친구가 당신에게 어떤 일을 맡기려고 한다. 당신은 이미 할 일이 넘쳐나거나 해당일에 별로 관심이 없다면 억지로 응답할 필요 없다. 진심을 다해 완곡하게 거절하면된다. 거절의 법칙에 관한 몇 가지 사항을 살펴보자.
1. 부탁하는 사람의 요구를 인내심 있게 경청한다.
2. 바로 결정할 수 없거나 요구를 받아줄 수 없다면, 생각할 시간이 필요하니 언제까지 답변을 주겠다고 분명하게 말하라.
3. 상대방의 요구에 대해 신중하게 고민해보았다는 것과 상대방이 얼마나 중요한사람인지 부탁하는 사람이 느낄 수 있을 만큼 충분히 보여준 다음 거절한다. - P147
4. 거절할 때는 진지하고 확고한 태도를 보이면서도 상냥하고 친절해야 한다.
5. 거절하는 이유를 말하는 것이 가장 좋다.
6. 당신이 거절하는 것은 상대방이 부탁한 일이지, 상대방 자체가 아니라는 걸 분명히 알도록 해야 한다.
7. 제3자를 통한 거절은 절대로 하지 않는다. 이러한 행동은 상대방으로 하여금당신이 나약하고 진지하지 못한 사람으로 여겨질 수 있다.
거절할 때 한 가지 법칙이 있다면 신중하게 응답해야 한다. 그렇지 않으면 본래일이 아닌 다른 일들로 당신의 시간을 낭비하고, 상대방과 자신 모두에게 만족스럽지 못한 결과를 얻게 된다. - P148
완벽주의라는 것은 머릿속에만 존재하는 허구이므로 절대로 그 상태가 될 수 없다. 자신을 완벽주의라는 늪에서 꺼내면 완벽하지 않을수 있다. 스스로에게 떨어질 용기를 주고, 머릿속에 있는 ‘실수‘라는개념을 뒤로 미루고, 다양한 가능성을 시도해볼 수 있는 기회를 주어야 한다. 그렇지 않으면 다른 사람들처럼 완벽하게 잘할 수 없을까봐두려워 새로운 일을 수용하지 못한다.
일단 시작하고 판단은 다음에 하라. 너무 이른 판단은 당신을 발전할 수 없게 억눌러 버린다. 행동을 하는 과정에서 더 멋지고, 더 훌륭하고, 더 능숙하게 할 수 있다. 능숙함은 완벽은 아니지만 제법 잘하게 할 수 있다. 경험이 늘어나고, 노력하는 과정에서 배운 지식들, 피드백을 받으면서 얻은 결과와 예측을 비교하면 더 개선될 수 있다. 이 - P159
러한 변화를 알아차릴 수도 있고, 알아차리지 못한 사이에 많은 변화가 생길 수도 있다. 당신이 노력해야 하는 것이 있다. 자신에게 너그러워지는 것, 완벽주의에서 자신을 구해내는 것이다. 그래야 더 발전할 수 있다. - P160
관리자라면 부하직원이 당신에게 문제를 떠넘기지 않도록 하자. 부하직원을 돕는 것이 관리자의 업무 중 하나인 건 맞다. 현명한 관리자는 부하직원에게 충고해주거나 자원을 제공하여 업무 중에 발생한 문제를 해결하도록 돕는다. 그 문제는 부하직원의 몫이지 당신의 몫이아니라는 걸 명심하자.
지금부터는 당신의 문제를 점검해보자. 당신의 문제를 상사에게 미룬 적이 있는가? 그렇다면 당신 역시 상사의 시간을 낭비하고 있다.
당신의 직급이 무엇이든, 상사 혹은 부하직원은 서로 의존하게 된다. 부하직원이 당신의 시간과 자원을 낭비하지 못하게 해야 하며, 당신 역시 상사의 시간을 낭비하지 않아야 한다. 상호의존적인 관계일수록 좋은 관계를 유지해야 효율적으로 업무를 할 수 있다. 상사 혹은부하직원은 어떤 식으로 당신의 시간을 낭비하는지 알아본 다음 현재상황을 개선할 수 있는 방법을 찾아보자. - P166
업무위임은 범위가 굉장히 넓다. 성공한 지도자는 절대 사사건건직접 나서지 않는다. 인재기용, 업무처리, 경제, 관리 등의 방면에서부하직원들이 자신의 창의력과 적극성을 충분히 발휘하여 조직이 목표를 달성할 수 있도록 시기적절한 업무위임을 진행한다. 업무위임의기능을 이해했다면 관리자가 주의해야 할 두 가지를 살펴보자.
직원의 태도에 따른 업무위임 스타일
사람마다 처해있는 환경에 따라 관리자의 지도방식이 달라져야 한다. 부하직원의 태도와 수준에 자신의 관리방식을 잘 적용시켜야 한다.
아래 네 가지가 관리하는 과정에서 자주 나타나는 직원들의 태도이다.
1. 업무를 받아들이기 싫어하고 제대로 이해 못 하는 사람팀원 중에 업무와 관련된 지식이나 기술이 전혀 없고, 흥미가 없고, - P174
배우고 싶은 마음도 없는 사람이 있다면 관리자는 엄격한 방식으로 지도해야 한다.
