간을 낭비하면안 되기 때문이다.
반드시 직접 처리해야 하는 일이 무엇인지 파악했다면 중요한 업무에시간을 배치하고 집중해서 처리한다. 또한 무턱대고 급하지만 중요하지않은 일을 처리하지 않도록 주의하자.
2. 다른 사람이 처리하기에 더 적합한 업무다른 사람이 처리하기에 더 적합한 업무도 있다. 익숙지 않은 업무가있다면 해당업무를 잘 처리할 수 있는 사람에게 넘기는 것이 좋다. 내가해당업무를 처리하는 데 10분이 소요되는데, 상대방은 1분 안에 해결할수도 있기 때문이다. 이건 능력의 문제가 아니라 각자의 특기와 전문기 - P254
술, 조건에 따른 차이다.
케이크를 만드는 걸 예로 들어보자. 밀가루, 계란, 버터를 사고 케이크틀과 오븐을 준비하려면 많은 시간이 필요하다. 게다가 케이크를 단한 번도 만들어보지 않았다면 어떻게 만드는지 배워야한다. 시간을 투자해서 만들지만 맛도 보장할 수 없다. 그런데 제빵사에게 맡긴다면 이미 재료들이 준비되어 있기 때문에 사러갈 필요가 없다. 기술도 뛰어나기 때문에 훨씬 빠르고 맛있게 만들 수 있다. 그런데도 직접 케이크를만들겠는가? 케이크를 만드는 데 소요되는 시간을 아껴 다른 능숙한 일을 처리하면 업무효율을 훨씬 높일 수 있다.
3. 다른 사람의 시간관리 스타일 알기다른 사람과 함께 일을 해야 하는 경우가 많은데, 상대방의 시간관리스타일을 알면 더 효율적으로 일을 할 수 있다.
상대방의 시간관리 스타일을 파악한 다음 같이 일할지의 여부를 판단한다. 시간관리 스타일은 그 사람의 업무 스타일을 어느 정도 알 수 있다. 일을 지연시키고 자주 미루는 사람이거나 급하고 두서없는 사람이라면 그 사람과 같이 일하는 걸 다시 한 번 고려해봐야 한다.
시간관리 스타일을 알면 함께 일할 때 손발이 잘 맞을 수 있다. 상대방이 언제 시간이 있는지 알기 때문에, 그 시간에 협상을 하면 효과는더 높다. 상대방의 스케줄에 따라 당신의 시간계획을 변경하면 최상의협력 관계를 맺을 수 있다. 의사소통이 원활하지 않은 것 역시 시간낭비일 뿐이다.
상대방의 시간관리 스타일을 알면 가장 좋은 타이밍에 도움을 요청할수 있다. 상대방이 바쁠 때 찾아가 도움을 요청한다면, 그 사람은 상대 - P255
할 시간이 없기 때문에 헛걸음을 하게 된다. 또한 상대방에게 좋지 않은인상을 남기게 된다. 타이밍만 잘 잡으면 불가능한 것도 가능하게 할 수있다. 한 번에 성공하는 게 더 좋지 않겠는가?
4. 외주업체를 이용한 업무 성사외주란 기업이 외부의 우수한 전문기술을 이용해 비용을 아끼고, 효율은 높이고, 핵심 경쟁력을 충분히 발휘하고 관리하는 방식이다. 간단하게 말하면, 어떤 업무를 전문기업이나 팀에게 완전히 맡기는 것이다.
직업훈련 전문기관에게 직원들의 교육을 맡긴다든지, 광고회사에 기업광고를 부탁한다든지, IT회사에 사내 인터넷 보호를 맡기는 것 등이 여기에 해당한다. 이런 업무를 직접처리하려면 전문가를 따로 부르거나관련된 장비를 준비해야 하기 때문에 시간과 자원이 많이 낭비된다. 하지만 전문적인 외주업체에 맡기면 시간과 자원을 절약할 수 있고 훨씬좋은 효과를 얻을 수 있다. 외부 전문 자원을 효과적으로 이용해 업무를쉽게 성사시킬 수 있다.