2. 능력은 부족하지만 업무를 받아들이는 사람첫 번째 과정을 거치고 나면 부하직원은 자신감이 생겨 계속 배우고싶어 할 것이다. 기술이나 능력은 여전히 기준에는 미치지 않더라도 관리자는 격려를 하면서 적극적으로 지도해야 한다.
3. 능력은 있지만 업무를 받아들이기 싫어하고 이해 못 하는 사람좀 더 모험적인 일을 맡게 되면 직원은 자신감을 잃고, 동기가 부족해져서 업무를 받아들이는 걸 꺼린다. 이때 관리자가 단체정신을 강조하면서 부하직원을 격려하고, 문제선을 해결할 수 있도록 도와주는 것이필요하다.
4. 능력이 있어서 업무를 받아들이는 사람, 능력과 자신감이 있어서업무를 하려는 사람관리자의 격려와 지도 아래 팀원들은 업무에 점점 능숙해질 수 있고,
능력과 의욕 등 각 방면에서 업무에 적응할 수 있게 된다. 이때 관리자는 마음 편히 팀원들에게 맡기고 업무를 적절하게 감독하면 된다.
현명한 업무위임자 선정
업무를 위임할 수 있는 최적의 대상은 다음의 여섯 가지로 나눌 수있다.
1. 성실하고 사심이 없는 사람이런 사람들은 일을 수행할 때 자신의 원칙과 규칙을 고집한다. 성실하며 시작과 끝맺음이 분명하다. 업무를 위임받았다면 가장 충실하게 - P175
당신을 도와줄 것이다.
2. 적극적인 희생자업무능력이 뛰어나지는 않지만 팀에 주어진 업무들을 기꺼이 수행한다. 적극적으로 업무를 처리하려고 하기 때문에 일이나 권력을 이런 사람들에게 위임한다면 업무는 좋은 방향으로 발전할 것이다.
3. 혁신적인 능력자이들은 평범한 업무에서 새로운 돌파구를 찾아내는 사람들이다. 새로운 방법, 새로운 경로로 문제를 해결하려고 한다. 이들에게 권한을 위임한다면 팀 전체가 새로운 전환점을 맞이하게 될 것이다.
4. 단결을 좋아하는 협력가인간관계를 잘 다루는 사람들이다. 응집력이 굉장히 뛰어나기 때문에, 단체의 힘이 필요한 일을 이들에게 맡기면 예상치 못한 큰 수확을얻게 될 것이다.
5. 독립심이 강한 사람독립심이 강한 사람들은 문제를 잘 발견하고 골치 아픈 문제도 잘 해결한다. 독특한 견해도 가지고 있다. 업무를 위임받으면 그들의 개방적인 사고방식으로 업무를 위임한 사람을 놀라게 할 것이다.
6. 가끔씩 실수를 하지만 개선의 기회를 가진 사람실수를 했기 때문에 체면이 깎였지만 마음속에 죄책감이 존재하고, 다시 신뢰를 얻고자 하는 사람들이 있다. 관리자가 과감하게 권한을 그들에게 위임한다면 다른 사람들보다 훨씬 적극적으로 일을 수행할 것이다. - P176
역 업무위임의 원인을 살펴보았다. 관리자가 조금만 신경 써서 업무 분위기를 조성하면 역 업무위임을 피할 수 있다.
1. 업무를 위임할 사람을 고를 때는 대책을 잘 세워야 한다. 빠른 시일 내에 업무를 위임할 적임자를 찾는 것이 역 업무위임을 피할 수 있는 전제 조건이다.
2. 업무를 위임할 때는 ‘책임, 권리, 이익‘ 세 가지를 확실하게 위임해야 한다. 전면적이고, 상세하고, 유동성이 있을수록 부하직원이 더욱 적극적으로 변하기때문에 역 업무위임을 방지할 수 있다. 역 업무위임을 피할 수 있는 가장 기본적인 조건이다.
3. 업무보고를 들을 때는 ‘왜‘라는 질문을 자주하라. "왜 이렇게 했나요?", "또 다른방안이 있나요?", "이러한 상황이 발생했을 때는 어떻게 처리해야 할까요?" 등의방식으로 부하직원이 스스로 정답을 찾을 수 있도록 하는 게 좋은 방법이다.
4. 도움을 요청했다면 반문을 통해 그의 생각을 도출해내라. 부하직원이 몇 가지방안으로 도움을 요청하면 대답하지 말고 반문해서 그의 생각이 어떤지 물어본 다음 참고할 수 있도록 제안한다. 부하직원 스스로가 생각이 있고, 견해가있고, 재능이 있다는 걸 일깨워주자.
5. 위임한 업무가 끝났을 때 평가한다. 성과를 인정하고 부족한 점은 지적하라.
평가를 하는 이유는 첫째, 업무를 중간에 흐지부지하지 않고 잘 끝마친 것을칭찬하기 위해서다. 둘째, 생각과 견해를 얘기하는 것으로 부하직원의 대한 관심을 표현하기 위해서다. 셋째, 포상을 통해 업무의 실질적 효과를 높이기 위해서다. - P182
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