하버드 시간관리 비법
복잡하고 무질서한 업무지시, 예측 불가능한 어려움, 갑자기 발생한 긴급 명령,
끝이 없는 방해요소, 도움을 요청하는 친인척, 말로 설명할 수 없는 각종 문제들이발생할 때 만족스럽지 않은 결과가 도출된다. 매일 처리해야 할 업무가 많고, 이 업무들을 질서정연하게 처리하고 싶다면 다음의 방법을 배워보자. - P256
1. 업무의 복잡함, 중요도, 급선무에 따라 업무를 비교한 뒤 계획을 세운다. 묶을수 있는 건 묶어서 처리하고, 분리할 수 없다면 그대로 두고, 당장 결정해야 하는 일은 회의할 필요가 없다. 업무에 따라 대략적인 시간을 안배하고 가장 어려운 업무를 집중해서 처리하자.
2. 중요한 업무와 보통 업무를 구별하고, 중요한 업무에 많이 투자하자.
3. 보통 업무는 사례에 따라 처리하고, 고정 업무는 기준을 정해서 처리한다. 테일러가 언급한 ‘예외 법칙‘은 규정에 없는 예외적인 상황만을 처리하는 것이다. 이미 규정된 일들은 따로 신경 쓰지 않고 규정대로 처리하면 된다. 똑같은문제가 발생했을 때 결과 처리 원칙을 적고, 여러 번 나타난 사례들을 제도로규정하고 업무의 기준으로 삼으면 된다.
4. 인간관계를 적절하게 맺고 끊어서 다른 사람이 시간을 헛되이 소모하지 않도록 한다. 다양한 관계를 적절하게 잘 처리하면 집중력을 발휘해 큰 건을 잡을수 있다.
5. 규칙을 찾아낸다. 업무를 하다 보면 자주 또는 주기적으로 발생하는 일들이 많다. 과학적이고 체계적인 방법으로 분석해 반복될 때마다 조금의 시간을 절약하면 나중에는 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있다. - P257
하버드 시간관리 비법
성공과 실패는 시간을 어떻게 분배하느냐와 시간을 어떻게 통제하느냐에 달려 있다. 몇 시간 또는 몇 분을 낭비하는 게 별 거 아니라고 생각하겠지만, 이 생각 자체가잘못된 것이다. 몇십 년이 지나고 나서야 보이는 것처럼 시간의 차이는 겉보기에 그렇게 크지 않다. 가끔은 이런 차이가 극명하게 보여서 뒤늦은 후회를 하는 경우도 있다. 효율적이고 의식이 있는 사람들은 업무시간을 최대한 단축시키기 위해 끊임없이업무처리 방법을 바꾼다.
하버드대학에서 3천 명의 관리자를 대상으로 연구조사를 실시했다. 뛰어난 관리자들은 시간을 잘 통제해서 시간낭비를 최소한으로 줄이고 있었다. 효율과 시간은 - P261
밀접한 관계가 있다. 같은 시간 동안 어떤 사람은 많은 일을 처리하고, 어떤 사람은몇 가지일밖에 처리하지 못한다. 전자는 효율이 높고 후자는 효율이 낮다. 효율이 높으면 시간을 절약할 수 있고 효율이 낮으면 시간을 낭비하게 된다. 시간을 잘 제어하고 업무효율을 높이려면 다음 몇 가지 사항을 참고하자.
1. 업무가 중단되었을 때는 다시 돌아가기 위해 노력해야 한다.
2. 업무 포인트에 집중해서 일한다.
3. 다른 사람과의 약속을 지킨다.
4. 마감기한을 설정한다.
5. 자신의 장점이 필요한 업무에 집중하고 특기를 발휘한다.
6. 보통 사람들은 50%의 업무능력을 사용한다. 1분 동안 경작하면 1분 동안 수확한다. 씨를 뿌리고 수확하는 규칙을 기억하자.
7. 강인한 의지를 가지고 단숨에 일을 끝내자. 한 번에 일을 끝마쳐야 시간낭비를하지 않는다.
8. 업무를 끝내야 하는 강제력이 필요하다. 반만 하고 끝내면 아무런 소득이 없다.
9. 생산력을 높이는 동작을 해본다. 바르게 앉아 가슴을 쭉 펴고 활력이 있는 모습으로 일하면 생산력은 자연스럽게 높아진다. - P262
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